ลองจินตนาการว่าคุณมีห้องเซิร์ฟเวอร์ที่เต็มไปด้วยอุปกรณ์ทางวิศวกรรม เช่น เครื่องปรับอากาศหลายสิบเครื่อง ชุดเครื่องกำเนิดไฟฟ้าดีเซล และเครื่องสำรองไฟฟ้าแบบต่อเนื่อง เพื่อให้ฮาร์ดแวร์ทำงานได้ตามที่ควรจะเป็น คุณจะต้องตรวจสอบประสิทธิภาพเป็นประจำ และอย่าลืมเกี่ยวกับการบำรุงรักษาเชิงป้องกัน: ทดสอบการทำงาน ตรวจสอบระดับน้ำมัน เปลี่ยนชิ้นส่วน แม้แต่ห้องเซิร์ฟเวอร์เพียงห้องเดียว คุณยังต้องจัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก: ทะเบียนอุปกรณ์ รายการวัสดุสิ้นเปลืองในคลังสินค้า กำหนดการบำรุงรักษาเชิงป้องกัน ตลอดจนเอกสารการรับประกัน สัญญากับซัพพลายเออร์และผู้รับเหมา
ทีนี้ลองคูณจำนวนห้องโถงด้วยสิบ. ปัญหาด้านลอจิสติกส์เกิดขึ้น คุณควรจัดเก็บสิ่งของไว้ที่คลังสินค้าแห่งใด เพื่อจะได้ไม่ต้องวิ่งหาอะไหล่ทุกชิ้น? จะเติมสินค้าให้ทันเวลาได้อย่างไรเพื่อที่การซ่อมแซมที่ไม่ได้กำหนดไว้จะไม่ทำให้คุณประหลาดใจ? หากมีอุปกรณ์จำนวนมาก ก็เป็นไปไม่ได้ที่จะเก็บงานด้านเทคนิคทั้งหมดไว้ในหัวและเป็นเรื่องยากบนกระดาษ นี่คือจุดที่ MMS หรือระบบการจัดการการบำรุงรักษาเข้ามาช่วยเหลือ
ที่ MMS เราจัดทำตารางเวลาสำหรับงานป้องกันและซ่อมแซมและจัดเก็บคำแนะนำสำหรับวิศวกร ศูนย์ข้อมูลบางแห่งอาจไม่มีระบบดังกล่าว หลายๆ แห่งมองว่าโซลูชันมีราคาแพงเกินไป แต่จากประสบการณ์ของเราเองเรามั่นใจว่า ไม่ใช่เครื่องมือที่สำคัญ แต่เป็นแนวทาง เพื่อทำงานกับข้อมูล เราสร้างระบบแรกใน Excel และค่อยๆ พัฒนาให้เป็นผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์
ด้วย เราตัดสินใจแบ่งปันประสบการณ์ในการพัฒนา MMS ของเราเอง ฉันจะแสดงให้เห็นว่าระบบพัฒนาขึ้นอย่างไรและช่วยแนะนำแนวทางปฏิบัติในการบำรุงรักษาที่ดีที่สุดได้อย่างไร Alexey จะบอกคุณว่าเขาสืบทอด MMS ได้อย่างไร สิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปในช่วงเวลานี้ และระบบทำให้ชีวิตของวิศวกรง่ายขึ้นได้อย่างไร
เรามาสู่ MMS ของเราเองได้อย่างไร
อันดับแรกมีโฟลเดอร์. เมื่อ 8-10 ปีที่แล้ว ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างกระจัดกระจาย หลังการบำรุงรักษา เราได้ลงนามในรายงานงานที่เสร็จสมบูรณ์ จัดเก็บต้นฉบับกระดาษไว้ในเอกสารสำคัญ และสำเนาที่สแกนในโฟลเดอร์เครือข่าย ในทำนองเดียวกัน ข้อมูลเกี่ยวกับอะไหล่: อะไหล่ เครื่องมือและอุปกรณ์เสริมจะถูกรวบรวมในโฟลเดอร์แยกตามอุปกรณ์ นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ชีวิตได้หากคุณสร้างโครงสร้างและระดับการเข้าถึงสำหรับโฟลเดอร์เหล่านี้
แต่แล้วคุณก็มีสามปัญหา:
- การนำทาง: การสลับระหว่างโฟลเดอร์ต่างๆ ใช้เวลานาน หากคุณต้องการดูการซ่อมแซมอุปกรณ์เฉพาะเจาะจงเป็นเวลาหลายปี คุณจะต้องคลิกเป็นจำนวนมาก
- สถิติ: คุณจะไม่มีมัน และหากไม่มีก็ยากที่จะคาดเดาว่าอุปกรณ์ต่างๆ พังเร็วแค่ไหนหรือต้องวางแผนอะไหล่จำนวนเท่าใดในปีหน้า
- การตอบสนองอย่างทันท่วงที: จะไม่มีใครเตือนคุณว่าส่วนประกอบกำลังจะหมดและจำเป็นต้องสั่งซื้อใหม่ ไม่ชัดเจนว่านี่ไม่ใช่ครั้งแรกที่อุปกรณ์เดียวกันล้มเหลว
เราเก็บเอกสารแบบนี้มาระยะหนึ่งแล้ว แต่แล้วเราก็ค้นพบ Excel :)
MMS เป็น Excel. เมื่อเวลาผ่านไป โครงสร้างเอกสารได้ย้ายไปยัง Excel โดยอิงตามรายการอุปกรณ์ โดยมีกำหนดการบำรุงรักษา รายการตรวจสอบ และลิงก์ไปยังใบรับรองการทำงานที่แนบมาด้วย:
รายการอุปกรณ์ระบุคุณสมบัติหลักและที่ตั้งในศูนย์ข้อมูล:
ผลลัพธ์ที่ได้คือเครื่องนำทางชนิดหนึ่งที่คุณสามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่าเกิดอะไรขึ้นกับอุปกรณ์และการบำรุงรักษา หากจำเป็น คุณสามารถดูการดำเนินการแต่ละรายการจากกำหนดการบำรุงรักษาได้โดยใช้ลิงก์:
หากคุณดูแลรักษาเอกสารใน Excel อย่างรอบคอบ โซลูชันนี้ค่อนข้างเหมาะสำหรับห้องเซิร์ฟเวอร์ขนาดเล็ก แต่มันก็เป็นเรื่องชั่วคราวเช่นกัน แม้ว่าเราจะใช้เครื่องปรับอากาศเพียงเครื่องเดียวและบำรุงรักษาเดือนละครั้ง ตลอดห้าปี เราก็จะสะสมข้อผิดพลาดหลายร้อยรายการ และ Excel ของเราจะขยายตัว หากคุณเพิ่มเครื่องปรับอากาศอีกเครื่อง เครื่องกำเนิดไฟฟ้าดีเซลหนึ่งเครื่อง UPS หนึ่งเครื่อง คุณจะต้องสร้างหลายแผ่นและเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน ยิ่งเรื่องราวยาวเท่าไรก็ยิ่งยากต่อการดึงข้อมูลที่จำเป็นทันที
ระบบ "ผู้ใหญ่" ระบบแรก. ในปี 2014 เราได้รับการตรวจสอบการจัดการและการปฏิบัติการครั้งแรกตามมาตรฐานความยั่งยืนในการปฏิบัติงานจาก Uptime Institute เราเคยใช้โปรแกรม Excel เกือบเหมือนกัน แต่ตลอดระยะเวลาหนึ่งปี เราได้ปรับปรุงมันอย่างมาก: เราได้เพิ่มลิงก์ไปยังคำแนะนำและรายการตรวจสอบสำหรับวิศวกร ผู้ตรวจสอบพบว่ารูปแบบนี้ค่อนข้างใช้งานได้ พวกเขาสามารถติดตามการปฏิบัติงานทั้งหมดด้วยอุปกรณ์ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลเป็นปัจจุบันและกระบวนการต่างๆ อยู่ในสถานที่ จากนั้นการตรวจสอบก็ผ่านไปอย่างรวดเร็ว โดยได้คะแนน 92 คะแนนจากคะแนนเต็ม 100 คะแนน
คำถามเกิดขึ้น: จะอยู่ต่อไปได้อย่างไร เราตัดสินใจว่าเราต้องการ MMS ที่ "จริงจัง" ดูโปรแกรมที่ต้องชำระเงินหลายโปรแกรม แต่สุดท้ายก็ตัดสินใจเขียนซอฟต์แวร์ด้วยตัวเอง Excel เดียวกันนี้ถูกใช้เป็นข้อกำหนดทางเทคนิคเพิ่มเติม นี่คืองานที่เรากำหนดไว้สำหรับ MMS
สิ่งที่เราต้องการจาก MMS
ในกรณีส่วนใหญ่ MMS คือชุดของไดเร็กทอรีและรายงาน ลำดับชั้นไดเรกทอรีของเรามีลักษณะดังนี้:
หนังสืออ้างอิงระดับบนสุดเล่มแรกคือ รายชื่ออาคาร: ห้องเครื่อง โกดังที่มีอุปกรณ์ตั้งอยู่
ต่อไปมา รายการอุปกรณ์วิศวกรรม. เรารวบรวมตามระบบดังต่อไปนี้:
- ระบบปรับอากาศ : เครื่องปรับอากาศ, ชิลเลอร์, ปั้ม
- ระบบจ่ายไฟ: UPS, ชุดเครื่องกำเนิดไฟฟ้าดีเซล, แผงจ่ายไฟ
เรารวบรวมข้อมูลพื้นฐานสำหรับอุปกรณ์แต่ละชิ้น: ประเภท รุ่น หมายเลขซีเรียล ข้อมูลผู้ผลิต ปีที่ผลิต วันที่ทดสอบการใช้งาน ระยะเวลาการรับประกัน
เมื่อเรากรอกรายการอุปกรณ์เสร็จแล้วเราก็จัดทำขึ้นมา โปรแกรมบำรุงรักษา: ควรบำรุงรักษาอย่างไรและบ่อยแค่ไหน ในโปรแกรมการบำรุงรักษาที่เราอธิบาย ชุดการดำเนินงานเช่น: เปลี่ยนแบตเตอรี่นี้ ปรับการทำงานของชิ้นส่วนเฉพาะ และอื่นๆ เราอธิบายการดำเนินการในหนังสืออ้างอิงแยกต่างหาก หากมีการดำเนินการซ้ำในโปรแกรมที่แตกต่างกัน ไม่จำเป็นต้องอธิบายใหม่ทุกครั้ง - เราเพียงนำการดำเนินการสำเร็จรูปจากหนังสืออ้างอิง:
การดำเนินการ "การเปลี่ยนแปลงค่าที่ตั้งไว้ของอุณหภูมิ" และ "การเปลี่ยนการเชื่อมต่อสายเคเบิลแบบปลดเร็ว" จะเป็นเรื่องปกติสำหรับเครื่องทำความเย็นและระบบปรับอากาศของผู้ผลิตรายเดียวกัน
ตอนนี้เราสามารถสร้างอุปกรณ์แต่ละชิ้นได้ กำหนดการบำรุงรักษา. เราเชื่อมโยงโปรแกรมการบำรุงรักษากับอุปกรณ์เฉพาะ และระบบจะดูในโปรแกรมว่าจำเป็นต้องบำรุงรักษาบ่อยแค่ไหน และคำนวณเวลาทำงานนับจากวันที่เริ่มเดินเครื่อง:
คุณสามารถจัดเตรียมกำหนดการดังกล่าวได้โดยอัตโนมัติโดยใช้สูตร Excel
เรื่องราวไม่ชัดเจนนัก: เราเก็บรักษาไดเร็กทอรีแยกต่างหาก งานเลื่อนออกไป. ตารางก็คือกำหนดการ แต่เราทุกคนยังมีชีวิตอยู่ และเราเข้าใจว่าอะไรๆ ก็เกิดขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น วัสดุสิ้นเปลืองไม่มาถึงตรงเวลาและจำเป็นต้องกำหนดเวลาการบริการใหม่เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ นี่เป็นสถานการณ์ปกติหากคุณจับตาดู เราเก็บสถิติเกี่ยวกับงานที่รอการตัดบัญชีและงานที่ยังไม่เสร็จ และพยายามให้แน่ใจว่าการยกเลิกการบำรุงรักษามีแนวโน้มเป็นศูนย์
สถิติจะถูกเก็บไว้สำหรับแต่ละอุปกรณ์ด้วย อุบัติเหตุและการซ่อมแซมที่ไม่ได้กำหนดไว้. เราใช้สถิติเพื่อวางแผนการซื้อและค้นหาจุดอ่อนในโครงสร้างพื้นฐาน ตัวอย่างเช่น หากคอมเพรสเซอร์เกิดไฟไหม้ที่จุดเดิมสามครั้งติดต่อกัน นี่เป็นสัญญาณให้ค้นหาสาเหตุของการเสีย
ประวัติการบำรุงรักษาและซ่อมแซมนี้สั่งสมมาเป็นเวลากว่า 4 ปีสำหรับเครื่องปรับอากาศเฉพาะรุ่น
คำแนะนำต่อไปนี้คือ ชิ้นส่วนอะไหล่. โดยคำนึงถึงวัสดุสิ้นเปลืองที่จำเป็นสำหรับอุปกรณ์ สถานที่จัดเก็บและปริมาณเท่าใด ที่นี่เรายังจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเวลาจัดส่งเพื่อวางแผนการมาถึงคลังสินค้าได้ดียิ่งขึ้น
เราคำนวณจำนวนอะไหล่จากสถิติการซ่อมแซมประจำปีต่อชิ้นของอุปกรณ์ สำหรับชิ้นส่วนอะไหล่ทั้งหมด เราจะระบุยอดคงเหลือขั้นต่ำ: จำนวนอะไหล่ขั้นต่ำที่จำเป็นในแต่ละโรงงาน หากอะไหล่หมด ปริมาณในไดเร็กทอรีจะถูกไฮไลต์:
ความสมดุลขั้นต่ำของเซ็นเซอร์แรงดันสูงควรมีอย่างน้อยสองตัว แต่เหลือเพียงตัวเดียวเท่านั้น ถึงเวลาที่จะสั่งซื้อแล้ว
ทันทีที่มีการจัดส่งชิ้นส่วนอะไหล่มาถึง เราจะกรอกไดเรกทอรีพร้อมข้อมูลจากใบแจ้งหนี้และระบุสถานที่จัดเก็บ เราจะเห็นยอดคงเหลือปัจจุบันของอะไหล่ดังกล่าวในคลังสินค้าทันที:
เราเก็บรักษาไดเร็กทอรีผู้ติดต่อแยกต่างหาก เราป้อนข้อมูลของซัพพลายเออร์และผู้รับเหมาที่ดำเนินการบำรุงรักษา:
ใบรับรองและกลุ่มกวาดล้างความปลอดภัยทางไฟฟ้าจะแนบอยู่กับบัตรของวิศวกรผู้รับเหมาแต่ละราย เมื่อจัดทำตารางเวลา เราจะสามารถดูว่าผู้เชี่ยวชาญคนใดที่มีการกวาดล้างที่จำเป็น
นับตั้งแต่มี MMS การทำงานกับใบอนุญาตไซต์ก็เปลี่ยนไป ตัวอย่างเช่น มีการเพิ่มเอกสารพร้อมคำแนะนำด้านระเบียบวิธีสำหรับการดำเนินการบำรุงรักษา หากก่อนหน้านี้ชุดการปฏิบัติงานอยู่ในรายการตรวจสอบขนาดเล็ก คำแนะนำโดยละเอียดจะครอบคลุมทุกอย่าง เช่น วิธีเตรียมตัว เงื่อนไขใดบ้างที่จำเป็น และอื่นๆ
เขาจะบอกคุณว่ากระบวนการทั้งหมดทำงานอย่างไรโดยใช้ตัวอย่าง .
การบำรุงรักษาทำงานอย่างไรใน MMS
กาลครั้งหนึ่งงานที่ทำเสร็จเมื่อนานมาแล้วได้รับการบันทึกไว้ตามข้อเท็จจริง เราเพียงดำเนินการบำรุงรักษาและหลังจากนั้นก็ลงนามในใบรับรองการทำงานให้เสร็จสิ้น เซิร์ฟเวอร์ 99% ทำเช่นนี้ แต่จากประสบการณ์แล้ว ยังไม่เพียงพอ เพื่อไม่ให้ลืมสิ่งใดก่อนอื่นเราจึงสร้าง ใบอนุญาตทำงาน. นี่คือเอกสารที่อธิบายงานและเงื่อนไขในการดำเนินการ การบำรุงรักษาและการซ่อมแซมใดๆ ในระบบของเราเริ่มต้นด้วยสิ่งนี้ สิ่งนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร:
- เราดูงานที่วางแผนไว้ถัดไปในกำหนดการบำรุงรักษา:
- เราสร้างใบอนุญาตใหม่ เราเลือกผู้รับเหมางานซ่อมบำรุงที่จัดการกระบวนการในส่วนของเราและประสานงานการทำงานกับเรา เราระบุสถานที่และเวลาที่งานจะเกิดขึ้น เลือกประเภทของอุปกรณ์และโปรแกรมที่เราจะปฏิบัติตาม:
- หลังจากบันทึกการ์ดแล้ว ให้ไปยังรายละเอียดต่อไป เราระบุผู้รับเหมาและตรวจสอบว่าเขาได้รับอนุญาตให้ทำงานที่จำเป็นหรือไม่ หากไม่มีสิทธิ์ ฟิลด์จะถูกเน้นด้วยสีแดง และคุณไม่สามารถออกใบสั่งงานได้:
- เราระบุอุปกรณ์เฉพาะ กิจกรรมเบื้องต้นจะถูกกำหนดไว้ในโปรแกรมการบำรุงรักษาทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของงาน เช่น การสั่งเชื้อเพลิงเข้าไซต์งาน การกำหนดเวลาการบรรยายสรุปเบื้องต้นสำหรับวิศวกร และการแจ้งเพื่อนร่วมงาน รายการกิจกรรมจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ แต่เราสามารถเพิ่มรายการของเราเองได้ ทุกอย่างค่อนข้างยืดหยุ่น:
- เราบันทึกคำสั่งซื้อ ส่งจดหมายถึงบุคคลที่อนุมัติและรอการตอบกลับของเขา:
- เมื่อวิศวกรมาถึง เราก็จะพิมพ์คำสั่งงานจากระบบโดยตรง
- ใบสั่งงานประกอบด้วยรายการตรวจสอบการดำเนินงานสำหรับโปรแกรมการบำรุงรักษา ผู้จัดการงานที่ศูนย์ข้อมูลจะควบคุมการบำรุงรักษาและทำเครื่องหมายในช่อง
รายการตรวจสอบสั้นๆ ก็เพียงพอแล้ว จากนั้นเราก็แนะนำคำแนะนำด้านระเบียบวิธีหรือ MOP (วิธีการดำเนินการ). ด้วยความช่วยเหลือของเอกสารดังกล่าว วิศวกรที่ผ่านการรับรองจึงสามารถตรวจสอบอุปกรณ์ใดๆ ได้
ทุกอย่างได้รับการอธิบายอย่างละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ไปจนถึงเทมเพลตสำหรับจดหมายแจ้งเตือนและสภาพอากาศ:
เอกสารที่พิมพ์มีลักษณะดังนี้:
ตามมาตรฐานของ Uptime Institute ควรมี MOP ดังกล่าวสำหรับการดำเนินงานทั้งหมด นี่เป็นเอกสารจำนวนค่อนข้างมาก จากประสบการณ์ เราแนะนำให้ค่อยๆ พัฒนา เช่น MOP หนึ่งครั้งต่อเดือน
- หลังเลิกงานวิศวกรจะออกใบรับรองความสมบูรณ์ เราสแกนและแนบไปกับการ์ดพร้อมกับสแกนเอกสารอื่นๆ: ใบอนุญาตและ MOP
- ในใบสั่งงาน เราบันทึกงานที่ทำ:
- การ์ดอุปกรณ์ประกอบด้วยประวัติการบำรุงรักษา:
เราได้แสดงให้เห็นว่าระบบของเราทำงานอย่างไรแล้ว แต่งานบน MMS ยังไม่สิ้นสุด: มีการวางแผนการปรับปรุงหลายประการแล้ว ตัวอย่างเช่น ตอนนี้เราจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากไว้ในการสแกน ในอนาคต เราวางแผนที่จะทำให้การบำรุงรักษาไร้กระดาษ: เชื่อมต่อแอปพลิเคชันมือถือที่วิศวกรสามารถตรวจสอบกล่องและบันทึกข้อมูลลงในการ์ดได้ทันที
แน่นอนว่ามีผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปมากมายในท้องตลาดที่มีฟังก์ชันคล้ายกัน แต่เราต้องการแสดงให้เห็นว่าแม้แต่ไฟล์ Excel ขนาดเล็กก็สามารถพัฒนาเป็นผลิตภัณฑ์เต็มรูปแบบได้ คุณสามารถทำได้ด้วยตัวเองหรือให้ผู้รับเหมามีส่วนร่วม สิ่งสำคัญคือแนวทางที่ถูกต้อง และไม่มีคำว่าสายเกินไปที่จะเริ่ม
ที่มา: will.com