1000 ва як роҳи ҳифзи ҳуҷҷатҳои электронӣ аз нусхабардории беиҷозат вуҷуд дорад. Аммо вақте ки ҳуҷҷат ба ҳолати аналогӣ мегузарад (ки ба "Техналогияи ахборот. Мубодилаи электронии иттилоот. Истилоҳот ва мафҳумҳо», мафҳуми «ҳуҷҷати аналогӣ» тамоми шаклҳои анъанавии пешниҳоди ҳуҷҷатҳоро дар васоити аналогӣ дар бар мегирад: коғаз, акс ва плёнка ва ғайра. Шакли аналогии муаррифиро метавон бо истифода аз усулҳои гуногуни рақамизатсия ба шакли дискретӣ (электронӣ) табдил дод.), микдори роххои аз нусхабардорй мухофизат намудани он катъиян кам шуда, харочоти татбики амалии онхо низ босуръат меафзояд. Масалан, он метавонад дар ширкати "дуруст" чӣ гуна бошад:
- Маҳдуд кардани шумораи ҷойҳо ва технологияҳое, ки барои табдил додани ҳуҷҷати электронӣ ба ҳуҷҷати аналогӣ истифода мешаванд.
- Маҳдуд кардани шумораи ҷойҳо ва доираи одамон барои шинос шудан бо мундариҷаи ҳуҷҷатҳои аналогӣ.
- Ҷойҳо барои шиносоӣ бо мундариҷаи ҳуҷҷати аналогӣ бо воситаҳои сабти видео ва назорати визуалӣ муҷаҳҳаз карда шаванд
- м. саҳ.
Илова бар хароҷоти баланд, истифодаи чунин усулҳо самаранокии кор бо ҳуҷҷатҳоро ба таври фалокатбор коҳиш медиҳад.
Мушкилот метавонад истифодаи маҳсулоти мо бошад .
Принсипи амнияти ҳуҷҷатҳо
Бо истифода аз SafeCopy, барои ҳар як гиранда нусхаи ягонаи ҳуҷҷат сохта мешавад, ки ба он аломатҳои пинҳонӣ бо истифода аз тағироти афинӣ илова карда мешаванд. Дар ин ҳолат фосилаи байни сатрҳо ва аломатҳои матн, майли ҳарфҳо ва ғайра метавонад каме тағйир ёбад. Бартарии асосии чунин аломатгузорӣ дар он аст, ки онро бидуни тағир додани мундариҷаи ҳуҷҷат нест кардан мумкин нест. Нишонаҳои обӣ бо Paint муқаррарӣ шуста мешаванд; ин ҳилла бо тағироти аффинӣ кор намекунад.
Нусхаҳо ба гиранда дар шакли чопӣ ё дар формати электронии pdf дода мешаванд. Агар нусха фош шуда бошад, қабулкунандаро кафолат додан мумкин аст, ки аз рӯи маҷмӯи беназири таҳрифҳои ба ҳар як нусха воридшуда муайян карда мешавад. Азбаски тамоми матн қайд карда шудааст, барои ин як чанд параграф кофӣ аст. Қисми боқимондаи саҳифа метавонад нопадид/порашуда/бо даст пӯшонида шуда бошад/бо қаҳва олуда бошад (ба қадри зарурӣ зери хат гузоред). Мо чиро надидем?
Нишондиҳанда барои чӣ муфид аст?
Муҳофизати ҳуҷҷатҳои махфӣ. Сенария дар боло тавсиф шудааст. Мухтасар: мо нусхахоро кайд карда, ба гирандагон додем ва посбонй мекардем. Хамин ки нусхаи хуччат «дар чойхои беичозат пайдо шуд», онро бо хамаи нусхахои кайдшуда мукоиса карда, сохиби «нусхаи пайдошуда»-ро зуд муайян карданд.
Барои муайян кардани ҷосус, мо бо навбат "нусхаи пайдошуда" -ро ба нусхаи ҳар як гирандаи ҳуҷҷат мегузорем. Ҳар касе, ки фоизи бештари мувофиқати пикселҳоро дорад, ҷосус аст. Аммо беҳтар аст, ки онро як маротиба дар расм бубинед.
Ҷойгиркунии «нусхаи эълоншуда» дар ҳамаи нусхаҳои қайдшуда на дастӣ, балки ба таври худкор анҷом дода мешавад. Нусхаҳои қайдшуда дар система нигоҳ дошта намешаванд, то ки гигабайтҳои дискро сарф накунанд. Система танҳо маҷмӯи атрибутҳои аломатгузории беназирро барои ҳар як гиранда нигоҳ медорад ва фавран нусхаҳоро тавлид мекунад.
Аутентификатсияи ҳуҷҷат. Шумо метавонед дар бораи усулҳои истеҳсоли маҳсулоти чопи бехатар дар ин ҷо бихонед . Дар асл, онҳо ба истеҳсоли шаклҳои дорои аломатҳои гуногун - аломатҳои обӣ, рангҳои махсус ва ғайра меоянд. Намунаҳои чунин маҳсулот пулҳо, полисҳои суғурта, шаҳодатномаи ронандагӣ, шиносномаҳо ва ғайра мебошанд. Чунин маҳсулотро дар принтери муқаррарӣ истеҳсол кардан мумкин нест. Аммо шумо метавонед ҳуҷҷатеро чоп кунед, ки дар он тағиротҳои аффинии матн доранд. Ин чӣ медиҳад?
Бо чоп кардани варақа бо аломатҳои матнии ноаён, шумо метавонед ҳаққонияти онро танҳо бо мавҷудияти аломатҳо тафтиш кунед. Ҳамзамон, нотакрор будани тамға имкон медиҳад, ки на танҳо ҳақиқӣ тафтиш карда шавад, балки инчунин муайян кардани шахси воқеӣ ё ҳуқуқии мушаххас, ки варақ ба ӯ дода шудааст. Агар ягон нишона мавҷуд набошад ё он қабулкунандаи дигарро нишон диҳад, пас варақ қалбакӣ аст.
Чунин нишонаҳо метавонанд мустақилона истифода шаванд, масалан, барои варақаҳои қатъии ҳисобот ё дар якҷоягӣ бо усулҳои дигари амният, масалан, барои ҳифзи шиносномаҳо.
Ба чавобгарй кашидани вайронкунан-дагон. Ихроҷи калон ба ширкатҳо маблағи зиёдеро талаб мекунад. Барои он ки чазои вайронкунанда танхо бо выговор махдуд нашавад, уро дар суд ба чавобгарй кашидан лозим аст. Мо усули муҳофизати ҳуҷҷатҳои худро патент кардем, то натиҷаҳои SafeCopy дар суд ҳамчун далел қабул карда шаванд.
Тамғагузорӣ чӣ кор карда наметавонад?
Тамғагузорӣ дар мубориза бо ихроҷи маълумот ва ҳифзи нусхаҳои ҳуҷҷатҳо як даво нест. Ҳангоми татбиқи он дар корхонаи худ, фаҳмидани се маҳдудияти асосӣ муҳим аст:
Тамғагузорӣ ҳуҷҷатро муҳофизат мекунад, на матни он. Матнро дар хотир нигоҳ доштан ва такрор кардан мумкин аст. Матни нусхаи қайдшуда метавонад дубора навишта шавад ва ба паёмнавис фиристода шавад. Ҳеҷ чиз шуморо аз ин таҳдидҳо наҷот дода наметавонад. Дар ин ҷо фаҳмидан муҳим аст, ки дар ҷаҳони қалбакӣ фош кардани танҳо як қисми матни ҳуҷҷат ҷуз ғайбати электронӣ чизи дигаре нест. Барои он ки ихроҷ арзишманд бошад, он бояд маълумоте дошта бошад, ки дурустии маълумоти ифшошударо тасдиқ мекунад - мӯҳр, имзо ва ғайра. Ва дар ин ҷо аломатгузорӣ муфид хоҳад буд.
Тамғагузорӣ нусхабардорӣ ва аксбардории нусхаҳои ҳуҷҷатро манъ намекунад. Аммо агар сканҳо ё аксҳои ҳуҷҷатҳо «поппа шаванд», он барои пайдо кардани вайронкунанда кӯмак мекунад. Аслан, ҳифзи нусхабардорӣ табиати пешгирикунанда аст. Кормандон медонанд, ки дар асоси аксҳо ва нусхаҳои ҳуҷҷатҳо кафолат дода мешавад, ки онҳо метавонанд муайян карда шаванд ва ҷазо дода шаванд ва онҳо ё роҳҳои дигари (меҳнатталаби) ифшои онро меҷӯянд ва ё тамоман рад мекунанд.
Нишондиҳанда муайян мекунад, ки нусхаи кӣ фош шудааст, на кӣ онро фош кардааст. Як мисол аз ҳаёти воқеӣ: ҳуҷҷат фош шуд. Нишондиҳандаҳо нишон доданд, ки нусхаи Иван Неудачников (ном ва насаб иваз карда шудааст) фош шудааст. Хадамоти амният тафтишотро оғоз мекунад ва маълум мешавад, ки Иван ҳуҷҷатро рӯи миз дар утоқи кориаш гузоштааст, ки ҳамлагар дар он ҷо акси онро гирифтааст. Ба Иван выговор дода мешавад, ба хадамоти амният супориш дода мешавад, ки дар байни одамоне, ки ба идораи Унудачников ташриф оварданд, гунаҳкоронро пайдо кунанд. Чунин кофтуков ночиз аст, аммо назар ба ҷустуҷӯ дар байни одамоне, ки ба офисҳои ҳамаи гирандагони ҳуҷҷат ташриф овардаанд, осонтар аст.
Омезед, аммо наларзонед
Агар шумо системаи тамғагузориро бо дигар системаҳои корпоративӣ муттаҳид накунед, пас доираи татбиқи он эҳтимолан танҳо бо гардиши ҳуҷҷатҳои коғазӣ маҳдуд хоҳад шуд, ки сол то сол камтар ва камтар мешавад. Ва ҳатто дар ин ҳолат, истифодаи аломатҳоро базӯр қулай номидан мумкин нест - шумо бояд ҳар як ҳуҷҷатро дастӣ зеркашӣ кунед ва барои он нусхабардорӣ кунед.
Аммо агар шумо системаи тамғагузориро як ҷузъи манзараи умумии IT ва амнияти иттилоотӣ созед, таъсири синергетикӣ намоён мешавад. Интегратсияҳои муфидтарин инҳоянд:
Интегратсия бо EDMS. EDMS як маҷмӯи ҳуҷҷатҳоро муайян мекунад, ки аломатгузорӣ талаб мекунанд. Ҳар дафъае, ки корбари нав аз EDMS чунин ҳуҷҷатро дархост мекунад, ӯ нусхаи ишорашудаи онро мегирад.
Интегратсия бо системаҳои идоракунии чоп. Системаҳои идоракунии чоп ҳамчун прокси байни компютерҳои корбарон ва принтерҳо дар созмон амал мекунанд. Онҳо метавонанд муайян кунанд, ки ҳуҷҷати чопшаванда тамғагузориро талаб мекунад, масалан, бо мавҷудияти нишони ҳассосият дар атрибутҳои файл ё мавҷудияти файл дар анбори ҳуҷҷатҳои махфии корпоративӣ. Дар ин ҳолат, корбаре, ки ҳуҷҷатро барои чоп фиристодааст, аз табақи чопгар нусхаи қайдшударо мегирад. Дар сенарияи соддатар, шумо метавонед як принтери алоҳидаи виртуалӣ созед, ки ҳуҷҷатҳоеро мефиристед, ки ба он нусхаҳои ишорашуда аз табак мебароянд.
Интегратсияи почтаи электронӣ. Бисёре аз созмонҳо ба истифодаи почтаи электронӣ барои фиристодани ҳуҷҷатҳои махфӣ иҷозат намедиҳанд, аммо ин мамнӯъиятҳо аксар вақт вайрон карда мешаванд. Дар чое аз бепарвой, дар чое аз сабаби тангии мухлат ё дастури бевоситаи рохбарият. Барои он ки амнияти иттилоот чӯбе дар чархи пешрафт набошад ва ба ширкат пул меорад, мо пешниҳод менамоем, ки сенарияи зерин амалӣ карда шавад, ки ба шумо имкон медиҳад, ки тавассути почтаи дохилӣ бехатар ирсол кунед ва интиқоли ҳуҷҷатҳоро тавассути хаткашон сарфа кунед.
Ҳангоми фиристодани ҳуҷҷат, корбар парчамеро илова мекунад, ки аломатгузорӣ талаб мекунад. Дар ҳолати мо, суроғаи почтаи электронии тиҷоратӣ. Сервери почта, ки бо ин атрибут мактуб гирифтааст, барои ҳар як қабулкунанда нусхаҳои ҳамаи замимаҳоро месозад ва ба ҷои замимаҳои аслӣ онҳоро мефиристад. Барои ин дар сервери почта як ҷузъи системаи аломатгузорӣ насб карда шудааст. Дар мавриди Microsoft Exchange, он нақши ба номро мебозад. агенти нақлиёт. Ин ҷузъ ба кори сервери почта халал намерасонад.
Манбаъ: will.com