เราบอกคุณว่าเรานำระบบการลงทะเบียนเยี่ยมชมแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วยเทคโนโลยีไบโอเมตริกซ์ในศูนย์ข้อมูลไปใช้อย่างไร: เหตุใดจึงจำเป็น เหตุใดเราจึงพัฒนาโซลูชันของเราเองอีกครั้ง และประโยชน์ที่เราได้รับ
ทางเข้าออก
การเข้าถึงศูนย์ข้อมูลเชิงพาณิชย์ของผู้เยี่ยมชมเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการการดำเนินงานของสิ่งอำนวยความสะดวก นโยบายความปลอดภัยของศูนย์ข้อมูลกำหนดให้มีการบันทึกการเข้าชมและการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่แม่นยำ
เมื่อหลายปีก่อน พวกเราที่ Linxdatacenter ตัดสินใจเปลี่ยนสถิติการเข้าชมศูนย์ข้อมูลของเราในเซนต์ปีเตอร์สเบิร์กให้เป็นดิจิทัลโดยสมบูรณ์ เราละทิ้งการลงทะเบียนการเข้าถึงแบบเดิมๆ กล่าวคือ การกรอกบันทึกการเยี่ยมชม การเก็บรักษาเอกสารสำคัญ และการนำเสนอเอกสารในการเยี่ยมแต่ละครั้ง
ภายใน 4 เดือน ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคของเราได้พัฒนาระบบลงทะเบียนการเยี่ยมชมทางอิเล็กทรอนิกส์รวมกับเทคโนโลยีการควบคุมการเข้าถึงไบโอเมตริกซ์ ภารกิจหลักคือการสร้างเครื่องมือที่ทันสมัยที่ตรงตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของเราและในขณะเดียวกันก็อำนวยความสะดวกสำหรับผู้เยี่ยมชม
ระบบรับประกันความโปร่งใสในการเข้าชมศูนย์ข้อมูล ใคร เมื่อไหร่ และที่ไหนที่เข้าถึงศูนย์ข้อมูล รวมถึงแร็คเซิร์ฟเวอร์ ข้อมูลทั้งหมดนี้พร้อมให้ใช้งานได้ทันทีเมื่อมีการร้องขอ สามารถดาวน์โหลดสถิติการเยี่ยมชมจากระบบได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง รายงานสำหรับลูกค้าและผู้ตรวจสอบขององค์กรที่ให้การรับรองสามารถเตรียมได้ง่ายขึ้นมาก
จุดเริ่มต้น
ในขั้นแรก มีการพัฒนาโซลูชันที่ทำให้สามารถป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดบนแท็บเล็ตเมื่อเข้าสู่ศูนย์ข้อมูล
การอนุญาตเกิดขึ้นโดยการป้อนข้อมูลส่วนบุคคลของผู้เยี่ยมชม จากนั้น แท็บเล็ตจะแลกเปลี่ยนข้อมูลกับคอมพิวเตอร์ที่จุดรักษาความปลอดภัยผ่านช่องทางการสื่อสารที่ปลอดภัยโดยเฉพาะ หลังจากนั้นก็ออกบัตรผ่าน
ระบบพิจารณาคำขอสองประเภทหลัก: แอปพลิเคชันสำหรับการเข้าถึงชั่วคราว (การเยี่ยมชมครั้งเดียว) และแอปพลิเคชันสำหรับการเข้าถึงถาวร ขั้นตอนขององค์กรสำหรับคำขอประเภทเหล่านี้ไปยังศูนย์ข้อมูลมีความแตกต่างกันอย่างมาก:
- แอปพลิเคชันสำหรับการเข้าถึงชั่วคราวจะระบุชื่อและบริษัทของผู้เยี่ยมชม รวมถึงผู้ติดต่อที่ต้องติดตามเขาตลอดการเยี่ยมชมศูนย์ข้อมูล
- การเข้าถึงอย่างต่อเนื่องทำให้ผู้เยี่ยมชมสามารถเคลื่อนย้ายภายในศูนย์ข้อมูลได้อย่างอิสระ (ตัวอย่างเช่น การเข้าถึงนี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้เชี่ยวชาญลูกค้าที่มาทำงานกับอุปกรณ์ในศูนย์ข้อมูลเป็นประจำ) การเข้าถึงระดับนี้กำหนดให้บุคคลต้องผ่านการบรรยายสรุปเบื้องต้นเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน และลงนามข้อตกลงกับ Linxdatacenter ในการถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลชีวมิติ (สแกนลายนิ้วมือ ภาพถ่าย) และยังหมายถึงการรับชุดเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับกฎของ ทำงานในศูนย์ข้อมูลทางอีเมล
เมื่อลงทะเบียนเพื่อเข้าใช้งานถาวร ไม่จำเป็นต้องกรอกใบสมัครทุกครั้งและยืนยันตัวตนพร้อมเอกสารให้หมด เพียงใช้นิ้วเพื่ออนุญาตที่ทางเข้า
เปลี่ยน!
แพลตฟอร์มที่เราปรับใช้เวอร์ชันแรกของระบบคือตัวสร้าง Jotform โซลูชันนี้ใช้เพื่อสร้างแบบสำรวจ โดยเราได้แก้ไขแบบอิสระสำหรับระบบการลงทะเบียน
อย่างไรก็ตาม เมื่อเวลาผ่านไป ในระหว่างการปฏิบัติงาน พบปัญหาคอขวดและจุดในการพัฒนาโซลูชันเพิ่มเติม
ปัญหาแรกคือ Jotform ยัง "ไม่เสร็จสิ้น" สำหรับรูปแบบแท็บเล็ต และแบบฟอร์มที่ต้องกรอกหลังจากโหลดหน้าซ้ำมักจะมีขนาด "ลอย" เกินหน้าจอ หรือในทางกลับกัน ยุบลง สิ่งนี้สร้างความไม่สะดวกอย่างมากระหว่างการลงทะเบียน
ไม่มีแอปพลิเคชันบนมือถือเช่นกัน เราต้องปรับใช้อินเทอร์เฟซระบบบนแท็บเล็ตในรูปแบบ "คีออสก์" อย่างไรก็ตาม ข้อจำกัดนี้ส่งผลต่อเรา - ในโหมด "คีออสก์" แอปพลิเคชันไม่สามารถย่อหรือปิดบนแท็บเล็ตได้หากไม่มีการเข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบ ซึ่งช่วยให้เราสามารถใช้แท็บเล็ตผู้ใช้ทั่วไปเป็นเทอร์มินัลการลงทะเบียนสำหรับการเข้าถึงศูนย์ข้อมูลได้
ในระหว่างขั้นตอนการทดสอบ จุดบกพร่องหลายจุดเริ่มปรากฏให้เห็น การอัปเดตแพลตฟอร์มจำนวนมากส่งผลให้โซลูชันค้างและล่ม สิ่งนี้เกิดขึ้นบ่อยครั้งโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่การอัปเดตครอบคลุมโมดูลเหล่านั้นซึ่งมีการใช้งานฟังก์ชันการทำงานของกลไกการลงทะเบียนของเรา เช่น แบบสอบถามที่ผู้เยี่ยมชมกรอกไว้ไม่ถูกส่งไปยังจุดรักษาความปลอดภัย สูญหาย เป็นต้น
การทำงานของระบบการลงทะเบียนที่ราบรื่นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากทั้งพนักงานและลูกค้าใช้บริการทุกวัน และในช่วง "หยุดนิ่ง" กระบวนการทั้งหมดจะต้องกลับสู่รูปแบบกระดาษ 100% ซึ่งเป็นความเก่าแก่ที่ยอมรับไม่ได้ ทำให้เกิดข้อผิดพลาด และโดยทั่วไปดูเหมือนเป็นการถอยหลังครั้งใหญ่
เมื่อถึงจุดหนึ่ง Jotform ได้เปิดตัวเวอร์ชันมือถือ แต่การอัปเกรดนี้ไม่ได้แก้ปัญหาทั้งหมดของเรา ดังนั้นเราจึงต้อง "ข้าม" แบบฟอร์มบางอย่างกับแบบฟอร์มอื่น เช่น สำหรับงานฝึกอบรมและการสอนเบื้องต้นตามหลักการทดสอบ
แม้ว่าจะเป็นเวอร์ชันที่ต้องชำระเงิน แต่ก็จำเป็นต้องมีใบอนุญาต Pro ขั้นสูงเพิ่มเติมสำหรับงานการรับเข้าเรียนทั้งหมดของเรา อัตราส่วนราคา/คุณภาพขั้นสุดท้ายปรากฏว่ายังห่างไกลจากความเหมาะสม - เราได้รับฟังก์ชันการทำงานซ้ำซ้อนที่มีราคาแพง ซึ่งยังคงต้องมีการปรับปรุงที่สำคัญในส่วนของเรา
เวอร์ชัน 2.0 หรือ “ทำเอง”
หลังจากวิเคราะห์สถานการณ์ เราก็ได้ข้อสรุปว่าโซลูชันที่ง่ายและน่าเชื่อถือที่สุดคือการสร้างโซลูชันของเราเองและถ่ายโอนส่วนการทำงานของระบบไปยังเครื่องเสมือนในระบบคลาวด์ของเราเอง
ตัวเราเองเขียนซอฟต์แวร์สำหรับฟอร์มใน React ปรับใช้ทั้งหมดโดยใช้ Kubernetes ในการผลิตที่โรงงานของเราเอง และจบลงด้วยระบบลงทะเบียนการเข้าถึงศูนย์ข้อมูลของเราเอง โดยไม่ขึ้นอยู่กับนักพัฒนาบุคคลที่สาม
ในเวอร์ชันใหม่ เราได้ปรับปรุงแบบฟอร์มเพื่อความสะดวกในการลงทะเบียนบัตรถาวร เมื่อกรอกแบบฟอร์มเพื่อเข้าใช้ศูนย์ข้อมูล ลูกค้าสามารถไปที่แอปพลิเคชันอื่น รับการฝึกอบรมด่วนเกี่ยวกับกฎการเข้าศูนย์ข้อมูลและการทดสอบ จากนั้นจึงกลับไปที่ “ขอบเขต” ของแบบฟอร์มบนแท็บเล็ต และลงทะเบียนให้เสร็จสิ้น ยิ่งกว่านั้นผู้เยี่ยมชมเองก็ไม่สังเกตเห็นความเคลื่อนไหวระหว่างแอปพลิเคชันนี้!
โครงการดำเนินไปอย่างรวดเร็ว: การสร้างรูปแบบพื้นฐานสำหรับการเข้าถึงศูนย์ข้อมูลและการปรับใช้ในสภาพแวดล้อมที่มีประสิทธิผลใช้เวลาเพียงหนึ่งเดือน ตั้งแต่วินาทีที่เปิดตัวจนถึงวันนี้ เราไม่ได้บันทึกความล้มเหลวแม้แต่ครั้งเดียว ไม่ต้องพูดถึง "การล่ม" ของระบบ และได้รับการช่วยเหลือจากปัญหาเล็กน้อย เช่น อินเทอร์เฟซไม่ตรงกับขนาดหน้าจอ
บีบและคุณทำเสร็จแล้ว
ภายในหนึ่งเดือนหลังจากการปรับใช้ เราได้โอนแบบฟอร์มทั้งหมดที่เราต้องการในการทำงานไปยังแพลตฟอร์มของเราเอง:
- การเข้าถึงศูนย์ข้อมูล
- สมัครงาน,
- การฝึกอบรมการปฐมนิเทศ
นี่คือลักษณะของใบสมัครงานในศูนย์ข้อมูล
ระบบถูกปรับใช้บนคลาวด์ของเราในเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก เราควบคุมการทำงานของ VM ได้อย่างสมบูรณ์ ทรัพยากรไอทีทั้งหมดถูกสงวนไว้ และสิ่งนี้ทำให้เรามั่นใจว่าระบบจะไม่พังหรือสูญเสียข้อมูลในทุกสถานการณ์
ซอฟต์แวร์สำหรับระบบถูกปรับใช้ในคอนเทนเนอร์ Docker ในพื้นที่เก็บข้อมูลของศูนย์ข้อมูล ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการตั้งค่าระบบอย่างมากเมื่อเพิ่มฟังก์ชันใหม่ แก้ไขคุณสมบัติที่มีอยู่ และจะทำให้การอัปเดต การปรับขนาด ฯลฯ ง่ายขึ้นในอนาคต
ระบบต้องการทรัพยากรไอทีขั้นต่ำจากศูนย์ข้อมูล ในขณะเดียวกันก็ตรงตามข้อกำหนดของเราในแง่ของฟังก์ชันการทำงานและความน่าเชื่อถือ
อะไรตอนนี้และอะไรต่อไป?
โดยทั่วไปขั้นตอนการรับเข้ายังคงเหมือนเดิม: กรอกแบบฟอร์มใบสมัครอิเล็กทรอนิกส์แล้วข้อมูลของผู้เยี่ยมชมจะ "บิน" ไปยังจุดรักษาความปลอดภัย (ชื่อนามสกุล บริษัท ตำแหน่ง วัตถุประสงค์ของการเยี่ยมชม ผู้ร่วมเดินทางในศูนย์ข้อมูล ฯลฯ) จะมีการตรวจสอบรายชื่อและตัดสินใจในการรับเข้าเรียน
ระบบสามารถทำอะไรได้อีกบ้าง? งานการวิเคราะห์ใดๆ จากมุมมองในอดีต รวมถึงการเฝ้าติดตาม ลูกค้าบางรายร้องขอรายงานเพื่อวัตถุประสงค์ในการติดตามบุคลากรภายใน เมื่อใช้ระบบนี้ เราจะติดตามช่วงเวลาที่มีการเข้างานสูงสุด ซึ่งช่วยให้เราสามารถวางแผนงานในศูนย์ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
แผนในอนาคตรวมถึงการโอนรายการตรวจสอบที่มีอยู่ทั้งหมดเข้าสู่ระบบ - ตัวอย่างเช่น กระบวนการเตรียมชั้นวางใหม่ ในศูนย์ข้อมูล มีลำดับขั้นตอนที่ได้รับการควบคุมเพื่อเตรียมชั้นวางสำหรับลูกค้า อธิบายรายละเอียดว่าต้องทำอะไรบ้างก่อนเริ่มใช้งาน - ข้อกำหนดด้านพลังงาน, จำนวนแผงควบคุมระยะไกลและแผงแพทช์สำหรับการสลับไปติดตั้ง, ปลั๊กที่ต้องถอดออก, ไม่ว่าจะติดตั้งระบบควบคุมการเข้าออก, กล้องวิดีโอวงจรปิด ฯลฯ . ตอนนี้ทั้งหมดนี้ถูกนำไปใช้ภายในกรอบของการไหลของเอกสารกระดาษและบางส่วนบนแพลตฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ แต่กระบวนการของบริษัทได้สุกงอมแล้วสำหรับการย้ายการสนับสนุนและการควบคุมงานดังกล่าวไปเป็นรูปแบบดิจิทัลและเว็บอินเตอร์เฟสโดยสมบูรณ์
โซลูชันของเราจะพัฒนาต่อไปในทิศทางนี้ ครอบคลุมกระบวนการและงาน back-office ใหม่
ที่มา: will.com