เมื่อใช้ระบบ ERP สำเร็จรูป 53% ของบริษัท ความท้าทายร้ายแรงที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจและแนวทางองค์กร และ 44% ของบริษัทประสบปัญหาทางเทคนิคที่สำคัญ ในบทความชุดนี้ เราจะอธิบายว่าระบบ ERP คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร จะพิจารณาความจำเป็นในการนำไปใช้อย่างไร สิ่งที่คุณต้องรู้เมื่อเลือกผู้ให้บริการแพลตฟอร์ม และวิธีการนำไปใช้
แนวคิดของระบบ ERP มาจากสหรัฐอเมริกา และแปลตามตัวอักษรว่าเป็นการวางแผนทรัพยากรองค์กร - การวางแผนทรัพยากรองค์กร ในทางวิชาการมีลักษณะดังนี้ “ERP เป็นกลยุทธ์องค์กรสำหรับการบูรณาการการผลิตและการปฏิบัติการ การจัดการแรงงาน การจัดการทางการเงิน และการจัดการสินทรัพย์ โดยมุ่งเน้นที่การสร้างสมดุลอย่างต่อเนื่องและการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรขององค์กรผ่านแพ็คเกจซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันเฉพาะทางแบบครบวงจรที่ จัดเตรียมแบบจำลองข้อมูลและกระบวนการทั่วไปสำหรับกิจกรรมทุกด้าน"
ซัพพลายเออร์แต่ละรายสามารถเข้าใจระบบที่พัฒนาขึ้นในลักษณะของตนเอง โดยพิจารณาจากจุดเน้นและงานที่ต้องแก้ไข ตัวอย่างเช่น ระบบ ERP หนึ่งระบบเหมาะสำหรับการขายปลีก แต่ไม่เหมาะกับโรงกลั่นน้ำมัน นอกจากนี้ แต่ละบริษัทและพนักงานที่ใช้แพลตฟอร์มนี้จินตนาการถึงแพลตฟอร์มนี้แตกต่างกัน โดยขึ้นอยู่กับส่วนที่พวกเขาสัมผัสในการทำงาน
โดยแก่นแท้แล้ว ERP คือระบบข้อมูลสำหรับจัดการกระบวนการทางธุรกิจและทรัพยากรของบริษัททั้งหมดโดยใช้ฐานข้อมูลเดียว
ทำไมคุณถึงต้องมีระบบ ERP?
เช่นเดียวกับระบบข้อมูลอื่นๆ ERP ทำงานร่วมกับข้อมูล พนักงานและแผนกแต่ละคนจะสร้างข้อมูลหลายร้อยเมกะไบต์อย่างต่อเนื่อง ในองค์กรขนาดเล็ก ผู้จัดการสามารถเข้าถึงข้อมูลและเวลาทั้งหมดได้โดยตรงเพื่อตรวจสอบกระบวนการ หากข้อมูลจำนวนมากถูกสร้างขึ้นภายในกรอบของกระบวนการทางธุรกิจหนึ่งหรือสองกระบวนการ ผู้จัดการจะต้องแปลงข้อมูลให้เป็นดิจิทัลด้วยโซลูชันไอทีที่ตรงเป้าหมายเท่านั้น โดยทั่วไปแล้ว องค์กรจะซื้อซอฟต์แวร์การบัญชีและตัวอย่างเช่น CRM
เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น กระบวนการแต่ละอย่างซึ่งก่อนหน้านี้ใช้เวลาในการจัดการเพียงเล็กน้อยก็ถูกแปรสภาพเป็นข้อมูลปริมาณมาก เมื่อใช้ร่วมกับกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ กระแสข้อมูลที่แตกต่างกันจำเป็นต้องใช้เจ้าหน้าที่ธุรการจำนวนมากเพื่อรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้น ดังนั้นระบบ ERP จึงไม่จำเป็นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่
จะเข้าใจได้อย่างไรว่าบริษัทต้องการระบบ ERP
เรื่องราวทั่วไปสำหรับลูกค้าของเราจะเป็นเช่นนี้ เมื่อถึงจุดหนึ่ง จะเห็นได้ชัดว่ากระบวนการหลักทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติ และประสิทธิภาพการทำงานไม่เพิ่มขึ้น
ปรากฎว่าแต่ละกระบวนการอยู่ในระบบข้อมูลที่แยกจากกัน ในการเชื่อมโยงข้อมูลดังกล่าว พนักงานจะต้องป้อนข้อมูลลงในแต่ละระบบด้วยตนเอง จากนั้นฝ่ายบริหารจะรวบรวมข้อมูลที่ซ้ำกันด้วยตนเองเพื่อวิเคราะห์กิจกรรมของทั้งบริษัท โดยหลักการแล้วกลไกการทำงานดังกล่าวจะมีประสิทธิผลจนถึงจุดหนึ่ง สิ่งสำคัญคือการกำหนดช่วงเวลาของการบรรลุประสิทธิภาพสูงสุดก่อนที่จะเกิดขึ้นและไม่ใช่เมื่อจำเป็นต้องเปลี่ยนกลไกของกระบวนการในโหมดฉุกเฉิน
ไม่มีระบบข้อมูลใดที่จะรายงานว่าถึงเวลาที่บริษัทได้เติบโตขึ้นถึงระดับที่จำเป็นต้องมีระบบ ERP ประสบการณ์โลกแสดงสัญญาณหลัก 4 ประการที่จะช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งนี้:
มีข้อมูลไม่เพียงพอต่อการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร
การตัดสินใจใดๆ ในธุรกิจมีผลกระทบที่ตามมาซึ่งส่งผลให้เกิดการสูญเสียทางการเงินหรือในทางกลับกันในรายได้ คุณภาพของการตัดสินใจขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ใช้ หากข้อมูลล้าสมัย ไม่สมบูรณ์ หรือไม่ถูกต้อง การตัดสินใจจะไม่ถูกต้องหรือไม่สมดุล
สาเหตุหลักของข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกัน:
-
ข้อมูลสำคัญกระจัดกระจายไปตามพนักงานและแผนกต่างๆ
-
ไม่มีข้อบังคับในการรวบรวมข้อมูล
-
ข้อมูลจะถูกเก็บรวบรวมโดยพนักงานที่มีบทบาทต่างกันและในเวลาต่างกัน
ด้วยแพลตฟอร์ม ERP ที่เหมาะกับกระบวนการทางธุรกิจของคุณ คุณสามารถรวมศูนย์ข้อมูลทั้งหมดของคุณได้ ข้อมูลทั้งหมดถูกสร้างขึ้นโดยพนักงานและแผนกแต่ละคนในระบบเดียวแบบเรียลไทม์ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลที่คุณและคนอื่นๆ ในบริษัทอาจต้องการนั้นถูกต้องและเป็นปัจจุบันที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เสมอ
การขาดการบูรณาการระหว่างระบบไอทีทำให้เกิดความล้มเหลวในการปฏิบัติงานและเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตของบริษัท
ระบบไอทีแต่ละระบบมีข้อกำหนดของตนเองสำหรับรูปแบบข้อมูล ซึ่งสร้างขึ้นในเวลาที่ต่างกันและใช้เทคโนโลยี หลักการ และภาษาการเขียนโปรแกรมที่แตกต่างกัน สิ่งนี้สะท้อนให้เห็นในการทำงานของพนักงานซึ่งมีปฏิสัมพันธ์ราวกับเป็นภาษาต่างๆ และความเร็วในการโต้ตอบ
ระบบ ERP รวมฟังก์ชันต่างๆ ไว้ในพื้นที่เดียวที่บูรณาการและเข้าใจง่าย ระบบ ERP ทำหน้าที่เป็นนักแปลโดยพูดภาษาโปรแกรมได้หลายภาษาเพื่อให้มั่นใจถึงการทำงานร่วมกันและความสม่ำเสมอ
ลูกค้าของคุณไม่พอใจกับบริการ
หากลูกค้าบ่นหรือออกไปควรคำนึงถึงประสิทธิภาพ เนื่องจากอุปสงค์มีมากกว่าอุปทาน การส่งมอบล่าช้า การบริการช้า หรือเป็นเพียงความรู้สึกทั่วไปที่ธุรกิจไม่มีทรัพยากรหรือเวลาในการดูแลลูกค้าทุกราย
เมื่อธุรกิจเติบโตเป็นขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ ERP จะเปลี่ยนลูกค้าที่ไม่พอใจให้กลายเป็นลูกค้าประจำ ลูกค้าเริ่มรู้สึกถึงการปรับปรุงการบริการและสัมผัสกับการเปลี่ยนแปลงไปพร้อมกับบริษัท
คุณกำลังใช้ระบบที่ล้าสมัย
ตามที่ รายงานแนวโน้มการปกป้องข้อมูลประจำปี 2020 ของ Veeam อุปสรรคหลักในการเปลี่ยนแปลงธุรกิจดิจิทัลคือเทคโนโลยีที่ล้าสมัย หากบริษัทยังคงทำงานกับระบบการป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือเอกสารกระดาษ ในช่วงหลังการแพร่ระบาด ระบบจะทิ้งไว้ข้างหลังอย่างแน่นอน
นอกจากนี้ระบบไอทีของบริษัทอาจจะค่อนข้างทันสมัยแต่ก็พังทลายลง ในกรณีนี้ แต่ละแผนกจะสร้างบังเกอร์ข้อมูลของตัวเอง ซึ่งข้อมูลที่ออกมาในปริมาณหรือไม่ถูกต้อง หากการรวมแต่ละระบบมีค่าใช้จ่ายสูงมากหรือเป็นไปไม่ได้ ก็จำเป็นต้องเปลี่ยนเป็นระบบ ERP เดียว
ระบบ ERP ให้ประโยชน์อะไรบ้างแก่ธุรกิจ?
ระบบ ERP คือผลิตภัณฑ์ที่บริษัทจัดซื้อด้วยค่าใช้จ่ายของตนเอง การนำไปปฏิบัติถือเป็นการลงทุนที่ควรนำมาซึ่งผลกำไร ไม่มีผู้ผลิตระบบ ERP รายใดรับประกันว่าจะนำการเติบโตของรายได้มาสู่บริษัท และสิ่งนี้ไม่เพียงแต่ใช้กับระบบ ERP เท่านั้น แต่ยังรวมถึงโซลูชันด้านไอทีด้วย อย่างไรก็ตาม ข้อดีทั้งหมดของการดำเนินการส่งผลทางอ้อมต่อผลกำไร:
ประหยัดในระบบไอที
แทนที่จะต้องใช้ทรัพยากรกับระบบที่แตกต่างกันหลายระบบ ซึ่งแต่ละระบบต้องการการสนับสนุนเฉพาะด้าน โครงสร้างพื้นฐาน ใบอนุญาต และการฝึกอบรมพนักงาน คุณสามารถรวมต้นทุนทั้งหมดไว้ที่แพลตฟอร์ม ERP เดียวได้ ประกอบด้วยโมดูลที่แทนที่ระบบที่แตกต่างกันด้วยชิ้นส่วนที่รวมเข้าด้วยกัน
หากระบบ ERP ได้รับการพัฒนาตั้งแต่เริ่มต้นเพื่อตอบสนองความต้องการของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง ระบบดังกล่าวอาจรวมถึงระบบและบริการของบุคคลที่สามที่จะสะดวกสำหรับคู่ค้าทางธุรกิจ ซัพพลายเออร์ ลูกค้า และคู่ค้าอื่นๆ ในการทำงานด้วย
ความโปร่งใสเต็มรูปแบบ
ERP ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถเข้าถึงทุกกระบวนการทางธุรกิจของแผนกได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดตามสินค้าคงคลังในแต่ละวัน รวมถึงการจัดส่งตามแผนและการจัดส่งระหว่างทาง การมีภาพรวมระดับสินค้าคงคลังที่สมบูรณ์ช่วยให้คุณควบคุมเงินทุนหมุนเวียนได้แม่นยำยิ่งขึ้น
รายงานอัตโนมัติและการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ
ERP สร้างระบบการรายงานแบบครบวงจรระบบเดียวสำหรับทุกกระบวนการ โดยจะสร้างรายงานและการวิเคราะห์ที่มีประโยชน์โดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ได้ ด้วยคุณสมบัตินี้ ฝ่ายบริหารจึงไม่จำเป็นต้องรวบรวมสเปรดชีตและจดหมายด้วยตนเอง
ดังนั้นแพลตฟอร์มนี้จึงช่วยเพิ่มเวลาสำหรับการวางแผนเชิงกลยุทธ์ การวิเคราะห์ที่ดีขึ้น และการเปรียบเทียบประสิทธิภาพของแผนก ระบบ ERP ช่วยในการค้นหาแนวโน้มในการวิเคราะห์ที่ไม่เคยสังเกตมาก่อนและไม่มีโอกาสสังเกตเห็นด้วยซ้ำ
เพิ่มประสิทธิภาพ
ERP เองไม่ใช่ยาครอบจักรวาล สิ่งสำคัญไม่เพียงแต่จะต้องปฏิบัติตามข้อมูลเฉพาะของธุรกิจเท่านั้น แต่ยังต้องนำไปปฏิบัติอย่างถูกต้องด้วย ตาม ด้วยผู้ให้บริการระบบ ERP ที่มีจำหน่ายทั่วไป 315 ราย ส่วนแบ่งการใช้งานที่ประสบความสำเร็จเพียงบางส่วนเท่านั้นจึงอยู่ที่ประมาณระหว่าง 25 ถึง 41 เปอร์เซ็นต์ ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม ERP ที่เหมาะสมช่วยลดเวลาและความพยายามในการทำงานประจำได้อย่างมาก
การบริการลูกค้า
การบริการลูกค้าเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ ระบบ ERP เปลี่ยนจุดเน้นของพนักงานจากการรักษาทะเบียนลูกค้าไปเป็นการสร้างและรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า
สถิติแสดงให้เห็นว่าร้อยละ 84 ของลูกค้า ในบริษัทหากไม่ได้รับการตอบกลับเพียงพอ ERP ให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดและประวัติลูกค้าแก่พนักงาน ณ เวลาที่ติดต่อ ด้วยสิ่งนี้ พนักงานไม่ได้จัดการกับระบบราชการ แต่เกี่ยวข้องกับการดึงดูดและรักษาลูกค้าไว้ ลูกค้ารู้สึกถึงประโยชน์ของการนำไปปฏิบัติ แม้จะไม่รู้ถึงการเปลี่ยนแปลงในบริษัทก็ตาม
การป้องกันข้อมูล
แทบจะไม่มีระบบข้อมูลที่สามารถรับประกันความปลอดภัยของข้อมูลได้อย่างสมบูรณ์ ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าและพนักงาน อีเมล ทรัพย์สินทางปัญญา ข้อมูลทางการเงิน ใบแจ้งหนี้ สัญญา ยิ่งระบบประมวลผลข้อมูลนี้มากเท่าใด การติดตามความเสี่ยงก็จะยิ่งยากขึ้นเท่านั้น ระบบ ERP นำเสนอมาตรฐานที่เหมือนกันสำหรับการเข้าถึง การป้อนข้อมูลและการส่งออก และการจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์
อย่างไรก็ตาม ยิ่งส่วนแบ่งการตลาดของระบบ ERP สำเร็จรูปมีมากขึ้นเท่าใด แฮ็กเกอร์ก็จะยิ่งถูกโจมตีบ่อยขึ้นเท่านั้น การพัฒนาระบบ ERP ของคุณเองจะดีกว่า ซึ่งเป็นฐานโค้ดที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ หากระบบ ERP ของบริษัทของคุณได้รับการพัฒนาตั้งแต่เริ่มต้น แฮกเกอร์จะไม่สามารถค้นหาสำเนาของระบบเพื่อทดสอบช่องโหว่ก่อนได้
ผลผลิตการทำงานร่วมกัน
ความสนใจในการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกหรือพนักงานมักจะหายไป เนื่องจากการถ่ายโอนข้อมูลจำเป็นต้องมีการดำเนินการตามปกติหลายอย่าง หรือเนื่องจากบรรยากาศทางจิตวิทยาในบริษัท ระบบที่รวมเป็นหนึ่งทำให้การเข้าถึงข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติ ขจัดประสบการณ์เชิงลบจากปัจจัยด้านมนุษย์ และเพิ่มความเร็วในการสื่อสารภายในบริษัท
กระบวนการทางธุรกิจแบบครบวงจร
ระบบ ERP ที่สร้างไว้ล่วงหน้าได้รับการพัฒนาตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรม สิ่งนี้ทำให้ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างมาตรฐานกระบวนการของตนเองได้
อย่างไรก็ตาม ในความเป็นจริงแล้ว องค์กรต้องตัดสินใจเลือกอย่างยากลำบาก ไม่ว่าจะต้องใช้เวลานานและมีราคาแพงในการตั้งค่าและปรับเปลี่ยนระบบ ERP ให้ตรงตามมาตรฐานขององค์กร หรือเป็นเรื่องที่เจ็บปวดในการปรับแต่งกระบวนการทางธุรกิจของตัวเองให้เข้ากับ มาตรฐานของระบบ ERP
มีวิธีที่สามคือเริ่มพัฒนาระบบสำหรับกระบวนการทางธุรกิจของคุณเอง
ความสามารถในการปรับขนาด
ไม่ว่าคุณจะขยายฐานลูกค้า ขยายสู่ตลาดใหม่ แนะนำกระบวนการ แผนกหรือผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือขยายขนาดธุรกิจของคุณ ด้วยผู้จำหน่ายที่เหมาะสม แพลตฟอร์ม ERP ของคุณสามารถปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงได้
เนื่องจากระบบ ERP ถูกนำไปใช้ในทุกกระบวนการของบริษัท รายการสิทธิประโยชน์จึงสามารถเพิ่มขึ้นได้ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะ มีโซลูชันสำเร็จรูปหลายสิบโซลูชันที่พัฒนาขึ้นในตลาดซึ่งบังคับให้ผู้ซื้อเข้าสู่กรอบการสมัครสมาชิก ความเร็วของการอัปเดตและการสนับสนุน ฟังก์ชั่นและสถาปัตยกรรมแบบปิด - ภายในกรอบการทำงานของซัพพลายเออร์รายเดียว การพัฒนาระบบ ERP ของคุณเองเท่านั้นที่ให้โอกาสสูงสุดโดยไม่มีข้อจำกัดใดๆ
อ่านบทความต่อไปนี้เพื่อเรียนรู้วิธีเลือกผู้ผลิตระบบ ERP คำถามที่ควรถามเพื่อไม่ให้เสียเงิน และสิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อวางแผนการใช้งาน
ที่มา: will.com