Salaam wote. Baada ya Miezi sita imepita, wakati huo nilifanikiwa kuzungumza kwenye mikutano miwili zaidi na kutoa mihadhara juu ya mada ya usimamizi wa maarifa katika kampuni mbili kubwa za IT. Kuwasiliana na wenzake, niligundua kuwa katika IT bado inawezekana kuzungumza juu ya usimamizi wa ujuzi katika ngazi ya "mwanzo", au tuseme, tu kutambua kwamba usimamizi wa ujuzi unahitajika na idara yoyote ya kampuni yoyote. Leo kutakuwa na kiwango cha chini cha uzoefu wangu mwenyewe - ningependa kuzingatia viwango vya kimataifa vilivyopo katika uwanja wa usimamizi wa maarifa.
Wacha tuanze na chapa maarufu zaidi katika uwanja wa sanifu - ISO. Hebu fikiria, kuna kiwango tofauti kabisa kinachotolewa kwa mifumo ya usimamizi wa maarifa (ISO 30401:2018). Lakini leo nisingezingatia. Kabla ya kuelewa "jinsi" mfumo wa usimamizi wa maarifa unapaswa kuonekana na kufanya kazi, unahitaji kukubaliana kuwa, kimsingi, inahitajika.
Hebu tuchukue kwa mfano ISO 9001: 2015 (Mifumo ya usimamizi wa ubora). Kama jina linavyopendekeza, hiki ni kiwango kinachotolewa kwa mifumo ya usimamizi wa ubora. Ili kuthibitishwa kwa kiwango hiki, shirika lazima lihakikishe kuwa michakato na bidhaa na/au huduma zake za biashara ni wazi na zisizo na mshono. Kwa maneno mengine, cheti kinamaanisha kuwa kila kitu katika kampuni yako hufanya kazi kwa uwazi na vizuri, unaelewa ni hatari gani shirika la sasa la michakato linaleta, unajua jinsi ya kudhibiti hatari hizi, na unajitahidi kuzipunguza.
Usimamizi wa maarifa una uhusiano gani nayo? Hivi ndivyo inavyohusiana nayo:
7.1.6 Maarifa ya shirika
Shirika litaamua maarifa yanayohitajika kuendesha michakato yake na kufikia ulinganifu wa bidhaa na huduma.
Ujuzi lazima udumishwe na upatikane kwa kiwango kinachohitajika.
Wakati wa kuzingatia mabadiliko ya mahitaji na mwelekeo, shirika lazima lizingatie ujuzi wake uliopo na kuamua jinsi ya kupata au kutoa ufikiaji wa maarifa ya ziada na kuyasasisha.
KUMBUKA 1: Maarifa ya shirika ni maarifa maalum kwa shirika; zaidi inayotokana na uzoefu.
Maarifa ni habari ambayo hutumiwa na kubadilishana ili kufikia malengo ya shirika.
KUMBUKA 2 Msingi wa maarifa wa shirika unaweza kuwa:
a) vyanzo vya ndani (k.m. haki miliki; maarifa yaliyopatikana kutokana na uzoefu; mafunzo yaliyopatikana kutokana na miradi iliyofeli au iliyofaulu; ukusanyaji na ubadilishanaji wa ujuzi na uzoefu usio na kumbukumbu; matokeo ya mchakato, uboreshaji wa bidhaa na huduma);
b) vyanzo vya nje (kwa mfano viwango, taaluma, makongamano, maarifa yaliyopatikana kutoka kwa wateja na wauzaji bidhaa kutoka nje).
Na chini, katika viambatisho:
Mahitaji ya maarifa ya shirika yameanzishwa kwa:
a) kulinda shirika kutokana na kupoteza maarifa, kwa mfano kutokana na:
- mauzo ya wafanyikazi;
- kutokuwa na uwezo wa kupata na kubadilishana habari;
b) kuhimiza shirika kupata maarifa, kwa mfano kupitia:
- kujifunza kwa kufanya;
- ushauri;
- uwekaji alama.
Kwa hivyo, kiwango cha ISO katika uwanja wa usimamizi wa ubora kinasema kwamba ili kuhakikisha ubora wa shughuli zake, biashara lazima ishiriki katika usimamizi wa maarifa. Hiyo ni kweli, hakuna mbadala - "lazima". Vinginevyo nonconformity, na kwaheri. Ukweli huu pekee unaonekana kudokeza kwamba hii sio kipengele cha hiari katika shirika, kwani usimamizi wa maarifa katika IT mara nyingi hushughulikiwa, lakini ni sehemu ya lazima ya michakato ya biashara.
Zaidi ya hayo, kiwango kinaelezea ni hatari gani usimamizi wa maarifa umeundwa kuondoa. Kwa kweli, wao ni wazi kabisa.
Wacha tufikirie... hapana, sio hivyo - tafadhali kumbuka hali fulani kutoka kwa taaluma yako wakati ulihitaji habari fulani kazini, na mtoaji wake pekee alikuwa wakati huo kwenye likizo/safari ya biashara, aliacha kampuni kabisa, au alikuwa mgonjwa tu. . Unakumbuka? Nadhani karibu sisi sote tumelazimika kushughulika na hii. Ulijisikiaje wakati huo?
Iwapo baada ya muda menejimenti ya idara itachunguza kushindwa kutimiza makataa ya mradi, bila shaka watapata wa kumlaumu na kutulia. Lakini kwako kibinafsi, wakati ulihitaji maarifa, ufahamu kwamba "RM ndiye wa kulaumiwa, ambaye alikwenda Bali na hakuacha maagizo yoyote ikiwa ni maswali." Bila shaka yeye ndiye wa kulaumiwa. Lakini hii haitasaidia kutatua shida yako.
Ikiwa ujuzi umeandikwa katika mfumo unaopatikana kwa watu ambao wanaweza kuhitaji, basi hadithi iliyoelezwa ya "mapumziko" inakuwa karibu haiwezekani. Kwa hivyo, mwendelezo wa michakato ya biashara unahakikishwa, ambayo inamaanisha kuwa likizo, kuondoka kwa wafanyikazi na sababu mbaya ya basi sio tishio kwa biashara - ubora wa bidhaa/huduma utabaki katika kiwango chake cha kawaida.
Ikiwa kampuni ina jukwaa la kubadilishana na kuhifadhi habari na uzoefu, na pia imeunda tamaduni (tabia) ya kutumia jukwaa hili, basi wafanyikazi hawapaswi kungoja siku kadhaa kwa jibu kutoka kwa mwenzako (au hata kutafuta kwa siku kadhaa. kwa mwenzako huyu) na ushikilie kazi zako.
Kwa nini ninazungumza juu ya tabia? Kwa sababu haitoshi kutengeneza msingi wa maarifa kwa watu kuanza kuutumia. Sote tumezoea kutafuta majibu ya maswali yetu kwenye Google, na mara nyingi tunahusisha intraneti na maombi ya likizo na mbao za matangazo. Hatuna mazoea ya "kutafuta taarifa kuhusu mifumo ya Agile" (kwa mfano) kwenye intraneti. Kwa hivyo, hata ikiwa tunayo msingi mzuri wa maarifa katika sekunde moja, hakuna mtu ataanza kuitumia sekunde inayofuata (au hata mwezi ujao) - hakuna tabia. Kubadilisha tabia yako ni chungu na inachukua muda. Sio kila mtu yuko tayari kwa hili. Hasa ikiwa "walifanya kazi kwa njia ile ile" kwa miaka 15. Lakini bila hii, mpango wa maarifa wa kampuni utashindwa. Hii ndiyo sababu wataalam wa KM wanaunganisha kwa njia isiyoweza kutenganishwa usimamizi wa maarifa na usimamizi wa mabadiliko.
Inafaa pia kuzingatia ukweli kwamba "Wakati wa kuzingatia mabadiliko ya mahitaji na mwelekeo, shirika lazima lizingatie maarifa yake yaliyopo ...", i.e. kuendeleza utamaduni wa kurejelea uzoefu wa awali wakati wa kufanya maamuzi katika ulimwengu unaobadilika. Na taarifa tena "lazima".
Kwa njia, aya hii ndogo ya kiwango inasema mengi kuhusu uzoefu. Kawaida, linapokuja suala la usimamizi wa maarifa, ubaguzi huanza kupendekeza picha ya msingi wa maarifa na mamia ya hati zilizowekwa kwa njia ya faili (kanuni, mahitaji). Lakini ISO inazungumza kuhusu uzoefu. Ujuzi uliopatikana kutokana na uzoefu wa zamani wa kampuni na kila mmoja wa wafanyakazi wake ni nini kinakuwezesha kuepuka hatari ya kurudia makosa, mara moja kufanya maamuzi ya faida zaidi na hata kuunda bidhaa mpya. Katika kampuni zilizokomaa zaidi katika uwanja wa usimamizi wa maarifa (pamoja na Kirusi, kwa njia), usimamizi wa maarifa huzingatiwa kama njia ya kuongeza mtaji wa kampuni, kuunda bidhaa mpya, kukuza maoni mapya na kuboresha michakato. Huu sio msingi wa maarifa, ni utaratibu wa uvumbuzi. Inatusaidia kuelewa hili kwa undani zaidi Mwongozo wa PMBOK wa PMI.
PMB sawa ni mwongozo kwa mwili wa maarifa juu ya usimamizi wa mradi, kitabu cha PM. Toleo la sita (2016) la mwongozo huu lilianzisha sehemu ya usimamizi wa ujumuishaji wa mradi, ambayo nayo inajumuisha kifungu kidogo cha usimamizi wa maarifa ya mradi. Aya hii iliundwa "kulingana na maoni kutoka kwa watumiaji wa mwongozo", i.e. ikawa bidhaa ya uzoefu katika kutumia matoleo ya awali ya mwongozo katika hali halisi. Na ukweli ulidai usimamizi wa maarifa!
Pato kuu la kipengee kipya ni "Msajili wa Masomo Aliyojifunza" (katika kiwango cha ISO kilichoelezwa hapo juu, kwa njia, pia kinatajwa). Aidha, kwa mujibu wa usimamizi, utungaji wa rejista hii unapaswa kufanywa wakati wote wa utekelezaji wa mradi, na sio kukamilika kwake, wakati wa kuchambua matokeo. Kwa maoni yangu, hii ni sawa na retrospectives katika agile, lakini nitaandika post tofauti kuhusu hili. Maandishi ya neno katika PMBOK yanasomeka hivi:
Usimamizi wa maarifa ya mradi ni mchakato wa kutumia maarifa yaliyopo na kuunda maarifa mapya ili kufikia malengo ya mradi na kukuza ujifunzaji katika shirika
Eneo la maarifa ya usimamizi wa ujumuishaji wa mradi linahitaji ujumuishaji wa matokeo yaliyopatikana kutoka kwa maeneo mengine yote ya maarifa.
Mitindo inayoibuka katika michakato ya ujumuishaji inajumuisha, lakini haizuiliwi kwa:
...
β’ Usimamizi wa maarifa ya mradi
Hali inayoendelea kuhama na kubadilika ya wafanyikazi pia inahitaji mchakato mkali zaidi wa kufafanua maarifa katika kipindi chote cha maisha ya mradi na kuyahamisha kwa hadhira lengwa ili maarifa yasipotee.
***
Faida kuu za mchakato huu ni kwamba ujuzi wa shirika uliopatikana hapo awali hutumiwa kupata au kuboresha matokeo ya mradi, na ujuzi unaopatikana kutoka kwa mradi wa sasa bado unapatikana ili kusaidia shughuli za shirika na miradi ya baadaye au awamu zake. Utaratibu huu unaendelea katika mradi wote.
Sitanakili-kubandika sehemu nzima kubwa ya mwongozo hapa. Unaweza kujijulisha nayo na kupata hitimisho sahihi. Nukuu zilizotolewa hapo juu, kwa maoni yangu, zinatosha kabisa. Inaonekana kwangu kuwa uwepo wa maelezo kama haya katika kazi ya Waziri Mkuu kusimamia ujuzi wa mradi tayari unaonyesha umuhimu wa kipengele hiki wakati wa kufanya kazi kwenye miradi. Kwa njia, mara nyingi mimi husikia nadharia: "Nani anahitaji maarifa yetu katika idara zingine?" Ninamaanisha, ni nani anayehitaji masomo haya kujifunza?
Kwa kweli, mara nyingi inaonekana kwamba kitengo kinajiona kama "kitengo katika utupu." Hapa tuko pamoja na maktaba yetu, lakini kuna kampuni nyingine, na ujuzi kuhusu maktaba yetu hauna manufaa kwake. Kuhusu maktaba - labda. Vipi kuhusu taratibu zinazoambatana?
Mfano mdogo: wakati wa kazi kwenye mradi kulikuwa na mwingiliano na mkandarasi. Kwa mfano, na mbuni. Mkandarasi aligeuka kuwa hivyo, alikosa tarehe za mwisho, na alikataa kukamilisha kazi bila malipo ya ziada. RM ilirekodi katika rejista ya masomo ambayo haikufaa kufanya kazi na mkandarasi huyu asiyeaminika. Wakati huo huo, mahali fulani katika uuzaji pia walikuwa wakitafuta mbuni na wakakutana na mkandarasi sawa. Na kwa wakati huu kuna chaguzi mbili:
a) ikiwa kampuni ina utamaduni uliojengeka wa kutumia tena uzoefu, mfanyakazi mwenza kutoka sokoni ataangalia katika rejista ya mafunzo aliyojifunza ili kuona kama kuna mtu tayari amewasiliana na mkandarasi huyu, ataona maoni hasi kutoka kwa PM wetu na hatapoteza muda na pesa kuwasiliana na mkandarasi huyu asiyeaminika.
b) ikiwa kampuni haina tamaduni kama hiyo, muuzaji atageukia kontrakta yule yule asiyeaminika, kupoteza pesa za kampuni, wakati na kunaweza kuvuruga kampeni muhimu na ya haraka ya utangazaji, kwa mfano.
Ni chaguo gani linaonekana kufanikiwa zaidi? Na kumbuka kuwa haikuwa habari juu ya bidhaa inayotengenezwa ambayo ilikuwa muhimu, lakini juu ya michakato inayoambatana na maendeleo. Na ikawa muhimu sio kwa RM nyingine, lakini kwa mfanyakazi wa mwelekeo tofauti kabisa. Kwa hivyo hitimisho: maendeleo hayawezi kuzingatiwa tofauti na mauzo, usaidizi wa kiufundi kutoka kwa uchanganuzi wa biashara, na IT kutoka kwa usimamizi wa usimamizi. Kila mtu katika kampuni ana uzoefu wa kazi ambao utakuwa na manufaa kwa mtu mwingine katika kampuni. Na hawa si lazima wawe wawakilishi wa maeneo yanayohusiana.
Hata hivyo, upande wa kiufundi wa mradi pia unaweza kuwa na manufaa. Jaribu kukagua miradi katika kampuni yako katika miaka michache iliyopita. Utashangaa ni baiskeli ngapi zimevumbuliwa kutatua matatizo kama hayo. Kwa nini? Kwa sababu michakato ya kubadilishana maarifa haijaanzishwa.
Kwa hivyo, usimamizi wa maarifa, kulingana na mwongozo wa PMI, ni moja ya kazi za PM. Kama tunavyoona, mashirika mawili mashuhuri ambayo hufanya uidhinishaji unaolipwa kulingana na viwango vyao ni pamoja na usimamizi wa maarifa katika orodha zao za zana za lazima kwa udhibiti wa ubora na kazi ya mradi. Kwa nini wasimamizi katika kampuni za IT bado wanaamini kuwa usimamizi wa maarifa ni hati? Kwa nini baridi na chumba cha kuvuta sigara hubakia vituo vya kubadilishana ujuzi? Yote ni suala la kuelewa na mazoea. Ninatumai kuwa wasimamizi wa TEHAMA watafahamu hatua kwa hatua uwanja wa usimamizi wa maarifa, na mapokeo ya mdomo hayatatumika tena kama zana ya kuhifadhi maarifa katika kampuni. Jifunze viwango vyako vya kazi - kuna mambo mengi ya kuvutia ndani yao!
Chanzo: mapenzi.com