เราได้เขียนไว้หลายครั้งแล้วว่าเทคโนโลยีของเราช่วยได้อย่างไร และแม้กระทั่ง ประมวลผลข้อมูลจากเอกสารทุกประเภทและป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบบัญชี วันนี้เราจะมาเล่าให้คุณฟังว่าเรานำไปใช้อย่างไร в – ผู้จัดหาความร้อนและน้ำร้อนรายใหญ่ที่สุดในมอสโก
ลองนึกภาพตัวเองมาแทนที่นักบัญชีธรรมดา เราเข้าใจดีว่านี่ไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ก็พยายามต่อไป ทุกๆ วันคุณจะได้รับบิลกระดาษ ใบแจ้งหนี้ ใบรับรอง และอื่นๆ จำนวนมาก และโดยเฉพาะอย่างยิ่งมาก - ในวันก่อนการรายงาน รายละเอียดและจำนวนเงินทั้งหมดจะต้องได้รับการตรวจสอบอย่างรวดเร็วและรอบคอบ พิมพ์ซ้ำและเข้าสู่ระบบบัญชี ทำธุรกรรมด้วยตนเอง และส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวร เพื่อให้สามารถส่งเพื่อตรวจสอบได้ทันทีไปยังผู้ตรวจสอบภายใน บริการภาษี อัตราภาษี หน่วยงานกำกับดูแลและอื่น ๆ ยาก? แต่นี่เป็นแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่มีมายาวนานในหลายบริษัท ด้วยความร่วมมือกับ MOEK เราได้ทำให้งานที่ต้องใช้ความอุตสาหะนี้ง่ายขึ้นและทำให้สะดวกยิ่งขึ้น หากคุณสนใจว่ามันเป็นอย่างไรยินดีต้อนรับสู่แมว
ภาพถ่ายแสดงให้เห็นมอสโก CHPP-21 ผู้ผลิตพลังงานความร้อนรายใหญ่ที่สุดของยุโรป ความร้อนที่เกิดขึ้นที่สถานีนี้ MOEK จัดหาให้กับผู้อยู่อาศัย 3 ล้านคนทางตอนเหนือของกรุงมอสโก .
MIPC มีสาขามากกว่าหนึ่งโหลครึ่งในมอสโก โดยให้บริการเครือข่ายการทำความร้อนระยะทาง 15 กม. สถานีระบายความร้อนและโรงต้มน้ำ 811 แห่ง จุดทำความร้อน 94 จุด และสถานีสูบน้ำ 10 แห่ง และยังสร้างและปรับแต่งระบบจ่ายความร้อนใหม่อีกด้วย บริษัทซื้ออุปกรณ์และบริการที่หลากหลายสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจ: . การจัดทำเอกสารในแต่ละแผนกที่เริ่มต้นการซื้อดำเนินการโดยพนักงานพิเศษ - ผู้ควบคุมสัญญา
สัญญาทำงานอย่างไรในบริษัทขนาดใหญ่? เมื่อผู้ดูแลทำข้อตกลง พวกเขาจะได้รับเอกสารกระดาษที่สำคัญมากมายจากคู่สัญญา: บันทึกการส่งมอบ ใบรับรองการให้บริการ ใบแจ้งหนี้ ใบรับรอง ฯลฯ โดยทั่วไปแล้ว ผู้ดูแลจะสแกนเอกสารทางธุรกิจแล้วแนบการสแกนกับคำสั่งซื้อในทรัพยากรขององค์กร ระบบการจัดการ. ผู้ควบคุมทางการเงินจะตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดด้วยตนเอง หลังจากนั้นภัณฑารักษ์จะนำเอกสารต้นฉบับไปที่แผนกบัญชี หรือผู้จัดส่งทำเช่นนี้แล้วการเคลื่อนย้ายเอกสารอาจใช้เวลานานขึ้น - จากหลายชั่วโมงไปจนถึงสองสามวัน
และทุกอย่างจะเรียบร้อยดี แต่เช่นเดียวกับในบริษัทอื่นๆ หลายแห่ง:
- เอกสารอาจมาถึงแผนกบัญชีหลายวันก่อนที่จะส่งรายงาน นักบัญชีต้องใช้เวลาทั้งวันทั้งคืนในที่ทำงาน คุณต้องตรวจสอบด้วยตนเองว่ากรอกใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ ทั้งหมดถูกต้องหรือไม่ จากนั้น หากทุกอย่างถูกต้อง พนักงานจะพิมพ์ข้อมูลลงในระบบบัญชีอีกครั้งและทำการผ่านรายการ ในเวลาเดียวกัน 90% ของเวลาของนักบัญชีถูกใช้ไปกับการพิมพ์ข้อมูลซ้ำ - รายละเอียด จำนวนเงิน วันที่ หมายเลขรายการ ฯลฯ ด้วยเหตุนี้จึงมีความเสี่ยงที่จะทำผิดพลาดได้
- เอกสารอาจมาถึงโดยมีข้อผิดพลาด และบางครั้งใบเรียกเก็บเงินหรือใบรับรองบางส่วนก็หายไป บางครั้งสิ่งนี้จะชัดเจนในช่วงวันสุดท้ายก่อนที่จะส่งรายงาน ด้วยเหตุนี้ระยะเวลาในการอนุมัติเอกสารจึงอาจมีความล่าช้า
- หลังจากจัดทำรายการแล้ว นักบัญชีจะจัดเก็บใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ และการดำเนินการไว้ในเอกสารแยกและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทำไมมันถึงยาก? ตัวอย่างเช่น MIPC ทำงานด้านภาษีดังนั้นจึงจำเป็นต้องรายงานต้นทุนต่อหน่วยงานบริหารเป็นประจำ และเมื่อการตรวจสอบของรัฐหรือภาษีครั้งต่อไปมาถึงแผนกบัญชีพนักงานจะต้องค้นหาเอกสารเป็นเวลานาน
แผนกบัญชี MOEK เคยมีลักษณะเช่นนี้:
MIPC เป็นรายแรกในอุตสาหกรรมพลังงานที่ออกแบบใหม่และลดความซับซ้อนของโครงการนี้ เพื่อปิดข้อตกลงและส่งรายงานได้เร็วขึ้น ประเมินการเปลี่ยนแปลงของตลาดในการจัดซื้อจัดจ้างได้ดียิ่งขึ้น และวางแผนกลยุทธ์ทางการเงิน เพียงอย่างเดียวไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะเปลี่ยนรูปแบบงานบัญชีที่จัดตั้งขึ้นในระยะยาวดังนั้น บริษัท จึงตัดสินใจเปลี่ยนแปลงร่วมกับพันธมิตร - ABBYY
พูดไม่ทันทำเลย
ทีมผู้เชี่ยวชาญของ ABBYY ได้ใช้แพลตฟอร์มสากลสำหรับการประมวลผลข้อมูลอัจฉริยะที่ MOEK และกำหนดค่า:
- คำอธิบายที่ยืดหยุ่น (เทมเพลตการแยกข้อมูล) สำหรับการประมวลผลเอกสาร เราได้พูดคุยกันโดยละเอียดว่าสิ่งนี้คืออะไรและจำเป็นสำหรับHabréอย่างไร и . เมื่อใช้โซลูชันนี้ MOEK จะประมวลผลเอกสารมากกว่า 30 ประเภท (เช่น ใบรับรองอุปกรณ์ที่ติดตั้งหรือใบรับรองค่าธรรมเนียมตัวแทน) และดึงข้อมูลคุณลักษณะมากกว่า 50 รายการจากเอกสารเหล่านี้ (หมายเลขเอกสาร จำนวนเงินทั้งหมดรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ชื่อผู้ซื้อ ผู้ขาย ผู้รับเหมา ปริมาณสินค้า ฯลฯ .);
- ตัวเชื่อมต่อสำหรับดำเนินการตรวจสอบและดาวน์โหลดข้อมูลซึ่งเชื่อมต่อ ABBYY FlexiCapture, SAP และ OpenText ต้องขอบคุณตัวเชื่อมต่อที่ทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลจากคำสั่งซื้อและสัญญาได้โดยอัตโนมัติโดยใช้ไดเร็กทอรีต่างๆ เราจะพูดถึงเรื่องนี้ด้านล่าง
- ส่งออกเอกสารไปยังไฟล์เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ OpenText ตอนนี้การสแกนเอกสารทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียว
- ร่างรายการบัญชีใน SAP ERP พร้อมลิงก์ไปยังรูปภาพที่สแกนของเอกสาร
จากนั้น พนักงานของ ABBYY และ MOEK ได้พัฒนาแบบฟอร์มการค้นหาเพื่อให้นักบัญชีสามารถค้นหาบัญชีที่สำคัญตามคุณลักษณะใดๆ ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และส่งเพื่อตรวจสอบภาษีได้ภายในไม่กี่วินาที
การค้นหาสามารถทำได้ด้วยเกณฑ์ที่แตกต่างกัน 26 แบบ (คลิกรูปภาพได้):
หลังจากที่ MOEK ทดสอบระบบทั้งหมดได้สำเร็จ ก็ถูกนำไปใช้งาน โครงการทั้งหมด รวมถึงการอนุมัติ การชี้แจง และการปรับปรุง เสร็จสิ้นภายใน 10 เดือน
แผนงานหลังจากใช้ ABBYY FlexiCapture:
คุณรู้สึกเหมือนไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงหรือไม่? ใช่ กระบวนการทางธุรกิจยังคงเหมือนเดิม เพียงแต่ว่าฟังก์ชันส่วนใหญ่ดำเนินการโดยเครื่องจักรแล้ว
เดินสายไฟ เสร็จแล้ว!
ตอนนี้เป็นยังไงบ้าง? สมมติว่าผู้ดูแลสัญญาได้รับชุดเอกสารหลักสำหรับการทำธุรกรรมการจัดหาปั๊มสำหรับโรงไฟฟ้าพลังความร้อนหรือตัวอย่างเช่นการก่อสร้างเครือข่ายทำความร้อน ผู้เชี่ยวชาญไม่จำเป็นต้องตรวจสอบความครบถ้วนและเนื้อหาของเอกสารด้วยตนเองอีกต่อไป โทรเรียกพนักงานจัดส่งและส่งเอกสารต้นฉบับไปที่แผนกบัญชี ผู้ดูแลเพียงสแกนชุดเอกสารหลักที่ลงนามแล้ว จากนั้นเทคโนโลยีจะเข้ามาแทนที่
พนักงานจะส่งการสแกนในรูปแบบ TIFF หรือ PDF ไปยังโฟลเดอร์หรืออีเมลโดยใช้ระบบสแกนเครือข่าย จากนั้นเขาก็เปิดสถานีป้อนข้อมูลบนเว็บ ABBYY FlexiCapture และเลือกประเภทของเอกสารที่ตั้งค่าไว้เพื่อดำเนินการ ตัวอย่างเช่น "การซื้องาน/บริการโดยมีค่าธรรมเนียมตัวแทน" "การรับวัสดุและทรัพยากรทางเทคนิค (MTR)" หรือ "การบัญชีทรัพย์สิน"
ประเภทของชุดจะกำหนดจำนวนและประเภทของเอกสารและข้อมูลที่จำเป็นซึ่งระบบจะต้องจำแนก รับรู้ และตรวจสอบ
ผู้ดูแลจะอัปโหลดการสแกนเพื่อจดจำ ระบบจะตรวจสอบการมีอยู่ของเอกสารทั้งหมด เนื้อหาในเอกสารแต่ละฉบับโดยอัตโนมัติ และเซิร์ฟเวอร์จะรับรู้รายละเอียด - วันที่สัญญา จำนวนเงิน ที่อยู่ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี จุดตรวจสอบ และข้อมูลอื่นๆ อย่างไรก็ตาม MOEK เป็นบริษัทพลังงานแห่งแรกในรัสเซียที่ใช้แนวทางนี้
หากผู้ดูแลไม่ได้อัปโหลดเอกสารทั้งหมดหรือใบแจ้งหนี้บางรายการไม่มีข้อมูลทั้งหมด ระบบจะแจ้งให้ทราบและขอให้พนักงานแก้ไขข้อผิดพลาดทันที:
ระบบร้องเรียนและขอให้เพิ่มเอกสารที่หายไป (ต่อไปนี้สามารถคลิกภาพหน้าจอได้):
ระบบพบว่าเอกสารหมดอายุ:
ดังนั้นพนักงานจึงไม่จำเป็นต้องพิจารณาว่าเอกสารนั้นจัดทำขึ้นอย่างถูกต้องอีกต่อไป หากทุกอย่างถูกต้อง การตรวจสอบข้อมูลส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติที่สถานีทางเข้าเว็บ เพียงป้อนหมายเลขคำสั่งซื้อที่ระบุใน SAP ERP ก็เพียงพอแล้ว หลังจากนั้นข้อมูลที่ได้รับการยอมรับจะถูกเปรียบเทียบกับข้อมูลที่ประมวลผลใน SAP: TIN และ KPP ของคู่สัญญา หมายเลขสัญญาและจำนวนเงิน VAT ระบบการตั้งชื่อผลิตภัณฑ์หรือบริการ การประมวลผลและตรวจสอบเอกสารหนึ่งฉบับใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที
การใช้รายละเอียด - INN และ KPP - คุณสามารถเลือกบริษัทที่ต้องการจากไดเร็กทอรี:
หากมีข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งหนี้จะไม่อนุญาตให้ส่งออกเอกสารไปยังไฟล์เก็บถาวร ตัวอย่างเช่น หากเอกสารได้รับการรวบรวมอย่างไม่ถูกต้องหรือจดจำอักขระตัวใดตัวหนึ่งไม่ถูกต้อง ระบบจะระบุสิ่งนี้และขอให้พนักงานแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้องทั้งหมด นี่คือตัวอย่าง:
ระบบตรวจพบว่า Vasilek CJSC ไม่รวมอยู่ในรายชื่อซัพพลายเออร์ MOEK
ช่วยให้พนักงานสามารถติดตามข้อผิดพลาดก่อนที่เอกสารจะถึงแผนกบัญชี
หากการตรวจสอบทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์เพียงคลิกเดียวสำเนาที่สแกนของเอกสารจะถูกส่งไปยังไฟล์เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์ OpenText และลิงก์และการ์ดที่มีข้อมูลเมตาจะปรากฏใน SAP นักบัญชีหรือภัณฑารักษ์สามารถดูรายการเอกสารสำหรับการสั่งซื้อที่จำเป็นและข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่ประมวลผลเอกสารในคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ตลอดเวลา กรอบเวลาใด และผลลัพธ์เป็นอย่างไร
Pyotr Petrovich มองเข้าไปในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ...
...เพื่อดูว่าใครเป็นผู้อัปโหลดเอกสารสำหรับคำสั่งซื้อหมายเลข 1111
หลังจากอัพโหลดข้อมูลและสแกนจาก ABBYY FlexiCapture ไปยัง SAP แล้ว ธุรกรรมแบบร่างจะปรากฏขึ้นพร้อมกับข้อมูลที่กรอกไว้ล่วงหน้าและลิงก์ไปยังรูปภาพที่สแกนของเอกสาร
การเดินสายไฟแบบร่าง:
จากนั้นนักบัญชีจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังฉบับร่างและการสแกนที่เสร็จแล้ว ผู้เชี่ยวชาญไม่จำเป็นต้องดิ้นรนกับกระดาษอีกต่อไป สิ่งที่เขาต้องทำคือตรวจสอบการสแกนจำนวนเงินรวมของธุรกรรม การประทับตราและลายเซ็น และทำธุรกรรม ตอนนี้นักบัญชีใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งนาทีกับมัน
ผลลัพธ์ของโครงการ
- ด้วยการใช้เทคโนโลยี ABBYY MOEK ทำให้ง่ายขึ้นและเร่งความเร็วไม่เพียงแต่การบัญชีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการควบคุมทางการเงินด้วย ในการโพสต์ พนักงานไม่จำเป็นต้องรอผู้จัดส่งพร้อมเอกสารต้นฉบับอีกต่อไป สิ่งที่พวกเขาต้องทำคือรับการสแกนพร้อมข้อมูลที่ตรวจสอบแล้วจากคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในคลิกเดียว จริงอยู่ที่ยังจำเป็นต้องมีเอกสารกระดาษ แต่ตอนนี้สามารถส่งไปยังแผนกบัญชีในภายหลังได้ เมื่อไปถึงพนักงานจะทำเครื่องหมายในช่อง “ต้นฉบับที่ได้รับ” ในระบบบัญชี
- พนักงานจะได้รับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับธุรกรรมทันทีจากการสแกน ทำธุรกรรมตรงเวลา และเตรียมเอกสารทั้งหมดเพื่อการรายงานล่วงหน้า ตอนนี้พวกเขาไม่กลัวการตรวจสอบทั้งภายในหรือภายนอก
- นักบัญชีทำธุรกรรมทางการเงินเร็วขึ้น 3 เท่า และ MOEK ปิดรอบระยะเวลาการรายงานเร็วขึ้น 10 วัน
- MOEK ทุกสาขาจัดเก็บเอกสารทางบัญชีไว้ในคลังอิเล็กทรอนิกส์เพียงแห่งเดียว ด้วยเหตุนี้ คุณจึงสามารถค้นหาใบแจ้งหนี้ สัญญา หรือการดำเนินการให้เสร็จสิ้น รวมถึงคุณลักษณะใดๆ จากใบแจ้งหนี้ (จำนวนเงิน ภาษีมูลค่าเพิ่ม ช่วงผลิตภัณฑ์หรือบริการ) ได้เร็วกว่าเดิมถึง 4 เท่า
- โซลูชันนี้ประมวลผลเอกสารมากกว่า 2,6 ล้านหน้าต่อปี
แทนการสรุป
โมเอกใช้ เป็นเวลา 2 ปีแล้ว และในช่วงเวลานี้ผมได้รวบรวมสถิติ ปรากฎว่านักบัญชีทำรายการได้ 95% โดยไม่เปลี่ยนแปลงแบบร่าง ซึ่งหมายความว่าการโพสต์ดังกล่าวสามารถข้ามได้โดยอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์ในอนาคต มันเกิดขึ้นว่าผลิตภัณฑ์นี้เป็นก้าวแรกของบริษัทในการแนะนำองค์ประกอบของ "ปัญญาประดิษฐ์" ในกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท: MOEK กำลังพัฒนาโปรแกรมที่เกี่ยวข้อง
บริษัท รัสเซียอื่น ๆ กำลังดำเนินการบัญชีอัตโนมัติเช่นกันทำให้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น เช่น การใช้เทคโนโลยี ABBYY บริการควบคุมทางการเงิน”» รับข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญเร็วขึ้น 2 เท่า และใช้เวลาน้อยลง 20% ในการค้นหาใบแจ้งหนี้และบันทึกการจัดส่งที่จำเป็น เทคโนโลยีการประมวลผลข้อมูลอัจฉริยะช่วยให้พนักงานแผนกบัญชีของบริษัทโฮลดิ้ง”» ค้นหาเอกสารทางการเงินที่จำเป็นได้ทันทีระหว่างการตรวจสอบภาษีจำนวนมาก ในปี 2019 ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทวางแผนที่จะประมวลผลเอกสารประมาณ 10 ล้านหน้า
คุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงการ MOEK และ ABBYY หรือไม่? วันที่ 3 เมษายน เวลา 11:00 น. รองหัวหน้าศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ MOEK Vladimir Feoktistov จะพูดคุยเกี่ยวกับรายละเอียดของคดีโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย . เข้าร่วมหากคุณต้องการถามคำถาม
เอลิซาเวต้า ติทาเรนโก,
บรรณาธิการบล็อกองค์กร ABBYY
ที่มา: will.com