Ҳамкорӣ як нуқтаи дард барои асбобҳои анъанавии офис аст. Вақте ки даҳ нафар дар як файл кор мекунанд, на барои таҳрир, балки барои ҷустуҷӯи тағйирот ва муаллифони онҳо вақт ва қувваи бештар сарф мешавад. Ин бо бисёр барномаҳое, ки на ҳамеша мувофиқанд, мушкил аст. Яке аз роҳҳои ҳалли ин мушкилот гузаштан ба офисҳои абрӣ мебошад. Бисёре аз онҳо нестанд ва мо ба шумо мегӯям, ки чӣ гуна мо консерватизми кормандони Forex Club-ро паси сар кардем ва тавонистем як ширкати тақсимшударо бо сад офис ба G Suite дар тӯли чанд моҳ интиқол диҳем.
Чаро шумо қарор додед, ки гузаришро анҷом диҳед?
Клуби Forex одатан дар заминаи савдои онлайн аз рӯи қурби асъор ба ёд оварда мешавад. Аммо ин ширкат дар кишварҳои мухталифи ҷаҳон бо чанд навъи абзори арзӣ кор мекунад. Аз ин рӯ, он дорои инфрасохтори хеле мураккаби IT бо платформаи худ барои муштариён мебошад.
Вақте ки мо вохӯрдем, дафтари пуштибонии ширкат якчанд платформаҳо ва барномаҳои гуногунро истифода мебурд. Воситаи асосии корӣ барои аксари кормандон маҷмӯи офиси Microsoft ва почта дар Zimbra буд. Пеш аз ҳама ин як сохтори нигаҳдории иловагӣ, нусхаҳои эҳтиётӣ, антивирус, пайвасткунакҳо ва интегратсияҳои сершумор, инчунин идоракунии иҷозатномаи Microsoft ва Zimbra бо аудитҳои даврӣ буд.
Нигоҳ доштани ин система барои шӯъбаи IT-и Forex Club гарон буд. Инфрасохтори мураккаб иҷораи шумораи зиёди серверҳо, нақшаҳои DRP дар ҳолати қатъи ин серверҳо ё нокомии пайвасти интернет ва нусхабардориро талаб мекард. Барои таъмини кори бе мушкилот, бо мурури замон як шӯъбаи махсуси маъмурон ташкил карда шуд, ки то ҳол вазифаи аудити литсензиявӣ ба зиммаи онҳо гузошта шуд.
Аз сабаби фаровонии барномаҳои гуногун, мушкилот дар байни кормандони оддии Forex Club ба миён омаданд. Бе пайгирии версияи ҳуҷҷат, пайдо кардани муаллифи баъзе таҳрирҳо ва версияи ниҳоии матн ё ҷадвал душвор буд.
Бо мақсади кам кардани хароҷоти нигоҳдорӣ, Forex Club роҳи осонтари ҳалли ҳамон мушкилотро меҷуст. Дар ин ҷо ҳамкории мо оғоз ёфт.
Ҷустуҷӯи алтернатива
Барои амалӣ кардани ҳамкории мукаммал, бояд худи равишро тағир диҳед - аз анбори маҳаллӣ ба абр дур шавед. Forex Club ба ҷустуҷӯи як ҳалли умумии абрӣ барои ҳама замимаҳои офис оғоз кард. Ду номзад буданд: Office 365 ва G Suite.
Office 365 афзалиятнок буд, зеро бисёре аз литсензияҳои Microsoft аз Forex Club харида шудаанд. Аммо Office 365 танҳо як қисми функсияҳои маҷмӯи офисро ба абр меорад. Истифодабарандагон ҳоло ҳам бояд барномаро аз ҳисоби шахсии худ зеркашӣ кунанд ва онро барои кор бо ҳуҷҷатҳо мувофиқи нақшаи кӯҳна истифода баранд: нусхаҳоро бо индексҳои версия фиристед ва дубора захира кунед.
G Suite-и Google Cloud дорои хусусиятҳои бештари ҳамкорӣ дорад ва арзонтар аст. Дар мавриди маҳсулоти Microsoft, шумо бояд Созишномаи Корхонаро истифода баред ва ин сатҳи комилан дигари хароҷот аст (ҳатто бо назардошти нармафзори харидашуда). Ва бо кӯмаки мо, татбиқи G Suite дар доираи барномаи Google сурат гирифт, ки ба мизоҷони калон хароҷоти гузариш ба хидматҳои ширкат ҷуброн карда шуд.
Ба нақша гирифта шуда буд, ки аксари хидматҳои аз ҷониби кормандон истифодашуда ба G Suite интиқол дода шаванд:
- Тақвим ва почтаи электронӣ (Gmail ва Google Calendar);
- Қайдҳо (Google Keep);
- Чат ва конфронсҳои онлайн (Chat, Hangouts);
- Маҷмӯи офисӣ ва генератори пурсиш (Google Docs, Google Forms);
- Захираи муштарак (GDrive).
Бартараф кардани манфӣ
Татбиқи ҳама гуна восита, ҳатто қулайтарин, ҳамеша бо аксуламалҳои манфии корбарони ниҳоӣ рӯбарӯ мешавад. Сабаби асосй консерватизм аст, зеро одамон чизеро тагьир додан намехоханд ва ба муносибатхои нав ба кор одат кунанд. Вазъият бо дарки мушаххаси ҳузури веб ҳамчун танҳо сайру гашт дар сайтҳо (вале дар ин сайтҳо кор намекунанд), ки дар байни кормандони ғайри IT маъмул буд, мураккаб буд. Онҳо танҳо намефаҳмиданд, ки чӣ тавр бо он кор кардан лозим аст.
Дар тарафи Forex CLub, Дмитрий Островерхов барои татбиқи лоиҳа масъул буд. Вай марҳилаҳои татбиқро назорат кард, фикру мулоҳизаҳои корбаронро ҷамъоварӣ кард ва вазифаҳои афзалиятнокро муайян кард. Омодагии муштарак, пурсишҳои кормандон ва тавзеҳоти қоидаҳои ширкат барои мо оғоз карданро осон карданд.
Вазифаи асосии Softline дар ин лоиҳа омӯзиши корбарон ва маъмурони система ва расонидани дастгирии техникӣ дар марҳилаи аввал буд. Мо фаҳмонидем, ки маҳсулот чӣ гуна бояд тавассути як қатор тренингҳо кор кунад. Дар маҷмӯъ, мо 15 тренинги ҳар кадомаш 4 соатӣ гузаронидем. Аввалин - пеш аз озмоиш - барои маъмурони система, ки заминаро барои трансформатсия омода мекарданд. Ва дигарҳо барои кормандони оддӣ мебошанд.
Дар доираи барномаи асосии омӯзиш мо бартариятҳоеро қайд кардем, ки мушкилоти истифодабарандагони ниҳоиро ҳангоми одат кардан ба асбоби нав ҷуброн карданд. Ва дар охири ҳар як тренинг, кормандон метавонанд саволҳои худро пешниҳод кунанд, ки дар оғози кор хатогиҳоро бартараф мекунанд.
Гарчанде ки Forex Club барои муштариёни худ семинарҳои омӯзишӣ мегузаронад, ширкат натавонистааст мустақилона омӯзиши G Suite-ро оғоз кунад, бинобар набудани муаллимони дорои салоҳиятҳои зарурӣ. Барои арзёбии таъсири тренингҳои мо, Forex Club пеш аз омӯзиш ва чанде пас аз он пурсишҳои донишҷӯёнро анҷом дод. Тадќиќоти аввал дар бораи таѓйироти дар пешистода асосан манфї нишон дод. Дуюм, баръакс, болоравии мусбат аст. Одамон фаҳмиданд, ки ин ба кори онҳо дахл дорад.
Дафтари пилотӣ
Лоиҳа дар охири соли 2017 оғоз ёфт, вақте ки даҳ маъмури система ба G Suite гузаштанд. Ба ин одамон лозим омад, ки пешраве гарданд, ки тарафхои мусбат ва манфии халро муайян намуда, барои дигаргунсозй замина гузоштанд. Мо фикру мулоҳизаҳо ва тавсияҳои онҳоро ба инобат гирифтем ва дар моҳи январи соли 2018 мо филиали миёнаҳаҷмро бо маъмури системаи маҳаллӣ барои гузариши аввалини озмоишии кормандони ғайри IT интихоб кардем.
Гузариш дар як вақт анҷом дода шуд. Бале, барои одамон гузаштан ба асбобҳои нав душвор аст, аз ин рӯ бо назардошти интихоби байни ҳалли абрӣ ва барномаи мизи корӣ, корбарон ба мизи кории бештар шинос майл хоҳанд кард ва нақшаҳои навсозии глобалиро суст мекунанд. Ҳамин тавр, пас аз ба итмом расонидани омӯзиши идораи пилотӣ, мо зуд ҳамаро ба G Suite гузаронидем. Дар давоми ду ҳафтаи аввал, каме муқовимат ба амал омад, ки онро маъмури системаи маҳаллӣ ҳал карда, ҳамаи нуқтаҳои душворро фаҳмонд ва нишон дод.
Пас аз офиси озмоишӣ, мо тамоми шӯъбаи IT-и Forex Clubро ба G Suite интиқол додем.
Тағйир додани шабакаи филиал
Пас аз таҳлили таҷрибаи лоиҳаи озмоишӣ, дар якҷоягӣ бо шӯъбаи IT, мо нақшаи гузаришро барои боқимондаи ширкат таҳия кардем. Дар аввал пешбинӣ шуда буд, ки ин раванд дар ду марҳила сурат мегирад. Дар марҳилаи аввал, мо мехостем, ки танҳо кормандони содиқтарини Forex Club ба маҳсулот омӯзем, ки лоиҳаро дар офисҳои худ таблиғ кунанд ва ба ҳамкасбон дар марҳилаи дуввум дар гузаштан ба платформаи нав кӯмак кунанд. Барои интихоби "инҷилистҳо" дар ширкат, мо як пурсиш гузаронидем, ки натиҷаҳои он аз ҳама интизориҳо зиёдтар буданд: тақрибан нисфи тамоми Forex Club посух доданд. Пас аз он мо тасмим гирифтем, ки ин равандро кашол надиҳем ва аз марҳилаи "амалӣ тавассути кормандон" гузаштем.
Тавре ки дар лоиҳаи озмоишӣ аввал офисҳои марказӣ муҳоҷир карда шуданд, ки дар он ҷо администратори системаи маҳаллӣ мавҷуд аст - ӯ барои бартараф кардани душвориҳои ба вуҷуд омада кӯмак кард. Дар хар як идора пеш аз гузаштан ба асбобхои нав машгулият гузаронда мешуд. Машгулиятро аз руи графики мудим, ки минтакадои гуногуни соат ва графики корро ба назар гирифта, ба накша гирифтан лозим буд. Масалан, барои офисҳо дар Қазоқистон ва Чин, омӯзиш бояд соати 5 ба вақти Маскав оғоз мешуд (дар омади гап, G Suite дар Чин хуб кор мекунад, новобаста аз он).
Пас аз офиси марказӣ, шабакаи филиалҳо ба G Suite гузашт - тақрибан 100 нуқта. Хусусияти марҳилаи охирини лоиҳа аз он иборат буд, ки дар ин филиалҳо асосан фурӯшандагон кор мекунанд, ки бо ҷадвалҳои электронӣ зиёд кор мекунанд. Мо дар давоми ду ҳафта барои онҳо омӯзиш гузаронидем, то ба интиқоли маълумот кӯмак расонанд.
Ҳамзамон, мутахассисони мо дар пуштибонии худи Forex Club кор мекарданд, зеро фавран пас аз гузаштан ба G Suite, шумораи зангҳо ба дастгирии техникӣ, тавре интизор мерафт, афзоиш ёфт. Қуллаи дархостҳо ҳангоми гузариш ба шабакаи филиалҳо ба вуқӯъ пайваст, аммо тадриҷан шумораи дархостҳо кам шудан гирифт. Дархостҳо ба маҳсулоти офисӣ ва почтаи электронӣ, идоракунии иҷозатномаи нармафзор, кор бо серверҳо ва таҷҳизоти шабакавӣ, инчунин каналҳои алоқаи эҳтиётӣ махсусан коҳиш ёфтааст. Ин аст, ки татбиқи он сарбориро дар хатти аввали дастгирӣ ва офис кам кард.
Дар маҷмӯъ, интиқоли офисҳо тақрибан ду моҳ тӯл кашид: дар моҳи феврали соли 2018 кор дар сарраёсатҳо ва дар моҳи март дар тамоми шабакаи филиалҳо анҷом ёфт.
домҳо
Суръати муҳоҷирати почтаи электронӣ ба мушкилоти асосӣ табдил ёфтааст. Барои интиқоли як почтаи электронӣ аз Zimbra ба Gmail бо истифода аз IMAP Sync 1 сония вақт лозим шуд. Дар сад офиси Forex Club тақрибан 700 корманд кор мекунанд ва ҳар кадоми онҳо ҳазорҳо мактуб доранд (дар маҷмӯъ онҳо ба зиёда аз 2 миллион муштарӣ хизмат мерасонанд). Ҳамин тавр, барои суръат бахшидан ба муҳоҷират, мо аз G Suite Migration Tool истифода мебарем; бо он раванди нусхабардории мактубҳо тезтар шуд.
Барои интиқол додани маълумот аз тақвимҳо ва вазифаҳо лозим набуд. Гарчанде дар инфраструктураи кухна баъзе роххои халли масъала мавчуд бошанд хам, аз онхо коргарон пурра истифода набурданд. Масалан, тақвимҳои корпоративӣ дар шакли портал дар Bitrix амалӣ карда шуданд, ки номувофиқ аст, аз ин рӯ кормандон асбобҳои худро доштанд ва кормандон интиқоли маълумотро мустақилона анҷом доданд.
Инчунин, интиқоли ҳуҷҷатҳои амалиётӣ дар дасти корбарон буд (мо танҳо дар бораи маълумот дар бораи кори ҷорӣ гап мезанем - барои пойгоҳи дониши ширкат ҳалли дигар истифода мешавад). Дар ин ҷо ягон савол набуд. Ин танҳо он аст, ки дар як лаҳза як хатти маъмурӣ кашида шуд - масъулият барои иттилооте, ки ба таври маҳаллӣ нигоҳ дошта мешавад, ба худи корбарон дода мешавад, дар ҳоле ки бехатарӣ ва амнияти маълумот дар Google Drive аллакай аз ҷониби шӯъбаи IT назорат карда мешуд.
Мутаассифона, пайдо кардани аналогҳо дар G Suite барои ҳама ҷараёнҳои корӣ ғайриимкон буд. Масалан, қуттиҳои почтаи умумӣ, ки кормандони Forex Club ба онҳо одат кардаанд, дар Gmail филтрҳо надоранд, аз ин рӯ пайдо кардани ҳарфи мушаххас душвор аст. Мушкилоти шабеҳ бо иҷозати SSO дар Google Chat вуҷуд дошт, аммо ин мушкилот тавассути дархост ба дастгирии Google ҳал карда шуд.
Мушкилоти асосии корбарон ба он вобаста буд, ки хидматҳои Google то ҳол баъзе вазифаҳои рақибонро надоранд, масалан, Skype ё Office 365. Hangouts танҳо ба шумо имкон медиҳад занг занед, Google Chat иқтибосро надорад ва Google Sheets дастгирӣ надорад. барои макросҳои Microsoft Excel.
Илова бар ин, маҳсулоти Microsoft ва Google Cloud ба асбобҳои таҳрири ҷадвал ба таври гуногун муносибат мекунанд. Файлҳои Word, ки дорои ҷадвалҳо мебошанд, баъзан дар Google Docs бо форматкунии нодуруст кушода мешаванд.
Вақте ки мо ба инфрасохтори нав одат кардем, баъзе мушкилот тавассути равишҳои алтернативӣ ҳал карда шуданд. Масалан, ба ҷои макросҳо дар ҷадвалҳои электронӣ скриптҳо истифода мешаванд, ки кормандони Forex Club онҳоро боз ҳам қулайтар медонанд. Танҳо барои шӯъбаи молиявии Forex Club, ки бо гузоришҳои 1C (бо скриптҳо, форматкунии мураккаб) сарукор дорад, аналогеро пайдо кардан ғайриимкон буд. Аз ин рӯ, ӯ танҳо барои ҳамкорӣ ба Google Sheet гузашт. Барои ҳуҷҷатҳои дигар, пакети офисӣ (Excel) ҳоло ҳам истифода мешавад.
Дар маҷмӯъ, Forex Club тақрибан 10% иҷозатномаҳои Microsoft Officeро нигоҳ дошт. Ин як таҷрибаи муқаррарӣ барои чунин лоиҳаҳо аст: ақаллияти кормандон аз вазифаҳои пешрафтаи люксҳои офисӣ истифода мебаранд, аз ин рӯ боқимондаҳо ивазкуниро ба осонӣ қабул мекунанд.
Бояд гуфт, ки дар боқимондаи инфрасохтор дигаргуниҳои калон гузаронида нашудааст. Forex Club аз Jira ва Confluence даст накашидааст, гарчанде ки он Google Keep-ро барои вазифаҳои амалиётӣ татбиқ кардааст. Барои ҳамгироии Jira ва Confluence бо G Suite, мо плагинҳоро ҷойгир кардем, ки ба шумо имкон медиҳанд, ки маълумотро зуд интиқол диҳед. Системаи мониторинг, инчунин бисёр асбобҳои иловагӣ нигоҳ дошта шудааст: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS ва ғайра. Табиист, ки маъмурони система дар филиалҳо боқӣ монданд.
Таҷрибаи Chromebook
Дар ҷустуҷӯи роҳи кам кардани хароҷот, Forex Club пешбинӣ кардааст, ки ҳамаро ба истгоҳҳои мобилии аз ҷониби Chromebooks таъминшуда интиқол диҳед. Худи дастгоҳ ниҳоят арзон аст ва бо истифода аз хидматҳои абрӣ имкон дошт, ки дар он як истгоҳи кории зуд ҷойгир карда шавад.
Мо стансияҳои кории сайёрро дар як гурӯҳи хурди корбарон аз 25 нафар дар шӯъбаи фурӯш озмоиш кардем. Кормандони ин шӯъба вазифаҳое надоштанд, ки танҳо тавассути веб кор кунанд, аз ин рӯ, ин муҳоҷират бояд барои онҳо бефосила бошад. Аммо дар асоси натиҷаҳои санҷиш маълум шуд, ки сахтафзори Chromebook-и арзон барои кори дурусти ҳама барномаҳои корпоративии Forex Club кофӣ нест. Ва моделҳои гаронарзише, ки ба параметрҳои техникӣ мувофиқат мекунанд, аз ҷиҳати арзиш бо ноутбукҳои классикии Windows асосёфта қобили муқоиса буданд. Дар натиҷа, онҳо тасмим гирифтанд, ки аз лоиҳа даст кашанд.
Бо омадани G Suite чӣ тағир ёфт
Бар хилофи ҳама таассуб ва нобоварӣ, аллакай 3 моҳ пас аз омӯзиш, 80% кормандон дар пурсишҳо қайд карданд, ки G Suite воқеан кор бо ҳуҷҷатҳоро осон кардааст. Пас аз гузариш, ҳаракати кормандон афзоиш ёфт ва онҳо бештар бо истифода аз дастгоҳҳои пӯшида кор мекарданд:
Омори истифодаи дастгоҳҳои мобилӣ мувофиқи Forex Club
Google Forms шӯҳрати зиёд пайдо кардааст. Дар дохили шӯъбаҳо онҳо имкон медиҳанд, ки пурсишҳоеро, ки қаблан истифодаи почтаро талаб мекарданд, зуд анҷом дода, натиҷаҳоро дастӣ ҷамъоварӣ кунанд. Гузариш ба Google Chat ва Hangouts Meet боиси бештарин саволҳо ва шикоятҳо гардид, зеро онҳо умуман функсияҳои камтар доранд, аммо истифодаи онҳо имкон дод, ки аз бисёр паёмнависони фаврӣ дар дохили ширкат даст кашанд.
Натиҷаҳои лоиҳаро Дмитрий Островерхов, ки мо бо ӯ кор мекардем, таҳия кардааст: “Лоиҳа хароҷоти Forex Club-ро барои инфрасохтори IT коҳиш дод ва дастгирии онро содда кард. Як қабати пурраи вазифаҳои нигоҳдории равандҳо аз байн рафтанд, зеро ин масъалаҳо аз ҷониби Google ҳал карда мешаванд. Акнун ҳама хидматҳоро метавон ба таври фосилавӣ танзим кард, онҳоро як ҷуфти маъмурони Google дастгирӣ мекунанд ва шӯъбаи IT вақт ва захираҳоро барои корҳои дигар озод кардааст."
Манбаъ: will.com