วิธีการทำงานร่วมกันในขณะที่ทำงานแยกกัน

สื่อมวลชนต่างเต็มไปด้วยข่าวสารเกี่ยวกับสถานการณ์การแพร่ระบาดและคำแนะนำในการกักตัว

แต่ไม่มีคำแนะนำง่ายๆเกี่ยวกับธุรกิจ ผู้จัดการบริษัทเผชิญกับความท้าทายใหม่ นั่นคือวิธีการโอนพนักงานจากระยะไกลโดยสูญเสียประสิทธิภาพการผลิตน้อยที่สุด และจัดโครงสร้างงานเพื่อให้ทุกอย่าง "เหมือนเดิม"

สิ่งที่ทำงานในออฟฟิศมักจะไม่ทำงานจากระยะไกล ทีมแบบกระจายสามารถรักษาการทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพทั้งภายในและภายนอกทีมได้อย่างไร

ความพร้อมใช้งานของการสื่อสารเคลื่อนที่ อินเทอร์เน็ตที่รวดเร็ว แอปพลิเคชันที่สะดวกสบาย และเทคโนโลยีสมัยใหม่อื่นๆ โดยทั่วไป ช่วยในการเอาชนะอุปสรรคมากมายและสร้างงานที่มีประสิทธิผลร่วมกับคู่ค้าหรือเพื่อนร่วมงาน

แต่เราต้องเตรียมตัว

ทุกอย่างจะเป็นไปตามแผน ถ้าเขาเป็น

การทำงานจากระยะไกลต้องมีโครงสร้างพิเศษของกระบวนการภายในและการสื่อสาร และขั้นตอนการเตรียมการสามารถขจัดคำถามและปัญหามากมายก่อนที่จะเกิดขึ้น

ทั้งในสำนักงานและในสภาพการทำงานระยะไกล ทุกอย่างถูกสร้างขึ้นบนเสาหลักสี่ประการ:

• Планирование
• องค์กร
• ควบคุม
• แรงจูงใจ

ก่อนอื่น คุณและทีมของคุณจำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายที่ถูกต้อง สร้างระบบการรายงานขึ้นมาใหม่ และรวมการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสและซิงโครนัสภายในทีมอย่างถูกต้อง การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสประกอบด้วยจดหมาย การแชท การรายงานที่อัปเดต และตัวเลือกการสื่อสารใดๆ ที่ไม่ต้องการการตอบสนองในทันที การสื่อสารแบบซิงโครนัสคือการสื่อสารแบบเรียลไทม์พร้อมการตอบรับที่รวดเร็ว

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าเมื่อทำงานจากระยะไกล การวางแผนจำเป็นต้องมีความสม่ำเสมอ มีความจำเป็นต้องรักษาสมดุลของงานกับงานเชิงกลยุทธ์และการปฏิบัติงาน โดยกำหนดจังหวะการทำงานตามลำดับความสำคัญรายสัปดาห์หรือรายวัน การวางแผนและการตั้งเป้าหมายที่เหมาะสมจะทำให้งานชัดเจนขึ้นและช่วยหลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่ายของพนักงาน พวกเขาจะไม่รู้สึกโดดเดี่ยวจากกระบวนการนี้

การประชุมทางวิดีโอ: เครื่องมืออันดับหนึ่ง

การแยกพนักงานที่อยู่ห่างไกลออกไปนั้นเป็นการให้ข้อมูลมากกว่าสังคม พวกเขาไม่คิดถึงการนั่งข้างใครสักคนมากนัก (ถึงแม้จะแตกต่างกันไปก็ตาม) พวกเขาส่วนใหญ่กังวลเกี่ยวกับการขาดการเข้าถึงข้อมูลและการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานอย่างรวดเร็ว พวกเขาไม่มีโอกาสที่จะถามคำถามกับเพื่อนร่วมงานและได้รับคำตอบทันที เฉลิมฉลองชัยชนะเล็กๆ น้อยๆ หรือการซักถาม ระดมความคิด หรือเพียงพูดคุยเกี่ยวกับแผนงานสำหรับสุดสัปดาห์

การขาดดุลนี้ได้รับการชดเชยบางส่วนด้วยบริการการประชุมทางวิดีโอ

การประชุมทางวิดีโอช่วยให้บุคคลตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปสามารถสนทนาแบบเรียลไทม์ ทั้งทางโทรศัพท์หรือผ่านแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอออนไลน์ การโทรเป็นช่องทางการสื่อสารแบบซิงโครนัส แต่ยังสามารถใช้ได้เมื่อมีบุคคลเพียงคนเดียวที่พูดกับกลุ่ม - ตัวอย่างเช่น เพื่อดำเนินการ การสัมมนาผ่านเว็บ. ตัวอย่างของบริการดังกล่าว: OVKS จาก MegaFon, ซูม, บลูยีนส์, GoToMeeting

ประโยชน์:

1. การสนทนาทางวิดีโอถ่ายทอดน้ำเสียง อารมณ์ ใบหน้าและสัญญาณทางวาจาของคู่สนทนา ซึ่งจะช่วยชี้แจงและเข้าใจอารมณ์ของเขา
2. ข้อมูลเพิ่มเติมทำให้ข้อความชัดเจนขึ้น เพิ่มเนื้อหาทางอารมณ์ และช่วยสร้างการเชื่อมต่อและความไว้วางใจ

ข้อเสีย:

1. การประสานงานล่วงเวลา. การโทรสามารถเกิดขึ้นได้แบบเรียลไทม์เท่านั้น ทำให้การสื่อสารเป็นเรื่องยากสำหรับทีมที่กระจายอยู่ในโซนเวลาที่แตกต่างกัน
2. แนวทางการสื่อสารไม่ได้รับการบันทึกไว้ในทางใดทางหนึ่ง ความท้าทายไม่ทิ้งผลลัพธ์เป็นลายลักษณ์อักษร
3. การตีความ. คุณภาพของการสื่อสารไม่ได้ดีที่สุดสำหรับทุกคน (โดยเฉพาะผู้ที่แยกตัวอยู่ในประเทศ) คำพูดไม่ได้รับรู้อย่างถูกต้องเสมอไป

เมื่อใดจึงควรใช้การประชุมทางวิดีโอ

• การประชุมปกติทั้งแบบตัวต่อตัวและแบบกลุ่ม
• การพบปะของทีม
• การวางแผนและการระดมความคิด (ดีที่สุดด้วยวิดีโอ)
• การแก้ไขความเข้าใจผิดหรือจัดการกับสถานการณ์ที่บานปลายหรือทางอารมณ์จากช่องทางอื่น (เช่น อีเมล แชท)

หากคุณคิดว่าการทำงานเป็นทีมจากระยะไกลไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ อย่าเสียเวลา - ลองเปลี่ยนสถานการณ์

1. แนะนำการเช็คอินรายวันกับทีมงาน
2. ปฏิบัติตามกำหนดเวลาและเป้าหมายของการประชุมอย่างเคร่งครัด เขียนลงในคำเชิญและเตือนตั้งแต่เริ่มต้น
3. ทำการบ้านของคุณ. เตรียมการประชุมและจดลงในกระดาษว่าแนวคิดใดบ้างที่ทำให้คุณเข้าร่วมการประชุมครั้งนี้ คุณคาดหวังอะไรจากผู้เข้าร่วม และพวกเขาได้อะไรจากคุณ
4. ขอให้ผู้เข้าร่วมแบ่งปันบทบาท (จดบันทึก นำเสนอข้อมูล ทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลการประชุม)
5. อย่าจัดการประชุมสำหรับทีมใหญ่ (มากกว่า 8 คน)
6. อย่าลืมซิงโครไนซ์การประชุมของคุณกับเขตเวลาของผู้เข้าร่วม

เมื่อทุกคนอยู่ด้วยกัน: จัดการประชุมทั่วไปของบริษัทอย่างไร

การประชุมของพนักงานบริษัททุกคนกลายเป็นวิธีแลกเปลี่ยนข้อมูลยอดนิยม

มีเคล็ดลับหลายประการเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบ:

1. เวลา. สำหรับบริษัทในรัสเซีย วิธีที่ดีที่สุดคือจัดการประชุมเวลา 11-12 น. พยายามเลือกเวลาที่สะดวกสำหรับพนักงานให้ได้มากที่สุด อย่าลืมบันทึกการประชุม ในหลายแพลตฟอร์ม รวมถึง MegaFon สามารถทำได้ในคลิกเดียว จากนั้นจึงอัปโหลดในรูปแบบ MP4
2. ถ่ายทอดสด. สิ่งนี้อาจไม่จำเป็นสำหรับบริษัทขนาดเล็ก แต่สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ที่มีเครือข่ายสาขากระจายอยู่ทั่วไป การถ่ายทอดสดก็สมเหตุสมผล
3. คำถามและคำตอบ. คุณสามารถขอให้ผู้คนถามคำถามที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาล่วงหน้า จากนั้นคุณสามารถเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ฟังได้
4. อย่าลืมเรื่องอารมณ์ขัน นี่ไม่ใช่รายชื่อที่โรงเรียน แต่เป็นโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวและช่วยสร้างความไว้วางใจระหว่างทีมที่กระจายตัว

การระดมความคิด: ขจัดความสับสน

เมื่อพูดถึงการระดมความคิด สิ่งสำคัญคือทีมที่กระจายตัวจะต้องใช้เครื่องมือดิจิทัลทั่วไป ช่วยให้คุณสามารถรวบรวม จัดกลุ่ม และจัดหมวดหมู่แนวคิดระหว่างการระดมความคิดได้

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับสำคัญที่จะช่วยให้คุณบุกโจมตีได้อย่างมีประสิทธิภาพ:

1. ทีมระยะไกลอาจเลือกเครื่องมือการจัดการโครงการการทำงานร่วมกันที่รองรับฟังก์ชันการทำงานของบอร์ดคัมบังที่หลายทีมคุ้นเคยอยู่แล้ว เช่น Trello
2. ทางเลือกอื่นอาจเป็นอันที่แพลตฟอร์มจัดให้ การสัมมนาผ่านเว็บ เครื่องมือนี้เป็นกระดานวาดภาพที่ทุกคนสามารถมองเห็นและสามารถแก้ไขได้โดยผู้เข้าร่วมคนใดก็ได้
3. ใช้ตัวเลือกการลงคะแนนเสียงเพื่อประเมินว่าแนวคิดใดน่าสนใจที่สุดในการนำไปใช้ สถิติทั้งหมดสามารถดาวน์โหลดได้ในภายหลังในรูปแบบ csv หรือ xlsx

   
   
   

4. ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าเป็นการดีกว่าที่จะเตือนพนักงานเกี่ยวกับการโจมตีล่วงหน้าเพื่อให้พวกเขามีเวลาคิดเกี่ยวกับแนวคิดต่างๆ เมื่อรวมกลุ่มผู้เข้าร่วมจะไม่มามือเปล่าอีกต่อไป

การสื่อสารแบบซิงโครนัส เช่น การสนทนาทางวิดีโอ เมื่อใช้อย่างถูกต้องสามารถเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานเป็นทีม ติดตามผลลัพธ์ และให้การสนับสนุนทางอารมณ์แก่สมาชิกในทีมทุกคน และเมื่อรวมกับเครื่องมือแบบอะซิงโครนัส พวกเขาช่วยให้ผู้เข้าร่วมในกระบวนการมีประสิทธิผล (และบางครั้งก็มากกว่า) ได้มากกว่าเพื่อนร่วมงานในสำนักงาน

ที่มา: will.com