Mfumo wa ERP: ni nini, kwa nini unapaswa kutekelezwa na kampuni yako inauhitaji?

Wakati wa kutekeleza mifumo ya ERP iliyopangwa tayari, 53% ya makampuni uzoefu changamoto kubwa zinazohitaji mabadiliko katika michakato ya biashara na mbinu za shirika, na 44% ya makampuni yanakabiliwa na matatizo makubwa ya kiufundi. Katika mfululizo wa makala, tutaelezea mfumo wa ERP ni nini, jinsi unavyofaa, jinsi ya kuamua haja ya utekelezaji wake, unachohitaji kujua wakati wa kuchagua mtoa huduma wa jukwaa na jinsi ya kutekeleza.

Dhana ya mfumo wa ERP inatoka Marekani na inatafsiriwa kihalisi kama upangaji wa rasilimali za biashara - Upangaji wa Rasilimali za Biashara. Kielimu, inaonekana kama hii: "ERP ni mkakati wa shirika wa kuunganisha uzalishaji na uendeshaji, usimamizi wa kazi, usimamizi wa fedha na usimamizi wa mali, unaozingatia kuendelea kusawazisha na uboreshaji wa rasilimali za biashara kupitia kifurushi maalum, jumuishi cha programu ya programu (programu) ambayo hutoa muundo wa kawaida wa data na michakato kwa maeneo yote ya shughuli."

Kila mtoa huduma anaweza kuelewa mfumo ambao ameunda kwa njia yake mwenyewe, kwa kuzingatia umakini wake na kazi zinazopaswa kutatuliwa. Kwa mfano, mfumo mmoja wa ERP unafaa zaidi kwa rejareja, lakini haufai kwa kiwanda cha kusafisha mafuta. Zaidi ya hayo, kila kampuni na mfanyakazi wake anayetumia jukwaa huiwazia tofauti, kulingana na sehemu wanayokutana nayo katika kazi zao.

Kwa msingi wake, ERP ni mfumo wa habari wa kusimamia michakato yote ya biashara na rasilimali za kampuni kulingana na hifadhidata moja. 

Kwa nini unahitaji mfumo wa ERP?

Kama mfumo wowote wa habari, ERP hufanya kazi na data. Kila mfanyakazi na idara daima huunda mamia ya megabytes ya habari. Katika shirika ndogo, meneja ana ufikiaji wa moja kwa moja kwa habari zote na wakati wa kufuatilia michakato. Ikiwa kiasi kikubwa cha data kinaundwa ndani ya mfumo wa mchakato wa biashara moja au mbili, basi meneja anahitaji tu kuifanya dijiti kwa ufumbuzi wa IT unaolengwa. Kwa kawaida, shirika hununua programu ya uhasibu na, kwa mfano, CRM.

Kadiri kampuni inavyokua, michakato hiyo ya kibinafsi ambayo hapo awali ilichukua muda mdogo kudhibiti inabadilishwa kuwa habari nyingi. Kwa kushirikiana na michakato mingine ya biashara, mtiririko wa taarifa tofauti unahitaji wafanyakazi wakubwa wa wasimamizi kuzichanganya na kuzichanganua. Kwa hiyo, mfumo wa ERP hauhitajiki kwa biashara ndogo, lakini kwa biashara za kati na kubwa.

Jinsi ya kuelewa kuwa kampuni inahitaji mfumo wa ERP

Hadithi ya kawaida kwa wateja wetu ni kama hii. Kwa wakati fulani, inakuwa wazi kwamba taratibu zote kuu ni automatiska, na ufanisi wa kazi hauzidi kuongezeka. 

Inatokea kwamba kila mchakato iko katika mfumo wake wa habari tofauti. Ili kuwaunganisha, wafanyikazi huingiza data kwa kila mfumo, na kisha usimamizi hukusanya data iliyorudiwa kuchambua shughuli za kampuni nzima. Kimsingi, mechanics kama hizo za kazi zina tija hadi kiwango fulani. Jambo kuu ni kuamua wakati wa kufikia ufanisi wa juu kabla ya kutokea, na sio wakati ni muhimu kubadilisha taratibu za michakato katika hali ya dharura.

Hakuna mfumo wowote wa habari utakaowahi kuripoti kuwa wakati umefika ambapo kampuni imekua hadi kiwango ambacho mfumo wa ERP unahitajika. Uzoefu wa ulimwengu unaonyesha ishara kuu 4 ambazo zitakuruhusu kuelewa hili:

Hakuna data ya kutosha kufanya uamuzi sahihi wa usimamizi.

Uamuzi wowote katika biashara una matokeo ambayo hatimaye husababisha hasara za kifedha au, kinyume chake, katika mapato. Ubora wa uamuzi hutegemea habari ambayo inategemea. Ikiwa data imepitwa na wakati, haijakamilika au si sahihi, uamuzi utakuwa sahihi au usio na usawa. 

Sababu kuu za kutofautiana kwa habari: 

• habari muhimu hutawanywa kati ya wafanyikazi binafsi na idara; 

• hakuna kanuni za kukusanya data; 

• Taarifa hukusanywa na wafanyakazi wenye majukumu tofauti na kwa nyakati tofauti.

Ukiwa na jukwaa la ERP linalolingana na michakato ya biashara yako, unaweza kuweka data yako yote kati. Taarifa zote zinaundwa na kila mfanyakazi na idara katika mfumo mmoja kwa wakati halisi. Hii ina maana kwamba data wewe na mtu mwingine yeyote katika kampuni mnaweza kuhitaji ni sahihi kila wakati na inasasishwa iwezekanavyo.

Ukosefu wa ushirikiano kati ya mifumo ya IT husababisha kushindwa kwa uendeshaji na kuzuia ukuaji wa kampuni.

Kila mfumo wa IT una mahitaji yake ya muundo wa data, uliojengwa kwa nyakati tofauti na kutumia teknolojia tofauti, kanuni na lugha za programu. Hii inaonekana katika kazi ya wafanyikazi, ambao huingiliana kana kwamba katika lugha tofauti, na kwa kasi ya mwingiliano. 

Mfumo wa ERP unachanganya vitendaji vya kibinafsi katika nafasi moja iliyounganishwa na rahisi kuelewa. Mfumo wa ERP hufanya kazi kama mtafsiri, akizungumza lugha nyingi za programu ili kuhakikisha ushirikiano na uthabiti.

Wateja wako hawajafurahishwa na huduma.

Ikiwa wateja wanalalamika au kuondoka, unapaswa kufikiria juu ya ufanisi. Hii ni kutokana na mahitaji ya ugavi, kuchelewa kuwasilisha, huduma ya polepole, au hisia ya jumla kwamba biashara haina rasilimali au wakati wa kumtunza kila mteja. 

Wakati biashara imekua ya ukubwa wa kati au kubwa, ERP hugeuza wateja wasioridhika kuwa waaminifu. Wateja huanza kuhisi uboreshaji wa huduma na uzoefu wa mabadiliko pamoja na kampuni.

Unatumia mifumo iliyopitwa na wakati.

Kulingana na utafiti Ripoti ya Mwenendo wa Ulinzi wa Data ya Veeam 2020, kikwazo kikuu cha mabadiliko ya biashara ya kidijitali ni teknolojia zilizopitwa na wakati. Ikiwa kampuni bado inafanya kazi na mifumo ya kuingia kwa mwongozo au nyaraka za karatasi, basi katika kipindi cha baada ya janga hakika itaachwa nyuma. 

Kwa kuongeza, mifumo ya IT ya kampuni inaweza kuwa ya kisasa kabisa lakini imesambaratika. Katika kesi hii, kila idara inaunda bunker yake ya habari, data ambayo hutoka kwa kipimo au kwa usahihi. Ikiwa ushirikiano wa mifumo ya mtu binafsi ni ya gharama kubwa sana au haiwezekani, basi ni muhimu kuibadilisha kwa mfumo mmoja wa ERP.

Je, mfumo wa ERP hutoa faida gani kwa biashara?

Mfumo wa ERP ni bidhaa ambayo kampuni hununua kwa gharama zake yenyewe. Utekelezaji wake unaonekana kama uwekezaji unaopaswa kuleta faida. Hakuna mtengenezaji wa mfumo wa ERP anayehakikishia kwamba italeta ukuaji wa mapato kwa kampuni. Na hii inatumika si tu kwa mifumo ya ERP, lakini pia kwa ufumbuzi wowote wa IT. Walakini, faida zote za utekelezaji huathiri moja kwa moja faida:

Akiba kwenye mifumo ya IT

Badala ya kutumia rasilimali kwenye mifumo kadhaa tofauti, ambayo kila moja inahitaji usaidizi maalum, miundombinu, leseni, na mafunzo ya wafanyikazi, unaweza kuzingatia gharama zote kwenye jukwaa moja la ERP. Inajumuisha moduli zinazobadilisha mifumo tofauti na sehemu zilizojumuishwa. 

Ikiwa mfumo wa ERP utatengenezwa kutoka mwanzo ili kukidhi mahitaji ya kampuni mahususi, unaweza kujumuisha mifumo na huduma za watu wengine ambazo zitakuwa rahisi kwa washirika wa biashara, wasambazaji, wateja na washirika wengine kufanya kazi nao.

Uwazi kamili

ERP hutoa usimamizi na ufikiaji kamili kwa kila mchakato wa biashara wa idara yoyote 24/7. Kwa mfano, unaweza kufuatilia orodha ya kila siku, ikiwa ni pamoja na uwasilishaji uliopangwa na usafirishaji katika usafiri. Kuwa na picha kamili ya viwango vya hesabu hukuruhusu kudhibiti kwa usahihi mtaji wa kufanya kazi.

Ripoti otomatiki na mipango ya nguvu

ERP huunda mfumo mmoja, uliounganishwa wa kuripoti kwa michakato yote. Hutoa ripoti na uchanganuzi muhimu kiotomatiki wakati wowote. Kwa hiyo, wasimamizi hawatalazimika kukusanya lahajedwali na herufi wao wenyewe. 

Kwa hivyo, jukwaa hutoa muda wa kupanga mkakati, uchambuzi bora na kulinganisha utendaji wa idara. Mfumo wa ERP husaidia kupata mwelekeo katika uchanganuzi ambao haukutambuliwa hapo awali na hata haukuwa na nafasi ya kugundua.

Kuongezeka kwa ufanisi

ERP yenyewe sio tiba. Ni muhimu sio tu kuzingatia maalum ya biashara, lakini pia kutekeleza kwa usahihi. Kulingana na utafiti Kwa watoa huduma 315 wa mifumo ya ERP ya nje ya rafu, sehemu ya utekelezaji ambayo ilifanikiwa kwa kiasi kidogo ilikadiriwa kuwa kati ya asilimia 25 na 41, kulingana na sekta hiyo. ERP sahihi inapunguza kwa kiasi kikubwa muda na juhudi zinazotumika kwenye kazi ya kawaida. 

Huduma ya mteja

Huduma kwa wateja ni sehemu muhimu ya biashara. Mfumo wa ERP huhamisha mwelekeo wa wafanyikazi kutoka kwa kutunza rejista za wateja hadi kujenga na kudumisha uhusiano na wateja. 

Takwimu zinaonyesha kuwa asilimia 84 ya wateja wamekata tamaa katika kampuni ikiwa hawapati majibu ya kutosha kwa maswali. ERP humpa mfanyakazi habari zote muhimu na historia ya mteja wakati wa mawasiliano. Pamoja nayo, wafanyikazi hawashughulikii urasimu, lakini kuvutia na kuhifadhi wateja. Wateja wanahisi manufaa ya utekelezaji wake, hata bila kujua kuhusu mabadiliko katika kampuni.

Ulinzi wa data

Hakuna mfumo wa habari ambao unaweza kutoa dhamana kamili ya usalama wa data. Data ya kibinafsi ya wateja na wafanyakazi, barua pepe, mali ya kiakili, data ya fedha, ankara, mikataba - kadiri mifumo inavyochakata maelezo haya, ndivyo inavyokuwa vigumu kufuatilia hatari. Mfumo wa ERP huleta viwango sawa vya ufikiaji, pembejeo na matokeo ya data, na uhifadhi wa kati wa habari. 

Walakini, kadiri sehemu ya soko ya mfumo wa ERP iliyotengenezwa tayari inavyoongezeka, ndivyo inavyokuwa chini ya mashambulizi ya wadukuzi. Itakuwa vyema kutengeneza mfumo wako mwenyewe wa ERP, msingi wa msimbo ambao ni wewe pekee utaweza kufikia. Ikiwa mfumo wa ERP wa kampuni yako utaundwa kuanzia mwanzo, wavamizi hawataweza kupata nakala za mfumo huo ili kuujaribu ili kubaini udhaifu kwanza.

Tija ya Ushirikiano

Mara nyingi nia ya ushirikiano kati ya idara au wafanyikazi hupotea kwa sababu uhamishaji wa data unahitaji shughuli nyingi za kawaida au kwa sababu ya hali ya hewa ya kisaikolojia katika kampuni. Mfumo wa umoja huweka kiotomatiki ufikiaji wa habari, huondoa uzoefu mbaya wa sababu ya kibinadamu na kuharakisha mawasiliano ndani ya kampuni.

Michakato ya biashara iliyounganishwa

Mifumo ya ERP iliyojengwa mapema hutengenezwa kwa mujibu wa mbinu bora za sekta. Hii inaruhusu biashara kusawazisha michakato yao wenyewe. 

Walakini, kwa ukweli, biashara lazima ifanye chaguo ngumu: ama inachukua muda mrefu na wa gharama kubwa kusanidi na kurekebisha mfumo wa ERP ili kukidhi viwango vya biashara, au ni chungu kubinafsisha michakato yake ya biashara kwa viwango vya mfumo wa ERP. 

Kuna njia ya tatu - mwanzoni kukuza mfumo wa michakato ya biashara yako mwenyewe.

Scalability

Iwe unapanua msingi wa wateja wako, unapanuka hadi masoko mapya, unaleta michakato mipya, idara au bidhaa, au unaongeza biashara yako, na mchuuzi sahihi, jukwaa lako la ERP linaweza kubadilika ili kubadilika.

Kwa kuwa mfumo wa ERP unatekelezwa katika michakato yote ya kampuni, orodha ya faida inaweza kuongezeka kulingana na maalum. Kuna kadhaa na mamia ya suluhisho zilizotengenezwa tayari kwenye soko ambazo huwalazimisha wanunuzi katika mfumo wa usajili, kasi ya sasisho na usaidizi, utendaji uliofungwa na usanifu - ndani ya mfumo wa mtoa huduma mmoja. Uundaji wa mfumo wako wa ERP pekee ndio hutoa fursa za juu bila vizuizi vyovyote. 

Soma makala zifuatazo ili ujifunze jinsi ya kuchagua mtengenezaji wa mfumo wa ERP, ni maswali gani ya kuuliza ili usipoteze pesa, na nini cha kuzingatia wakati wa kupanga utekelezaji.

Chanzo: mapenzi.com