Hello kila mtu, jina langu ni Konstantin Kuznetsov, mimi ni Mkurugenzi Mtendaji na mwanzilishi wa RocketSales. Katika uwanja wa IT, kuna hadithi ya kawaida wakati idara ya maendeleo inaishi katika ulimwengu wake yenyewe. Katika ulimwengu huu, kuna humidifiers hewa kwenye kila desktop, rundo la gadgets na cleaners kwa wachunguzi na keyboards, na, uwezekano mkubwa, kazi yake mwenyewe na mfumo wa usimamizi wa mradi.
Kuna jambo gani mkuu?
Labda kwa wengine sio kitu. Lakini tuliingia kwenye shida. Tunaunda na kubinafsisha mifumo ya mauzo, kutekeleza CRM, na kuunda miundombinu ya wingu kwa biashara. Mbali na idara za maendeleo na uzalishaji, miradi ya wateja mara nyingi hujumuisha wauzaji, wauzaji, wahasibu, na wafanyikazi wengine. Na tulianza kufikiria jinsi ya kuandaa mchakato mzuri wa usimamizi wa mradi.
Ikiwa mchakato wa ukuzaji na uzalishaji utapangwa katika jukwaa kama Jira au GitLab, basi hakuna mtu isipokuwa maendeleo anaelewa nini ni nini. Ili kuhusisha mfanyakazi wa tatu katika mradi, unahitaji kukutana naye, kuelezea muktadha, kurekodi kazi mahali fulani, kisha kufuatilia kiwango cha utayari katika mazungumzo ya kazi, kupata matokeo kupitia gumzo, na uingie kwenye Jira. Na hivyo kila wakati.
Maendeleo yamekatiliwa mbali na idara zingine za kampuni, hawajui jinsi ya kutushirikisha, na hatujui ikiwa wanahitaji ushiriki wetu.
Miaka michache iliyopita tuligundua jukwaa la Asana. Katika nyenzo hii nataka kukuambia jinsi tulivyopanga mchakato wa usimamizi wa maendeleo na uzalishaji ili:
- kampuni nzima ilifanya kazi katika mfumo mmoja wa ikolojia,
- kila mtu alikuwa na utendaji wa kutosha,
- iliwezekana kukadiria gharama ya kila mradi kwa saa na pesa,
- kazi na wateja ilikuwa ya muda mrefu: si ndani ya mfumo wa kazi moja, lakini ndani ya mfumo wa mradi mzima na mrundikano wa mara kwa mara wa mawazo.
Kidogo kuhusu kumfahamu Asana
Nilitumia miaka 10 kutafuta programu rahisi kwa usimamizi wa mradi. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 na kadhaa ya vifuatiliaji kazi vingine hawakufaulu jaribio la nguvu. Kisha nikampata Asana. Na kila kitu kilifanyika.
Kwa maoni yetu, hili ndilo jukwaa bora na linalokua kwa kasi zaidi la usimamizi wa kazi na mradi. Leo, Asana ndiye kiongozi wa ulimwengu katika umaarufu na kuridhika kwa watumiaji. Hii inathibitishwa na chati ya ukadiriaji ya g2.
Sisi ni mashabiki wa Asana, hata tuliidhinishwa kuweza kuitekeleza kwa wateja wetu.
Nitaelezea kwa ufupi mchakato kutoka kwa mauzo hadi utekelezaji wa mradi
Kwa kuwa tunauza huduma za IT, funnel yetu ni ndefu sana na, kuelekea mwisho, inaingia katika uzalishaji na, wakati mwingine, idara ya maendeleo.
Idara ya mauzo hufanya udanganyifu wa kawaida: ukaguzi, idhini ya CP, kusainiwa kwa makubaliano, uhamisho wa shughuli kwa uzalishaji. Uzalishaji hauwezi kukubali mkataba: lazima uonyeshe bajeti, tarehe ya uhamisho wa uzalishaji, na makadirio ya wakati wa mfuko wa utekelezaji wa mradi.
Shukrani kwa mchanganyiko wa amoCRM + Asana, wakati wa kuhamisha shughuli kutoka kwa idara ya mauzo hadi uzalishaji na nyuma, kazi haijaingiliwa popote. Bluu inaonyesha eneo la uwajibikaji wa idara ya mauzo, machungwa inaonyesha idara ya uzalishaji, na pink inaonyesha idara ya maendeleo.
Ni muhimu kwamba idara ya maendeleo, tofauti na idara ya kubuni, haishiriki katika kila mradi. Wakati mwingine kuanzisha mfumo hauhitaji ufumbuzi maalum.
Kwa hiyo, wakati meneja alikubali mradi wa uzalishaji, meneja wa mauzo huenda kwa Asana kwa kubofya 1 (picha ya skrini). Kutoka kwa amoCRM, mradi huundwa kiotomatiki huko Asana.
Kazi (kazi) yenye ramani ya mradi na mapendekezo ya kibiashara huundwa kiotomatiki kwenye ubao wa mradi wa mteja wa kawaida. Wateja wote ambao wako kwenye toleo la umma kwa sasa wataonyeshwa hapa. Hapa meneja anayewajibika anateuliwa, tarehe za mwisho zimewekwa, aina ya kazi huchaguliwa na hali za kazi zinabadilishwa.
Msimamizi anaweza kuzindua mchakato wowote wa biashara uliopendekezwa katika kazi:
- Tafuta/Unda mradi wa Mteja + Ambatanisha kazi hapo
- Jaza kazi na maelezo ya muamala
- Unda mpango kutoka kwa jukumu la sasa
Mradi umejazwa na data zote zilizoainishwa katika amoCRM. Kulingana na aina ya huduma, seti ya kazi ndogo huundwa mara moja ili kutekeleza vitalu halisi vya kazi. Msimamizi wa mradi anabaki kutengana kazi za kina, kugawa majukumu na tarehe za mwisho.
Bodi hii inasaidia kuchukua miradi mipya. Lakini ufuatiliaji wa hali ya sasa na uwepo wa miradi iliyo hatarini juu yake ni ngumu.
Jinsi tunavyopanga majukumu na miradi ya wateja
Kutoka kwa bodi ya jumla ya miradi yote, meneja anaongeza mradi kwa bodi 3 zaidi:
- bodi ya kibinafsi ya mteja;
- kwingineko ya wateja wanaofanya kazi;
- jalada la meneja.
Wacha tujue ni kwanini tunahitaji kila chombo.
Katika picha ya skrini unaona bodi ya kibinafsi ya mteja.
Kwa nini bodi hii?
Hapo awali, tulifikiri katika suala la kazi. Nilimaliza kazi na kwenda kufanya nyingine. Ilibadilika kuwa tulikuwa tukimfanyia mteja kiasi cha kazi ambayo aliuliza. Lakini tulitaka kujenga mahusiano ya muda mrefu, kwa hivyo tuliondoka kwenye kufanya kazi na kazi hadi kufanya kazi na wateja.
Tunahakikisha kuwa tunaandika mawazo yote kwa ajili ya kuboresha mteja. Hata ikiwa ni wazo lililotupwa hewani kwa bahati mbaya na mteja, tunalirekebisha na kulimaliza. Hivi ndivyo msururu wa kazi unavyoundwa; kazi na mteja haimaliziki.
Kuna nini kwenye ubao huu?
Asana yetu imeunganishwa na huduma kadhaa:
- Mfumo wa CRM (kwa mwingiliano na idara ya uuzaji),
- TimeDoctor (kwa ufuatiliaji wa muda),
- Mfumo wa ERP (wa kujumlisha data zote katika kiolesura kimoja).
Tumeanzisha jopo la udhibiti wa rasilimali za haraka huko Asana. Unaelekeza kwenye sahani iliyo juu ya kazi na uone ni nani aliyefanya kazi hiyo na kwa muda gani, na walipata bonasi gani.
Kazi ya idara ya uzalishaji inakadiriwa kwa saa, kwa hivyo ilikuwa muhimu kwetu kufuatilia kwa uangalifu ni muda gani kila mfanyakazi alitumia kutatua shida za mteja.
Je, ni faida gani za kutumia bodi?
Matokeo yake, katika mfumo wa ERP tunaona Ripoti ya mradi. Hali ya muamala, washiriki wa mradi, bajeti ya mradi, idadi ya saa zilizofanya kazi na tarehe za mwisho.
Tunaweza kutabiri gharama ya miradi kama hiyo ya maendeleo, hesabu za KPI huwa wazi kabisa na hakuna nafasi ya udanganyifu kwamba maendeleo huchukua saa chache tu. Ikihitajika, kila mara tuna kiolesura ambacho tunaweza kuonyesha kwa mteja kwa ajili ya kuripoti.
Asana Briefcases
Utendaji huu umetekelezwa huko Asana kwa muda mrefu. Lakini hatukuthamini mara moja. Mara ya kwanza, tulikusanya miradi yote ya wasimamizi wetu kwenye portfolios. Ilibadilika kuwa wakati wake katika kampuni hiyo, Denis Kiselev alifanya kazi na wateja 61.
Ni vizuri kujua, lakini haitoshi kuhalalisha wakati uliotumika kuikusanya. Na tulifunga kwenye briefcase. Kila kitu kilibadilika tulipolinganisha mradi katika Asana na muamala mmoja katika mfumo wa CRM.
Hapo awali, msimamizi alijisajili kwa miradi yote na kupokea arifa za mabadiliko yote kwenye Kikasha (mipasho ya arifa). Kila sasisho la hali na maoni mapya yalionyeshwa kwenye mpasho, kuanzia na jipya zaidi. Siku ya Jumatatu, meneja aliketi na kukamilisha kazi kutoka kwa kisanduku pokezi kwa mfuatano. Hakukuwa na mazungumzo juu ya vipaumbele, na wakati mwingine kazi muhimu hazikufikiwa.
Sasa kuna kwingineko ya mfanyakazi na kwingineko ya idara ya mradi. Katika kwanza, meneja anasimamia miradi yake, ya pili inampa meneja utendaji wa udhibiti kuhusu mzigo wa sasa wa wafanyikazi wote.
Kwingineko ya idara ya kubuni
Katika picha ya skrini unaweza kuona miradi iliyopangwa na mfanyakazi.
Mara moja kwa wiki, meneja wa mradi husasisha hali ya kila mradi. Huandika kile kilichofanyika wiki iliyopita na kilichopangwa kwa wiki ijayo. Inaweka moja ya vitambulisho vitatu: chini ya udhibiti, katika hatari, kuna matatizo.
Meneja anaweza kutathmini haraka:
- kiasi cha sasa cha wateja katika idara ya kubuni,
- idadi ya miradi katika kazi kwa kila meneja,
- idadi ya kazi zilizochelewa kwenye miradi,
- uwepo wa shida na hitaji la kushiriki katika miradi,
- makataa ya mradi, muda uliotumika, hatua ya faneli na kipaumbele cha mradi.
Portfolios pia hutusaidia kuripoti. Baada ya kusasisha hali ya mradi, ripoti juu ya kazi iliyokamilishwa na iliyopangwa inatumwa kiatomati kwa gumzo la mteja.
Kwingineko ya mfanyakazi
Hata mkuu wa idara ya kubuni ana kwingineko yake mwenyewe. Ikiwa, pah-pah-pah, ataondoa mamlaka yake, mtu mpya ataona miradi yote chini ya udhibiti wake, ambayo lazima aendelee kufuatilia.
Wafanyikazi wa laini pia walithamini urahisi wa kupanga mzigo katika kwingineko. Kwenye kichupo cha "Mzigo", Asana anachambua idadi ya majukumu kwa kuzingatia tarehe za mwisho na anaonya ikiwa mfanyakazi amepanga idadi kubwa ya kazi. Unaweza kubadilisha tarehe za mwisho na kurekebisha maelezo bila kuondoka kwenye kichupo hiki.
Utatuzi wa hitilafu na ukuzaji maalum
Tuna timu tofauti inayowajibika kwa maendeleo. Kama sehemu ya mchakato wa biashara, inapokea kazi za aina mbili:
- mdudu,
- maendeleo mapya.
Hitilafu hukaguliwa, kutathminiwa kwa umuhimu na kuhamishiwa kazini na huduma ya usaidizi wa kiufundi.
Kazi za uendelezaji hutoka kwa kumbukumbu ya bidhaa ya ndani ya kampuni au kutoka kwa msimamizi wa mradi ikiwa kuna ombi linalolingana kutoka kwa mteja.
Mchakato wa maendeleo, kwa ujumla, unaonekana kama hii.
Majukumu yanaangukia kwenye bodi ya maendeleo huko Asana. Huyu hapa.
Mkurugenzi wa kazi huchagua aina ya "Mdudu" au "Kipengele", huweka kiwango cha uhakiki, inaonyesha mteja, na idara za ndani za kampuni ambazo kazi huathiri. Wakati kazi inakidhi mahitaji yote ya kanuni za ndani, mkurugenzi anabofya kwenye icon ya umeme kwenye bar ya juu juu ya kazi na kuzindua mchakato wa biashara wa moja kwa moja "Tathmini katika maendeleo".
Mkuu wa idara ya maendeleo hupokea arifa kuhusu kazi mpya ya kutathminiwa, na kazi yenyewe inahamishiwa kwa bodi tofauti ya jina moja kwa muda wa tathmini.
Baada ya tathmini, meneja huhamisha kazi hiyo kwa sprint inayolingana na mwezi wa kukamilika uliopangwa. Kazi huwa kwenye bodi kadhaa kwa wakati mmoja:
- kwenye bodi ya kibinafsi ya meneja wa mradi,
- kwenye bodi ya usaidizi wa kiufundi,
- kwenye bodi ya maendeleo.
Washiriki wote na wafanyakazi wanaofuatilia kazi wanaona maendeleo ya kazi, kupokea arifa, na kufanya majadiliano moja kwa moja katika maoni ya kazi. Kazi inapokamilika, meneja wa mradi au mtaalamu anayewajibika wa usaidizi wa kiufundi "huichukua" upande wao ili kuendelea kufanya kazi kwenye mradi.
Ni nini kilifanyika tuliporudisha idara za maendeleo na uzalishaji katika mazingira moja na timu?
Kwanza, miradi ya mteja imekuwa ya muda mrefu zaidi. Kwa sababu ya kurudishwa tena mara kwa mara, wastani wa bili uliongezeka.
Pili, ubora wa miradi umeboreshwa sana, kwani idara ya maendeleo inaweza kuuliza maswali kwa masoko, mauzo, uhasibu, nk wakati wowote. Tuliweza kuunganisha kwa wakati ustadi muhimu wa timu na kutoa suluhisho za kiwango tofauti kabisa.
Tatu, wafanyakazi, wasimamizi, na wateja walipokea uwazi kamili katika kazi zilizopangwa na zilizokamilishwa. Tulijifunza jinsi ya KUSIMAMIA miradi na tukagundua kuwa huu ni mchakato wa kiufundi kabisa ambao sababu ya mwanadamu inaweza kuondolewa kabisa.
Nne, timu imekuwa na umoja zaidi. Hapo awali, wafanyikazi hawakujua ni nini idara za maendeleo na uzalishaji wa kizushi zilikuwa zikifanya.
Sasa, kuona mchakato wa maendeleo na usanidi wa kiufundi wa mifumo:
- idara ya mauzo hupata ndani yake mawazo na msukumo wa jinsi ya kuuza,
- wauzaji mara kwa mara huchukua maudhui muhimu kwa machapisho, makala, nafasi na maandishi ya utangazaji,
- wasimamizi kuchambua mahitaji ya wateja na tabia, kurekebisha mkakati.
Matokeo yalikuwa mageuzi ya kushinda na kushinda ambapo sisi, wateja wetu, na washirika wetu walinufaika. Ningefurahi ikiwa unashiriki maoni yako katika maoni: kulikuwa na kitu chochote muhimu katika makala yangu na ni mbinu gani za usimamizi wa mradi unazotumia katika maendeleo!
Chanzo: mapenzi.com