Ushirikiano ni sehemu ya maumivu kwa zana za kawaida za ofisi. Wakati watu kumi wanafanya kazi kwenye faili kwa wakati mmoja, muda zaidi na jitihada hazitumiwi kwa uhariri, lakini kwa kutafuta mabadiliko na waandishi wao. Hii ni ngumu na programu nyingi ambazo haziendani kila wakati. Njia moja ya kutatua tatizo hili ni kuhamia vyumba vya ofisi vilivyo na wingu. Hakuna wengi wao, na tutakuambia jinsi tulivyoshinda uhafidhina wa wafanyikazi wa Forex Club na tukaweza kuhamisha kampuni iliyosambazwa yenye ofisi mia moja hadi G Suite katika miezi michache tu.
Kwa nini umeamua kufanya mabadiliko?
Forex Club kawaida hukumbukwa katika muktadha wa biashara ya mtandaoni kwa viwango vya ubadilishaji wa fedha za kigeni. Lakini kampuni hii inafanya kazi na aina kadhaa za vyombo vya fedha katika nchi mbalimbali za dunia. Kwa sababu hii, ina miundombinu ngumu sana ya IT na jukwaa lake kwa wateja.
Wakati tulipokutana, ofisi ya nyuma ya kampuni ilitumia majukwaa na maombi kadhaa tofauti. Chombo kikuu cha kufanya kazi kwa wafanyikazi wengi kilikuwa ofisi ya Microsoft na barua kwenye Zimbra. Zaidi ya yote haya yalikuwa muundo bora wa uhifadhi wa ziada, chelezo, antivirus, viunganishi vingi na miunganisho, na vile vile usimamizi wa leseni ya Microsoft na Zimbra na ukaguzi wa mara kwa mara.
Ilikuwa ghali kwa idara ya IT ya Forex Club kudumisha mfumo huu. Miundombinu tata ilihitaji kukodisha idadi kubwa ya seva, mipango ya DRP katika kesi ya kuzimwa kwa seva hizi au kushindwa kwa muunganisho wa Mtandao, na nakala rudufu. Ili kuhakikisha uendeshaji usio na shida, baada ya muda, idara maalum ya wasimamizi iliundwa, ambao bado walikuwa na kazi ya ukaguzi wa leseni.
Kwa sababu ya wingi wa programu tofauti, shida ziliibuka kati ya wafanyikazi wa kawaida wa Klabu ya Forex. Bila ufuatiliaji wa toleo la hati, ilikuwa vigumu kupata mwandishi wa baadhi ya masahihisho na toleo la mwisho la maandishi au jedwali.
Katika jitihada za kupunguza gharama za matengenezo, Forex Club ilikuwa inatafuta njia rahisi ya kutatua matatizo sawa. Hapa ndipo mwingiliano wetu ulipoanzia.
Kutafuta njia mbadala
Ili kutekeleza ushirikiano kamili, ilikuwa ni lazima kubadili mbinu yenyewe - kuondoka kwenye hifadhi ya ndani hadi kwenye wingu. Forex Club ilianza kutafuta suluhisho la kawaida la wingu kwa maombi yote ya ofisi. Kulikuwa na wagombeaji wawili: Office 365 na G Suite.
Office 365 ilikuwa kipaumbele, kwani leseni nyingi za Microsoft zilinunuliwa kutoka Forex Club. Lakini Office 365 huleta tu sehemu ya utendaji wa ofisi kwenye wingu. Watumiaji bado wanahitaji kupakua programu kutoka kwa akaunti yao ya kibinafsi na kuitumia kufanya kazi na hati kulingana na mpango wa zamani: kutuma na kuhifadhi nakala na faharisi za toleo.
G Suite ya Google Cloud ina vipengele vingi vya ushirikiano na ni nafuu. Kwa upande wa bidhaa za Microsoft, utalazimika kutumia Mkataba wa Biashara, na hii ni kiwango tofauti kabisa cha matumizi (hata kwa kuzingatia programu iliyonunuliwa). Na kwa usaidizi wetu, utekelezaji wa G Suite ulifanyika chini ya mpango wa Google, ambao ulifidia wateja wakubwa kwa gharama za kubadili huduma za kampuni.
Ilipangwa kuhamishia huduma nyingi zinazotumiwa na wafanyakazi kwenye G Suite:
- Kalenda na barua pepe (Gmail na Google Kalenda);
- Vidokezo (Google Keep);
- Gumzo na mikutano ya mtandaoni (Chat, Hangouts);
- Ofisi ya Suite na jenereta ya uchunguzi (Hati za Google, Fomu za Google);
- Hifadhi ya pamoja (GDrive).
Kushinda hasi
Utekelezaji wa zana yoyote, hata rahisi zaidi, daima inakabiliwa na athari mbaya kutoka kwa watumiaji wa mwisho. Sababu kuu ni uhafidhina, kwani watu hawataki kubadilisha chochote na kuzoea njia mpya za kufanya kazi. Hali ilitatizwa na mtizamo mahususi wa uwepo wa wavuti kama kutembea tu kwenye tovuti (lakini kutofanya kazi kwenye tovuti hizi), kawaida kati ya wafanyikazi wasio wa IT. Hawakuelewa jinsi ya kufanya kazi nayo.
Kwa upande wa Forex Club, Dmitry Ostroverkhov alihusika na utekelezaji wa mradi huo. Alifuatilia hatua za utekelezaji, akakusanya maoni ya watumiaji na kazi zilizopewa kipaumbele. Maandalizi ya pamoja, uchunguzi wa wafanyakazi na maelezo ya sheria za kampuni yalifanya iwe rahisi kwetu kuanza.
Kazi kuu ya Softline katika mradi huu ilikuwa kutoa mafunzo kwa watumiaji na wasimamizi wa mfumo na kutoa usaidizi wa kiufundi katika hatua ya kwanza. Tulielezea jinsi bidhaa inapaswa kufanya kazi kupitia mfululizo wa mafunzo. Kwa jumla, tulifanya mafunzo 15 ya saa 4 kila moja. Ya kwanza - kabla ya majaribio - kwa wasimamizi wa mfumo ambao walikuwa wakitayarisha ardhi kwa ajili ya mabadiliko. Na zinazofuata ni za wafanyikazi wa kawaida.
Kama sehemu ya mpango mkuu wa mafunzo, tulisisitiza manufaa, ambayo yalifidia matatizo ya watumiaji wa mwisho katika kuzoea zana mpya. Na mwisho wa kila mafunzo, wafanyakazi wanaweza kuja na maswali yao wenyewe, ambayo yaliondoa mitego mwanzoni mwa kazi.
Ingawa Forex Club huendesha semina za mafunzo kwa wateja wake, kampuni haikuweza kuanzisha mafunzo ya G Suite peke yake kutokana na ukosefu wa walimu wenye ujuzi unaohitajika. Ili kutathmini athari za mafunzo yetu, Forex Club ilifanya uchunguzi wa wanafunzi kabla ya mafunzo na muda baada yake. Utafiti wa kwanza ulionyesha mtazamo hasi zaidi wa mabadiliko yanayokuja. Ya pili ni, kinyume chake, kupanda kwa chanya. Watu walianza kutambua kwamba hii inatumika kwa kazi zao.
Ofisi ya majaribio
Mradi ulianza mwishoni mwa 2017, wakati wasimamizi kumi wa mfumo walipobadilisha na kutumia G Suite. Watu hawa walipaswa kuwa waanzilishi ambao walitambua faida na hasara za suluhisho na kuweka msingi wa mabadiliko. Tulizingatia maoni na mapendekezo yao na mnamo Januari 2018 tulichagua tawi la ukubwa wa wastani na msimamizi wa mfumo wa ndani kwa ajili ya mabadiliko ya kwanza ya majaribio ya wafanyakazi wasio wa IT.
Mpito ulifanyika wakati huo huo. Ndiyo, ni vigumu kwa watu kubadili zana mpya, kwa hiyo kutokana na chaguo kati ya ufumbuzi wa wingu na programu ya kompyuta ya mezani, watumiaji wataegemea kwenye eneo-kazi linalojulikana zaidi na kupunguza kasi ya mipango ya uboreshaji wa kimataifa. Kwa hivyo baada ya kumaliza mafunzo ya ofisi ya majaribio, tulibadilisha kila mtu kwa G Suite haraka. Wakati wa wiki kadhaa za kwanza, kulikuwa na upinzani fulani; ilishughulikiwa na msimamizi wa mfumo wa ndani, ambaye alielezea na kuonyesha mambo yote magumu.
Kufuatia ofisi ya majaribio, tulihamisha idara nzima ya IT ya Forex Club hadi G Suite.
Kubadilisha mtandao wa tawi
Baada ya kuchanganua tajriba ya mradi wa majaribio, pamoja na idara ya IT ya Klabu ya Forex, tulitengeneza mpango wa mpito kwa kampuni nyingine. Hapo awali ilipangwa kuwa mchakato huo ungefanyika katika hatua mbili. Katika hatua ya kwanza, tulitaka kutoa mafunzo kwa wafanyikazi waaminifu zaidi wa Klabu ya Forex kuhusu bidhaa, ambao wangetangaza mradi katika ofisi zao na kuwasaidia wenzao kuhamia kwenye jukwaa jipya kama sehemu ya hatua ya pili. Ili kuchagua "wainjilisti" katika kampuni, tulifanya uchunguzi, ambao matokeo yake yalizidi matarajio yote: karibu nusu ya Klabu nzima ya Forex ilijibu. Kisha tuliamua kutoondoa mchakato na kuruka hatua ya "utekelezaji kupitia wafanyikazi".
Kama katika mradi wa majaribio, ofisi kuu zilihamishwa kwanza, ambapo kuna msimamizi wa mfumo wa ndani - alisaidia kukabiliana na shida zinazojitokeza. Katika kila ofisi, mpito wa zana mpya ulitanguliwa na mafunzo. Mafunzo yalipaswa kupangwa kulingana na ratiba inayoweza kunyumbulika ambayo ilizingatia maeneo tofauti ya saa na ratiba za kazi. Kwa mfano, kwa ofisi za Kazakhstan na Uchina, mafunzo yalipaswa kuanza saa 5 asubuhi wakati wa Moscow (kwa njia, G Suite inafanya kazi vizuri nchini China, bila kujali).
Kufuatia ofisi kuu, mtandao wa tawi ulibadilisha hadi G Suite - takriban pointi 100. Upekee wa hatua ya mwisho ya mradi ilikuwa kwamba matawi haya yana wafanyikazi wa mauzo ambao wanafanya kazi sana na lahajedwali. Tuliwafanyia mafunzo kwa wiki mbili ili kusaidia kuhamisha data.
Wakati huohuo, wataalamu wetu walifanya kazi "nyuma" kusaidia Forex Club yenyewe, kwa kuwa mara tu baada ya mabadiliko ya G Suite, idadi ya simu kwa usaidizi wa kiufundi iliongezeka kama ilivyotarajiwa. Kilele cha maombi kilitokea wakati wa mpito wa mtandao wa tawi, lakini hatua kwa hatua idadi ya maombi ilianza kupungua. Maombi ya bidhaa za ofisi na barua-pepe, usimamizi wa leseni ya programu, kufanya kazi na seva na vifaa vya mtandao, na vile vile njia za mawasiliano za chelezo zimepungua. Hiyo ni, utekelezaji umepunguza mzigo kwenye mstari wa kwanza wa msaada na ofisi ya nyuma.
Kwa jumla, uhamishaji wa ofisi ulichukua karibu miezi miwili: mnamo Februari 2018, kazi ilikamilishwa katika idara kuu, na mnamo Machi - katika mtandao wote wa tawi.
Pitfalls
Kasi ya uhamiaji wa barua pepe imekuwa tatizo kubwa. Ilichukua sekunde 1 kuhamisha barua pepe moja kutoka Zimbra hadi Gmail kwa kutumia Usawazishaji wa IMAP. Wafanyikazi wapatao 700 wanafanya kazi katika ofisi mia moja za Klabu ya Forex, na kila mmoja wao ana maelfu ya barua (kwa jumla wanahudumia zaidi ya wateja milioni 2). Kwa hivyo, ili kuharakisha uhamishaji, tulitumia Zana ya Uhamiaji ya G Suite; nayo, mchakato wa kunakili barua pepe ulikwenda haraka.
Hakukuwa na haja ya kuhamisha data kutoka kwa kalenda na kazi. Ingawa kulikuwa na baadhi ya suluhu katika miundombinu ya zamani, hazikutumiwa kikamilifu na wafanyakazi. Kwa mfano, kalenda za ushirika zilitekelezwa kwa njia ya portal kwenye Bitrix, ambayo haifai, kwa hiyo wafanyakazi walikuwa na zana zao wenyewe, na wafanyakazi walifanya uhamisho wa data peke yao.
Pia, uhamisho wa nyaraka za uendeshaji ulikuwa mikononi mwa watumiaji (tunazungumza tu kuhusu data juu ya kazi ya sasa - suluhisho tofauti hutumiwa kwa msingi wa ujuzi wa kampuni). Hapakuwa na maswali. Ni kwamba wakati fulani mstari wa usimamizi ulitolewaβwajibu wa taarifa iliyohifadhiwa ndani ya nchi iliyopitishwa kwa watumiaji wenyewe, huku usalama na usalama wa data kwenye Hifadhi ya Google ukiwa tayari unafuatiliwa na idara ya TEHAMA.
Kwa bahati mbaya, haikuwezekana kupata analogi katika G Suite kwa mtiririko wote wa kazi. Kwa mfano, masanduku ya barua ya jumla, ambayo wafanyakazi wa Forex Club hutumiwa kutumia, hawana filters katika Gmail, hivyo ni vigumu kupata barua maalum. Kulikuwa na ugumu sawa na uidhinishaji wa SSO katika Google Chat, lakini tatizo hili lilitatuliwa kupitia ombi kwa usaidizi wa Google.
Shida kuu za watumiaji zilihusiana na ukweli kwamba huduma za Google bado hazina baadhi ya kazi za washindani, kwa mfano, Skype au Ofisi ya 365. Hangouts inakuwezesha kupiga simu tu, Google Chat inakosa kunukuu, na Majedwali ya Google hayana usaidizi. kwa Microsoft Excel macros.
Zaidi ya hayo, bidhaa za Microsoft na Google Cloud hushughulikia zana za kuhariri jedwali kwa njia tofauti. Faili za Neno zilizo na jedwali wakati mwingine hufunguliwa katika Hati za Google na umbizo lisilo sahihi.
Tulipozoea miundombinu mipya, baadhi ya matatizo yalitatuliwa kupitia mbinu mbadala. Kwa mfano, badala ya macros kwenye lahajedwali, maandishi hutumiwa, ambayo wafanyikazi wa Forex Club walipata kuwa rahisi zaidi. Haikuwezekana kupata analogi kwa idara ya fedha ya Forex Club pekee, ambayo inahusika na ripoti za 1C (na hati, umbizo tata). Kwa hivyo alibadilisha hadi Laha ya Google kwa ushirikiano pekee. Kwa hati zingine, kifurushi cha ofisi (Excel) bado kinatumika.
Kwa jumla, Klabu ya Forex ilibakisha takriban 10% ya leseni za Microsoft Office. Hii ni mazoezi ya kawaida kwa miradi kama hii: wachache wa wafanyikazi hutumia kazi za hali ya juu za vyumba vya ofisi, kwa hivyo wengine hukubali uingizwaji kwa urahisi.
Ikumbukwe kwamba hakuna mabadiliko makubwa yaliyofanywa kwenye miundombinu mingine. Forex Club haijaachana na Jira na Confluence, ingawa imetekeleza Google Keep kwa ajili ya kazi za uendeshaji. Ili kuunganisha Jira na Confluence na G Suite, tumetumia programu-jalizi zinazokuruhusu kuhamisha data kwa haraka. Mfumo wa ufuatiliaji umehifadhiwa, pamoja na zana nyingi za ziada: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, nk Kwa kawaida, wasimamizi wa mfumo walibaki katika matawi.
Jaribio la Chromebook
Inatafuta njia ya kupunguza gharama, Forex Club ililenga kuhamishia kila mtu kwenye vituo vya rununu vinavyoendeshwa na Chromebook. Kifaa yenyewe ni nafuu sana, na kwa matumizi ya huduma za wingu iliwezekana kupeleka haraka kituo cha kazi juu yake.
Tulijaribu vituo vya kazi vya rununu kwenye kikundi kidogo cha watumiaji wa watu 25 katika idara ya mauzo. Wafanyikazi katika idara hii hawakuwa na majukumu ambayo yangewazuia kufanya kazi kupitia wavuti pekee, kwa hivyo uhamiaji huu ulipaswa kuwa bila mshono kwao. Lakini kulingana na matokeo ya jaribio, iliibuka kuwa vifaa vya Chromebook vya bei ghali haitoshi kwa operesheni sahihi ya maombi yote ya kampuni ya Forex Club. Na mifano ya gharama kubwa zaidi ambayo ingefaa vigezo vya kiufundi iligeuka kuwa kulinganishwa kwa gharama na laptops za msingi za Windows. Kwa sababu hiyo, waliamua kuachana na mradi huo.
Nini kimebadilika kwa kuwasili kwa G Suite
Kinyume na chuki zote na kutoaminiana, tayari miezi 3 baada ya mafunzo, 80% ya wafanyakazi walibainisha katika uchunguzi kwamba G Suite iliwarahisishia kufanya kazi wakiwa na hati. Baada ya mabadiliko, uhamaji wa wafanyikazi uliongezeka na wakaanza kufanya kazi zaidi kwa kutumia vifaa vinavyoweza kuvaliwa:
Takwimu za matumizi ya kifaa cha rununu kulingana na Forex Club
Fomu za Google zimepata umaarufu mkubwa. Ndani ya idara, hufanya iwezekanavyo kufanya uchunguzi wa haraka ambao hapo awali ulihitaji matumizi ya barua, kukusanya matokeo kwa mikono. Mpito hadi Google Chat na Hangouts Meet ulisababisha maswali na malalamiko mengi zaidi, kwa kuwa kwa ujumla huwa na vipengele vichache, lakini matumizi yao yalifanya iwezekane kuwaacha wajumbe wengi wa papo hapo ndani ya kampuni.
Matokeo ya mradi yaliundwa na Dmitry Ostroverkhov, ambaye tulifanya kazi naye: "Mradi ulipunguza gharama za Klabu ya Forex kwa miundombinu ya IT na kurahisisha usaidizi wake. Safu nzima ya kazi za matengenezo ya mchakato zimetoweka, kwa kuwa masuala haya yanatatuliwa kwa upande wa Google. Sasa huduma zote zinaweza kusanidiwa kwa mbali, zinaungwa mkono na wasimamizi kadhaa wa Google, na idara ya TEHAMA imeweka muda na rasilimali kwa mambo mengine.β
Chanzo: mapenzi.com