ขอให้เป็นวันที่ดีสำหรับทุกคน! วันนี้ ฉันอยากจะแบ่งปันตัวอย่างเล็กๆ ของการทำให้กระบวนการสร้างคำขอออกโดยอัตโนมัติสำหรับพนักงานใหม่โดยใช้ผลิตภัณฑ์ Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate และ Teams เมื่อใช้กระบวนการนี้ คุณไม่จำเป็นต้องซื้อแผนผู้ใช้ PowerApps และ Power Automate แยกต่างหาก การสมัครใช้งาน Office365 E1/E3/E5 ก็เพียงพอแล้ว เราจะสร้างรายการและคอลัมน์บนไซต์ SharePoint PowerApps จะช่วยคุณสร้างแบบฟอร์ม และ Power Automate จะให้โอกาสในการปรับแต่งตรรกะของกระบวนการทางธุรกิจ เราจะเชื่อมต่อกระบวนการสุดท้ายกับทีม MS Teams อย่าเสียเวลามาดูว่าจะเกิดอะไรขึ้น
ในขั้นตอนแรก เราสร้างรายการและรายละเอียด เราต้องการรายการ:
- คำร้องขอออกจากพนักงาน
- หน่วย
- ทรัพยากรบุคคลตามแผนก
- ผู้ดูแลระบบ
แต่ละรายการจะมีบทบาทในอนาคต และเราจะมาดูกันว่ารายการใด สร้างรายละเอียดและกำหนดค่าเมนูนำทาง:
PowerApps
ตอนนี้ มาสร้างแบบฟอร์มสำหรับรายการ "คำขอออกจากพนักงาน" โดยใช้ PowerApps ในรูปแบบสุดท้ายจะเป็นดังนี้:
ในฟิลด์ "พนักงาน" คุณเลือกจากรายชื่อผู้ใช้ Office 365 "วันที่ออก" จะถูกระบุจากปฏิทิน "แผนก" จะถูกระบุจากไดเรกทอรีของแผนก และเลือก "HR" จาก "HR ตามแผนก" ไดเรกทอรี:
แต่จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายชื่อ HR ที่มีให้เลือกนั้นถูกกรองโดยแผนกที่ระบุในแบบฟอร์ม ลองใช้สูตรเพื่อกรองข้อมูลใน PowerApps สำหรับคุณสมบัติ "รายการ" ของช่อง "HR" เราเขียน:
นอกจากนี้ คุณสามารถปรับเปลี่ยนค่าเริ่มต้นเล็กน้อยสำหรับฟิลด์สถานะบนแบบฟอร์มได้ สำหรับคุณสมบัติ "ค่าเริ่มต้น" ของช่อง "สถานะ" เราเขียน:
หากแบบฟอร์มสำหรับการสร้างองค์ประกอบเปิดขึ้น ค่า "ใหม่" จะถูกเขียนลงในฟิลด์ "สถานะ" มิฉะนั้น ค่าจากคอลัมน์ SharePoint สำหรับองค์ประกอบปัจจุบันจะถูกแทนที่ในฟิลด์สถานะบนแบบฟอร์ม
ปัญหาประการหนึ่งของ PowerApps คือการไม่สามารถดึงข้อมูลจากกลุ่ม SharePoint ได้อย่างง่ายดาย ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นไปไม่ได้ที่จะกำหนดค่าการมองเห็น/ความพร้อมใช้งานของฟิลด์หรือออบเจ็กต์บนแบบฟอร์มได้อย่างง่ายดาย หากคุณต้องการใช้ผู้ใช้ที่เป็นสมาชิกของกลุ่ม SharePoint แต่คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้ เพื่อจุดประสงค์นี้โดยเฉพาะ เราได้จัดทำรายชื่อผู้ดูแลระบบไว้ล่วงหน้า:
รายการนี้ประกอบด้วยฟิลด์ "พนักงาน" ที่มีประเภท "ผู้ใช้หรือกลุ่ม" ซึ่งแสดงเฉพาะในแบบฟอร์ม และฟิลด์ "ชื่อ" ซึ่งมีการเขียนชื่อของพนักงานที่เลือก จะแสดงเฉพาะในมุมมองรายการเท่านั้น ตอนนี้ เรามาลองใช้เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ใน PowerApps ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดค่าความพร้อมใช้งานของฟิลด์ใดก็ได้หากผู้ใช้ปัจจุบันอยู่ในรายชื่อผู้ดูแลระบบ ค้นหาคุณสมบัติ "โหมดการแสดงผล" ของช่อง "วันที่วางจำหน่าย" และเขียน:
ตามสูตรนี้ หากมีพนักงานอย่างน้อยหนึ่งคนในรายการผู้ดูแลระบบที่มีการเข้าสู่ระบบตรงกับการเข้าสู่ระบบของผู้ใช้ปัจจุบัน ฟิลด์นั้นจะสามารถแก้ไขได้ มิฉะนั้น ให้ดูได้ เพื่อความน่าเชื่อถือที่มากขึ้น เราจะลดการเข้าสู่ระบบให้เป็นตัวพิมพ์เล็ก มิฉะนั้นอาจเกิดกรณีทุกประเภทได้
คุณอาจสังเกตเห็นว่าในส่วนหัวของแบบฟอร์มมีปุ่ม "การดำเนินการกับแอปพลิเคชัน":
ปุ่มนี้จะไปที่หน้าจออื่นซึ่งมีการรวบรวมการดำเนินการที่เป็นไปได้ทั้งหมดบนแอปพลิเคชันเพื่อความสะดวก:
หลังจากคลิกที่ปุ่มแต่ละปุ่ม หน้าต่างการดำเนินการเพิ่มเติมจะเปิดขึ้น ตัวอย่างเช่น หากเลือกการดำเนินการ "ยกเลิกแอปพลิเคชัน" หน้าต่างเพิ่มเติมจะเปิดขึ้นพร้อมความสามารถในการป้อนความคิดเห็น:
หลังจากคลิกปุ่ม "ยืนยัน" สถานะของแอปพลิเคชันจะเปลี่ยนไป และสามารถทำได้แม้จะไม่ได้เปิดโฟลว์ Power Automate ก็ตาม ลองใช้ฟังก์ชัน "Patch" สำหรับคุณสมบัติ "OnSelect" ของปุ่ม:
เมื่อใช้ฟังก์ชัน Patch เราจะอัปเดตรายการสั่งซื้อโดยการกรองตาม ID ของรายการปัจจุบัน เราเปลี่ยนค่าของฟิลด์ "สถานะ" และไปที่หน้าจอหลัก สำหรับปุ่มการทำงานอื่นๆ ตรรกะจะคล้ายกัน
สิ่งที่เหลืออยู่คือการกำหนดค่าขั้นตอนการอนุมัติ มาทำในรูปแบบที่ง่ายที่สุดกันดีกว่า
พลังงานอัตโนมัติ
ขั้นตอนการอนุมัติของเราจะทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างตั๋ว ในระหว่างการดำเนินการ สถานะของใบสมัครจะเปลี่ยนไป หัวหน้าแผนกจะได้รับ และการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับใบสมัครใหม่จะถูกส่งไปยังหัวหน้า เพื่อระบุผู้นำ เรามีไดเร็กทอรี "แผนก":
สร้างโฟลว์ Power Automate:
ในระหว่างการดำเนินการโฟลว์นี้ หัวหน้าแผนกจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับการสร้างแอปพลิเคชันใหม่ และสามารถไปที่ลิงก์เพื่อตัดสินใจโดยคลิกที่ปุ่ม:
การคลิกปุ่ม "ตกลง" หรือ "ปฏิเสธ" จะเป็นการเปิดโฟลว์ Power Automate ซึ่งเปลี่ยนสถานะของแอปพลิเคชันและส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังผู้เชี่ยวชาญ HR:
กระบวนการนี้พร้อมแล้ว
ทีมงาน
และสัมผัสสุดท้ายคือการจัดระเบียบความร่วมมือกับกระบวนการนี้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เชื่อมต่อกระบวนการกับคำสั่ง MS Teams:
ขณะนี้ สมาชิกในทีม MS Teams ทุกคนสามารถเข้าถึงกระบวนการออกจากระบบของพนักงานใหม่ได้ในแท็บแยกต่างหาก
แน่นอน คุณสามารถให้การอนุมัติหลายขั้นตอนในตรรกะโฟลว์ของคุณ รวมทั้งคุณสามารถใช้ส่วนประกอบการอนุมัติเพื่อมอบหมายงาน Power Automate คุณยังสามารถปรับแต่งรายงานและสร้างการแจ้งเตือนที่จะถูกส่งไปยังแชทบอทของ Microsoft Teams แต่จะมีข้อมูลเพิ่มเติมในบทความต่อๆ ไป ขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณและขอให้ทุกคนมีวันที่ดี!
ที่มา: will.com