Jinsi ya kufanya kazi pamoja wakati wa kufanya kazi tofauti

Vyombo vya habari vimejaa habari kuhusu hali ya magonjwa na mapendekezo ya kujitenga.

Lakini hakuna mapendekezo rahisi kuhusu biashara. Wasimamizi wa kampuni wanakabiliwa na changamoto mpya - jinsi ya kuhamisha wafanyikazi kwa mbali na hasara ndogo hadi tija na kupanga kazi zao ili kila kitu kiwe "kama hapo awali."

Kilichofanya kazi ofisini mara nyingi hakifanyi kazi kwa mbali. Timu zilizosambazwa zinawezaje kudumisha ushirikiano na mawasiliano madhubuti ndani na nje ya timu?

Upatikanaji wa mawasiliano ya simu, mtandao wa haraka, maombi rahisi na teknolojia nyingine za kisasa, kwa ujumla, husaidia kushinda vikwazo vingi na kujenga kazi yenye tija na washirika au wafanyakazi wenzake.

Lakini tunahitaji kujiandaa.

Kila kitu kitaenda kulingana na mpango. Ikiwa yuko

Kazi ya mbali inahitaji ujenzi maalum wa michakato ya ndani na mawasiliano. Na awamu ya maandalizi inaweza kuondoa maswali na matatizo mengi kabla ya kutokea.

Katika ofisi na katika hali ya kazi ya mbali, kila kitu kimejengwa kwa nguzo nne:

• Upangaji
• Shirika
• Kudhibiti
• Motisha

Kwanza kabisa, wewe na timu yako mnahitaji kuweka malengo sahihi, kujenga upya mfumo wa kuripoti na kuchanganya kwa usahihi mawasiliano ya asynchronous na synchronous ndani ya timu. Mawasiliano ya Asynchronous ni pamoja na barua, soga, ripoti iliyosasishwa na chaguzi zozote za mawasiliano ambazo hazihitaji majibu ya haraka. Mawasiliano ya Usawazishaji ni mawasiliano ya wakati halisi yenye maoni ya haraka.

Ni muhimu kukumbuka kuwa wakati wa kufanya kazi kwa mbali, kupanga kunahitaji utaratibu. Inahitajika kudumisha usawa wa kazi na kazi za kimkakati na za kufanya kazi, kuweka kasi ya kazi kwenye kazi za kipaumbele kila wiki au hata kila siku. Kupanga vizuri na kuweka malengo kutafanya kazi iwe wazi na kusaidia kuzuia uchovu wa wafanyikazi. Hawatajisikia kutengwa na mchakato.

Mikutano ya video: zana nambari moja

Kutengwa kwa wafanyikazi wa mbali ni habari zaidi kuliko kijamii. Hawakosi kukaa karibu na mtu sana (ingawa inatofautiana) huwa na wasiwasi juu ya ukosefu wa ufikiaji wa haraka wa habari na mawasiliano na wenzao. Hawana nafasi ya kuuliza mwenzao swali na kupata jibu mara moja, kusherehekea ushindi mdogo au mazungumzo, kujadiliana au kuzungumza tu kuhusu mipango ya wikendi.

Nakisi hii inafidiwa kwa sehemu na huduma za mikutano ya video.

Mikutano ya video huruhusu mtu mmoja au zaidi kufanya mazungumzo kwa wakati halisi, ama kwa njia ya simu au kupitia majukwaa ya mikutano ya video mtandaoni. Simu ni njia ya mawasiliano inayolingana, lakini pia inaweza kutumika wakati mtu mmoja tu anazungumza na kikundi - kwa mfano, kuendesha. mitandao. Mifano ya huduma kama hizi: OVKS kutoka MegaFon, Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.

Faida:

1. Simu za video zinaonyesha hisia, hisia, usoni na ishara zingine za matusi za mpatanishi, na hivyo kusaidia kufafanua na kuelewa hali yake.
2. Maelezo ya ziada hufanya ujumbe kuwa wazi zaidi, huongeza maudhui ya hisia, na husaidia kujenga muunganisho na uaminifu.

Hasara:

1. Uratibu kwa wakati. Simu zinaweza tu kutokea kwa wakati halisi, hivyo kufanya mawasiliano kuwa magumu kwa timu kuenea katika saa za maeneo tofauti.
2. Njia ya mawasiliano haijaandikwa kwa njia yoyote. Changamoto haziachi matokeo yaliyoandikwa.
3. Ufafanuzi. Ubora wa mawasiliano sio bora kwa kila mtu (haswa kwa wale wanaojitenga nchini). Maneno hayatambuliki kwa usahihi kila wakati.

Wakati wa kutumia mkutano wa video?

• Mikutano ya mara kwa mara, ya moja kwa moja na ya kikundi
• Mikutano ya timu
• Kupanga na kujadiliana (bora zaidi na video)
• Kutatua kutokuelewana au kushughulikia hali zinazoongezeka au za kihisia kutoka kwa vituo vingine (kama vile barua pepe, gumzo)

Ikiwa unafikiri kazi yako ya pamoja ya mbali haina tija vya kutosha, usipoteze muda - jaribu kubadilisha hali hiyo.

1. Tambulisha ukaguzi wa kila siku na timu.
2. Fuata kwa ukamilifu muda na malengo ya mkutano, yaandike kwenye mwaliko na uwakumbushe mwanzoni kabisa.
3. Fanya kazi yako ya nyumbani. Jitayarishe kwa mkutano na uandike kwenye karatasi ni mawazo gani yaliyokuleta kwenye mkutano huu, ni matarajio gani unayo kutoka kwa washiriki, na wana nini kutoka kwako?
4. Waombe washiriki kushiriki majukumu (kuchukua maelezo, kuwasilisha taarifa, kutenda kama msimamizi wa mkutano).
5. Usifanye mikutano ya timu kubwa (zaidi ya watu 8).
6. Kumbuka kusawazisha mikutano yako na saa za eneo la washiriki.

Wakati kila mtu yuko pamoja: jinsi ya kuandaa mikutano ya jumla ya kampuni

Mikutano ya wafanyikazi wote wa kampuni imekuwa njia maarufu ya kubadilishana habari.

Kuna vidokezo kadhaa juu ya jinsi bora ya kuzipanga:

1. Muda. Kwa makampuni nchini Urusi, ni bora kufanya mikutano hiyo saa 11-12 jioni. Jaribu kuchagua wakati unaofaa kwa wafanyikazi wengi iwezekanavyo. Hakikisha umerekodi mkutano. Kwenye majukwaa mengi, ikiwa ni pamoja na MegaFon, hii inaweza kufanyika kwa mbofyo mmoja na kisha kupakiwa katika umbizo la mp4.
2. Tiririsha Moja kwa Moja. Hii inaweza kuwa sio lazima kwa kampuni ndogo, lakini kwa kubwa zilizo na mtandao uliosambazwa wa matawi, ni mantiki kufanya matangazo ya moja kwa moja.
3. Maswali na majibu. Unaweza kuuliza watu kuuliza maswali ambayo yanawahusu mapema, kisha unaweza kuandaa habari ambayo ni muhimu kwa wasikilizaji.
4. Usisahau kuhusu ucheshi. Hiki si kikosi shuleni, bali ni fursa ya kutoa muunganisho wa kibinafsi na kusaidia kujenga uaminifu kati ya timu zinazosambazwa.

Kuchanganyikiwa: Ondoa Mkanganyiko

Linapokuja suala la kujadiliana, ni muhimu kwa timu zinazosambazwa kutumia zana ya kawaida ya dijiti. Inakuruhusu kukusanya, kuweka vikundi na kuainisha mawazo wakati wa kujadiliana.

Hapa kuna vidokezo muhimu vya kukusaidia kupiga dhoruba kwa ufanisi:

1. Timu ya mbali inaweza kuchagua zana shirikishi ya usimamizi wa mradi inayoauni utendaji wa bodi ya kanban ambayo timu nyingi tayari zinaifahamu, kama vile Trello.
2. Njia mbadala inaweza kuwa ile iliyotolewa na jukwaa. Wavuti Zana ni ubao wa kuchora ambayo kila mtu anaweza kuona na inaweza kuhaririwa na yeyote kati ya washiriki.
3. Tumia chaguo la kupiga kura kutathmini ni wazo gani linalovutia zaidi kutekeleza. Takwimu zote zinaweza kupakuliwa baadaye katika umbizo la csv au xlsx.

   
   
   

4. Uzoefu unaonyesha kuwa ni bora kuwaonya wafanyikazi mapema juu ya shambulio hilo ili wawe na wakati wa kufikiria juu ya maoni. Kikundi kinapokutana, washiriki hawatakuja tena mikono mitupu.

Mawasiliano ya usawazishaji, kama vile Hangout za Video, yanapotumiwa ipasavyo, yanaweza kuwa zana bora ya kufanya kazi ya pamoja, kufuatilia matokeo yake na kutoa usaidizi wa kihisia kwa washiriki wote wa timu. Na zinapojumuishwa na zana zisizo sawa, husaidia washiriki waliosambazwa katika mchakato kuwa (na wakati mwingine zaidi) wenye tija kuliko wenzao ofisini.

Chanzo: mapenzi.com