ในขณะที่ไวรัสโคโรนากำลังแพร่กระจายไปทั่วโลก ห้องน้ำก็เป็นผู้นำในตลาดหุ้น และทั้งประเทศกำลังถูกกักกัน บริษัทต่างๆ จำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ถูกบังคับให้ย้ายพนักงานไปทำงานทางไกล พวกเราที่ RUVDS ก็ไม่มีข้อยกเว้นและตัดสินใจแบ่งปันประสบการณ์ของเราในการจัดการขั้นตอนการทำงานระยะไกลทั่วทั้งบริษัทกับ Habr เป็นเรื่องที่ควรกล่าวถึงทันทีว่าบทความนี้จะไม่มีคำแนะนำของกัปตันเช่น "ถ้าคุณอยู่ที่บ้าน ให้ใส่กางเกงของคุณ" มีเพียงความจริงอันโหดร้ายและแนวทางปฏิบัติเท่านั้น
เพื่อหลีกเลี่ยงความเจ็บปวดแสนสาหัสอันเป็นผลจากการย้ายพนักงานไปทำงานนอกสถานที่ เราจึงแบ่งกระบวนการทั้งหมดออกเป็นขั้นตอนเล็กๆ
ขั้นที่ 1: แบ่งบริษัทออกเป็นกลุ่ม/ทิศทาง
เนื่องจากเรามีบริษัทขนาดเล็ก (มากถึง 20 คน) มันจึงง่ายกว่าสำหรับเราในเรื่องนี้ เนื่องจากมีแผนก แผนก และหน่วยแบ่งคนจำนวนไม่มาก โดยรวมแล้ว RUVDS สามารถแยกแยะกลุ่ม/ทิศทางที่มีเงื่อนไขได้ 5 กลุ่ม:
- การสนับสนุนทางเทคนิค;
- ผู้ดูแลระบบ
- นักพัฒนา;
- บริการทางการเงิน (การบัญชี การชำระเงิน และผังเอกสาร)
- บริการด้านการจัดการและการตลาด
ในกรณีของเรา การแบ่งเป็นแบบมีเงื่อนไข เนื่องจากกลุ่มคนที่มีโครงสร้างต่างกัน เช่น ในการจัดการกรณีและการตลาดของเราต้องการสิทธิ์การเข้าถึงที่คล้ายกัน เราเห็นใจผู้ที่ไม่มี 5 กลุ่ม แต่มีมากกว่านั้นมาก ซึ่งแต่ละกลุ่มต้องการระดับการเข้าถึงของตนเอง
ขั้นที่ 2: กำหนดความต้องการงานของกลุ่ม/ทิศทาง และตั้งค่าการเข้าถึง
- เพื่อรักษาประสิทธิภาพ เจ้าหน้าที่จากฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคซึ่งเรามีตลอดเวลา จำเป็นต้องเข้าถึงระบบตั๋วภายใน (OTRS) และความสามารถในการตอบกลับลูกค้าได้ทันที ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจำเป็นต้องโอนสายจากที่ทำงานไปยังหมายเลขโทรศัพท์มือถือของพนักงาน . ในทางที่ดี ตำแหน่งของ TP นั้นไม่สำคัญเลย ตราบใดที่ฝ่ายสนับสนุนมีความสามารถและรวดเร็ว
เพื่อให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับระบบตั๋วได้จากทุกที่ ระบบจะขึ้นอยู่กับเซิร์ฟเวอร์เสมือนตัวใดตัวหนึ่งและทำซ้ำในศูนย์ข้อมูลอื่น โดยไม่มีอะไรในสำนักงาน หากเซิร์ฟเวอร์ตัวหนึ่งล่ม เซิร์ฟเวอร์ตัวที่สองจะเริ่มทำงานภายในหนึ่งนาที โดยที่พนักงานไม่ได้สังเกตเห็นเสมอไปว่ามีการเปลี่ยนเกิดขึ้น - ผู้ดูแลระบบทำงานโดยตรงกับเซิร์ฟเวอร์ที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับสำนักงาน ดังนั้นการเปลี่ยนไปทำงานจากที่บ้านจึงไม่ใช่เรื่องยากสำหรับพวกเขา นอกจากนี้ เซิร์ฟเวอร์ทั้งหมดของเรายังมาพร้อมกับอินเทอร์เฟซการจัดการพิเศษ ซึ่งใช้งานได้ดีกว่า KVM แบบคลาสสิกมาก อินเทอร์เฟซของเราช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถทำงานร่วมกับเซิร์ฟเวอร์ได้แม้กระทั่งจากทวีปแอนตาร์กติกา (นี่คือประสบการณ์จริง) ).
- นักพัฒนาสามารถทำงานจากระยะไกลได้เสมอ และการย้ายไปทำงานจากที่บ้านจะไม่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานเลย
- การชำระเงิน การบัญชี และการรับส่งเอกสารอาจเป็นเรื่องที่น่าสับสนมากที่สุดในแง่ของการโอนจากระยะไกล แต่ที่นี่ก็มีโซลูชันจำนวนหนึ่งที่เราใช้เซิร์ฟเวอร์เสมือนของเราเอง
ดังนั้นการชำระเงินที่ต้องมีการตรวจสอบจากบุคคลจะได้รับการตรวจสอบบนเครื่องเสมือนที่ให้บริการซึ่งตั้งอยู่ในศูนย์ข้อมูลสองแห่งของเรา การชำระเงินที่ได้รับจากนิติบุคคลที่ต้องเชื่อมต่อกับธนาคารลูกค้าจะถูกรวบรวมและประมวลผลอีกครั้งบนเครื่องเสมือนที่อยู่ในศูนย์ข้อมูลแห่งใดแห่งหนึ่ง การตรวจสอบจะดำเนินการทางออนไลน์และไม่ได้ขึ้นอยู่กับสำนักงานของเราหรือแม้แต่ศูนย์ข้อมูล และการคืนสินค้าจะดำเนินการด้วยตนเองและอีกครั้งบนหนึ่งในเซิร์ฟเวอร์เสมือนฐานข้อมูลการบัญชีตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ในศูนย์ข้อมูลของเราใน Korolev บนอาณาเขตของโรงงานป้องกันคอมโพสิต - ในอดีตที่หลบภัย - และเพื่อความน่าเชื่อถือจะถูกทำซ้ำในศูนย์ข้อมูล M9 (วัตถุที่มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์สำหรับทั้งรัสเซีย ). ในช่วงเวลาหนึ่ง การคัดลอกจะเกิดขึ้น ซึ่งช่วยให้ในกรณีที่เซิร์ฟเวอร์ใดเซิร์ฟเวอร์หนึ่งสูญหาย สามารถทำงานของแผนกบัญชีต่อไปได้อย่างรวดเร็วโดยมีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด
- นอกจากนี้เรายังดำเนินการขั้นตอนเอกสารโดยอัตโนมัติ - ในบัญชีส่วนบุคคล ลูกค้าสามารถดาวน์โหลดสัญญาและใบแจ้งยอดกระทบยอดพร้อมประทับตราได้ ซึ่งโดยปกติจะเพียงพอสำหรับบุคคลทั่วไป แต่ลูกค้าส่วนใหญ่เป็นนิติบุคคลที่ต้องการเอกสารต้นฉบับ ในกรณีนี้ แผนกบัญชีจะพิมพ์ทุกสิ่งที่คุณต้องการที่บ้านและส่งทางไปรษณีย์หรือบริการจัดส่งทุกที่ จดหมายที่เข้ามาทั้งหมดจะถูกเก็บรวบรวมโดยฝ่ายรักษาความปลอดภัย และส่งโดยบริการจัดส่งเพื่อลงนามให้กับแผนกบัญชี จากนั้นเอกสารจะถูกส่งไปยังสำนักงานของผู้ส่ง ในกรณีนี้ มีผู้บริหารหนึ่งคนมาที่สำนักงานสัปดาห์ละสองครั้ง เผื่อไว้ อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่เป็นกระดาษ การไปเยี่ยมชมสำนักงานจึงเป็นไปไม่ได้เลย
- วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำงานจากระยะไกลคือสำหรับแผนกการจัดการและการตลาดที่ทำงานจากแล็ปท็อป ซึ่งคุณเพียงแค่ต้องออกใบรับรองเพื่อเข้าถึงทรัพยากรของบริษัท เท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อย
ขั้นที่ 3: ประกันความเสี่ยง ข้อมูล และเหล็ก
ปัญหาหลักประการหนึ่งเมื่อทำงานจากระยะไกลคือข้อมูลรั่วไหล ซึ่งเป็นสาเหตุที่ทำให้ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยจำนวนมากประสบปัญหา เราใช้กฎเดียวกันจากระยะไกลเช่นเดียวกับในสำนักงาน - การเข้าถึงทรัพยากรที่ละเอียดอ่อนทำได้ผ่านการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัยโดยใช้ใบรับรองและการเข้าสู่ระบบ/รหัสผ่าน วิธีนี้ทำให้คุณสามารถปฏิเสธการเข้าถึงพนักงานคนใดคนหนึ่งได้ทันทีโดยเพิกถอนใบรับรองของเขา
อย่างที่พวกเขาพูดกันว่า ปลอดภัยไว้ก่อน ดีกว่าเสียใจ ดังนั้นเราจึงใช้เวลาที่ยากลำบากดังกล่าวเป็นเหตุผลในการทดสอบความแข็งแกร่งของ "ฮาร์ดแวร์" ของโครงสร้างพื้นฐานที่ไม่ได้กำหนดไว้ บริการสามประการรับผิดชอบต่อความพร้อมใช้งานใน DC: วิศวกรประจำหน้าที่ซึ่งประจำตำแหน่งตลอดเวลา การสนับสนุนทางเทคนิค และผู้ดูแลระบบ
โหนดหลักทั้งหมดของศูนย์ข้อมูลของเราได้รับการสงวนไว้ตามโครงการ N+1 ตามมาตรฐานไม่ต่ำกว่าระดับ III รวมถึงอุปกรณ์โทรคมนาคมและแหล่งจ่ายไฟ แม้ว่าสิ่งที่ร้ายแรงกว่าการกักกันทั่วไปจะต้องเกิดขึ้นเพื่อจำกัดแหล่งจ่ายไฟ แต่เรายังได้ดำเนินการฝึกซ้อมเพื่อเปลี่ยนพลังงานในศูนย์ข้อมูลไปเป็นเครื่องกำเนิดไฟฟ้าดีเซล ข้อตกลงในการจัดหาเชื้อเพลิงให้พวกเขาจะช่วยให้ศูนย์ข้อมูล RUCLOUD ซึ่งเป็นเรือธงทำงานโดยอัตโนมัติในระหว่างการตัดการเชื่อมต่อจากโครงข่ายไฟฟ้าในระยะยาว ในเวลาเดียวกัน เราได้ดำเนินการตรวจสอบชุดซ่อมทั้งหมด ในกรณีที่เกิดปัญหากับการส่งมอบส่วนประกอบใหม่
เนื่องจากการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนาได้รับการยอมรับว่าเป็นเหตุสุดวิสัย ซึ่งทำให้ไม่สามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันได้ เราจึงตรวจสอบว่าคู่สัญญารายใดที่สามารถใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้และล้มเหลวในช่วงเวลาที่ยากลำบาก
จากประสบการณ์ของจีนและอิตาลี เราสามารถพูดได้ว่าแม้แต่การแพร่กระจายของโรคในวงกว้างก็ไม่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อศูนย์ข้อมูลแต่ละแห่งมีช่องทางการสื่อสารอิสระอย่างน้อย 2 ช่องทางที่ทำซ้ำซึ่งกันและกัน
ขั้นตอนที่ 4: กำหนดกฎสำหรับการทำงานจากระยะไกล
กฎเกณฑ์อนุญาตให้ทีมไม่ผ่อนคลายและเปลี่ยนมาทำงานนอกสถานที่โดยไม่สูญเสียคุณภาพงาน เราได้จัดทำรายการเล็กๆ น้อยๆ สำหรับตัวเราเอง:
- การปฏิบัติตามชั่วโมงการทำงาน แม้จะคำนึงถึงข้อเท็จจริงที่ว่างานเน้นที่ผลลัพธ์ ไม่ใช่กระบวนการ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการสนับสนุนทางเทคนิคซึ่งต้องพร้อมให้บริการตลอดเวลา ชั่วโมงการทำงานเป็นสิ่งที่คงที่ซึ่งทุกคนสามารถสื่อสารถึงกันได้
- กำหนดสถานที่หลักในการสื่อสาร (แชททีม) ในประเด็นสำคัญทั้งหมด ตามเนื้อผ้านี่คืองาน Slack สำหรับผู้ที่ชอบ Slack แต่ไม่ชอบบริจาคให้ ลองใช้โอเพ่นซอร์สที่สำคัญที่สุด
- ใช้แฮงเอาท์วิดีโอสำหรับงานและการสนทนาที่ซับซ้อน (Zoom ไม่มีการแข่งขัน) ทุกอย่างที่ตกลงกันระหว่างแฮงเอาท์วิดีโอจะต้องได้รับการบันทึกและโพสต์ในการแชทของทีมทั่วไป หรือในชุดแชทที่สมาชิกเกี่ยวข้องกับรายละเอียดการโทรของคุณ การแก้ไขนี้ทำให้ทั้งทีมสามารถอยู่ในช่องข้อมูลเดียวได้
- ในเงื่อนไขของการทำงานระยะไกลในระยะยาว จำเป็นต้องจัดการประชุมทางวิดีโอเป็นทีมเป็นประจำและแบบตัวต่อตัว ตัวอย่างเช่น สัปดาห์ละสองครั้ง พร้อมภาพรวมสถานะงานของคุณ นี่เป็นสิ่งจำเป็นอีกครั้งเพื่อให้มีความเข้าใจว่าใครกำลังทำอะไรอยู่
รายการนี้รวมเป็นหนึ่งเดียวมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่คุณสามารถใช้เป็นพื้นฐานและทำการปรับเปลี่ยนและเพิ่มเติมตามลักษณะเฉพาะของงานของคุณได้
โดยสรุป ฉันอยากจะทราบว่าแนวโน้มของการทำงานจากระยะไกลไม่ได้หยุดนิ่ง แต่เป็นวิวัฒนาการที่มีเพียงผู้ที่ปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงสิ่งแวดล้อมอย่างแข็งขันเท่านั้นที่จะอยู่รอด ดังนั้นผู้ที่เรียนรู้ที่จะทำงานโดยไม่มีการควบคุมสำนักงานอย่างต่อเนื่องจะมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์และไม่เน้นเวลาที่ใช้ไปจะได้รับประโยชน์จากสถานการณ์ปัจจุบันเท่านั้น
ขั้นตอนใดบ้างที่ต้องดำเนินการเพื่อเปลี่ยนไปทำงานจากระยะไกลในทีมหรือบริษัทของคุณ บางทีเราอาจมีบางสิ่งบางอย่างที่จะเรียนรู้จากกันและกัน
ที่มา: will.com