Siku njema kwa wote! Leo ningependa kushiriki mfano mdogo wa kuorodhesha mchakato wa kuunda maombi ya kuondoka kwa wafanyikazi wapya kwa kutumia bidhaa za Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate na Timu. Wakati wa kutekeleza mchakato huu, hutahitaji kununua mipango tofauti ya watumiaji ya PowerApps na Power Automate; usajili wa Office365 E1/E3/E5 utatosha. Tutaunda orodha na safu wima kwenye tovuti ya SharePoint, PowerApps itakusaidia kuunda fomu, na Power Automate itatoa fursa za kubinafsisha mantiki ya michakato ya biashara. Tutaunganisha mchakato wa mwisho kwa timu ya Timu za MS. Tusipoteze muda tuone kitakachotokea.
Katika hatua ya kwanza, tunaunda orodha na maelezo. Tunahitaji orodha:
- Maombi ya kuondoka kwa wafanyikazi
- Vigawanyiko
- HR kwa idara
- Watawala
Kila orodha itachukua jukumu lake katika siku zijazo, na tutaona ni ipi. Unda maelezo na usanidi menyu ya kusogeza:
PowerApps
Sasa, hebu tutengeneze fomu ya orodha ya "Maombi ya Kuondoka kwa Wafanyakazi" kwa kutumia PowerApps. Katika fomu ya mwisho itaonekana kama hii:
Katika uwanja wa "Mfanyakazi", unachagua kutoka kwa orodha ya watumiaji wa Ofisi ya 365, "Tarehe ya Kuondoka" imeonyeshwa kutoka kwenye kalenda, "Mgawanyiko" umeonyeshwa kutoka kwenye orodha ya idara, na "HR" huchaguliwa kutoka "HR kwa idara" saraka:
Lakini ni muhimu kuhakikisha kuwa orodha ya HR inapatikana kwa uteuzi inachujwa na idara iliyoonyeshwa kwenye fomu. Hebu tutumie fomula kuchuja data katika PowerApps. Kwa mali ya "Vipengee" vya uwanja wa "HR" tunaandika:
Zaidi ya hayo, unaweza kufanya marekebisho madogo kwa thamani chaguo-msingi ya sehemu ya Hali kwenye fomu. Kwa sifa ya "Chaguo-msingi" ya uga wa "Hali" tunaandika:
Ikiwa fomu ya kuunda kipengele itafungua, thamani ya "Mpya" itaandikwa kwenye uwanja wa "Hali", vinginevyo, thamani kutoka kwa safu ya SharePoint ya kipengele cha sasa itabadilishwa katika uwanja wa hali kwenye fomu.
Mojawapo ya matatizo ya PowerApps ni kutokuwa na uwezo wa kurejesha data kwa urahisi kutoka kwa vikundi vya SharePoint. Kutokana na hili, haiwezekani kusanidi kwa urahisi mwonekano/upatikanaji wa sehemu au vitu kwenye fomu ikiwa ungependa kutegemea mtumiaji kuwa mwanachama wa kikundi cha SharePoint. Lakini unaweza kufanya suluhisho. Hasa kwa kusudi hili, tumeunda orodha ya Wasimamizi mapema:
Orodha hii ina uwanja wa "Mfanyakazi" na aina ya "Mtumiaji au Kikundi", iliyoonyeshwa tu kwenye fomu, na uwanja wa "Jina", ambalo jina la mfanyakazi aliyechaguliwa limeandikwa, linaonyeshwa tu kwenye mtazamo wa orodha. Sasa, hebu tujaribu hila kidogo katika PowerApps. Kwa mfano, unaweza kusanidi upatikanaji wa sehemu yoyote ikiwa mtumiaji wa sasa yuko kwenye orodha ya Wasimamizi. Pata mali ya "Njia ya Kuonyesha" ya uga wa "Tarehe ya Kutolewa" na uandike:
Kwa mujibu wa fomula hii, ikiwa kuna angalau mfanyakazi mmoja katika orodha ya Wasimamizi ambaye kuingia kwake kunafanana na kuingia kwa mtumiaji wa sasa, basi shamba litapatikana kwa uhariri, vinginevyo, kwa kutazama. Kwa kuegemea zaidi, tunapunguza kuingia kwa herufi ndogo, vinginevyo aina zote za kesi zinaweza kutokea.
Labda umegundua kuwa kwenye kichwa cha fomu kuna kitufe cha "Vitendo kwenye programu":
Kitufe hiki kitaenda kwenye skrini nyingine, ambapo, kwa urahisi, vitendo vyote vinavyowezekana kwenye programu vinakusanywa:
Baada ya kubofya kila kifungo, dirisha la ziada la hatua linafungua, kwa mfano, ikiwa hatua ya "Ghairi programu" imechaguliwa, dirisha la ziada linafungua na uwezo wa kuingiza maoni:
Baada ya kubofya kitufe cha "Thibitisha", hali ya programu inabadilika, na hii inaweza kufanyika hata bila kuzindua mtiririko wa Power Automate. Wacha tutumie chaguo la kukokotoa la "Patch" kwa mali ya "OnSelect" ya kitufe:
Kwa kutumia kazi ya Patch, tunasasisha kipengee cha orodha ya utaratibu kwa kuchuja kwa kitambulisho cha kipengee cha sasa. Tunabadilisha thamani ya uwanja wa "Hali" na uende kwenye skrini kuu. Kwa vifungo vingine vya vitendo mantiki ni sawa.
Kilichobaki ni kusanidi mtiririko wa idhini. Wacha tuifanye kwa fomu rahisi zaidi.
Nguvu Anga
Mtiririko wetu wa idhini utaendeshwa kiotomatiki wakati tikiti itaundwa. Wakati wa utekelezaji, hali ya maombi itabadilika, mkuu wa idara atapokea, na taarifa ya barua pepe ya maombi mapya itatumwa kwa kichwa. Kuamua kiongozi, tunayo saraka "Mgawanyiko":
Unda mtiririko wa Kiotomatiki wa Nguvu:
Wakati wa utekelezaji wa mtiririko huu, mkuu wa idara hupokea arifa ya barua pepe kuhusu kuundwa kwa programu mpya na anaweza kufuata kiungo ili kufanya uamuzi kwa kubofya kitufe:
Kubofya kitufe cha "Kubali" au "Kataa" pia huzindua mtiririko wa Power Automate, ambao hubadilisha hali ya programu na kutuma arifa ya barua pepe kwa mtaalamu wa HR:
Mchakato uko tayari.
timu
Na kugusa mwisho ni shirika la ushirikiano na mchakato huu. Ili kufanya hivyo, unganisha mchakato kwa amri ya Timu za MS:
Sasa, wanachama wote wa Timu za MS wanaweza kufikia mchakato mpya wa kuondoka kwa mfanyakazi kwenye kichupo tofauti.
Bila shaka, unaweza kutoa uidhinishaji wa hatua nyingi katika mantiki yako ya mtiririko, pamoja na kwamba unaweza kutumia kipengele cha Uidhinishaji kukabidhi kazi za Uendeshaji Kiotomatiki wa Nguvu. Unaweza pia kubinafsisha ripoti na kutoa arifa ambazo zitatumwa kwa chatbot ya Timu za Microsoft. Lakini zaidi juu ya hilo katika makala zijazo. Asante kwa umakini wako na uwe na siku njema kila mtu!
Chanzo: mapenzi.com