การจัดสรรต้นทุนไอที – มีความเป็นธรรมหรือไม่?

ฉันเชื่อว่าเราทุกคนไปร้านอาหารกับเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน และหลังจากสนุกสนานกันเต็มที่ บริกรก็นำเช็คมา ปัญหาสามารถแก้ไขได้หลายวิธี:

• วิธีที่หนึ่ง “สุภาพบุรุษ” “ทิป” 10–15% ให้กับพนักงานเสิร์ฟจะถูกเพิ่มเข้าไปในจำนวนเช็ค และจำนวนเงินที่ได้จะถูกแบ่งเท่าๆ กันในผู้ชายทุกคน
• วิธีที่สองคือ "สังคมนิยม" เช็คจะแบ่งให้ทุกคนเท่าๆ กัน ไม่ว่าพวกเขาจะกินและดื่มไปมากแค่ไหนก็ตาม
• วิธีที่สามคือ "ยุติธรรม" ทุกคนเปิดเครื่องคิดเลขบนโทรศัพท์และเริ่มคำนวณค่าอาหารของตนบวกกับ "ทิป" จำนวนหนึ่งด้วยเช่นกัน

สถานการณ์ร้านอาหารมีความคล้ายคลึงกับสถานการณ์ด้านต้นทุนไอทีในบริษัทมาก ในบทความนี้เราจะพูดถึงการกระจายค่าใช้จ่ายระหว่างแผนกต่างๆ

แต่ก่อนที่เราจะดำดิ่งลงสู่ห้วงแห่งไอที ​​เรากลับมาที่ตัวอย่างร้านอาหารกันก่อน “การจัดสรรต้นทุน” แต่ละวิธีข้างต้นมีข้อดีและข้อเสีย ข้อเสียที่ชัดเจนของวิธีที่สอง: คนหนึ่งอาจกินซีซาร์สลัดมังสวิรัติโดยไม่ใช้ไก่ และอีกคนหนึ่งอาจกินสเต็กริบอายได้ ดังนั้นปริมาณจึงอาจแตกต่างกันอย่างมาก ข้อเสียของวิธี “ยุติธรรม” ก็คือกระบวนการนับนั้นยาวมากและจำนวนเงินรวมจะน้อยกว่าที่อยู่ในเช็คเสมอ สถานการณ์ทั่วไป?

ทีนี้ลองจินตนาการว่าเรากำลังสนุกสนานกันในร้านอาหารแห่งหนึ่งในจีน และเช็คนั้นก็เปลี่ยนเป็นภาษาจีน สิ่งที่ชัดเจนคือจำนวนเงิน แม้ว่าบางคนอาจสงสัยว่านี่ไม่ใช่จำนวนเงิน แต่เป็นวันที่ปัจจุบัน หรือสมมติว่าสิ่งนี้เกิดขึ้นในอิสราเอล พวกเขาอ่านจากขวาไปซ้าย แต่จะเขียนตัวเลขได้อย่างไร? ใครสามารถตอบได้โดยไม่ต้องใช้ Google?

เหตุใดจึงต้องมีการจัดสรรด้านไอทีและธุรกิจ?

ดังนั้นแผนกไอทีจึงให้บริการแก่ทุกแผนกของบริษัทและขายบริการให้กับแผนกธุรกิจจริงๆ และแม้ว่าอาจไม่มีความสัมพันธ์ทางการเงินอย่างเป็นทางการระหว่างแผนกต่างๆ ภายในบริษัท แต่อย่างน้อยแต่ละหน่วยธุรกิจควรทำความเข้าใจว่าใช้จ่ายด้านไอทีไปเท่าใด มีค่าใช้จ่ายเท่าใดในการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ทดสอบความคิดริเริ่มใหม่ ๆ เป็นต้น เห็นได้ชัดว่าการปรับปรุงให้ทันสมัยและการขยายโครงสร้างพื้นฐานนั้นไม่ได้จ่ายโดย "ผู้สร้างสรรค์สิ่งใหม่ ผู้อุปถัมภ์ผู้วางระบบและผู้ผลิตอุปกรณ์" ที่เป็นตำนาน แต่โดยธุรกิจซึ่งจะต้องเข้าใจประสิทธิภาพของต้นทุนเหล่านี้

หน่วยธุรกิจมีขนาดและความเข้มข้นของการใช้ทรัพยากรไอทีที่แตกต่างกัน ดังนั้นการแบ่งค่าใช้จ่ายในการอัปเกรดโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีระหว่างแผนกต่างๆ เท่าๆ กันจึงเป็นวิธีที่สองที่มีข้อเสียทั้งหมด ในกรณีนี้ควรใช้วิธี "ยุติธรรม" มากกว่า แต่ใช้แรงงานมากเกินไป ตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดน่าจะเป็นตัวเลือก "กึ่งยุติธรรม" เมื่อมีการจัดสรรต้นทุนไม่ใช่เพนนี แต่ด้วยความแม่นยำที่สมเหตุสมผล เช่นเดียวกับในเรขาคณิตของโรงเรียน เราใช้ตัวเลข π เป็น 3,14 และไม่ใช่ลำดับตัวเลขทั้งหมด หลังจุดทศนิยม

การประมาณต้นทุนของบริการด้านไอทีมีประโยชน์มากในการถือครองที่มีโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีเดียว เมื่อรวมหรือแยกส่วนหนึ่งของการถือครองออกเป็นโครงสร้างที่แยกจากกัน สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถคำนวณต้นทุนการบริการด้านไอทีได้ทันทีเพื่อนำจำนวนเงินเหล่านี้มาพิจารณาเมื่อวางแผน นอกจากนี้ การทำความเข้าใจต้นทุนของบริการด้านไอทียังช่วยในการเปรียบเทียบตัวเลือกต่างๆ สำหรับการใช้และการเป็นเจ้าของทรัพยากรด้านไอที เมื่อผู้ชายในชุดสูทหลายพันดอลลาร์คุยกันว่าผลิตภัณฑ์ของตนสามารถปรับต้นทุนไอทีให้เหมาะสม เพิ่มสิ่งที่ต้องเพิ่ม และลดสิ่งที่ต้องลดได้อย่างไร การประเมินต้นทุนอย่างต่อเนื่องของบริการไอทีทำให้ CIO ไม่เชื่อคำสัญญาทางการตลาดอย่างสุ่มสี่สุ่มห้า แต่ต้องประเมินผลที่คาดหวังและควบคุมผลลัพธ์ได้อย่างแม่นยำ

สำหรับธุรกิจ การจัดสรรเป็นโอกาสที่จะเข้าใจต้นทุนการให้บริการด้านไอทีล่วงหน้า ข้อกำหนดทางธุรกิจใดๆ จะไม่ถูกประเมินว่าเป็นการเพิ่มงบประมาณด้านไอทีโดยรวมหลายเปอร์เซ็นต์ แต่จะถูกกำหนดเป็นจำนวนเงินสำหรับข้อกำหนดหรือบริการเฉพาะ

กรณีจริง

“ความเจ็บปวด” หลักของ CIO ของบริษัทขนาดใหญ่คือจำเป็นต้องเข้าใจวิธีกระจายต้นทุนระหว่างหน่วยธุรกิจและเสนอการมีส่วนร่วมในการพัฒนาไอทีตามสัดส่วนการบริโภค

เพื่อเป็นโซลูชัน เราได้พัฒนาเครื่องคำนวณบริการด้านไอทีที่สามารถจัดสรรต้นทุนด้านไอทีทั้งหมดให้กับบริการด้านไอทีก่อน จากนั้นจึงจัดสรรให้กับหน่วยธุรกิจ

จริงๆ แล้วมีสองงาน: คำนวณต้นทุนของบริการไอทีและกระจายต้นทุนระหว่างหน่วยธุรกิจที่ใช้บริการนี้ตามตัวขับเคลื่อนบางอย่าง (วิธี "กึ่งยุติธรรม")

เมื่อมองแวบแรก สิ่งนี้อาจดูง่ายหากตั้งแต่เริ่มแรก มีการอธิบายบริการไอทีอย่างถูกต้อง ข้อมูลถูกป้อนลงในฐานข้อมูลการกำหนดค่า CMDB และระบบการจัดการสินทรัพย์ไอที ITAM โมเดลทรัพยากรและบริการถูกสร้างขึ้น และแคตตาล็อกของบริการไอทีถูกสร้าง ที่พัฒนา. ในกรณีนี้ สำหรับบริการด้านไอทีใดๆ ก็ตาม คุณสามารถกำหนดได้ว่าจะใช้ทรัพยากรใดและต้นทุนของทรัพยากรเหล่านี้เท่าใด โดยคำนึงถึงค่าเสื่อมราคาด้วย แต่เรากำลังติดต่อกับธุรกิจปกติของรัสเซีย และสิ่งนี้ทำให้เกิดข้อจำกัดบางประการ ดังนั้นจึงไม่มี CMDB และ ITAM มีเพียงแคตตาล็อกบริการด้านไอทีเท่านั้น โดยทั่วไปบริการด้านไอทีแต่ละรายการจะเป็นตัวแทนของระบบข้อมูล การเข้าถึง การสนับสนุนผู้ใช้ ฯลฯ บริการไอทีใช้บริการโครงสร้างพื้นฐานเช่น "เซิร์ฟเวอร์ DB", "เซิร์ฟเวอร์แอปพลิเคชัน", "ระบบจัดเก็บข้อมูล", "เครือข่ายข้อมูล" เป็นต้น ดังนั้น เพื่อแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมายจึงจำเป็น:

• กำหนดต้นทุนการบริการโครงสร้างพื้นฐาน
• กระจายต้นทุนของบริการโครงสร้างพื้นฐานไปยังบริการด้านไอทีและคำนวณต้นทุน
• กำหนดปัจจัยขับเคลื่อน (ค่าสัมประสิทธิ์) ในการกระจายต้นทุนการบริการไอทีไปยังหน่วยธุรกิจและจัดสรรต้นทุนการบริการไอทีให้กับหน่วยธุรกิจ จึงกระจายจำนวนต้นทุนของแผนกไอทีไปยังแผนกอื่น ๆ ของบริษัท

ค่าใช้จ่ายด้านไอทีรายปีทั้งหมดสามารถแสดงเป็นเงินก้อนหนึ่งได้ กระเป๋าใบนี้บางส่วนถูกใช้ไปกับอุปกรณ์ งานการย้ายถิ่นฐาน การปรับปรุงให้ทันสมัย ​​ใบอนุญาต การสนับสนุน เงินเดือนพนักงาน ฯลฯ อย่างไรก็ตามความซับซ้อนอยู่ที่ขั้นตอนการบัญชีสำหรับการบัญชีสำหรับสินทรัพย์ถาวรและสินทรัพย์ไม่มีตัวตนในไอที

มาดูตัวอย่างโครงการเพื่อปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐาน SAP ให้ทันสมัยกัน ส่วนหนึ่งของโครงการคือการซื้ออุปกรณ์และใบอนุญาต และดำเนินงานโดยได้รับความช่วยเหลือจากผู้รวมระบบ เมื่อปิดโครงการ ผู้จัดการจะต้องจัดทำเอกสารเพื่อให้อุปกรณ์ทางบัญชีรวมอยู่ในสินทรัพย์ถาวร ใบอนุญาตจะรวมอยู่ในสินทรัพย์ไม่มีตัวตน และงานออกแบบและการว่าจ้างอื่น ๆ จะถูกตัดออกเป็นค่าใช้จ่ายรอการตัดบัญชี ปัญหาหมายเลขหนึ่ง: เมื่อลงทะเบียนเป็นสินทรัพย์ถาวร นักบัญชีของลูกค้าไม่สนใจว่าจะเรียกว่าอะไร ดังนั้นในสินทรัพย์ถาวรเราจึงได้รับสินทรัพย์ "UpgradeSAPandMigration" หากเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ หากดิสก์อาร์เรย์ได้รับการปรับปรุงให้ทันสมัย ​​ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับ SAP สิ่งนี้จะทำให้การค้นหาต้นทุนและการจัดสรรเพิ่มเติมซับซ้อนยิ่งขึ้น ในความเป็นจริง อุปกรณ์ใดๆ ก็ตามสามารถซ่อนอยู่หลังแอสเซท “UpgradeSAPandMigration” ได้ และยิ่งเวลาผ่านไปเท่าไร การทำความเข้าใจกับสิ่งที่ซื้อจริงๆ ที่นั่นก็ยิ่งยากขึ้นเท่านั้น

เช่นเดียวกับสินทรัพย์ไม่มีตัวตนซึ่งมีสูตรการคำนวณที่ซับซ้อนกว่ามาก ความซับซ้อนเพิ่มเติมถูกเพิ่มเข้ามาโดยข้อเท็จจริงที่ว่าช่วงเวลาในการเริ่มอุปกรณ์และวางลงในงบดุลอาจแตกต่างกันประมาณหนึ่งปี แถมค่าเสื่อมคือ 5 ปี แต่จริงๆ แล้วอุปกรณ์สามารถทำงานได้มากหรือน้อยขึ้นอยู่กับสถานการณ์

ดังนั้นจึงเป็นไปได้ในทางทฤษฎีในการคำนวณต้นทุนบริการไอทีด้วยความแม่นยำ 100% แต่ในทางปฏิบัตินี่เป็นวิธีที่ยาวนานและค่อนข้างไร้จุดหมาย ดังนั้นเราจึงเลือกวิธีที่ง่ายกว่า: ต้นทุนที่สามารถระบุถึงโครงสร้างพื้นฐานหรือบริการด้านไอทีได้อย่างง่ายดายจะคิดจากบริการที่เกี่ยวข้องโดยตรง ค่าใช้จ่ายที่เหลือจะกระจายไปตามบริการด้านไอทีตามกฎบางประการ ซึ่งจะช่วยให้คุณได้รับความแม่นยำประมาณ 85% ซึ่งก็เพียงพอแล้ว

ในระยะแรก เพื่อกระจายต้นทุนสำหรับบริการโครงสร้างพื้นฐาน รายงานทางการเงินและการบัญชีสำหรับโครงการด้านไอทีและ "ความสมัครใจที่ดี" จะถูกนำมาใช้ในกรณีที่ไม่สามารถระบุต้นทุนให้กับบริการโครงสร้างพื้นฐานใดๆ ได้ ต้นทุนจะถูกจัดสรรโดยตรงไปยังบริการด้านไอทีหรือบริการโครงสร้างพื้นฐาน จากการกระจายต้นทุนรายปี เราจึงได้รับจำนวนค่าใช้จ่ายสำหรับบริการโครงสร้างพื้นฐานแต่ละรายการ

ในขั้นตอนที่สอง ค่าสัมประสิทธิ์การกระจายระหว่างบริการไอทีถูกกำหนดสำหรับบริการโครงสร้างพื้นฐานเช่น “Application Server”, “Database Server”, “Data Storage” เป็นต้น บริการโครงสร้างพื้นฐานบางอย่าง เช่น “สถานที่ทำงาน” “การเข้าถึง Wi-Fi” “การประชุมทางวิดีโอ” จะไม่ถูกกระจายไปยังบริการด้านไอที และได้รับการจัดสรรโดยตรงให้กับหน่วยธุรกิจ

ในขั้นตอนนี้ความสนุกเริ่มต้นขึ้น ตามตัวอย่าง ให้พิจารณาบริการโครงสร้างพื้นฐานเช่น "เซิร์ฟเวอร์แอปพลิเคชัน" มีอยู่ในบริการไอทีเกือบทุกประเภทในสถาปัตยกรรมสองแบบ โดยมีและไม่มีระบบเสมือนจริง และมีและไม่มีระบบสำรอง วิธีที่ง่ายที่สุดคือการจัดสรรต้นทุนตามสัดส่วนของคอร์ที่ใช้ เพื่อที่จะนับ "นกแก้วที่เหมือนกัน" และไม่สับสนระหว่างคอร์จริงกับคอร์เสมือน โดยคำนึงถึงการสมัครใช้งานเกิน เราถือว่าคอร์จริงหนึ่งคอร์เท่ากับคอร์เสมือนสามคอร์ จากนั้นสูตรการกระจายต้นทุนสำหรับบริการโครงสร้างพื้นฐาน “Application Server” สำหรับแต่ละบริการด้านไอทีจะมีลักษณะดังนี้:

,

โดยที่ Rsp คือต้นทุนรวมของบริการโครงสร้างพื้นฐาน “Application Servers” และ Kx86 และ Kr เป็นค่าสัมประสิทธิ์ที่ระบุส่วนแบ่งของเซิร์ฟเวอร์ x86 และ P-series

ค่าสัมประสิทธิ์ถูกกำหนดโดยเชิงประจักษ์จากการวิเคราะห์โครงสร้างพื้นฐานด้านไอที ต้นทุนของซอฟต์แวร์คลัสเตอร์ ซอฟต์แวร์การจำลองเสมือน ระบบปฏิบัติการ และซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันจะคำนวณเป็นบริการโครงสร้างพื้นฐานที่แยกจากกัน

ลองยกตัวอย่างที่ซับซ้อนมากขึ้น บริการโครงสร้างพื้นฐาน “เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล” รวมถึงต้นทุนด้านฮาร์ดแวร์และต้นทุนใบอนุญาตฐานข้อมูล ดังนั้นต้นทุนของอุปกรณ์และใบอนุญาตสามารถแสดงได้ในสูตร:

โดยที่ РHW และ РLIC คือต้นทุนรวมของอุปกรณ์และต้นทุนรวมของใบอนุญาตฐานข้อมูล ตามลำดับ และ KHW และ KLIC เป็นสัมประสิทธิ์เชิงประจักษ์ที่กำหนดส่วนแบ่งต้นทุนสำหรับฮาร์ดแวร์และใบอนุญาต

นอกจากนี้ ในส่วนของฮาร์ดแวร์ก็คล้ายกับตัวอย่างก่อนหน้านี้ แต่ด้วยใบอนุญาต สถานการณ์จะซับซ้อนขึ้นเล็กน้อย ภาพรวมของบริษัทอาจใช้ฐานข้อมูลหลายประเภท เช่น Oracle, MSSQL, Postgres เป็นต้น ดังนั้นสูตรในการคำนวณการจัดสรรฐานข้อมูลเฉพาะเช่น MSSQL ให้กับบริการเฉพาะจะมีลักษณะดังนี้:

โดยที่ KMSSQL คือค่าสัมประสิทธิ์ที่กำหนดส่วนแบ่งของฐานข้อมูลนี้ในภูมิทัศน์ด้านไอทีของบริษัท

สถานการณ์ยิ่งซับซ้อนยิ่งขึ้นด้วยการคำนวณและการจัดสรรระบบจัดเก็บข้อมูลกับผู้ผลิตอาเรย์และดิสก์ประเภทต่างๆ แต่คำอธิบายของส่วนนี้เป็นหัวข้อสำหรับโพสต์แยกต่างหาก

ผลหรือไม่

ผลลัพธ์ของแบบฝึกหัดนี้อาจเป็นเครื่องคิดเลข Excel หรือเครื่องมืออัตโนมัติ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับวุฒิภาวะของบริษัท กระบวนการที่เปิดตัว โซลูชันที่นำไปใช้ และความปรารถนาของฝ่ายบริหาร เครื่องคิดเลขหรือการแสดงข้อมูลด้วยภาพจะช่วยกระจายต้นทุนระหว่างหน่วยธุรกิจได้อย่างถูกต้อง และแสดงให้เห็นว่าจัดสรรงบประมาณด้านไอทีอย่างไรและจำนวนเท่าใด เครื่องมือเดียวกันนี้สามารถแสดงให้เห็นได้อย่างง่ายดายว่าการปรับปรุงความน่าเชื่อถือของบริการ (ความซ้ำซ้อน) จะเพิ่มต้นทุนได้อย่างไร ไม่ใช่โดยต้นทุนของเซิร์ฟเวอร์ แต่คำนึงถึงต้นทุนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด สิ่งนี้ทำให้ธุรกิจและ CIO “เล่นบนกระดานเดียวกัน” ตามกฎเกณฑ์เดียวกัน เมื่อวางแผนผลิตภัณฑ์ใหม่ สามารถคำนวณต้นทุนล่วงหน้าและประเมินความเป็นไปได้ได้

Igor Tyukachev ที่ปรึกษาของ Jet Infosystems

ที่มา: will.com