เราจัดระเบียบการเช่าซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ครั้งแรกอย่างไรและนำไปสู่อะไร

แม้ว่าหัวข้อการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับความนิยมในธนาคารรัสเซียและในภาคการเงินโดยทั่วไป แต่ธุรกรรมส่วนใหญ่จะดำเนินการด้วยวิธีเก่าบนกระดาษ และประเด็นนี้ไม่ได้อยู่ที่ความอนุรักษ์นิยมของธนาคารและลูกค้ามากนัก แต่เป็นการขาดซอฟต์แวร์ที่เพียงพอในตลาด

ยิ่งธุรกรรมซับซ้อนมากเท่าใด โอกาสที่จะดำเนินการภายในกรอบการทำงานของ EDI ก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ธุรกรรมการเช่ามีความซับซ้อนโดยเกี่ยวข้องกับบุคคลอย่างน้อย 2019 ฝ่าย ได้แก่ ธนาคาร ผู้เช่า และซัพพลายเออร์ มักจะมีการเพิ่มผู้ค้ำประกันและผู้จำนำเข้าไปด้วย เราตัดสินใจว่าธุรกรรมดังกล่าวสามารถแปลงเป็นดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งเราได้สร้างระบบ E-Leasing ซึ่งเป็นบริการแรกในรัสเซียที่ให้บริการ EDI อย่างเต็มรูปแบบในสถานการณ์ดังกล่าว ด้วยเหตุนี้ ณ ต้นเดือนกรกฎาคม 37 XNUMX% ของจำนวนธุรกรรมการเช่าซื้อทั้งหมดจึงผ่าน E-Leasing ด้านล่างเราจะวิเคราะห์ E-Leasing จากมุมมองของฟังก์ชันการทำงานและการใช้งานทางเทคนิค

เราเริ่มพัฒนาระบบเมื่อต้นปี 2017 ส่วนที่ยากที่สุดคือการเริ่มต้น: การกำหนดข้อกำหนดสำหรับผลิตภัณฑ์ เปลี่ยนแนวคิดให้เป็นข้อกำหนดทางเทคนิคเฉพาะ ต่อไปคือการค้นหาผู้รับเหมา การเตรียมข้อกำหนดทางเทคนิค การให้คำปรึกษา - ทั้งหมดนี้ใช้เวลาประมาณสี่เดือน อีกสี่เดือนต่อมาในเดือนพฤศจิกายน 2017 ระบบเปิดตัวครั้งแรกซึ่งค่อนข้างเร็วสำหรับโครงการที่มีความทะเยอทะยานเช่นนี้ E-Leasing เวอร์ชันแรกมีหน้าที่ในการขอและลงนามในเอกสาร - ไม่เพียง แต่เอกสารหลักเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อตกลงการค้ำประกันและข้อตกลงเพิ่มเติมอื่น ๆ ที่อาจจำเป็นในกระบวนการทำงานภายใต้สัญญาเช่า ในเดือนมีนาคม 2018 เราได้เพิ่มความสามารถในการขอเอกสารโดยเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบ และในเดือนกรกฎาคมของปีเดียวกัน เราได้เพิ่มความสามารถในการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

อี-ลีสซิ่งทำงานอย่างไร?

เราเริ่มพัฒนาระบบเมื่อต้นปี 2017 เส้นทางทั้งหมดตั้งแต่การกำหนดข้อกำหนดสำหรับผลิตภัณฑ์ไปจนถึงการเลือกผู้รับเหมาและการเปิดตัวรุ่นแรกใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งปี - เราสำเร็จการศึกษาในเดือนพฤศจิกายน

การร้องขอแพ็คเกจเอกสารจากคู่สัญญานั้นทำจากระบบธุรกิจของเราโดยใช้ฐานข้อมูล Corus SQL และ Microsoft Dynamics NAV 2009 เอกสารทั้งหมดที่ผู้เข้าร่วมให้ไว้เป็นส่วนหนึ่งของธุรกรรมจะถูกส่งไปที่นั่นเพื่อจัดเก็บด้วย ส่วนหน้าเป็นพอร์ทัล E-Leasing ที่ช่วยให้ซัพพลายเออร์และลูกค้าสามารถร้องขอ ดาวน์โหลด พิมพ์เอกสาร และลงนามโดยใช้ ECES (ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองที่ได้รับการปรับปรุง)

ทีนี้มาดูการทำงานของระบบโดยละเอียดตามแผนภาพด้านบนกัน
 
คำขอถูกสร้างขึ้นจากเอนทิตี "บัตรคู่สัญญา" หรือ "โครงการ" เมื่อมีการส่งคำขอ จะมีการสร้างบันทึกในตารางคำขอ ประกอบด้วยคำอธิบายของคำขอและพารามิเตอร์ วัตถุโค้ดยูนิตมีหน้าที่สร้างคำขอ รายการในตารางจะถูกสร้างขึ้นโดยมีสถานะพร้อม ซึ่งหมายความว่าคำขอพร้อมที่จะส่งแล้ว ตารางคำขอประกอบด้วยคำอธิบายของเนื้อหาคำขอ เอกสารที่ร้องขอทั้งหมดจะอยู่ในตารางเอกสาร เมื่อขอเอกสาร ช่อง "EDS Status" จะถูกตั้งค่าเป็น "Requested"

งานบนเซิร์ฟเวอร์ CORUS ที่ทำงานบนเอเจนต์ SQL จะตรวจสอบบันทึกที่มีสถานะพร้อมในตารางแบบสอบถาม เมื่อพบเรกคอร์ดดังกล่าว งานจะส่งคำขอไปยังพอร์ทัล E-Leasing หากการส่งสำเร็จ รายการจะถูกทำเครื่องหมายในตารางด้วยสถานะตอบกลับแล้ว หากไม่เป็นเช่นนั้น จะมีสถานะข้อผิดพลาด ผลลัพธ์ของการตอบสนองจะถูกบันทึกในตารางที่แตกต่างกัน: รหัสตอบกลับจากเซิร์ฟเวอร์และคำอธิบายข้อผิดพลาด หากไม่สามารถส่งคำขอได้ในตารางเดียว บันทึกที่อธิบายเนื้อหาการตอบสนอง - ลงในอีกรายการหนึ่งและในส่วนที่สาม - บันทึกด้วยไฟล์ที่ได้รับอันเป็นผลมาจากคำขอ โดยมีค่าสร้างในฟิลด์สถานะและค่าตรวจสอบในฟิลด์สถานะการสแกน นอกจากนี้ งานจะตรวจสอบเหตุการณ์จากพอร์ทัล E-Leasing และสร้างแบบสอบถามในตารางแบบสอบถาม ซึ่งระบบจะประมวลผลเอง
 
งานอื่นตรวจสอบรายการในตารางเอกสารที่ได้รับโดยมีค่า Create ในช่อง Status และค่า Verified ในช่อง Scan Status งานจะทำงานทุกๆ 10 นาที โปรแกรมป้องกันไวรัสมีหน้าที่รับผิดชอบในช่องสถานะการสแกน และหากการสแกนสำเร็จ ค่าที่ยืนยันแล้วจะถูกบันทึก ฟังก์ชันนี้เกี่ยวข้องกับบริการรักษาความปลอดภัยข้อมูล วัตถุโค้ดยูนิตมีหน้าที่ในการประมวลผลบันทึก หากประมวลผลรายการในตารางเอกสารที่ยอมรับสำเร็จ รายการนั้นจะถูกทำเครื่องหมายในช่องสถานะพร้อมค่าสำเร็จ และเอกสารที่ร้องขอในช่อง "สถานะ EDS" ในตารางเอกสารจะได้รับสถานะ "ได้รับ" หากไม่สามารถประมวลผลรายการในตารางเอกสารที่ยอมรับได้ รายการดังกล่าวจะถูกทำเครื่องหมายในช่องสถานะพร้อมค่าล้มเหลว และคำอธิบายข้อผิดพลาดจะถูกเขียนในช่อง "ข้อความแสดงข้อผิดพลาด" ไม่มีการเปลี่ยนแปลงในตารางเอกสาร
 
งานที่สามตรวจสอบเรกคอร์ดทั้งหมดในตารางเอกสารที่มีสถานะไม่ว่างเปล่าหรือ "ยอมรับแล้ว" งานจะดำเนินการวันละครั้งในเวลา 23:30 น. และเรียกคืนเอกสารสัญญาทั้งหมดที่ยังไม่ได้ลงนามในระหว่างวันปัจจุบัน งานสร้างคำขอให้ลบเอกสารสัญญาในตารางคำขอและการตอบสนอง และเปลี่ยนฟิลด์ "สถานะ" เป็นค่า "ถอนออก" ในตารางเอกสาร
 

E-Leasing จากฝั่งผู้ใช้

สำหรับผู้ใช้ ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยการได้รับคำเชิญให้เข้าร่วม EDF จากผู้จัดการลูกค้าของเรา ลูกค้าได้รับจดหมายและทำตามขั้นตอนการลงทะเบียนง่ายๆ ปัญหาอาจเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อสถานที่ทำงานของผู้ใช้ไม่พร้อมที่จะทำงานกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การโทรติดต่อฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับสิ่งนี้ ระบบอนุญาตให้คู่สัญญาให้สิทธิ์การเข้าถึงบัญชีส่วนตัวแก่พนักงานของเขา - ตัวอย่างเช่น นักบัญชีทำงานกับใบแจ้งหนี้ ฯลฯ

การลงทะเบียน

รูปแบบการทำงานเพิ่มเติมนั้นง่ายที่สุดสำหรับแต่ละฝ่าย การขอเอกสารสำหรับการทำธุรกรรมรวมถึงการลงนามในเอกสารสัญญานั้นดำเนินการผ่านการตั้งค่างานในระบบภายในของเรา

คำขอเอกสาร

หลังจากส่งคำขอหรือเอกสารสำหรับการลงนามให้กับลูกค้าแล้ว การแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลของเขาว่ามีการสร้างกิจกรรมที่เกี่ยวข้องในบัญชีส่วนตัวของเขา จากอินเทอร์เฟซ ลูกค้าจะอัปโหลดแพ็คเกจเอกสารเข้าสู่ระบบ ใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และเราจะสามารถตรวจสอบธุรกรรมได้ หลังจากนั้น เอกสารสัญญาจะถูกลงนามตามเส้นทาง “ซัพพลายเออร์ – ลูกค้า – Sberbank Leasing”
 

ข้อตกลงปัจจุบัน

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในกรณีของเราไม่ได้หมายความถึงการดำเนินการใดๆ ของลูกค้าตั้งแต่ต้นจนจบ คุณสามารถเชื่อมต่อกับระบบได้ทุกขั้นตอนของการทำธุรกรรม ตัวอย่างเช่น ลูกค้าส่งเอกสารเป็นกระดาษ จากนั้นจึงตัดสินใจลงนามข้อตกลงใน EDI - สถานการณ์นี้ค่อนข้างเป็นไปได้ที่จะนำไปใช้ ในทำนองเดียวกัน ลูกค้าที่มีข้อตกลงการเช่าที่ถูกต้องกับ Sberbank Leasing สามารถเชื่อมต่อกับ E-Leasing เพื่อรับใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้

เมื่อคำนวณผลกระทบทางเศรษฐกิจจากการใช้ E-Leasing เราได้เสนอส่วนลดเพิ่มเติมแก่ลูกค้าสำหรับการใช้บริการ ปรากฎว่าท้ายที่สุดแล้วไม่จำเป็นต้องไปหาลูกค้าและซัพพลายเออร์เพื่อลงนาม เช่นเดียวกับการพิมพ์และสัญญาหลักในท้ายที่สุด ลดต้นทุนของการทำธุรกรรม (การสร้างและการสนับสนุน) ลง 18%.

โครงการจะพัฒนาไปอย่างไร

ขณะนี้ E-Leasing ทำงานได้เสถียรแม้ว่าจะไม่ได้สมบูรณ์แบบก็ตาม กลไกในการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้กับพนักงานของเรายังไม่ใช้งานง่ายเพียงพอ ปัญหานี้อธิบายได้จากข้อเท็จจริงที่ว่าขั้นตอนนี้ค่อนข้างซับซ้อน เนื่องจากผู้ปฏิบัติงาน EDF มีส่วนเกี่ยวข้องอยู่ตลอดเวลา เขาออกใบเสร็จโดยระบุว่าเขาออกใบแจ้งหนี้ และผู้จัดการลงนามในใบเสร็จรับเงินนี้ จากนั้นผู้ใช้ในอีกด้านหนึ่ง (ลูกค้า) ลงนามในหนังสือแจ้งและใบเสร็จรับเงินซึ่งจะต้องผ่านผู้ดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อีกครั้ง ในเวอร์ชันต่อๆ ไป เราจะพยายามทำให้กระบวนการนี้สะดวกยิ่งขึ้น “โซนการพัฒนา” ยังมีฟังก์ชันสำหรับการขอเอกสารการตรวจสอบซึ่งค่อนข้างเกี่ยวข้องกับลูกค้ารายใหญ่

ในอีกหกเดือนข้างหน้า เราวางแผนที่จะย้ายระบบไปยังแพลตฟอร์มใหม่ ซึ่งจะช่วยให้เราเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้อินเทอร์เฟซเข้าใจง่ายและใช้งานง่ายยิ่งขึ้น และขยายฟังก์ชันการทำงานของบัญชีส่วนบุคคล และยังเพิ่มฟังก์ชันใหม่ๆ ตั้งแต่การสร้างคำขอไปจนถึงการดูเอกสารธุรกรรมทั้งหมดที่ลูกค้าดำเนินการผ่าน E-Leasing เราหวังว่าระบบที่ลูกค้า ซัพพลายเออร์ และผู้ค้ำประกันได้เข้าร่วมอยู่แล้ว จะสะดวกยิ่งขึ้นสำหรับทุกคน

ที่มา: will.com