Makosa ya kawaida ya wafanyabiashara wapya ni kwamba hawazingatii vya kutosha kukusanya na kuchambua data, kuboresha michakato ya kazi na ufuatiliaji wa viashiria muhimu. Hii inasababisha kupungua kwa tija na upotevu mdogo wa muda na rasilimali. Wakati michakato ni mbaya, lazima urekebishe makosa sawa mara kadhaa. Kadiri idadi ya wateja inavyoongezeka, huduma inazorota, na bila uchanganuzi wa data hakuna ufahamu wazi wa kile kinachohitaji kuboreshwa. Matokeo yake, maamuzi yanafanywa kwa matakwa.
Ili kuwa na ushindani, biashara ya kisasa, pamoja na bidhaa na huduma bora, lazima iwe na michakato ya uwazi na kukusanya data ya uchambuzi. Bila hili, ni vigumu kuelewa hali halisi ya mambo katika biashara na kufanya maamuzi sahihi. Kwa hiyo, ni muhimu kuwa katika arsenal yako zana muhimu ambazo si rahisi kutumia tu, lakini pia kuruhusu kurahisisha kazi yako na kuunda taratibu za uwazi zaidi iwezekanavyo.
Leo kuna idadi kubwa ya zana na ufumbuzi. Lakini wajasiriamali wengi hawatumii kwa sababu hawaoni thamani ndani yao, au hawaelewi jinsi ya kuzitumia, au ni ghali, au ngumu, au 100500 zaidi. Lakini wale ambao wameifikiria, kupatikana au kuunda zana kama hizo tayari wana faida katika muda wa kati.
Kwa zaidi ya miaka 10, nimekuwa nikiunda bidhaa na suluhu za TEHAMA ambazo husaidia biashara kuongeza faida kupitia otomatiki na mabadiliko ya kidijitali ya michakato. Nimesaidia kupata zana za kuanzia na kuunda zana kadhaa za mtandaoni ambazo hutumiwa na mamia ya maelfu ya watu duniani kote.
Hapa kuna mojawapo ya mifano mizuri katika mazoezi yangu inayoonyesha manufaa ya mabadiliko ya kidijitali. Kwa kampuni moja ndogo ya mawakili ya Marekani, mimi na timu yangu tuliunda zana ya kutengeneza hati za kisheria, iliruhusu wanasheria kutoa hati haraka. Na baadaye, baada ya kupanua utendaji wa chombo hiki, tuliunda huduma ya mtandaoni na tukabadilisha kabisa kampuni. Sasa wanahudumia wateja sio tu katika jiji lao, lakini kote nchini. Zaidi ya miaka mitatu, mtaji wa kampuni umeongezeka mara kadhaa.
Katika makala hii nitashiriki nawe uzoefu halisi wa kuunda mfumo wa uwazi wa ufuatiliaji wa viashiria muhimu vya biashara. Nitajaribu kuingiza thamani ya kutumia ufumbuzi wa digital, nitaonyesha kuwa si vigumu na sio gharama kubwa kila wakati. Kwa hiyo, twende!
Jinsi yote yalianza
Ukitaka kuwa na kitu ambacho hujawahi kuwa nacho, itabidi ufanye kitu ambacho hujawahi kufanya.
Chanel ya Coco
Mke wangu alikuwa amechoka kuwa likizo ya uzazi, na tuliamua kufungua biashara ndogo - chumba cha kucheza cha watoto. Kwa kuwa nina biashara yangu mwenyewe, mke wangu anashughulikia chumba cha mchezo kabisa, na mimi husaidia na masuala ya kimkakati na maendeleo.
Maelezo ya kufungua biashara ni hadithi tofauti kabisa, lakini katika hatua ya kukusanya data na kuchambua washindani, pamoja na kuangazia shida maalum za biashara hii, tulizingatia shida za michakato ya ndani ambayo washindani wengi hawakupambana nayo. .
Kwa mshangao wangu, katika karne ya XNUMX karibu hakuna mtu aliyeweka CRM kwa njia yoyote; wengi waliweka rekodi kwa maandishi, kwenye daftari. Wakati huo huo, wamiliki wenyewe walilalamika kuwa wafanyikazi wanaiba, hufanya makosa wakati wa kuhesabu na wanalazimika kutumia muda mwingi kuhesabu tena na kuangalia na maingizo kwenye kitabu cha uhasibu, data juu ya kutoridhishwa na amana zinapotea, wateja huondoka kwa sababu zisizojulikana. yao.
Kuchambua data iliyokusanywa, tuligundua kuwa hatutaki kurudia makosa yao na tunahitaji mfumo wa uwazi ambao utapunguza hatari hizi kwa kiwango cha chini. Kwanza kabisa, tulianza kutafuta suluhisho zilizotengenezwa tayari, lakini hatukuweza kupata zile ambazo zilikidhi mahitaji yetu kikamilifu. Na kisha niliamua kutengeneza mfumo wangu mwenyewe, ingawa sio mzuri, lakini unafanya kazi na wa bei nafuu (karibu bure).
Wakati wa kuchagua chombo, nilizingatia vigezo vifuatavyo: inapaswa kuwa ya gharama nafuu, inapaswa kubadilika na kupatikana, na inapaswa kuwa rahisi kutumia. Ningeweza kuandika mfumo kamili, wenye nguvu na wa gharama kubwa kwa biashara hii, lakini tulikuwa na wakati mdogo na bajeti ndogo, pamoja na hatukuelewa kikamilifu ikiwa mradi wetu ungefanya kazi, na haingekuwa busara kutumia rasilimali nyingi kwenye mfumo huu. Kwa hiyo, wakati wa kupima hypothesis, niliamua kuanza na MVP (Bidhaa ya Kima cha chini cha Uwezekano - bidhaa ya chini inayowezekana) na kufanya toleo la kazi kwa muda mfupi iwezekanavyo na uwekezaji mdogo, na baada ya muda, kumaliza au kuifanya upya.
Kama matokeo, chaguo langu lilianguka kwenye huduma za Google (Hifadhi, Laha, Kalenda). Chanzo kikuu cha taarifa ya ingizo/pato ni Majedwali ya Google, kwa kuwa mke wangu ana uzoefu wa kufanya kazi na lahajedwali, anaweza kufanya mabadiliko peke yake ikiwa ni lazima. Pia nilizingatia ukweli kwamba chombo hicho pia kitatumiwa na wafanyakazi ambao wanaweza kuwa hawana ujuzi sana wa kutumia kompyuta, na kuwafundisha jinsi ya kuingiza data kwenye meza itakuwa rahisi zaidi kuliko kuwafundisha jinsi ya kufanya kazi na baadhi ya wataalamu. programu kama 1C.
Data iliyoingia kwenye meza hubadilika kwa wakati halisi, yaani, wakati wowote unaweza kuona hali ya mambo ya kampuni, usalama umejengwa, unaweza kuzuia upatikanaji wa watu fulani.
Maendeleo ya usanifu na muundo wa data
Chumba cha michezo cha watoto hutoa huduma kadhaa za msingi.
- Ziara ya kawaida - mteja anaponunua muda unaotumika kwenye chumba cha kucheza cha watoto wake.
- Ziara inayosimamiwa - mteja anaponunua muda anaotumia kwenye chumba cha michezo cha watoto wake na kulipa ziada kwa ajili ya usimamizi. Hiyo ni, mteja anaweza kuondoka mtoto na kwenda kwenye biashara yake, na mfanyakazi wa chumba atatazama na kucheza na mtoto wakati wa kutokuwepo kwa mzazi.
- Fungua siku ya kuzaliwa β mteja hukodisha meza tofauti kwa ajili ya wageni wa chakula na viti na kulipia ziara ya kawaida kwenye chumba cha mchezo, huku chumba kikifanya kazi kama kawaida.
- Siku ya kuzaliwa iliyofungwa - mteja hukodisha eneo lote; wakati wa kukodisha chumba hakikubali wateja wengine.
Ni muhimu kwa mmiliki kujua ni watu wangapi walitembelea chumba, walikuwa na umri gani, muda gani walitumia, ni kiasi gani cha pesa walichopata, ni gharama ngapi (mara nyingi hutokea kwamba msimamizi anahitaji kununua kitu au kulipa. kwa kitu, kwa mfano, utoaji au maji), Je! kulikuwa na siku ngapi za kuzaliwa?
Kama mradi wowote wa IT, nilianza kwa kufikiria kupitia usanifu wa mfumo wa siku zijazo na kufanyia kazi muundo wa data. Kwa kuwa mke ndiye anayesimamia biashara, anajua kila kitu anachohitaji kuona, kudhibiti na kutawala, kwa hivyo akafanya kama mteja. Kwa pamoja tulifanya mazungumzo na kuandaa mahitaji ya mfumo, kwa msingi ambao nilifikiria kupitia utendakazi wa mfumo na kuunda muundo ufuatao wa faili na folda katika Hifadhi ya Google:
Hati ya "Muhtasari" ina habari ya jumla juu ya kampuni: mapato, gharama, uchambuzi
Hati ya Gharama ina habari juu ya gharama za kila mwezi za kampuni. Kwa uwazi zaidi, umegawanywa katika kategoria: gharama za ofisi, ushuru, gharama za wafanyikazi, gharama za utangazaji, gharama zingine.
Gharama za kila mwezi
Jedwali la muhtasari wa gharama za mwaka
Folda ya Mapato ina faili 12 za Majedwali ya Google, moja kwa kila mwezi. Hizi ni nyaraka kuu za kazi ambazo wafanyakazi hujaza kila siku. Zina kichupo cha lazima cha dashibodi na vichupo kwa kila siku ya kazi. Kichupo cha dashibodi kinaonyesha habari zote muhimu kwa mwezi wa sasa kwa uelewa wa haraka wa mambo, na pia hukuruhusu kuweka bei na kuongeza huduma.
Kichupo cha dashibodi
Tabo ya kila siku
Katika mchakato wa maendeleo ya biashara, mahitaji ya ziada yalianza kuonekana kwa njia ya punguzo, usajili, huduma za ziada na matukio. Pia tulitekeleza haya yote kwa muda, lakini mfano huu unaonyesha toleo la msingi la mfumo.
Uundaji wa utendaji
Baada ya kufikiria viashiria kuu, kufanyia kazi usanifu na kubadilishana data kati ya vyombo, nilianza utekelezaji. Jambo la kwanza nililofanya ni kuunda hati ya Laha ya Google kwenye folda yangu ya Mapato. Niliunda tabo mbili ndani yake: dashibodi na siku ya kwanza ya mwezi, ambayo niliongeza jedwali lifuatalo.
Karatasi kuu ya kazi
Hii ndiyo karatasi kuu ambayo Msimamizi atafanya kazi nayo. Anahitaji tu kujaza nyanja zinazohitajika (zilizowekwa alama nyekundu), na mfumo utahesabu moja kwa moja viashiria vyote muhimu.
Ili kupunguza hitilafu za uingizaji na urahisishaji, sehemu ya "Aina ya Kutembelea" ilitekelezwa kama orodha kunjuzi ya huduma zinazotolewa, ambazo tunaweza kuhariri kwenye ukurasa wa dashibodi. Ili kufanya hivyo, tunaongeza uthibitishaji wa data kwenye seli hizi na kuonyesha masafa ambayo data itachukuliwa.
Ili kupunguza makosa ya kibinadamu katika mahesabu, niliongeza hesabu ya moja kwa moja ya saa ambazo mteja alitumia kwenye chumba na kiasi cha pesa kinachohitajika.
Ili kufanya hivyo, Msimamizi lazima atie alama tu wakati wa kuwasili kwa mteja (safu wima E) na wakati wa kuondoka (safu F) katika umbizo la HH: MM. Ili kuhesabu jumla ya muda ambao mteja hutumia kwenye chumba cha mchezo, mimi hutumia fomula hii:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Ili kuhesabu kiotomati kiasi cha pesa kwa kutumia huduma, tulilazimika kutumia fomula ngumu zaidi, kwani bei ya saa inaweza kutofautiana kulingana na aina ya huduma. Kwa hivyo, ilinibidi kubandika data kwenye jedwali la huduma kwenye ukurasa wa dashibodi kwa kutumia QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Mbali na vitendo kuu, niliongeza kazi za ziada ili kuondokana na makosa yasiyohitajika ya IFERROR au ISBLANK, pamoja na kazi ya ROUNDDOWN - ili usijisumbue na mambo madogo, nilizunguka kiasi cha mwisho chini, kuelekea mteja.
Mbali na mapato kuu (wakati wa kukodisha), katika chumba cha kucheza cha watoto kuna mapato ya ziada kwa njia ya huduma au uuzaji wa vinyago, na wafanyakazi hufanya gharama ndogo, kwa mfano, kulipa maji ya kunywa au kununua pipi kwa pongezi, haya yote pia yanapaswa kuzingatiwa.
Kwa hivyo, niliongeza meza mbili zaidi ambazo tutarekodi data hii:
Ili iwe rahisi kufanya kazi na ishara, nilizipaka rangi na kuongeza umbizo la masharti kwenye seli.
Jedwali kuu ziko tayari, sasa unahitaji kuweka viashiria kuu kwenye meza tofauti ili uweze kuona wazi ni kiasi gani ulichopata kwa siku na ni kiasi gani cha fedha hiki kilicho kwenye rejista ya fedha na ni kiasi gani kwenye kadi.
Ili kupata jumla ya pesa kulingana na aina ya malipo, nilitumia tena kipengele cha QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°Π»ΠΈΡΠΊΠ°'"Β» ΠΈ Β«=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°ΡΡΠ°'")Mwishoni mwa siku ya kazi, msimamizi anahitaji tu kuangalia mapato mara mbili na sio lazima afanye hesabu ya mwongozo. Hatuna kumlazimisha mtu kufanya kazi ya ziada, na mmiliki anaweza kuangalia na kudhibiti hali wakati wowote.
Jedwali zote muhimu ziko tayari, sasa tutarudia kichupo kwa kila siku, nambari na upate zifuatazo.
Kubwa! Karibu kila kitu kiko tayari, kilichobaki ni kuonyesha viashiria vyote kuu vya mwezi kwenye kichupo cha dashibodi.
Ili kupata jumla ya mapato kwa mwezi, unaweza kuandika formula ifuatayo
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1ambapo D1 ndio seli yenye mapato ya kila siku, na '1', '2' na kadhalika ni jina la kichupo. Kwa njia ile ile ninapata data juu ya mapato na gharama za ziada.
Kwa uwazi, niliamua kuonyesha jumla ya faida kwa kategoria. Ili kufanya hivyo, ilibidi nifanye uteuzi mgumu na uwekaji vikundi kutoka kwa tabo zote, kisha uchuje na uondoe mistari tupu na isiyo ya lazima.
Faida kwa kategoria
Chombo kikuu cha uhasibu wa mapato ni tayari, sasa tutarudia faili kwa kila mwezi wa mwaka.
Baada ya kuunda zana ya uhasibu na ufuatiliaji wa mapato, nilianza kuunda jedwali la gharama ambalo tutazingatia gharama zote za kila mwezi: kodi, malipo, ushuru, ununuzi wa bidhaa na gharama zingine.
Katika folda ya mwaka huu, niliunda hati ya Karatasi ya Google na kuongeza tabo 13, dashibodi na miezi kumi na mbili kwake.
Kichupo cha dashibodi
Kwa uwazi, katika kichupo cha dashibodi nimetoa muhtasari wa taarifa zote muhimu kuhusu gharama za kifedha kwa mwaka.
Na katika kila kichupo cha kila mwezi niliunda meza ambayo tutafuatilia gharama zote za fedha za kampuni kwa kategoria.
Kichupo cha mwezi
Ilibadilika kuwa rahisi sana, sasa unaweza kuona na kudhibiti gharama zote za kampuni, na ikiwa ni lazima, angalia historia na hata kufanya uchambuzi.
Kwa kuwa habari juu ya mapato na gharama iko katika faili tofauti na sio rahisi sana kufuatilia, niliamua kuunda faili moja ambayo nilikusanya habari zote muhimu kwa mmiliki kudhibiti na kusimamia kampuni. Niliita faili hii "Muhtasari".
Jedwali la egemeo
Katika faili hii niliunda meza ambayo inapokea data ya kila mwezi kutoka kwa meza, kwa hili nilitumia kazi ya kawaida:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")ambapo ninapitisha kitambulisho cha hati kama hoja ya kwanza, na safu iliyoingizwa kama paramu ya pili.
Kisha nikakusanya usawa wa kila mwaka: ni kiasi gani kilichopatikana, ni kiasi gani kilichotumiwa, faida gani, faida. Taswira data muhimu.
Na kwa urahisi, ili mmiliki wa biashara aweze kuona data zote katika sehemu moja na si kukimbia kupitia faili, niliunganisha uwezo wa kuchagua mwezi wowote wa mwaka na kuonyesha viashiria muhimu kwa wakati halisi.
Ili kufanya hivyo, niliunda kiungo kati ya mwezi na kitambulisho cha hati
Kisha nikaunda orodha kunjuzi kwa kutumia "Data -> Uthibitishaji wa data", nilitaja anuwai ya kiunga na kusanidi uingizaji na kiunga chenye nguvu kwa hati.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Hitimisho
Kama unavyoona, kuboresha michakato katika biashara yako sio ngumu kama inavyoweza kuonekana, na hauitaji kuwa na ujuzi wowote wa hali ya juu kuifanya. Bila shaka, mfumo huu una mapungufu mengi, na biashara inapokua haitawezekana kuitumia, lakini kwa biashara ndogo au mwanzoni wakati wa kupima hypothesis, hii ni suluhisho bora.
Chumba hiki cha mchezo kimekuwa kikifanya kazi kwenye suluhisho hili kwa mwaka wa tatu, na mwaka huu tu, wakati tayari tunaelewa wazi taratibu zote, tunajua mteja wetu na soko. Tuliamua kuunda zana kamili ya usimamizi wa biashara mtandaoni.
PS
Kutumia Majedwali ya Google kufuatilia biashara yako si rahisi sana, hasa kutoka kwa simu yako. Kwa hiyo nilifanya , ambayo inaonyesha viashiria vyote muhimu vya biashara kwa wakati halisi katika muundo unaofaa
Chanzo: mapenzi.com