Tumeandika mara kadhaa kuhusu jinsi teknolojia zetu zinavyosaidia na hata kuchakata taarifa kutoka kwa aina yoyote ya nyaraka na kuingiza data katika mifumo ya uhasibu. Leo tutakuambia jinsi tulivyotekeleza Π² - muuzaji mkubwa wa joto na maji ya moto huko Moscow.
Fikiria mwenyewe katika nafasi ya mhasibu wa kawaida. Tunaelewa kuwa hii sio rahisi, lakini jaribu hata hivyo. Kila siku unapokea idadi kubwa ya bili za karatasi, ankara, vyeti, na kadhalika. Na hasa mengi - katika siku kabla ya kutoa taarifa. Maelezo yote na kiasi kinahitaji kukaguliwa haraka na kwa uangalifu, kuchapwa tena na kuingizwa kwenye mfumo wa uhasibu, kufanya shughuli na kutuma hati kwenye kumbukumbu, ili ziweze kuwasilishwa mara moja kwa ukaguzi kwa wakaguzi wa ndani, huduma ya ushuru, ushuru. mamlaka za udhibiti na wengine. Ngumu? Lakini hii ni mazoezi ya muda mrefu ya biashara ambayo yapo katika makampuni mengi. Pamoja na MOEK, tumerahisisha kazi hii yenye uchungu na kuifanya iwe rahisi zaidi. Ikiwa una nia ya jinsi ilivyokuwa, karibu kwa paka.
Picha inaonyesha Moscow CHPP-21, mtayarishaji mkubwa zaidi wa nishati ya joto barani Ulaya. Joto linalozalishwa katika kituo hiki hutolewa na MOEK kwa wakazi milioni 3 wa kaskazini mwa Moscow. .
MOEK ina matawi kadhaa na nusu huko Moscow. Wanahudumia kilomita 15 za mitandao ya joto, vituo 811 vya joto na nyumba za boiler, vituo vya kupokanzwa 94 na vituo 10 vya kusukumia, na pia kujenga na kufunga mifumo mpya ya usambazaji wa joto. Kampuni hununua vifaa na huduma anuwai kwa shughuli za biashara: . Maandalizi ya hati katika kila idara inayoanzisha ununuzi hufanywa na wafanyikazi maalum - wasimamizi wa mikataba.
Je, mikataba inafanyaje kazi katika kampuni kubwa? Wakati watunzaji wanaingia katika makubaliano, wanapokea hati nyingi muhimu za karatasi kutoka kwa wenzao: maelezo ya utoaji, vyeti vya utoaji wa huduma, ankara, vyeti, nk. mfumo wa usimamizi. Mdhibiti wa fedha hukagua data yote mwenyewe. Baada ya hayo, mtunza huchukua hati za asili kwa idara ya uhasibu. Au mjumbe hufanya hivi, na kisha kusonga hati inaweza kuchukua muda mrefu - kutoka masaa kadhaa hadi siku kadhaa.
Na kila kitu kitakuwa sawa, lakini, kama katika kampuni zingine nyingi:
- Karatasi zinaweza kufika katika idara ya uhasibu siku kadhaa kabla ya ripoti kuwasilishwa. Kisha wahasibu wanapaswa kutumia siku na usiku mahali pao pa kazi. Unahitaji kuangalia mwenyewe kama ankara, ankara, n.k. zote zimejazwa ipasavyo. Kisha, ikiwa kila kitu kiko sawa, mfanyakazi anaandika upya data kwenye mfumo wa uhasibu na kutuma machapisho. Wakati huo huo, 90% ya wakati wa mhasibu hutumiwa kuchapisha data - maelezo, kiasi, tarehe, nambari za bidhaa, nk. Kwa sababu ya hili, kuna hatari ya kufanya makosa.
- Hati zinaweza kufika na makosa. Na wakati mwingine baadhi ya bili au vyeti vinakosekana. Wakati mwingine hii inakuwa wazi katika siku za mwisho kabla ya ripoti kuwasilishwa. Kwa sababu ya hili, muda wa idhini ya hati unaweza kuchelewa.
- Baada ya kufanya maingizo, wahasibu huhifadhi ankara, ankara na vitendo katika karatasi tofauti na kumbukumbu za elektroniki. Kwa nini hii ni ngumu? Kwa mfano, MOEK inafanya kazi kulingana na ushuru, na kwa hiyo inalazimika kutoa ripoti mara kwa mara gharama zake kwa mamlaka ya utendaji. Na wakati ukaguzi unaofuata wa serikali au ushuru unakuja kwa idara ya uhasibu, wafanyikazi wanapaswa kutafuta hati kwa muda mrefu.
Hivi ndivyo idara ya uhasibu ya MOEK ilivyokuwa ikitumika:
MOEK ilikuwa ya kwanza katika sekta ya nishati kuamua kujenga upya na kurahisisha mpango huu ili kufunga shughuli haraka na kuwasilisha ripoti, kutathmini vyema mabadiliko ya soko katika ununuzi na kupanga mkakati wake wa kifedha. Haikuwa rahisi kubadilisha mfumo wa muda mrefu wa kazi wa idara ya uhasibu peke yake, kwa hivyo kampuni iliamua kuibadilisha pamoja na mshirika wake - ABBYY.
Hakuna mapema kusema kuliko kufanya
Timu ya wataalamu wa ABBYY imetekeleza jukwaa zima la kuchakata taarifa za akili katika MOEK na kusanidiwa:
- maelezo rahisi (violezo vya uchimbaji wa data) kwa usindikaji wa hati. Tulizungumza kwa undani juu ya ni nini na inahitajika kwa Habre ΠΈ . Kwa kutumia suluhisho, MOEK huchakata zaidi ya aina 30 za hati (kwa mfano, cheti cha vifaa vilivyosakinishwa au cheti cha ada za wakala) na kutoa kutoka kwao zaidi ya sifa 50 (nambari ya hati, jumla ya kiasi kinachojumuisha VAT, jina la mnunuzi, muuzaji, mkandarasi, wingi wa bidhaa, nk.);
- kiunganishi cha kufanya ukaguzi na kupakia data, ambacho kiliunganisha ABBYY FlexiCapture, SAP na OpenText. Shukrani kwa kontakt, ikawa inawezekana kuangalia data moja kwa moja kutoka kwa utaratibu na mkataba kwa kutumia saraka mbalimbali. Tutazungumza juu ya hili hapa chini;
- usafirishaji wa hati kwenye kumbukumbu ya kielektroniki kulingana na OpenText. Sasa skanisho zote za hati zimehifadhiwa mahali pamoja;
- rasimu ya maingizo ya uhasibu katika SAP ERP na viungo vya picha zilizochanganuliwa za hati.
Kisha wafanyakazi wa ABBYY na MOEK walitengeneza fomu ya utafutaji ili mhasibu aweze, kwa sekunde chache, kupata akaunti muhimu kulingana na sifa yoyote kwenye kumbukumbu ya kielektroniki na kuziwasilisha kwa ukaguzi wa kodi.
Utafutaji unawezekana kwa kutumia vigezo 26 tofauti (picha inaweza kubofya):
Baada ya MOEK kujaribu mfumo mzima kwa mafanikio, ulianza kufanya kazi. Mradi mzima, ikijumuisha idhini, ufafanuzi na uboreshaji, ulikamilika kwa miezi 10.
Mpango wa kazi baada ya kutekeleza ABBYY FlexiCapture:
Unahisi kama hakuna kilichobadilika? Ndio, mchakato wa biashara unabaki sawa, ni kwamba kazi nyingi sasa zinafanywa na mashine.
Wiring, imekamilika!
Mambo vipi sasa? Hebu sema msimamizi wa mkataba alipokea seti ya nyaraka za msingi kwa ajili ya shughuli kwa ajili ya usambazaji wa pampu kwa mimea ya nguvu ya joto, au, kwa mfano, ujenzi wa mitandao ya joto. Mtaalamu haitaji tena kuangalia ukamilifu na yaliyomo kwenye hati mwenyewe, piga simu mjumbe na kutuma hati za asili kwa idara ya uhasibu. Msimamizi huchanganua tu seti iliyosainiwa ya hati za msingi, na kisha teknolojia inachukua nafasi.
Kwa kutumia mfumo wa skanning mtandao, mfanyakazi hutuma scans katika TIFF au umbizo la PDF kwenye folda yake moto au barua pepe. Kisha anafungua kituo cha ingizo cha wavuti cha ABBYY FlexiCapture na kuchagua aina ya hati iliyowekwa ili kuchakatwa. Kwa mfano, "ununuzi wa kazi/huduma kwa ada za wakala", "upokeaji wa nyenzo na nyenzo za kiufundi (MTR)" au "uhasibu wa mali".
Aina ya seti huamua nambari na aina za nyaraka na data zinazohitajika ambazo mfumo lazima uainisha, kutambua na kuthibitisha.
Mhifadhi hupakia ili kutambuliwa. Mfumo huangalia kiotomati uwepo wa hati zote, yaliyomo kwenye kila karatasi, na seva inatambua maelezo - tarehe ya mkataba, kiasi, anwani, nambari ya kitambulisho cha ushuru, kituo cha ukaguzi na data zingine. Kwa njia, MOEK ni kampuni ya kwanza ya nishati nchini Urusi kutumia njia hii.
Ikiwa mtunzaji hajapakia hati zote au ankara fulani haina data yote, mfumo huona hii na mara moja unauliza mfanyakazi kurekebisha kosa:
Mfumo unalalamika na kuomba kuongeza hati zinazokosekana (baadaye picha za skrini zinaweza kubofya):
Mfumo uligundua kuwa hati imeisha muda wake:
Kwa hivyo, mfanyakazi haitaji tena kuamua ikiwa hati imeundwa kwa usahihi. Ikiwa kila kitu ni sahihi, basi ukaguzi mwingi wa data hufanyika moja kwa moja kwenye kituo cha ingizo cha wavuti. Inatosha kuingiza nambari ya agizo iliyoainishwa katika SAP ERP. Baada ya hayo, data inayotambulika inalinganishwa na taarifa iliyochakatwa katika SAP: TIN na KPP ya wenzao, nambari za mikataba na kiasi, VAT, nomenclature ya bidhaa au huduma. Kuchakata na kukagua hati moja huchukua dakika chache tu.
Kwa kutumia maelezo - INN na KPP - unaweza kuchagua kampuni inayotaka kutoka kwenye saraka:
Ikiwa kuna hitilafu katika ankara au ankara, haitaruhusu hati kusafirishwa hadi kwenye kumbukumbu. Kwa mfano, ikiwa hati imeundwa vibaya au mmoja wa wahusika ametambuliwa vibaya, mfumo utaonyesha hili na kumwomba mfanyakazi kusahihisha makosa yote. Hapa kuna mfano:
Mfumo uligundua kuwa Vasilek CJSC haijajumuishwa kwenye orodha ya wasambazaji wa MOEK.
Hii inaruhusu wafanyakazi kufuatilia makosa kabla ya hati kufikia idara ya uhasibu.
Ikiwa hundi zote zimekamilika kwa ufanisi, basi kwa kubofya moja nakala iliyochanganuliwa ya hati inatumwa kwenye kumbukumbu ya elektroniki ya OpenText, na kiungo na kadi yenye metadata yake huonekana kwenye SAP. Mhasibu au mtunzaji anaweza kutazama kila wakati kwenye kumbukumbu ya elektroniki orodha ya hati kwa agizo linalohitajika na habari kuhusu ni nani aliyeshughulikia hati, kwa wakati gani, na kwa matokeo gani.
Pyotr Petrovich aliangalia kwenye kumbukumbu ya elektroniki, ...
...kuona ni nani aliyepakia hati za agizo Na. 1111.
Baada ya kupakia data na uchanganuzi kutoka kwa ABBYY FlexiCapture hadi SAP, rasimu ya muamala inaonekana ikiwa na data iliyojazwa awali na viungo vya picha zilizochanganuliwa za hati.
Wiring rasimu:
Kisha mhasibu hupokea arifa ya barua pepe na kiungo cha rasimu iliyokamilishwa na skanning. Mtaalam hahitaji tena kujitahidi na karatasi. Anachotakiwa kufanya ni kuangalia skanisho kwa jumla ya kiasi cha muamala, uwepo wa muhuri na sahihi, na kufanya muamala. Mhasibu sasa anatumia chini ya dakika moja juu yake.
Matokeo ya mradi
- Kwa kutumia teknolojia za ABBYY, MOEK imerahisisha na kuongeza kasi sio tu ya uhasibu, bali pia udhibiti wa fedha. Ili kuchapisha, wafanyikazi hawahitaji tena kumngoja mjumbe aliye na hati asili - wanachohitaji kufanya ni kupokea skanisho iliyo na data iliyothibitishwa tayari kutoka kwa kumbukumbu ya kielektroniki kwa mbofyo mmoja. Kweli, hati ya karatasi bado inahitajika. Lakini sasa inaweza kutumwa kwa idara ya uhasibu baadaye. Ikifika huko, mfanyakazi ataangalia kisanduku cha "Asili kilichopokelewa" katika mfumo wa uhasibu.
- Wafanyakazi hupokea mara moja data zote muhimu kuhusu shughuli kutoka kwa scans, kufanya shughuli kwa wakati na kuandaa nyaraka zote za kuripoti mapema. Sasa hawaogopi ukaguzi wa ndani au wa nje.
- Wahasibu hufanya shughuli za kifedha mara 3 haraka, na MOEK hufunga kipindi cha kuripoti siku 10 mapema.
- Matawi yote ya MOEK huhifadhi hati za uhasibu katika kumbukumbu moja ya kielektroniki. Shukrani kwa hili, unaweza kupata ankara yoyote, mkataba au kitendo cha kukamilisha, pamoja na sifa yoyote kutoka kwao (kiasi, VAT, safu za bidhaa au huduma) mara 4 zaidi kuliko hapo awali.
- Suluhisho linachakata kurasa zaidi ya milioni 2,6 za hati kwa mwaka.
Badala ya hitimisho
MOEK hutumia kwa miaka 2 sasa na wakati huu nimekusanya takwimu. Ilibadilika kuwa wahasibu hufanya 95% ya maingizo bila kufanya mabadiliko kwa rasimu. Hii inamaanisha kuwa machapisho kama haya yanaweza kurukwa kiotomatiki katika siku zijazo. Ilifanyika kwamba bidhaa hii ilikuwa hatua ya kwanza ya kampuni kuelekea kuanzisha vipengele vya "akili ya bandia" katika michakato ya biashara ya kampuni: MOEK inatengeneza programu inayolingana.
Makampuni mengine ya Kirusi pia yanafanya kazi ya uhasibu kiotomatiki: kuifanya iwe rahisi na rahisi zaidi. Kwa mfano, kwa kutumia teknolojia za ABBYY, huduma ya udhibiti wa fedha "Β»Hupokea taarifa muhimu za biashara mara 2 kwa haraka na hutumia 20% chini ya muda kutafuta ankara muhimu na maelezo ya uwasilishaji. Teknolojia za usindikaji wa habari zenye akili husaidia wafanyikazi wa idara ya uhasibu "Β» pata hati muhimu za kifedha mara moja wakati wa ukaguzi wa kodi nyingi. Mnamo 2019, wataalam wa kampuni hiyo wanapanga kusindika takriban kurasa milioni 10 za hati.
Je, ungependa kujua zaidi kuhusu mradi wa MOEK na ABBYY? Mnamo Aprili 3 saa 11:00, Naibu Mkuu wa Kituo cha Teknolojia ya Habari cha MOEK Vladimir Feoktistov atazungumza juu ya maelezo ya kesi hiyo bila malipo. . Jiunge ikiwa unataka kuuliza maswali.
Elizaveta Titarenko,
Mhariri wa blogu ya kampuni ya ABBYY
Chanzo: mapenzi.com