Хатогии маъмули соҳибкорони навкор дар он аст, ки онҳо ба ҷамъоварӣ ва таҳлили маълумот, оптимизатсияи равандҳои кор ва мониторинги нишондиҳандаҳои асосӣ аҳамияти кофӣ намедиҳанд. Ин боиси паст шудани хосилнокии мехнат ва бехуда сарф шудани вакту захирахо мегардад. Вақте ки равандҳо бад ҳастанд, шумо бояд ҳамон хатогиҳоро якчанд маротиба ислоҳ кунед. Бо зиёд шудани шумораи муштариён, хидмат бад мешавад ва бидуни таҳлили маълумот фаҳмиши дақиқе нест, ки чӣ бояд беҳтар карда шавад. Дар натича карорхо аз руи хохиш кабул карда мешаванд.
Барои рақобатпазир будан, тиҷорати муосир ба ғайр аз маҳсулот ва хидматҳои босифат, бояд равандҳои шаффоф дошта бошад ва маълумоти таҳлилӣ ҷамъоварӣ кунад. Бе ин вазъияти хакикии корхоро дарк кардан ва карорхои дуруст кабул кардан душвор аст. Аз ин рӯ, муҳим аст, ки дар арсенали худ асбобҳои зарурӣ дошта бошед, ки на танҳо барои истифода қулайанд, балки инчунин ба шумо имкон медиҳанд, ки кори худро содда кунед ва равандҳои шаффофтаринро эҷод кунед.
Имрӯз шумораи зиёди воситаҳо ва ҳалли мушкилот вуҷуд дорад. Аммо аксари соҳибкорон аз онҳо истифода намебаранд, зеро онҳо ё арзишро дар онҳо намебинанд, ё намефаҳманд, ки чӣ тавр истифода бурдани онҳо, ё гарон, ё мураккаб ва ё 100500 бештар. Аммо онҳое, ки онро дарк кардаанд, пайдо кардаанд ё барои худ чунин асбобҳоро офаридаанд, аллакай дар миёнамӯҳлат бартарӣ доранд.
Дар тӯли зиёда аз 10 сол, ман маҳсулот ва қарорҳои IT-ро эҷод мекунам, ки ба корхонаҳо тавассути автоматизатсия ва табдилдиҳии рақамии равандҳо фоидаро зиёд мекунанд. Ман дар пайдо кардани даҳҳо стартапҳо кӯмак кардам ва даҳҳо абзорҳои онлайнро эҷод кардам, ки садҳо ҳазор одамон дар саросари ҷаҳон истифода мебаранд.
Ин аст яке аз намунаҳои хуб дар амалияи ман, ки бартариҳои трансформатсияи рақамиро нишон медиҳад. Барои як ширкати хурди ҳуқуқии амрикоӣ, ман ва дастаи ман асбоберо барои тавлиди ҳуҷҷатҳои ҳуқуқӣ эҷод кардем, он ба ҳуқуқшиносон имкон дод, ки ҳуҷҷатҳоро зудтар тавлид кунанд. Ва баъдтар, бо васеъ кардани функсияи ин асбоб, мо хидмати онлайнро таъсис додем ва ширкатро комилан тағир додем. Акнун онхо на танхо дар шахри худ, балки дар саросари республика ба харидорон хизмат мерасонанд. Дар давоми се сол сармояи ширкат якчанд маротиба афзуд.
Дар ин мақола ман бо шумо таҷрибаи воқеии ташкили системаи шаффоф барои мониторинги нишондиҳандаҳои асосии тиҷоратро мубодила мекунам. Ман кӯшиш мекунам, ки арзиши истифодаи қарорҳои рақамиро талқин кунам, ман нишон медиҳам, ки ин душвор нест ва на ҳамеша гарон аст. Пас, биёед!
Чӣ тавр он ҳама сар шуд
Агар шумо хоҳед, ки чизе дошта бошед, ки ҳеҷ гоҳ надошта бошед, шумо бояд кореро кунед, ки ҳеҷ гоҳ накардаед.
Coco Chanel
Занам аз дар рухсатии њомиладорї будан хаста шуда буд ва мо тасмим гирифтем, ки як корхонаи хурд - утоќи бозии кўдакон кушоем. Азбаски ман тиҷорати шахсии худро дорам, зани ман ба утоқи бозӣ комилан ғамхорӣ мекунад ва ман дар масъалаҳои стратегӣ ва рушд кӯмак мекунам.
Ҷузъиёти кушодани тиҷорат як ҳикояи комилан дигар аст, аммо дар марҳилаи ҷамъоварии маълумот ва таҳлили рақибон, дар баробари нишон додани мушкилоти мушаххаси ин тиҷорат, мо ба мушкилоти равандҳои дохилӣ, ки аксари рақибон бо онҳо мубориза намебурданд, таваҷҷӯҳ кардем. .
Тааҷҷубовар аст, ки дар асри XNUMX қариб ҳеҷ кас CRM-ро дар ягон шакл нигоҳ намедошт; бисёриҳо сабтҳоро дар шакли хаттӣ, дар дафтарҳо нигоҳ медоштанд. Дар ҳамин ҳол, худи соҳибон шикоят карданд, ки кормандон дуздӣ мекунанд, ҳангоми ҳисоб кардан ба хатогӣ роҳ медиҳанд ва барои аз нав ҳисоб кардан ва тафтиш кардани сабтҳо дар дафтари муҳосибӣ вақти зиёд сарф мешавад, маълумот дар бораи бронҳо ва пасандозҳо гум мешавад, мизоҷон бо сабабҳои номаълум тарк мекунанд. онхо.
Ҳангоми таҳлили маълумоти ҷамъоварда мо фаҳмидем, ки хатогиҳои онҳоро такрор кардан намехоҳем ва ба мо системаи шаффоф лозим аст, ки ин хатарҳоро то ҳадди ақал кам кунад. Мо пеш аз хама ба чустучуи роххои тайёр шурУъ намудем, вале онхое пайдо карда натавонистем, ки талаботи моро пурра конеъ гардонанд. Ва он гоҳ ман қарор додам, ки системаи шахсии худро созам, гарчанде ки идеалӣ нест, аммо коркунанда ва арзон (қариб ройгон).
Хангоми интихоби асбоб меъёрхои зеринро ба назар гирифтам: он бояд арзон бошад, чандир ва дастрас бошад, истифодааш осон бошад. Ман метавонистам як системаи мукаммал, тавоно ва гаронарзишро барои ин тиҷорат нависам, аммо мо вақти кам ва буҷаи кам доштем, илова бар ин, мо пурра намефаҳмидем, ки лоиҳаи мо кор хоҳад кард ё не ва сарфи маблағҳои зиёде барои ин кор беақлона мебуд. ин система. Аз ин рӯ, ҳангоми санҷиши гипотеза ман қарор додам, ки аз MVP (Minimum Viable Product - ҳадди ақали қобили ҳаёт) оғоз кунам ва дар муддати кӯтоҳтарин бо сармоягузории ҳадди ақал версияи корӣ созам ва бо мурури замон онро анҷом диҳам ё аз нав кор кунам.
Дар натиҷа интихоби ман ба хидматҳои Google афтод (Drive, Sheets, Calendar). Манбаи асосии иттилооти воридот/баромад Google Sheets мебошад, зеро зани ман таҷрибаи кор бо ҷадвалҳои электрониро дорад, дар ҳолати зарурӣ ӯ метавонад мустақилона тағирот ворид кунад. Ман инчунин ба назар гирифтам, ки ин асбоб инчунин аз ҷониби кормандоне истифода мешавад, ки дар истифодаи компютер чандон хуб нестанд ва ба онҳо таълим додани тарзи ворид кардани маълумот ба ҷадвал нисбат ба таълим додани кор бо баъзе мутахассисон хеле осонтар хоҳад буд. барнома мисли 1С.
Маълумоте, ки ба ҷадвалҳо ворид карда шудааст, дар вақти воқеӣ тағир меёбад, яъне дар ҳар вақт шумо метавонед вазъияти корҳои ширкатро бубинед, амният сохта шудааст, шумо метавонед дастрасӣ ба шахсони алоҳидаро маҳдуд кунед.
Рушди меъморӣ ва сохтори додаҳо
Хонаи бозии бачагона якчанд намуди хизматрасонихои асосиро пешкаш мекунад.
- Боздиди стандартӣ — вақте ки муштарӣ вақти дар утоқи бозии кӯдаконаш сарфшударо мехарад.
- Боздиди таҳти назорат — вақте ки муштарӣ вақти дар утоқи бозии кӯдаконаш сарфшударо мехарад ва барои назорат маблағи иловагӣ медиҳад. Яъне муштарӣ метавонад кӯдакро тарк карда, ба кори худ равад ва корманди ҳуҷра ҳангоми набудани волидайн кӯдакро тамошо ва бозӣ мекунад.
- Зодрӯзи кушода — мизоч барои хурок ва чойгир кардани мехмонон мизи алохида ичора мегирад ва барои ташрифи стандарти ба утоқи бозӣ пардохт мекунад, дар ҳоле ки ҳуҷра ба таври муқаррарӣ кор мекунад.
- Зодрӯзи пӯшида — мизоч тамоми биноро ба ичора мегирад, дар давраи ичора хона дигар мизочонро кабул намекунад.
Барои соҳиби он муҳим аст, ки чанд нафар ба ҳуҷра ташриф овардаанд, онҳо дар кадом синну сол буданд, чӣ қадар вақт сарф карданд, чӣ қадар пул кор карданд, чӣ қадар хароҷот буданд (аксар вақт чунин мешавад, ки маъмур бояд чизе бихарад ё пардохт кунад. барои чизе, масалан, таҳвил ё об), чанд рӯзи таваллуд вуҷуд дошт?
Мисли ҳама гуна лоиҳаи IT, ман бо мулоҳиза кардани меъмории системаи оянда ва коркарди сохтори додаҳо оғоз кардам. Азбаски зан масъули тиҷорат аст, ҳама чизеро, ки барои дидан, назорат кардан ва идора кардан лозим аст, медонад, бинобар ин ӯ ҳамчун фармоишгар баромад кард. Якҷоя мо як ҳамлаи ақлӣ гузаронидем ва талаботро барои система таҳия кардем, ки дар асоси он ман дар бораи функсияҳои система фикр карда, сохтори зерини файлҳо ва ҷузвдонҳоро дар Google Drive эҷод кардам:
Ҳуҷҷати "Хулосаи" дорои маълумоти умумӣ дар бораи ширкат: даромад, хароҷот, таҳлил
Ҳуҷҷати Хароҷот маълумот дар бораи хароҷоти ҳармоҳаи ширкатро дар бар мегирад. Барои шаффофияти бештар, ба категорияҳо тақсим мешаванд: хароҷоти офис, андозҳо, хароҷоти кормандон, хароҷоти таблиғот, хароҷоти дигар.
хароҷоти моҳона
Ҷадвали ҷамъбастии хароҷот барои сол
Папкаи даромад дорои 12 файли Google Sheets мебошад, ки барои ҳар моҳ як файл. Инҳо ҳуҷҷатҳои асосии корӣ мебошанд, ки кормандон ҳар рӯз пур мекунанд. Онҳо дорои ҷадвали ҳатмии панели идоракунӣ ва ҷадвалҳо барои ҳар як рӯзи корӣ мебошанд. Ҷадвали панели асбобҳо тамоми маълумоти заруриро барои моҳи ҷорӣ барои зуд фаҳмиши корҳо нишон медиҳад ва инчунин ба шумо имкон медиҳад, ки нархҳоро муқаррар кунед ва хидматҳоро илова кунед.
Ҷадвали панели идоракунӣ
Ҷадвали ҳаррӯза
Дар раванди рушди тиҷорат ниёзҳои иловагӣ дар шакли тахфифҳо, обунаҳо, хидматҳои иловагӣ ва чорабиниҳо пайдо шуданд. Мо инчунин бо мурури замон ҳамаи инро амалӣ кардем, аммо ин мисол версияи асосии системаро нишон медиҳад.
Эҷоди функсия
Пас аз он ки ман нишондиҳандаҳои асосиро муайян кардам, меъморӣ ва мубодилаи маълумот байни субъектҳоро кор кардам, ман татбиқро оғоз кардам. Аввалин коре, ки ман кардам, дар папкаи даромади ман ҳуҷҷати Google Sheet эҷод кардан буд. Ман дар он ду ҷадвал сохтам: панели асбобҳо ва рӯзи аввали моҳ, ки ба он ҷадвали зеринро илова кардам.
Варақаи асосии корӣ
Ин варақаи асосии корӣ мебошад, ки маъмур бо он кор хоҳад кард. Ба ӯ танҳо лозим аст, ки майдонҳои заруриро пур кунад (бо ранги сурх нишон дода шудааст) ва система ба таври худкор ҳамаи нишондиҳандаҳои заруриро ҳисоб мекунад.
Барои кам кардани хатогиҳои воридотӣ ва роҳати, майдони "Намуди боздид" ҳамчун рӯйхати афтанда хидматҳои пешниҳодшуда амалӣ карда шуд, ки мо метавонем онро дар саҳифаи панел таҳрир кунем. Барои ин, мо ба ин ячейкаҳо санҷиши маълумотро илова мекунем ва диапазони гирифтани маълумотро нишон медиҳем.
Барои кам кардани хатогиҳои инсонӣ дар ҳисобҳо, ман ҳисобкунии автоматии соатҳои дар ҳуҷра сарфкардаи муштарӣ ва маблағи пулро илова кардам.
Барои ин, Администратор бояд танҳо вақти омадани муштарӣ (сутуни E) ва вақти рафтан (сутуни F) -ро дар формати HH: MM қайд кунад. Барои ҳисоб кардани вақти умумии мизоҷ дар утоқи бозӣ, ман ин формуларо истифода мебарам:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Барои ба таври худкор ҳисоб кардани маблағи пул барои истифодаи хидматҳо, мо бояд формулаи мураккабтарро истифода барем, зеро нархи як соат вобаста ба намуди хидмат метавонад фарқ кунад. Аз ин рӯ, ба ман лозим омад, ки бо истифода аз функсияи QUERY маълумотро ба ҷадвали хидматҳо дар саҳифаи панели идоракунӣ пайваст кунам:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Илова ба амалҳои асосӣ, ман функсияҳои иловагиро барои бартараф кардани хатогиҳои номатлуби IFERROR ё ISBLANK ва инчунин функсияи ROUNDDOWN илова кардам - барои он ки бо чизҳои хурд ташвиш надиҳем, ман маблағи ниҳоиро ба тарафи муштарӣ мудаввар кардам.
Ба гайр аз даромади асосй (вакти ичора) дар уто-раи бозии бачагона дар шакли хизматрасонй ё фуруши бозичадо даромади иловагй ба даст оварда мешавад ва коргарон баъзе харочоти ночизро ба чо меоранд, масалан, пули оби нушокй ё харидани конфет барои таъриф, хамаи инро хам ба назар гирифтан лозим аст.
Аз ин рӯ, ман ду ҷадвали дигар илова кардам, ки дар он мо ин маълумотро сабт хоҳем кард:
Барои осон кардани кор бо аломатҳо ман онҳоро ранг кардам ва форматкунии шартиро ба чашмакҳо илова кардам.
Ҷадвалҳои асосӣ омодаанд, акнун шумо бояд нишондиҳандаҳои асосиро ба ҷадвали алоҳида гузоред, то шумо равшан бубинед, ки шумо дар як рӯз чӣ қадар пул кор кардаед ва чӣ қадар ин пул дар касса ва чӣ қадар дар корт мавҷуд аст.
Барои ҷамъбасти пул аз рӯи намуди пардохт, ман боз функсияи QUERY -ро истифода кардам:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Дар охири рӯзи корӣ, ба маъмур танҳо лозим аст, ки даромадро дубора тафтиш кунад ва набояд аз нав ҳисобкунии дастӣ анҷом диҳад. Мо одамро ба кори иловагй мачбур намекунем ва сохиби он хар вахт вазъиятро дидаю назорат карда метавонад.
Ҳама ҷадвалҳои зарурӣ омодаанд, ҳоло мо танҳо ҷадвалро барои ҳар рӯз такрор мекунем, рақам медиҳем ва маълумоти зеринро мегирем.
Аҷоиб! Қариб ҳама чиз омода аст, танҳо намоиш додани ҳамаи нишондиҳандаҳои асосии моҳ дар ҷадвали панели идоракунӣ аст.
Барои гирифтани даромади умумии моҳ, шумо метавонед формулаи зеринро нависед
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1ки дар он D1 ячейкаи даромади ҳаррӯза ва '1', '2' ва ғайра номи ҷадвал аст. Айнан ҳамин тавр ман дар бораи даромад ва хароҷоти иловагӣ маълумот мегирам.
Барои равшанӣ, ман қарор додам, ки даромаднокии умумиро аз рӯи категория нишон диҳам. Барои ин ба ман лозим омад, ки интихоб ва гурӯҳбандии мураккабро аз тамоми ҷадвалҳо анҷом диҳам ва сипас сатрҳои холӣ ва нолозимро филтр ва хориҷ кунам.
Даромаднокӣ аз рӯи категория
Воситаи асосии баҳисобгирии даромад омода аст, ҳоло мо танҳо файлро барои ҳар як моҳи сол такрор мекунем.
Пас аз он ки ман асбоби баҳисобгирӣ ва мониторинги даромадро эҷод кардам, ман ба ташкили ҷадвали хароҷот машғул шудам, ки дар он мо ҳама хароҷоти моҳона: иҷора, музди меҳнат, андоз, хариди мол ва дигар хароҷотро ба назар мегирем.
Дар папкаи соли ҷорӣ ман як ҳуҷҷати Google Sheet эҷод кардам ва ба он 13 ҷадвал, панели идоракунӣ ва дувоздаҳ моҳ илова кардам.
Ҷадвали панели идоракунӣ
Барои равшанӣ, дар ҷадвали панел ман тамоми маълумоти заруриро дар бораи хароҷоти молиявӣ барои сол ҷамъбаст кардам.
Ва дар ҳар як ҷадвали моҳона ман ҷадвалеро тартиб додам, ки дар он мо тамоми хароҷоти пулии ширкатро аз рӯи категория пайгирӣ хоҳем кард.
Ҷадвали моҳ
Ин хеле қулай буд, акнун шумо метавонед тамоми хароҷоти ширкатро бубинед ва назорат кунед ва агар лозим бошад, ба таърих нигаред ва ҳатто таҳлил кунед.
Азбаски маълумот дар бораи даромад ва хароҷот дар файлҳои гуногун ҷойгир аст ва барои назорат он қадар қулай нест, ман тасмим гирифтам, ки як файл эҷод кунам, ки дар он ман тамоми маълумоти заруриро барои соҳибмулк барои назорат ва идоракунии ширкат тартиб додам. Ман ин файлро "Хулосаи мухтасар" номгузорӣ кардам.
ҷадвали гардиш
Дар ин файл ман ҷадвале сохтам, ки маълумоти ҳармоҳаро аз ҷадвалҳо қабул мекунад, барои ин ман функсияи стандартиро истифода кардам:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")ки дар он ман ID ҳуҷҷатро ҳамчун далели аввал мегузарам ва диапазони воридшударо ҳамчун параметри дуюм.
Баъд баланси солонаро тартиб додам: чй кадар даромад, чй кадар сарф шуд, чй гуна фоида, фоиданокй. Маълумоти заруриро визуалӣ кард.
Ва барои роҳат, то соҳиби тиҷорат тавонад тамоми маълумотро дар як ҷо бубинад ва тавассути файлҳо кор накунад, ман қобилияти интихоби ҳама гуна моҳи сол ва нишон додани нишондиҳандаҳои асосиро дар вақти воқеӣ муттаҳид кардам.
Барои ин ман пайвандеро байни моҳ ва ID ҳуҷҷат эҷод кардам
Пас аз он ман бо истифода аз "Маълумот -> Санҷиши маълумот" рӯйхати афтанда эҷод кардам, диапазони истинодро муайян кардам ва воридотро бо истиноди динамикӣ ба ҳуҷҷат танзим кардам.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")хулоса
Тавре ки шумо мебинед, такмил додани равандҳо дар тиҷорати шумо он қадар душвор нест, ки ба назар мерасад ва ба шумо лозим нест, ки ягон малакаи олӣ дошта бошед. Албатта, ин система камбудиҳои зиёд дорад ва бо афзоиши тиҷорат истифодаи он ғайриимкон хоҳад буд, аммо барои тиҷорати хурд ё дар оғоз ҳангоми санҷиши гипотеза, ин як роҳи ҳалли олӣ аст.
Ин утоқи бозӣ соли сеюм аст, ки рӯи ин ҳалли масъала кор мекунад ва танҳо имсол, вақте ки мо ҳама равандҳоро ба таври равшан дарк мекунем, мо муштарӣ ва бозорро медонем. Мо тасмим гирифтем, ки як воситаи мукаммали идоракунии тиҷорати онлайн эҷод кунем.
PS
Истифодаи Google Sheets барои назорати тиҷорати шумо чандон қулай нест, махсусан аз телефони шумо. Ҳамин тавр ман кардам , ки ҳамаи нишондиҳандаҳои асосии тиҷоратро дар вақти воқеӣ дар формати мувофиқ намоиш медиҳад
Манбаъ: will.com