การเก็บถาวรอีเมลด้วยความสามารถในการดูในอนาคตเป็นคุณสมบัติที่สำคัญสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ สามารถใช้จัดการกับข้อร้องเรียนต่าง ๆ ดำเนินการสืบสวน และในสถานการณ์อื่น ๆ นอกจากนี้ คุณลักษณะนี้มีประโยชน์สำหรับผู้ให้บริการ SaaS ในการป้องกันตนเองในกรณีที่ผู้ใช้ที่ไร้ยางอายใช้บริการของตนเพื่อกระทำการผิดกฎหมาย
โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับวัตถุประสงค์เหล่านี้ ปลั๊กอิน Zimbra Archiving and Discovery จึงถูกสร้างขึ้น ซึ่งช่วยให้คุณเก็บถาวรจดหมายขาออกและขาเข้าในแต่ละกล่องจดหมาย และแม้แต่จดหมายที่บันทึกไว้ในฉบับร่าง อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ไม่ได้มีข้อเสียแต่อย่างใด ประการแรก ใช้งานได้เฉพาะกับ Zimbra Collaboration Suite Network Edition แบบชำระเงิน และประการที่สอง ใช้งานได้เฉพาะภายในเว็บไคลเอ็นต์และจะไม่เก็บถาวรใดๆ เมื่อใช้ไคลเอ็นต์เดสก์ท็อปหรือมือถือ ในเรื่องนี้ เราจะบอกคุณถึงวิธีการเก็บถาวรจดหมายขาเข้าและขาออกใน ZImbra Collaboration Suite Open-Source Edition ที่ให้บริการฟรี ซึ่งจะเก็บถาวรจดหมายที่ส่งจากโปรแกรมรับส่งอีเมลใดๆ
การเก็บถาวรจดหมายจะดำเนินการผ่านฟังก์ชัน Postfix BCC ในตัว ทำงานดังนี้: ผู้ดูแลระบบตั้งค่าที่อยู่จดหมายเก็บถาวรสำหรับกล่องจดหมาย ป้อนการตั้งค่าบางอย่าง หลังจากนั้นจดหมายขาเข้าและขาออกแต่ละฉบับจะถูกคัดลอกไปยังจดหมายเก็บถาวร ซึ่งคุณสามารถค้นหาจดหมายที่ต้องการได้ในภายหลัง เราขอแนะนำให้สร้างโดเมนแยกต่างหากสำหรับการเก็บถาวรอีเมล สิ่งนี้จะทำให้การจัดการกล่องจดหมายเก็บถาวรง่ายขึ้นอย่างมากในอนาคต
เก็บถาวรอีเมลขาออก
ตั้งค่าการเก็บถาวรอีเมลขาออก ลองใช้บัญชีเป็นตัวอย่าง [ป้องกันอีเมล] และสร้างกล่องจดหมายเก็บถาวรสำหรับมัน [ป้องกันอีเมล]. เพื่อให้ข้อความขาออกถูกเก็บถาวร ต้องทำการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า Postfix จำนวนหนึ่ง ในการทำเช่นนี้คุณต้องเปิดไฟล์ /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf และเพิ่มบรรทัดต่อท้าย sender_bcc_maps = lmdb:/opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc. หลังจากนั้น คุณต้องสร้างไฟล์ /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc และเพิ่มกล่องจดหมายที่คุณวางแผนจะเก็บถาวร รวมถึงกล่องจดหมายที่จะส่งข้อความที่เก็บถาวร เป็นไปได้ที่จะเก็บกล่องจดหมายหลายกล่องไว้ในที่เดียว สิ่งนี้ทำได้ดังนี้:
[ป้องกันอีเมล] [ป้องกันอีเมล]
[ป้องกันอีเมล] [ป้องกันอีเมล]
[ป้องกันอีเมล] [ป้องกันอีเมล]
หลังจากเพิ่มกล่องจดหมายทั้งหมดแล้ว สิ่งที่เหลืออยู่คือการเรียกใช้คำสั่ง แผนที่ไปรษณีย์ /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc และโหลด Postfix ใหม่ด้วยคำสั่ง โหลด postfix ซ้ำ. จากตัวอย่างต่อไปนี้ หลังจากรีบูต อีเมลขาออกทั้งหมดจากบัญชี [ป้องกันอีเมล] и [ป้องกันอีเมล] จะไปที่กล่องจดหมายเดียวกัน [ป้องกันอีเมล]และอีเมลขาออกของบัญชี [ป้องกันอีเมล] จะถูกเก็บถาวรในกล่องจดหมาย [ป้องกันอีเมล]
เก็บถาวรอีเมลขาเข้า
ตอนนี้มาตั้งค่าการเก็บถาวรอีเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติ ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้ Postfix BCC เดียวกันได้ ในกรณีของการเก็บถาวรอีเมลขาออก คุณต้องเปิดไฟล์ /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf และเพิ่มบรรทัดเข้าไป ผู้รับ_bcc_maps = lmdb:/opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc. หลังจากนั้น คุณต้องสร้างไฟล์ /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc และเพิ่มที่อยู่ทางไปรษณีย์ที่จำเป็นในรูปแบบเดียวกัน
หลังจากเพิ่มกล่อง คุณต้องเรียกใช้คำสั่ง แผนที่ไปรษณีย์ /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc และโหลด Postfix ใหม่ด้วยคำสั่ง โหลด postfix ซ้ำ. ตอนนี้อีเมลขาเข้าทั้งหมดจากบัญชี [ป้องกันอีเมล] и [ป้องกันอีเมล] จะถูกเก็บถาวรในกล่องจดหมาย [ป้องกันอีเมล]และอีเมลขาเข้าของบัญชี [ป้องกันอีเมล] จะถูกคัดลอกไปยังกล่องจดหมาย [ป้องกันอีเมล].
ตัวอย่างการกำหนดค่าตัวกรองข้อความขาเข้า
เราทราบเป็นพิเศษว่าทุกครั้งที่คุณเพิ่มหรือลบที่อยู่อีเมลในรายการ /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc и /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc คุณต้องดำเนินการคำสั่งอีกครั้ง แผนที่ไปรษณีย์ ด้วยรายการที่แก้ไข และโหลด Postfix ใหม่ เรายังแนะนำให้ใช้ Zimbra OSE mail filters ตามชื่อผู้ส่งและผู้รับ เพื่อให้ข้อความขาเข้าและขาออกถูกจัดเรียงเป็นโฟลเดอร์ และคุณจะพบจดหมายที่ถูกต้องได้ง่ายขึ้นในภายหลัง
ตัวอย่างการกำหนดค่าตัวกรองข้อความขาออก
หากต้องการค้นหาจดหมายในคลังจดหมายที่สร้างขึ้น คุณสามารถใช้การค้นหาในตัวของ Zimbra OSE ได้ในภายหลัง โปรดทราบว่าอีเมลที่จัดเก็บในที่เก็บถาวรจะยาวกว่าในบัญชีมาก ซึ่งหมายความว่าอีเมลเหล่านั้นจำเป็นต้องกำหนดโควต้าที่สูงขึ้น รวมถึงนโยบายการเก็บรักษาที่มีระยะเวลาสูงกว่า ในกรณีที่กล่องจดหมายเก็บถาวรของคุณถูกจัดเก็บไว้ในโดเมนอื่น การดำเนินการนี้จะง่ายกว่ามาก
สำหรับคำถามทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ Zextras Suite คุณสามารถติดต่อตัวแทนของ Zextras Ekaterina Triandafilidi ทางอีเมล [ป้องกันอีเมล]
ที่มา: will.com