ประวัติความเป็นมาของอีเมลย้อนกลับไปหลายทศวรรษ ในช่วงเวลานี้ มาตรฐานการสื่อสารองค์กรนี้ไม่เพียงแต่ไม่ล้าสมัยเท่านั้น แต่ยังได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ ทุกปี เนื่องจากมีการนำระบบการทำงานร่วมกันไปใช้ในองค์กรต่างๆ ซึ่งตามกฎแล้วจะใช้อีเมลเป็นหลัก อย่างไรก็ตาม เนื่องจากอีเมลไม่มีประสิทธิภาพ ผู้ใช้จำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ จึงละทิ้งอีเมลนี้ไปหันไปใช้การแชทด้วยข้อความ การโทรด้วยเสียงและวิดีโอ และการประชุมทางวิดีโอ วิธีการสื่อสารในองค์กรดังกล่าวช่วยให้พนักงานประหยัดเวลาได้มากและเป็นผลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและนำเงินมาสู่บริษัทมากขึ้น
อย่างไรก็ตาม การใช้แชทและการสื่อสารผ่านวิดีโอเพื่อแก้ไขปัญหาการทำงานมักจะนำไปสู่การเกิดภัยคุกคามใหม่ๆ ต่อความปลอดภัยของข้อมูลขององค์กร ความจริงก็คือในกรณีที่ไม่มีโซลูชันขององค์กรที่เหมาะสม พนักงานสามารถเริ่มโต้ตอบและสื่อสารในบริการสาธารณะได้อย่างอิสระ ซึ่งอาจนำไปสู่การรั่วไหลของข้อมูลสำคัญได้ ในทางกลับกัน ฝ่ายบริหารองค์กรไม่เต็มใจที่จะจัดสรรเงินทุนสำหรับการนำแพลตฟอร์มขององค์กรไปใช้ในการประชุมทางวิดีโอและการแชทเสมอไป เนื่องจากหลายคนมั่นใจว่าพวกเขาหันเหความสนใจของพนักงานจากการทำงานมากกว่าการเพิ่มประสิทธิภาพของพวกเขา ทางออกจากสถานการณ์นี้อาจเป็นการใช้การแชทในองค์กรและการประชุมทางวิดีโอตามระบบข้อมูลที่มีอยู่ ผู้ที่ใช้ Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันสามารถแก้ปัญหาในการสร้างการสนทนาในองค์กรและการประชุมทางวิดีโอกับทีม Zextras ซึ่งเป็นโซลูชันที่เพิ่มคุณสมบัติใหม่มากมายที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารออนไลน์ขององค์กรให้กับ Zimbra OSE
Zextras Team มีสองรุ่น: Zextras Team Basic และ Zextras Team Pro และแตกต่างกันในชุดฟังก์ชันที่มีให้ ตัวเลือกการจัดส่งครั้งแรกนั้นไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ ทั้งสิ้น และช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการแชทด้วยข้อความทั้งในรูปแบบการแชทแบบตัวต่อตัวและแบบกลุ่ม เช่นเดียวกับวิดีโอแชทแบบตัวต่อตัวและการโทรด้วยเสียงโดยใช้ Zimbra OSE ในกรณีนี้ ฟังก์ชันทั้งหมดเหล่านี้จะใช้งานได้โดยตรงจากเว็บไคลเอ็นต์ Zimbra OSE นอกจากนี้ ผู้ใช้ Zextras Team Basic ยังสามารถใช้แอปพลิเคชันมือถือซึ่งมีให้บริการบนแพลตฟอร์ม iOS และ Android แอปเหล่านี้ช่วยให้คุณเข้าถึงการแชทส่วนตัวและข้อความได้ และในอนาคตจะอนุญาตให้คุณโทรวิดีโอคอลได้ โปรดทราบทันทีว่าสำหรับวิดีโอแชทและการโทรด้วยเสียง ผู้ใช้ทีม Zextras จะต้องมีเว็บแคมและ/หรือไมโครโฟนที่ทำงานอย่างเหมาะสม
แต่ Zextras Team Pro มีฟังก์ชันการทำงานที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น นอกเหนือจากความสามารถที่ระบุไว้แล้ว ผู้ใช้ทีม Zextras จะมีโอกาสสร้างการประชุมทางวิดีโอสำหรับพนักงานจำนวนมาก สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดการประชุมระหว่างพนักงานที่อยู่ตามภูมิศาสตร์ในสถานที่ที่แตกต่างกัน และช่วยประหยัดเวลาที่เคยใช้ในการรวบรวมผู้เข้าร่วมการประชุมไว้ในห้องเดียว และนำไปใช้ในการศึกษาปัญหาในเชิงลึกมากขึ้นหรือในการแก้ไขปัญหางานเฉพาะ
Zextras Team Pro ยังช่วยให้คุณสร้างพื้นที่เสมือนจริงและการประชุมเสมือนจริงสำหรับพนักงานได้ พื้นที่นี้อาจมีห้องประชุมหลายห้องพร้อมกัน ซึ่งผู้เข้าร่วมหลายคนในพื้นที่สามารถหารือเกี่ยวกับหัวข้อทั่วไปได้ ตัวอย่างเช่น พิจารณาองค์กรที่มีแผนกขาย 16 คน ในจำนวนนี้ มีพนักงาน 5 คนทำงานด้านการขาย b2c พนักงาน 5 คนทำงานขาย b2b และพนักงานอีก 5 คนทำงานใน b2g แผนกทั้งหมดนำโดยหัวหน้าแผนกขาย
เนื่องจากพนักงานทุกคนทำงานในแผนกเดียวกัน จึงควรสร้างพื้นที่ส่วนกลางสำหรับพวกเขาเพื่อหารือเกี่ยวกับหัวข้อทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพนักงานขายแต่ละคน ในเวลาเดียวกัน หัวข้อต่างๆ มักเกิดขึ้นเกี่ยวกับแผนกที่ทำงาน เช่น กับ b2b แน่นอนว่าพนักงานฝ่ายขายที่ทำงานในพื้นที่อื่นไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมการอภิปรายในหัวข้อดังกล่าว แต่หัวหน้าแผนกควรมีส่วนร่วมในการอภิปรายของแต่ละแผนก ด้วยเหตุนี้จึงเป็นไปได้ที่จะจัดสรรการประชุมเสมือนแยกกันสำหรับแต่ละทิศทางภายในพื้นที่ที่จัดสรรไว้ตามความต้องการของแผนกขาย เพื่อให้พนักงานแต่ละคนสามารถสื่อสารระหว่างกันและกับหัวหน้าแผนกได้ ในเวลาเดียวกัน ผู้จัดการเองก็จะมีการประชุมเสมือนทั้งสามการประชุมที่รวบรวมไว้อย่างสะดวกสบายในพื้นที่แยกต่างหาก และหากคุณพิจารณาว่าการสื่อสารทั้งหมดเกิดขึ้นบนเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทและข้อมูลจะไม่ถูกถ่ายโอนจากที่ใด การสนทนาดังกล่าวอาจเรียกได้ว่าค่อนข้างปลอดภัยในแง่ของความปลอดภัยของข้อมูล นอกเหนือจากแผนกขายแล้ว แนวคิดเรื่องพื้นที่และห้องประชุมเสมือนจริงยังสามารถนำไปใช้กับทั้งองค์กรได้
นอกจากการประชุมทางวิดีโอแล้ว ผู้ใช้ยังใช้การโทรด้วยเสียงได้ด้วย นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ว่าพวกเขาโหลดช่องทางการสื่อสารน้อยลงมาก พนักงานจำนวนมากมักจะรู้สึกเขินอายที่จะสื่อสารในรูปแบบวิดีโอ และมักจะปกปิดเว็บแคมในแล็ปท็อปของตนด้วยซ้ำ
นอกเหนือจากวิดีโอแชทและการโทรด้วยเสียงกับพนักงานแล้ว ทีม Zextras ยังช่วยให้คุณสร้างวิดีโอแชทและการโทรด้วยเสียงกับผู้ใช้ที่ไม่ใช่พนักงานขององค์กรด้วยการสร้างและส่งลิงก์พิเศษให้เขาเพื่อเข้าร่วมการประชุม เนื่องจากทีม Zextras ต้องการเพียงเบราว์เซอร์ที่ทันสมัย การใช้ฟังก์ชันนี้คุณจึงสามารถสื่อสารกับลูกค้าหรือคู่สัญญาได้อย่างรวดเร็วในกรณีที่การติดต่อสื่อสารเป็นประจำใช้เวลานานเกินไป นอกจากนี้ ทีม Zextras ยังรองรับการแชร์ไฟล์ ซึ่งพนักงานสามารถส่งถึงกันโดยตรงระหว่างแฮงเอาท์วิดีโอหรือการสนทนาทางข้อความ
เป็นไปไม่ได้ที่จะไม่พูดถึงแอปพลิเคชันพิเศษบนมือถือ Zextras Team ซึ่งช่วยให้พนักงานเข้าร่วมการสนทนาในองค์กรได้ในขณะที่ไม่ได้อยู่ที่ทำงาน แอปนี้พร้อมใช้งานสำหรับแพลตฟอร์ม iOS และ Android และปัจจุบันอนุญาตให้ผู้ใช้:
- ดำเนินการโต้ตอบโดยรับและส่งข้อความบนสมาร์ทโฟนของคุณ
- สร้าง ลบ และเข้าร่วมแชทส่วนตัว
- สร้าง ลบ และเข้าร่วมแชทกลุ่ม
- เข้าร่วมพื้นที่และการสนทนาเสมือนจริง ตลอดจนสร้างและลบสิ่งเหล่านั้น
- เชิญผู้ใช้เข้าสู่พื้นที่เสมือนและการสนทนา หรือในทางกลับกัน ให้ลบพวกเขาออกจากที่นั่น
- รับการแจ้งเตือนแบบพุชและสร้างการเชื่อมต่อที่ปลอดภัยกับเซิร์ฟเวอร์องค์กร
ในอนาคต แอปพลิเคชันนี้จะเพิ่มความสามารถสำหรับการสื่อสารผ่านวิดีโอส่วนตัว ตลอดจนฟังก์ชันการประชุมทางวิดีโอและการแบ่งปันไฟล์
ฟีเจอร์ที่น่าสนใจอีกอย่างหนึ่งของ Zextras Team ก็คือความสามารถในการถ่ายทอดเนื้อหาของหน้าจอคอมพิวเตอร์แบบเรียลไทม์ เช่นเดียวกับการถ่ายโอนการควบคุมเนื้อหาไปยังผู้ใช้รายอื่น คุณลักษณะนี้จะมีประโยชน์มากเมื่อดำเนินการสัมมนาผ่านเว็บการฝึกอบรม ในระหว่างนี้จำเป็นต้องทำให้พนักงานคุ้นเคยกับอินเทอร์เฟซใหม่ คุณลักษณะนี้ยังช่วยให้แผนกไอทีขององค์กรช่วยให้พนักงานแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ได้โดยไม่ต้องมีเจ้าหน้าที่ไอทีอยู่ด้วย
ดังนั้น Zextras Team จึงเป็นโซลูชั่นที่สมบูรณ์แบบสำหรับการจัดการการสื่อสารออนไลน์ที่สะดวกระหว่างพนักงานทั้งภายในเครือข่ายภายในองค์กรและนอกเหนือจากนั้น เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่า Zextras Backup สามารถสำรองข้อมูลทั้งหมดที่สร้างขึ้นในทีม Zextras ได้อย่างสมบูรณ์ ข้อมูลจากที่นั่นจะไม่สูญหายไปทุกที่ และขึ้นอยู่กับความรุนแรงของนโยบายความปลอดภัย ผู้ดูแลระบบจะสามารถกำหนดค่าได้อย่างอิสระ ข้อจำกัดต่างๆ สำหรับผู้ใช้
สำหรับคำถามทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ Zextras Suite คุณสามารถติดต่อตัวแทนของ Zextras Ekaterina Triandafilidi ทางอีเมล [ป้องกันอีเมล]
ที่มา: will.com