Jinsi ya kukamilisha kazi 70 kwa siku: maisha ya wafuatiliaji wa kazi ni maisha mazuri

Nilijaribu kusimamia kazi kwa utaratibu labda mara 20-25. Na kila jaribio lilishindwa, kama ninavyoelewa sasa, kwa sababu mbili.

Kwanza, ili kutoa wakati wa kukamilisha kazi, unahitaji kuelewa kwa nini hii inafanywa.
Unaanza kusimamia kazi, kutumia muda juu yao, kufanya kazi chache, yote huanza kujilimbikiza - kwa nini?

Kazi yoyote ni ngumu kufanya wakati hauelewi kwa nini. "Kuagiza maisha yako" sio lengo la kutosha zaidi, kwani "maisha ya utaratibu" ni jambo lisilo wazi. Lakini "punguza kiwango cha wasiwasi kwa kupunguza kiwango cha kutokuwa na uhakika" ni lengo maalum zaidi na bora zaidi, ambalo linaweza kutumiwa kwa urahisi saa moja kwa siku.

Pili, mbinu zote ambazo nimesoma zinaelezea mara moja hali ya mwisho ya mchakato. "Unahitaji kuchukua ToDoIst, kuivunja katika miradi, kuunganisha na kalenda, kagua kazi za wiki, zipe kipaumbele ..." Hii ni vigumu kuanza kufanya mara moja. Kama katika ukuzaji wa programu, ninaamini kuwa unahitaji kutumia njia ya jpeg inayoendelea - mara kwa mara.

Kwa hiyo, nitapitia "iterations" zangu, na labda kwa fomu sawa itakuwa na manufaa kwako. Baada ya yote, ni sababu gani nzuri ya kutumia likizo ya Mei kurudi kazini kwa kutumia dhana mpya (kiasi)?

Unaweza kusoma jinsi nilivyofikia hii hapa.

Trello, orodha kadhaa

Tunaunda orodha 4 pekee, tumia kompyuta za mezani na programu za rununu.

Orodha:

• Mambo ya kufanya - andika kazi zote zinazokuja akilini hapa. Na ziandike mara tu zinapoingia akilini. "Kutupa takataka" ni kazi. "Osha vyombo" ni kazi. "Panga mkutano wa kupanga" ni kazi. Naam, na kadhalika. Hata mambo ya wazi au muhimu yanaweza kusahaulika ikiwa jambo lisilotarajiwa linatokea au ulikuwa na siku ngumu tu.
• Mambo ya kufanya kwa leo - kila jioni mimi huhamisha vitu kutoka kwa ubao wa “Cha-Fanya” hadi kwenye ubao wa “Cha Kufanya kwa Leo”. Ikiwa baadhi ya kazi zako zitasalia hapo jioni, hiyo ni kawaida; zaidi juu ya hiyo hapa chini. Baada ya muda, unaanza kuelewa ni kazi ngapi zinaweza kuwa kwenye orodha ili wengi wao waweze kukamilika kwa siku iliyopangwa.
• Imetengenezwa leo. Bodi hii ndiyo njia kuu ya kupunguza wasiwasi wa "Sikufanya chochote leo" na njia nzuri ya kutafakari zaidi kuhusu kujipanga. Ninaandika hapa kazi zote nilizofanya leo, hata zile ambazo haziko kwenye orodha iliyopangwa. "Nilimpigia simu Vasya kuhusu hati hizo," aliandika. “Waliniomba nitie sahihi karatasi,” niliandika. "Tulijadili makubaliano na Anton," aliandika. Kwa njia hii, mwisho wa siku, utaelewa ni nini hasa ulitumia wakati wako na ni nini ungeweza kuacha kutoka kwa kazi hizo kwa ajili ya kukamilisha mpango.
• Imekamilika-orodha ya kazi zote zilizokamilishwa. Mwanzoni au mwisho wa siku, ninazihamisha kutoka kwa "Nimemaliza Leo" hadi "Nimemaliza." Kimsingi, ni pipa la taka ambapo unaweza kupata tu kazi zilizokamilishwa, na kwa hivyo zinahitaji kusafisha mara kwa mara.

Trello, "kalenda ndogo"

Kwa wakati fulani, inakuwa wazi kuwa kazi zingine zimefungwa kwa wakati, na hutaki kusahau juu yao wakati wa wiki, ili usipange kitu kingine kwa wakati huu. Siku zote nimekuwa na wakati mgumu na kalenda, kwa hivyo niliongeza ubao kadhaa wenye majina “Cha kufanya kwa Jumatatu”, “Mambo ya kufanya kwa Jumanne”, n.k., ambamo nilianza kuorodhesha kulingana na wakati- dos.

Hivyo, watu wanaponiuliza, “Je, tunaweza kuzungumza Alhamisi saa 16:00 usiku?” - Ninaenda tu kwa bodi inayofaa na kuona kile ambacho tumeandika hapo kwa wakati huu. Na hatupaswi kusahau kuhamisha kazi kati ya orodha kwa wakati wakati wa wiki: kwa mfano, "cha-dos kwa Alhamisi" Alhamisi inakuja - kwa "cha-dos kwa leo".

Kwa nini isiwe kalenda? Kwangu, ni ngumu sana kutumia huduma mbili kwa wakati mmoja. Ikiwa ninatumia kalenda kwa hili, nitahitaji kuingia ndani yake, kuijaza, kuiangalia mara kwa mara ili kuangalia ikiwa nimesahau kitu ...

Kwa wakati huu nimefikia kikomo cha Trello. Shida kuu ilikuwa kwamba zaidi ya kazi 50 zilirekodiwa kwa siku, na kulikuwa na kundi kubwa la majukumu lililounganishwa na orodha ya jumla na orodha zilizounganishwa na siku. Je, ninaelewaje kwamba tayari nimeandika kazi ninayohitaji kufanya? Nakala zilianza kuonekana. Jinsi ya kuweka kipaumbele kwa kazi zote kwa moja ya miradi wakati huo huo? Jinsi ya kuwapa watu wengine fursa ya kuona mipango yako ya kalenda?

Nilihitaji mfumo ambao, wakati wa kudumisha urahisi wa jamaa:

1. Ningeweza kupanga kazi kulingana na miradi.
2. Kuwa na kiungo cha kalenda (fanya kesho), na uhamishe kiotomatiki hii kwa kazi za leo, siku itakapofika.
3. Inaweza kuunganishwa na kalenda ya Google.

Hapa ndipo niliporudi kwa ToDoist, na katika hatua hii iligeuka kuwa suluhisho linalofaa zaidi.

Mazungumzo ya sasa katika ToDoist

Inbox

Ninaandika kazi zozote zinazoingia kwenye Kikasha, ambazo ninajaribu kuzitatua mara moja. Kuchanganua kunamaanisha:

• Kuamua tarehe ambayo kazi itakamilika (kwa kazi fupi, mara nyingi mimi huweka Leo, na jioni ninaelewa ni lini, kwa kweli, inaweza kufanywa).
• Kuamua mradi ambao kazi inaweza kuhusishwa (kwa takwimu na uwezo wa kubadili kwa namna fulani kipaumbele cha kazi zote katika mradi huo).

Kazi zinazokuja akilini na ambazo hazihitaji kufanywa katika siku za usoni huenda kwenye miradi Binafsi Isiyogawanywa ("chukua vikombe ndani ya gari") na Kazi Isiyopangwa (“fikiria ni lini tunaweza kupanga kikao cha kimkakati cha PR”). ToDoist hukuruhusu kugawa kazi zinazorudiwa, kwa hivyo kila wikendi nina kazi inayoitwa "Binafsi Isiyo na Aina" na kila Jumatatu "Kazi Isiyo na Aina."

Ujumuishaji wa kalenda
ToDoist inaunganishwa kikamilifu na Kalenda ya Google, katika pande zote mbili. Ninashiriki kalenda yangu na wenzangu ili waweze kuona wakati kwa hakika hawawezi kunifikia.

Wakati huo huo, kazi kutoka kwa kalenda huhamishiwa kwa mwelekeo tofauti: Ninaweza kusema "Seryoga, angalia wakati wangu wa Ijumaa na uandike mkutano huko," ambao utaonekana kwenye kalenda na ToDoist. Kwa hivyo, kwa kweli, nilianza kutumia kalenda kwa mara ya kwanza bila kuunda matukio ndani yake.

Inachakata kazi zinazoingia zisizo za kiutendaji

Mimi kwa nguvu sikimbilia kufanya kazi mara moja, isipokuwa kwa kazi hizo ambapo moto ni dhahiri. "Tunahitaji haraka kuwasiliana na usimamizi wa kampuni ya ABC, kwa kuwa seva iko chini na hakuna majibu kutoka kwa wafanyikazi wake" ni wazi kuwa ni kazi kubwa ambayo haiwezi kuahirishwa, lakini "Zhenya, naweza kukupigia simu sasa kuzungumza juu ya mradi mpya" inabadilika kuwa " Ratiba wakati unaweza kuzungumza na X kuhusu Y," ambayo tayari itageuka kuwa kazi "Mwambie X kwamba tunaweza kuzungumza wakati huo" na kazi "Ongea na X kuhusu Y," ambayo tayari imepangwa kwa wakati. Takriban kazi yoyote inayoingia inageuka kwanza kuwa "Ratiba ...".

Kuweka kipaumbele kwa kazi
Kazi zote zilizojumuishwa katika siku haziwezi kukamilika. Kujiangalia, niligundua yafuatayo (kila nambari itakuwa tofauti, lakini jambo kuu ni kufikia hitimisho).

1. Kwa kila siku ninaandika kuhusu kazi 50-70.
2. Ninaweza kufanya hadi kazi 30 kwa raha (bila kuhisi uchovu kabisa mwishoni mwa siku).
3. Baada ya kukamilisha hadi kazi 50, nitachoka, lakini sio kwa umakini.
4. Ninaweza kukamilisha kazi 70, lakini baada ya hapo nitakuwa na ugumu wa kutoka kwa "mtiririko wa kazi ngumu", kuwa na ugumu wa kulala na, kwa ujumla, itakuwa ya kijamii kidogo.

Kulingana na hili, ninaamua nini cha kufanya leo. ToDoist ina kipaumbele cha kila kazi, kwa hivyo asubuhi mimi huchagua kazi muhimu za kukamilisha, na kukamilisha zingine kulingana na uwezo na matamanio yangu. Kila siku mimi huhamisha kuhusu kazi 40-20 hadi ijayo: kinachovutia ni kwamba kazi za siku inayofuata tena kuwa 60-70.

Kudumisha takwimu

Kwa kweli nataka kuelewa kwa ujumla ni muda gani uliotumika leo kwenye maswala yanayohusiana na kazi, na juu ya yapi. Kwa hili mimi hutumia maombi Uokoaji wa Uokoaji, ambayo iko kwenye simu na kompyuta ya mkononi, na Kumbukumbu ya Maeneo Yangu kwenye Ramani za Google (ndiyo, mimi si mbishi).

Tunaishi nje ya jiji, kwa hiyo wakati unaotumiwa kwenye barabara unaweza kutumika kwa busara. Sasa, nisipochoka, mimi husikiliza vitabu vya sauti popote pale ili kwa njia fulani nitumie dakika hizi 40.

Sijajumlisha data bado, nikiunda aina ya Ziwa la data ya kibinafsi; Wakati ukifika, nitaifikia.

Hakutakuwa na hitimisho

1. Maisha ya mtu wa kisasa ni mkondo mkubwa wa kazi zinazoingia. Haitawezekana kuipunguza; lazima tujifunze kusimamia mtiririko huu.
2. Wasiwasi mwingi unatokana na kutojulikana kwa wakati ujao. Ikiwa tutaelewa kile kinachotungoja katika siku zijazo, kutakuwa na wasiwasi mdogo sana.
3. Kwa sababu hii, unaweza kutumia wakati kupanga siku yako. Ninajua nini kitatokea leo, nini kitatokea kesho, na sisahau kuhusu kazi hizo ambazo nilikuwa nikisahau.
4. Kufanya ufuatiliaji wa kazi sio mwisho yenyewe, lakini, ikiwa unapenda, njia ya kujitegemea elimu. Mambo ambayo hapo awali ulikuwa mvivu sana kufanya au mambo ambayo hukuwahi kuyafanya yanakuwa rahisi zaidi kufanya. Watu wengi (pamoja na mimi) kwa ujumla huhisi bora wakati kazi zimewekwa kutoka kwa ulimwengu wa nje. Ufuatiliaji wa kazi ni njia ya kujiwekea kazi na kujifunza kuishi kulingana na matamanio yako.
5. Kazi sio mwisho yenyewe. Kusudi ni kupanga ratiba yako ya kazi ili uwe na wakati wa bure unaotabirika wakati unaweza kujijali mwenyewe, familia yako na mambo yanayokuvutia.

Chanzo: mapenzi.com