ภาพรวมของความเป็นไปได้ในการบูรณาการ Virtual PBX ของ MegaFon กับระบบ Bitrix24 CRM

บริษัทหลายแห่งตระหนักดีถึงประโยชน์ของการประมวลผลการโทรโดยใช้ Virtual PBX ของ MegaFon แล้ว ยังมีอีกหลายคนที่ใช้ Bitrix24 เป็นระบบ CRM ที่สะดวกและเข้าถึงได้สำหรับการขายอัตโนมัติ

MegaFon เพิ่งอัปเดตการรวมเข้ากับ Bitrix24 ซึ่งเป็นการขยายขีดความสามารถอย่างมีนัยสำคัญ ในบทความนี้ เราจะมาดูกันว่าบริษัทจะมีฟังก์ชันใดบ้างหลังจากรวมทั้งสองระบบเข้าด้วยกัน

เหตุผลในการเขียนบทความนี้ก็คือ บริษัทหลายแห่งใช้บริการแยกกัน โดยไม่ทราบถึงประโยชน์ที่จะได้รับจากการบูรณาการร่วมกัน เราจะวิเคราะห์ความสามารถในการรวมระบบโดยละเอียดและแสดงให้เห็นว่ามีการกำหนดค่าอย่างไร

ก่อนอื่น เรามาดูกันว่าเราจะรวมระบบใดบ้าง Virtual PBX จาก MegaFon เป็นบริการที่ทำให้สามารถควบคุมการโทรของบริษัททั้งหมดได้ Virtual PBX ทำงานทั้งกับโทรศัพท์และอุปกรณ์ IP เดสก์ท็อป เช่นเดียวกับโทรศัพท์มือถือและจากระบบ CRM โดยตรงผ่านการประมวลผลการโทรในเบราว์เซอร์

CRM Bitrix24 เป็นระบบที่ช่วยจัดระเบียบการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมและลูกค้าโดยอัตโนมัติ รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ฟังก์ชันการทำงาน ความเรียบง่าย และความพร้อมใช้งานของแผนฟรีทำให้ CRM เป็นหนึ่งใน CRM ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในรัสเซีย คุณสมบัติอีกประการหนึ่งของระบบคือความสามารถรอบด้าน Bitrix24 ถูกใช้อย่างแพร่หลายโดยบริษัทการค้าและบริการที่หลากหลาย

การบูรณาการสามารถกำหนดค่าได้ทั้งสำหรับเวอร์ชันบ็อกซ์ออฟฟิศพร้อมการติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ของบริษัท และสำหรับ Bitrix24 เวอร์ชันคลาวด์ ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ผ่านอินเทอร์เฟซเว็บจากอินเทอร์เน็ตสาธารณะ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าในกรณีที่สอง การบูรณาการจะทำงานโดยตรงระหว่างบริการคลาวด์สองบริการ โดยบริการต่างๆ จะยังคงโต้ตอบกันต่อไปแม้ว่าไฟฟ้าหรืออินเทอร์เน็ตดับในสำนักงานของคุณก็ตาม

มาดูตัวเลือกการรวมระบบให้ละเอียดยิ่งขึ้น

1. บัตรลูกค้าป๊อปอัปเมื่อมีสายเรียกเข้า

ในกรณีที่ไม่มีการบูรณาการ พนักงานจะถูกบังคับให้ใช้เวลาและความพยายามในการสร้างบัตรลูกค้าหรือธุรกรรมด้วยตนเอง ซึ่งในกรณีนี้จะเกิดขึ้นว่าผู้ติดต่อและธุรกรรมสูญหาย และในกรณีที่ดีที่สุด ลูกค้าจะต้องได้รับการติดต่ออีกครั้ง ใน กรณีที่เลวร้ายที่สุดคำสั่งซื้อจะหายไป เมื่อมีการรับสายเรียกเข้า พนักงานจะเห็นว่าสายนั้นมาจากลูกค้าที่ไม่คุ้นเคยกับ Bitrix24 การ์ดป๊อปอัปจะแสดงหมายเลขที่โทรเข้าและหมายเลขที่โทรเข้า เราเห็นว่ายังไม่มีการทำธุรกรรมหรือความคิดเห็นใด ๆ ให้กับลูกค้า Alexey Belyakov ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จัดการที่รับผิดชอบสำหรับลูกค้าโดยอัตโนมัติ

หากมีผู้ติดต่อหรือธุรกรรมอยู่แล้ว ผู้จัดการจะทราบชื่อลูกค้าก่อนที่เขาจะรับโทรศัพท์ด้วยซ้ำ

คุณสามารถเข้าสู่ข้อตกลงที่เกี่ยวข้องได้โดยคลิกที่ชื่อ

จะสร้างผู้ติดต่อด้วยตนเองได้อย่างไร?

หากคุณมีตัวเลือกในการสร้างผู้ติดต่อที่ปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ และคุณได้รับสายจากลูกค้าที่มีหมายเลขไม่อยู่ใน Bitrix24 คุณสามารถสร้างผู้ติดต่อใหม่ในหน้าต่างป๊อปอัป และโอกาสในการขายและข้อตกลงจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเช่นกัน ซึ่ง เราจะพูดถึงอีกสักหน่อย หากไม่มีการรวมระบบ จะไม่มีหน้าต่างป๊อปอัป และจะต้องสร้างไคลเอนต์ด้วยตนเองทั้งหมด ซึ่งผู้จัดการจะใช้เวลามาก

ในการตั้งค่า CRM คุณสามารถเลือกโหมดการทำงานได้สองโหมด:

• เรียบง่าย (ไม่มีโอกาสในการขาย)
• คลาสสิก (พร้อมสาย)

จะสร้างข้อตกลงได้อย่างไร?

ในโหมด Simple CRM ข้อตกลงจะถูกสร้างขึ้นทันที โดยไม่ต้องสร้างโอกาสในการขาย

จะสร้างโอกาสในการขายได้อย่างไร?

ในโหมด Classic CRM ลูกค้าเป้าหมายจะถูกสร้างขึ้นครั้งแรก ซึ่งสามารถแปลงเป็นผู้ติดต่อและข้อตกลงได้

2. การสร้างลูกค้าเป้าหมาย ผู้ติดต่อ และข้อตกลงโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณรับสายเรียกเข้า ตัวเลือกในการสร้างผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติจะช่วยให้คุณไม่สูญเสียลูกค้าแม้แต่รายเดียว หลังจากสิ้นสุดการสนทนา บันทึกการสนทนาจะถูกเพิ่มลงในข้อตกลงโดยอัตโนมัติ ลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อจะถูกสร้างขึ้นแม้ว่าจะไม่มีพนักงานรับสายและสามารถดำเนินการได้ในภายหลัง

ผู้ติดต่อจะเก็บหมายเลขที่เขาโทรไว้และกำหนดธุรกรรมใหม่ โดยจะไม่ระบุชื่อผู้ติดต่อ

หากในระหว่างการสนทนากับลูกค้าที่มีหมายเลขไม่อยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อ ผู้จัดการยังไม่ได้สร้างผู้ติดต่อ ผู้ติดต่อนี้จะสามารถสร้างได้โดยอัตโนมัติ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเปิดใช้งานตัวเลือกเพื่อสร้างผู้ติดต่อหรือลูกค้าเป้าหมายโดยอัตโนมัติเมื่อโทรไปยังหมายเลขที่ไม่ได้อยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ

เหตุใดจึงจำเป็น? ลองจินตนาการว่าผู้จัดการโทรหาลูกค้าโดยใช้ฐานข้อมูลที่ไม่ได้โหลดลงใน Bitrix24 หรือโทรไปยังหมายเลขบนนามบัตร แต่ลืมป้อนลงใน CRM ผู้ติดต่อจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติและพนักงานจะต้องกรอกข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น

ผู้ติดต่อนี้จะมีหมายเลขและข้อตกลงจะถูกสร้างขึ้น แต่จะไม่มีการระบุชื่อ

3. การสร้างงานอัตโนมัติ

ในการตั้งค่าการรวม คุณสามารถเลือกใครและในสถานการณ์ใดที่คุณต้องการมอบหมายงานสำหรับการประมวลผลการโทรในภายหลัง คุณสามารถเพิ่มคำอธิบายและชื่อเรื่องงานได้ คุณสามารถเพิ่มผู้รับผิดชอบและผู้สังเกตการณ์ในงานได้จากรายชื่อพนักงาน

งานที่สร้างโดยการโทรจะปรากฏในกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย ข้อตกลง บัตรข้อมูลที่ติดต่อ และในรายการงานในส่วนงานและโครงการ

4. โทรได้ในคลิกเดียว

คุณไม่จำเป็นต้องกดหมายเลขโทรศัพท์บนซอฟต์โฟนหรือโทรศัพท์ของคุณอีกต่อไป เพียงคลิกที่ไอคอนโทรศัพท์หรือหมายเลขที่บันทึกไว้แทน

ขั้นแรก สายจะมาถึงอุปกรณ์ของคุณ (โทรศัพท์หรือซอฟต์โฟน) คุณจะรับสาย หลังจากนั้น Virtual PBX จะกดหมายเลขของลูกค้า และบัตรลูกค้าจะปรากฏบนหน้าจอ

5. บันทึกการโทรทั้งหมดในการ์ดลูกค้า

กิจกรรมลูกค้าเป้าหมาย การติดต่อ และการจัดการทั้งหมดสามารถดูได้ในบัตรลูกค้า เอาล่ะ เรามาเข้าเรื่องกันดีกว่า

ที่ด้านขวาของฟีด การโทรที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมจะปรากฏขึ้น ที่นี่คุณสามารถฟังการโทรใด ๆ (ในการดำเนินการนี้คุณต้องเปิดใช้งานตัวเลือก "บันทึกการโทร" ในบัญชีส่วนตัว Virtual PBX ในส่วนภาษี) ข้อมูลที่มีบันทึกการโทรและประวัติสามารถดูได้ในการ์ดไคลเอนต์โดยตรงใน Bitrix24

เราขอแนะนำให้บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าและข้อตกลงที่บรรลุในบัตรลูกค้าหลังการสนทนาแต่ละครั้ง รวมถึงการสร้างงานสำหรับกิจกรรมเพิ่มเติม

6. การเชื่อมต่ออัตโนมัติระหว่างลูกค้าและผู้จัดการส่วนตัว

ตัวเลือกในการเชื่อมต่อกับผู้จัดการส่วนตัวโดยอัตโนมัติจะช่วยให้ลูกค้าไม่ต้องเสียเวลาในบรรทัดแรกและเชื่อมต่อกับผู้จัดการส่วนตัวได้ทันที นอกจากนี้ ในการตั้งค่าการรวม คุณสามารถเลือกพนักงานหรือแผนกที่จะโทรไปหากพนักงานไม่รับสายภายใน 15 วินาที

การตั้งค่านี้จะแสดงในอินเทอร์เฟซ Virtual PBX ดังภาพหน้าจอด้านล่าง:

จะตั้งค่าการรวม Virtual PBX กับ Bitrix24 ได้อย่างไร?

หากต้องการรวม VATS เข้ากับ Bitrix24 คุณต้องเปิดใช้งานตัวเลือก “บูรณาการกับ CRM” ในบัญชี MegaFon Virtual PBX หากคุณต้องการบันทึกและฟังการโทรผ่าน Bitrix24 คุณต้องเปิดใช้งานตัวเลือก "บันทึกการโทร" ที่นั่นด้วย

1. ก่อนอื่นคุณต้องติดตั้ง แอปพลิเคชัน PBX เสมือนจาก MegaFon ใน Bitrix24ขั้นแรกให้เข้าสู่ระบบ CRM แล้วไปที่ ลิงค์.

2. ไปที่บัญชีส่วนตัวของคุณของ Virtual PBX จาก MegaFon

3. ไปที่ "การตั้งค่า" - "บูรณาการกับ CRM"

4. คลิก "เชื่อมต่อ"

คุณสามารถตั้งค่าการรวมกับ Bitrix24 ทั้งเวอร์ชันคลาวด์และชนิดบรรจุกล่องได้ ในกรณีที่สอง คุณจะต้องมีใบรับรอง SSL ที่ใช้งานได้ มิฉะนั้นอาจเกิดปัญหาในขั้นตอนการจับคู่ผู้ใช้

5. ป้อนที่อยู่ Bitrix24 และเข้าสู่ระบบ VATS ในฐานะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ

6. ถัดไป หน้าจอจะเปิดขึ้นพร้อมการตั้งค่าการรวมสองกลุ่ม ในกลุ่มแรก คุณจะต้องเปรียบเทียบผู้ใช้ Bitrix24 กับผู้ใช้ Virtual PBX หากไม่มีสิ่งนี้ ระบบจะไม่สามารถแสดงเหตุการณ์ใน CRM และระบุพนักงานได้อย่างถูกต้อง

สามารถเพิ่มพนักงานเพิ่มเติมได้ตลอดเวลา สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าต้องทำการจับคู่กับพนักงานที่คุณเพิ่มในอนาคต

7. กลุ่มที่สองแสดงความเป็นไปได้ที่เหมือนกันในทุกสถานการณ์

8. ถัดไป คุณต้องไปยังสถานการณ์การรวมระบบ แต่ละองค์ประกอบในส่วนนี้ได้รับการกำหนดค่าแยกกันสำหรับการโทรเข้าและโทรออก

สามารถกำหนดค่าการรวมสำหรับแต่ละหมายเลขแยกกันหรือสำหรับตัวเลขทั้งหมดในคราวเดียว สร้างสถานการณ์การทำงานในอินเทอร์เฟซ Virtual PBX และเลือกหมายเลขที่เหมาะกับสถานการณ์เฉพาะ

หมายเลขบางตัวสามารถแยกออกจากสคริปต์ได้ทั้งหมด เช่น หมายเลขคลังสินค้า นักบัญชี หรือผู้จัดการ สิ่งนี้จะช่วย Bitrix24 จากธุรกรรม การติดต่อ และโอกาสในการขายที่ไม่จำเป็น มาดูองค์ประกอบของสคริปต์ให้ละเอียดยิ่งขึ้น:

• สายเรียกเข้าจากหมายเลขที่ไม่รู้จักสามารถสร้างลูกค้าเป้าหมาย ผู้ติดต่อ และข้อตกลงใหม่ได้โดยอัตโนมัติ /ผู้รับผิดชอบจะเป็นผู้ที่ไม่ได้รับหรือรับสาย ในกรณีที่สายหลุดใน IVR การทักทาย เมื่อโทรไปที่แผนก หรือหากผู้ปฏิบัติงานรับสาย คุณต้องเลือกว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบข้อตกลง ผู้นำ หรือผู้ติดต่อนี้
• สายเรียกเข้าจากลูกค้าปัจจุบันสามารถสร้างโอกาสในการขายและการขายซ้ำได้โดยอัตโนมัติ / ลูกค้าเป้าหมายหรือข้อตกลงซ้ำจะถูกสร้างขึ้นเมื่อลูกค้าปัจจุบันได้รับสายเรียกเข้า ผู้จัดการที่รับผิดชอบจาก Bitrix24 จะได้รับแต่งตั้งให้รับผิดชอบ ขั้นตอนในการมอบหมายบุคคลที่รับผิดชอบสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในการตั้งค่า CRM ตัวอย่างเช่น อาจเป็นบุคคลที่รับสายก็ได้
• การโทรจากลูกค้าปัจจุบันจะถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังผู้จัดการที่รับผิดชอบตามที่ระบุไว้ใน Bitrix24 / เริ่มแรกจะเปิดใช้งานตัวเลือกสำหรับทุกคน คุณสามารถเลือกหมายเลขที่จะใช้กับตัวเลือกได้ และพนักงานที่จะโอนสายไปหากบุคคลที่รับผิดชอบไม่รับสาย
• เมื่อมีสายเรียกเข้าจากหมายเลขที่ไม่รู้จัก สามารถสร้างงานสำหรับพนักงานที่ได้รับสายสำหรับการโทรที่สำเร็จ หรือสำหรับพนักงานที่ปฏิบัติหน้าที่สำหรับสายที่ไม่สำเร็จ / ในการตั้งค่าองค์ประกอบนี้ คุณต้องเลือกการดำเนินการที่ใช้งานอยู่:
  • สร้างงานสำหรับพนักงานหลังจากที่เขารับสายสำเร็จ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องระบุชื่องาน ข้อความของงาน และผู้สังเกตการณ์
  • สร้างงานสำหรับพนักงานหรือบุคคลที่ปฏิบัติหน้าที่สำหรับสายที่ไม่ได้รับ ที่นี่คุณจะต้องเลือกบุคคลที่ปฏิบัติหน้าที่ ชื่องาน ข้อความของงาน และผู้สังเกตการณ์
• เมื่อมีสายเรียกเข้าจากลูกค้าที่มีอยู่ คุณสามารถสร้างงานสำหรับผู้จัดการที่รับผิดชอบหรือพนักงานที่ได้รับสายได้ / คล้ายกับการตั้งค่าขององค์ประกอบก่อนหน้า คุณต้องเลือกการดำเนินการที่ใช้งานอยู่:
  • หลังจากการโทรสำเร็จ ให้สร้างงานสำหรับพนักงานที่ได้รับสาย ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องระบุชื่องาน ข้อความของงาน และเลือกผู้สังเกตการณ์ด้วย
  • สร้างงานสำหรับพนักงานหรือบุคคลที่ปฏิบัติหน้าที่เกี่ยวกับสายที่ไม่ได้รับ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเลือกผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่ ข้อความของงาน ชื่องาน และผู้สังเกตการณ์

    ถัดไปคือการตั้งค่าสำหรับการโทรออก

    

• เมื่อคุณโทรออกไปยังหมายเลขที่ไม่รู้จัก โอกาสในการขาย ผู้ติดต่อ และข้อตกลงใหม่จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ / ไม่จำเป็นต้องมีการตั้งค่าเพิ่มเติมที่นี่
• เมื่อมีการโทรออกไปยังลูกค้าปัจจุบัน ลูกค้าเป้าหมายและข้อตกลงซ้ำจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ / จำเป็นต้องระบุในการตั้งค่าว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการทำธุรกรรมซ้ำหรือโอกาสในการขายในกรณีที่การโทรสำเร็จ: ผู้รับผิดชอบในการติดต่อหรือผู้ที่โทรออก? คุณต้องเลือกบุคคลที่รับผิดชอบในกรณีที่โทรไม่สำเร็จ
• เมื่อมีการโทรออกไปยังลูกค้าปัจจุบัน ลูกค้าเป้าหมายและข้อตกลงซ้ำจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ / ในการตั้งค่า คุณจะต้องระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการโทรซ้ำหรือการจัดการในกรณีที่การโทรสำเร็จ: ผู้ที่โทรออกหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการติดต่อ? คุณต้องเลือกบุคคลที่รับผิดชอบในกรณีที่โทรไม่สำเร็จ
• เมื่อมีการโทรออกไปยังหมายเลขที่ไม่รู้จัก สามารถสร้างงานสำหรับพนักงานที่โทรได้ / คุณสามารถตั้งค่างานสำหรับการโทรที่ไม่สำเร็จและสำเร็จได้ งานจะต้องได้รับชื่อเรื่อง ข้อความ และเลือกผู้สังเกตการณ์
• เมื่อโทรออกไปยังลูกค้าที่มีอยู่ คุณสามารถสร้างงานสำหรับผู้จัดการที่รับผิดชอบหรือพนักงานที่โทรมาได้ / เลือกในการตั้งค่าว่าจะสร้างงานสำหรับการโทรที่ไม่สำเร็จและสำเร็จหรือไม่ ในทั้งสองกรณี คุณต้องเลือกบุคคลที่รับผิดชอบงาน (ผู้ที่โทรออกหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการติดต่อ) ชื่องาน ข้อความ และเลือกผู้สังเกตการณ์

9. และการตั้งค่าสุดท้ายคือการตั้งค่าประวัติการโทรของพนักงานที่ไม่ได้อยู่ใน Bitrix24 ประวัติการโทรเหล่านี้สามารถบันทึกไว้ในชื่อของพนักงานที่คุณเลือกได้

คลิก "บันทึก" ข้อความสีเขียว "เชื่อมต่อแล้ว" จะปรากฏบนไอคอน - ซึ่งหมายความว่าเปิดใช้งานการรวมระบบและใช้งานได้

10. เพื่อให้คุณสามารถโทรออกได้โดยคลิกที่หมายเลขโทรศัพท์ จำเป็นต้องมีการตั้งค่าเพิ่มเติมอีกหนึ่งอย่าง

คลิกการตั้งค่าทั่วไปและเลือกแอปพลิเคชั่น MegaFon เป็นหมายเลขสำหรับการโทรออก

คลิกบันทึก

มาสรุปกัน

Bitrix24 เป็นเครื่องมือสำหรับสร้างโครงการค้าปลีกที่มีประสิทธิภาพ การผสานรวมกับระบบโทรศัพท์จะช่วยให้คุณสามารถขยายฟังก์ชันการทำงานของ CRM ได้ ส่งผลให้คุณสามารถเข้าถึงการดูสถิติการโทรและฟังบันทึกการโทรได้โดยตรงจาก Bitrix24

เมื่อรับสายเรียกเข้า พนักงานจะสามารถเห็นชื่อลูกค้าและจะช่วยประหยัดเวลาในการสร้างโอกาสในการขาย ข้อตกลง และการติดต่อ และฟังก์ชันการกระจายไปยังผู้จัดการส่วนตัวจะทำให้คุณมีลูกค้าใหม่ที่พึงพอใจมากมาย

แน่นอนว่าการตั้งค่าทั้งหมดสามารถทำได้ภายในไม่กี่นาที ในขณะที่การผสานรวมจะเปิดโอกาสเพิ่มเติมมากมายสำหรับทั้งระบบโทรศัพท์ด้วยการเชื่อมต่อ Virtual PBX และ CRM

ที่มา: will.com