ความสำคัญของการแก้ไขเอกสารร่วมกันในธุรกิจยุคใหม่ไม่สามารถประเมินสูงเกินไปได้ ความสามารถในการจัดทำสัญญาและข้อตกลงโดยการมีส่วนร่วมของพนักงานจากแผนกกฎหมาย เขียนข้อเสนอเชิงพาณิชย์ภายใต้การดูแลของผู้บังคับบัญชาทางออนไลน์ และอื่นๆ ช่วยให้บริษัทประหยัดเวลาทำงานหลายพันชั่วโมงที่เคยใช้ในการอนุมัติจำนวนมากก่อนหน้านี้ นั่นคือเหตุผลว่าทำไมหนึ่งในนวัตกรรมหลักใน คือรูปลักษณ์ของ Zextras Docs ซึ่งเป็นโซลูชันที่ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการทำงานร่วมกันเต็มรูปแบบกับเอกสารได้โดยตรงในเว็บไคลเอ็นต์ Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition
ปัจจุบัน Zextras Docs รองรับการทำงานร่วมกันกับเอกสารข้อความ สเปรดชีต และการนำเสนอ และยังสามารถรองรับรูปแบบไฟล์จำนวนมากได้อีกด้วย อินเทอร์เฟซของโซลูชันไม่แตกต่างจากอินเทอร์เฟซของโปรแกรมแก้ไขข้อความใดๆ มากนัก ดังนั้นพนักงานระดับองค์กรจึงไม่ต้องเสียเวลามากในการฝึกอบรมเพื่อเปลี่ยนไปใช้ Zextras Docs แต่สิ่งที่น่าสนใจที่สุดเช่นเคยคือ "ภายใต้ประทุน" มาดูวิธีการทำงานของ Zextras Docs และประโยชน์ของโซลูชันการทำงานร่วมกันในเอกสารนี้กัน
Zextras Docs จะดึงดูดคนส่วนใหญ่ที่ใช้ Zimbra OSE และ Zextras Suite ในองค์กรของตนอยู่แล้ว การใช้โซลูชันนี้ คุณสามารถใช้บริการใหม่ในการผลิตได้โดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนระบบข้อมูล และส่งผลให้ไม่ต้องเพิ่มต้นทุนในการเป็นเจ้าของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที ให้เราชี้แจงว่า Zextras Docs เข้ากันได้กับ Zimbra OSE เวอร์ชัน 8.8.12 และเก่ากว่าเท่านั้น นั่นคือสาเหตุว่าทำไม หากคุณยังคงใช้ Zimbra เวอร์ชันเก่าอยู่ เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้อัปเกรดเป็นเวอร์ชัน 8.8.15 LTS ด้วยระยะเวลาการสนับสนุนที่ยาวนาน เวอร์ชันนี้จึงยังคงมีความเกี่ยวข้องและปลอดภัยต่อไปอีกหลายปี และจะเข้ากันได้กับส่วนเสริมปัจจุบันทั้งหมดด้วย
ข้อดีของ Zextras Docs ยังรวมถึงความเป็นไปได้ในการปรับใช้เต็มรูปแบบบนโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร วิธีนี้จะหลีกเลี่ยงการถ่ายโอนข้อมูลไปยังบุคคลที่สาม ดังเช่นกรณีทั่วไปเมื่อใช้บริการไฮบริดหรือคลาวด์ นั่นคือเหตุผลที่ Zextras Docs เหมาะสำหรับองค์กรที่มีนโยบายความปลอดภัยของข้อมูลที่เข้มงวด และสำหรับผู้ดูแลระบบที่ต้องการควบคุมกระแสข้อมูลและกระบวนการที่เกิดขึ้นในองค์กรอย่างเต็มที่ นอกจากนี้ บริการการทำงานร่วมกันด้านเอกสารที่ปรับใช้ภายในเครื่องยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับความไม่พร้อมใช้งานของบริการคลาวด์ หากเกิดปัญหากับผู้ให้บริการ หรือหากเกิดปัญหากับการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง
Zextras Docs ประกอบด้วยสามส่วน: เซิร์ฟเวอร์แบบสแตนด์อโลน ส่วนขยาย และ winterlet แต่ละส่วนทั้งสามส่วนนี้เป็นส่วนหนึ่งของงาน:
- เซิร์ฟเวอร์ Zextras Docs คือกลไก LibreOffice ที่ออกแบบมาเพื่อการทำงานร่วมกันและบูรณาการกับ Zimbra OSE บนเซิร์ฟเวอร์ Zextras Docs ซึ่งเอกสารทั้งหมดที่ผู้ใช้เข้าถึงจะถูกเปิด ประมวลผล และจัดเก็บ จะต้องติดตั้งบนโหนดคอมพิวเตอร์เฉพาะที่ใช้ Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 หรือ CentOS 7 หากโหลดบนบริการ Zextras Docs มีขนาดใหญ่เพียงพอ คุณสามารถจัดสรรเซิร์ฟเวอร์หลายเครื่องพร้อมกันได้
- ส่วนขยาย Zextras Docs ไม่จำเป็นต้องติดตั้งเนื่องจากมีอยู่ใน Zextras Suite ด้วยส่วนขยายนี้ ผู้ใช้จึงเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ Zextras Docs รวมถึงการปรับสมดุลโหลดเมื่อใช้เซิร์ฟเวอร์หลายเครื่อง นอกจากนี้ ด้วยส่วนขยาย Zextras Docs ผู้ใช้หลายคนสามารถเชื่อมต่อกับเอกสารเดียวพร้อมกันได้ เช่นเดียวกับการดาวน์โหลดไฟล์จากที่จัดเก็บในเครื่องไปยังเซิร์ฟเวอร์
- ในทางกลับกัน จำเป็นต้องใช้ Zextras Docs winterlet เพื่อรวมบริการเข้ากับเว็บไคลเอ็นต์ ต้องขอบคุณเขาที่ความสามารถในการสร้างและดูตัวอย่างเอกสาร Zextras Docs ปรากฏในเว็บไคลเอ็นต์ของ Zimbra
ในการปรับใช้ Zextras Docs ในองค์กร คุณต้องจัดสรรเซิร์ฟเวอร์จริงหรือเซิร์ฟเวอร์เสมือนตั้งแต่หนึ่งเครื่องขึ้นไป หลังจากนี้ คุณจะต้องดาวน์โหลดการกระจายแอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์จากเว็บไซต์ Zextras , หรือ จากนั้นแกะกล่องและติดตั้ง ในขั้นตอนสุดท้ายของการติดตั้ง เซิร์ฟเวอร์จะขอให้คุณระบุที่อยู่ IP ของเซิร์ฟเวอร์ LDAP รวมถึงคู่ล็อกอิน/รหัสผ่านที่จะใช้เพื่อป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเซิร์ฟเวอร์ใหม่ลงใน LDAP โปรดทราบว่าหลังจากการติดตั้งเสร็จสมบูรณ์ เซิร์ฟเวอร์ Zextras Docs แต่ละเซิร์ฟเวอร์จะมองเห็นได้จากโหนดโครงสร้างพื้นฐานอื่นๆ ทั้งหมด
เนื่องจากส่วนขยาย Zextras Docs ได้รวมอยู่ใน Zextras Suite แล้ว คุณจึงสามารถเปิดใช้งานได้สำหรับผู้ใช้และกลุ่มที่ต้องการเข้าถึงเครื่องมือการทำงานร่วมกันในเอกสาร สามารถเปิดใช้งาน Zextras Docs winterlet ได้จากคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Zimbra โปรดทราบว่าหลังจากเพิ่มเซิร์ฟเวอร์ Zextras Docs ไปยังโครงสร้างพื้นฐานของ Zimbra OSE แล้ว คุณจะต้องอัปเดตการกำหนดค่าเซิร์ฟเวอร์ Zimbra Proxy หากต้องการทำสิ่งนี้ เพียงรันไฟล์ /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen ในฐานะผู้ใช้ Zimbra จากนั้นรันคำสั่ง zmproxyctl รีสตาร์ท เพื่อเริ่มบริการพร็อกซีใหม่
สำหรับคำถามทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ Zextras Suite คุณสามารถติดต่อตัวแทนของบริษัท Zextras Katerina Triandafilidi ทางอีเมล [ป้องกันอีเมล]
ที่มา: will.com