🥇การจัดการพัฒนาและการผลิตในอาสนะ

สวัสดีทุกคน ฉันชื่อ Konstantin Kuznetsov เป็น CEO และผู้ก่อตั้ง RocketSales ในสาขาไอที มีเรื่องราวค่อนข้างธรรมดาเมื่อแผนกพัฒนาอาศัยอยู่ในจักรวาลของตัวเอง ในจักรวาลนี้ มีเครื่องทำความชื้นในอากาศบนเดสก์ท็อปทุกเครื่อง อุปกรณ์และน้ำยาทำความสะอาดสำหรับจอภาพและคีย์บอร์ดจำนวนมาก และมีแนวโน้มว่าจะมีงานและระบบการจัดการโครงการของตัวเอง

เรื่องใหญ่คืออะไร?

บางทีสำหรับบางคนมันอาจจะไม่มีอะไรเลย แต่เราประสบปัญหา เราสร้างและทำให้ระบบการขายเป็นอัตโนมัติ ใช้ CRM และสร้างโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์สำหรับธุรกิจ นอกเหนือจากแผนกพัฒนาและการผลิตแล้ว โครงการของลูกค้ายังรวมถึงนักการตลาด พนักงานขาย นักบัญชี และพนักงานอื่นๆ และเราเริ่มคิดถึงวิธีจัดกระบวนการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ

หากกระบวนการพัฒนาและการผลิตจัดอยู่ในแพลตฟอร์มเช่น Jira หรือ GitLab แล้ว ไม่มีใครนอกจากการพัฒนาที่เข้าใจว่าอะไรคืออะไร. หากต้องการให้พนักงานบุคคลที่สามมีส่วนร่วมในโปรเจ็กต์ คุณต้องพบปะกับเขา อธิบายบริบท บันทึกงานที่ไหนสักแห่ง จากนั้นตรวจสอบระดับความพร้อมในแชทที่ทำงาน รับผลลัพธ์ผ่านการแชท และป้อนลงใน Jira และทุกครั้ง

การพัฒนาถูกตัดขาดจากแผนกอื่นๆ ของบริษัท พวกเขาไม่รู้ว่าจะเกี่ยวข้องกับเราอย่างไร และเราไม่รู้ว่าพวกเขาต้องการการมีส่วนร่วมของเราหรือไม่

สองสามปีที่ผ่านมาเราค้นพบแพลตฟอร์มอาสนะ ในเอกสารนี้ ฉันอยากจะบอกคุณว่าเราจัดกระบวนการพัฒนาและการจัดการการผลิตเพื่อ:

ทั้งบริษัททำงานในระบบนิเวศเดียว
ทุกคนมีฟังก์ชันเพียงพอ
สามารถประมาณต้นทุนของแต่ละโครงการเป็นชั่วโมงและเงินได้
การทำงานกับลูกค้านั้นเป็นระยะยาว: ไม่อยู่ในกรอบของงานเดียว แต่อยู่ในกรอบของโครงการทั้งหมดโดยมีความคิดที่ค้างอยู่ตลอดเวลา

เกร็ดเล็กๆ น้อยๆ เกี่ยวกับการทำความรู้จักอาสนะ

ฉันใช้เวลา 10 ปีในการค้นหาซอฟต์แวร์ที่สะดวกสำหรับการจัดการโครงการ Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 และเครื่องมือติดตามงานอื่น ๆ อีกมากมายไม่ผ่านการทดสอบความแข็งแกร่ง แล้วฉันก็พบอาสนะ และทุกอย่างได้ผล

ในความเห็นของเรา นี่คือแพลตฟอร์มที่ดีที่สุดและเติบโตเร็วที่สุดสำหรับการจัดการงานและโครงการ ปัจจุบัน อาสนะเป็นผู้นำระดับโลกในด้านความนิยมและความพึงพอใจของผู้ใช้ นี่คือหลักฐานจากแผนภูมิคะแนน g2

เราเป็นแฟนตัวยงของอาสนะ เรายังได้รับการรับรองว่าสามารถนำไปใช้กับลูกค้าของเราได้

ฉันจะอธิบายโดยย่อเกี่ยวกับกระบวนการตั้งแต่การขายไปจนถึงการดำเนินโครงการ

เนื่องจากเราขายบริการด้านไอที ช่องทางของเราจึงค่อนข้างยาวและในท้ายที่สุดก็จะเข้าสู่ฝ่ายผลิตและบางครั้งอาจถึงฝ่ายพัฒนาด้วย

ฝ่ายขายดำเนินการจัดการมาตรฐาน: การตรวจสอบ, การอนุมัติ CP, การลงนามในข้อตกลง, การโอนธุรกรรมไปยังการผลิต การผลิตอาจไม่ยอมรับสัญญา โดยจะต้องระบุงบประมาณ วันที่โอนไปยังการผลิต และกองทุนเวลาโดยประมาณสำหรับการดำเนินโครงการ

ด้วยการผสมผสานระหว่าง amoCRM + Asana เมื่อถ่ายโอนธุรกรรมจากฝ่ายขายไปยังฝ่ายผลิตและด้านหลัง งานจะไม่หยุดชะงักทุกที่ สีฟ้าหมายถึงพื้นที่รับผิดชอบของแผนกขาย สีส้มหมายถึงแผนกการผลิต และสีชมพูหมายถึงแผนกพัฒนา

สิ่งสำคัญคือแผนกพัฒนาไม่เหมือนกับแผนกออกแบบที่ไม่เกี่ยวข้องกับทุกโครงการ บางครั้งการตั้งค่าระบบไม่จำเป็นต้องมีโซลูชันแบบกำหนดเอง

ดังนั้น เมื่อผู้จัดการยอมรับโครงการเพื่อการผลิต ผู้จัดการฝ่ายขายไปที่อาสนะได้ในคลิกเดียว (ภาพหน้าจอ) จาก amoCRM โปรเจ็กต์จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติใน Asana

งาน (งาน) พร้อมแผนผังโครงการและข้อเสนอเชิงพาณิชย์จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติบนกระดานโครงการลูกค้าทั่วไป ไคลเอนต์ทั้งหมดที่อยู่ในการผลิตในปัจจุบันจะแสดงที่นี่ ที่นี่จะมีการแต่งตั้งผู้จัดการที่รับผิดชอบ กำหนดเส้นตาย เลือกประเภทของงาน และสถานะของงานเปลี่ยนแปลง

ผู้จัดการสามารถเปิดใช้กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติที่เสนอในงาน:

ค้นหา/สร้างโครงการลูกค้า + แนบงานที่นั่น
กรอกข้อมูลงานด้วยข้อมูลธุรกรรม
สร้างข้อตกลงจากงานปัจจุบัน

โปรเจ็กต์เต็มไปด้วยข้อมูลทั้งหมดที่ระบุใน amoCRM ชุดของงานย่อยจะถูกสร้างขึ้นทันทีเพื่อใช้งานบล็อคงานจริง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของบริการ ผู้จัดการโครงการยังคงแยกย่อยงานโดยละเอียด มอบหมายความรับผิดชอบและกำหนดเวลา

บอร์ดนี้ช่วยในการดำเนินโครงการใหม่ แต่การติดตามสถานะปัจจุบันและการมีอยู่ของโครงการที่มีความเสี่ยงนั้นไม่สะดวก

เราจัดกลุ่มงานและโครงการของลูกค้าอย่างไร

จากกระดานทั่วไปของโครงการทั้งหมด ผู้จัดการจะเพิ่มโครงการลงในกระดานอีก 3 แผง:

บอร์ดส่วนตัวของลูกค้า
ผลงานของลูกค้าที่ใช้งานอยู่
ผลงานของผู้จัดการ

ลองหาคำตอบว่าทำไมเราถึงต้องการแต่ละเอนทิตี

ในภาพหน้าจอที่คุณเห็น บอร์ดส่วนตัวของลูกค้า

ทำไมต้องบอร์ดนี้?

เมื่อก่อนเราคิดในแง่ของงาน ฉันทำภารกิจเสร็จแล้วไปทำอย่างอื่น ปรากฎว่าเราทำเพื่อลูกค้าตามปริมาณงานที่เขาขอ แต่เราต้องการสร้างความสัมพันธ์ระยะยาว ดังนั้นเราจึงเปลี่ยนจากการทำงานกับงานมาเป็นการทำงานกับลูกค้า

เราแน่ใจว่าได้เขียนแนวคิดทั้งหมดเพื่อการปรับปรุงสำหรับลูกค้า แม้ว่าลูกค้าจะโยนความคิดนั้นลอยไปในอากาศโดยไม่ตั้งใจ เราก็จะแก้ไขและจัดการมันให้เสร็จสิ้น นี่คือวิธีการสร้างงานที่ค้างอยู่การทำงานกับลูกค้าไม่สิ้นสุด

มีอะไรอยู่บนกระดานนี้บ้าง?

อาสนะของเราเชื่อมต่อกับบริการต่างๆ มากมาย:

ระบบ CRM (สำหรับการโต้ตอบกับฝ่ายขาย)
TimeDoctor (สำหรับการติดตามเวลา)
ระบบ ERP (สำหรับรวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในอินเทอร์เฟซเดียว)

เราได้แนะนำแผงควบคุมทรัพยากรด่วนในอาสนะ คุณชี้ไปที่แผ่นป้ายเหนืองานและดูว่าใครทำงานนั้น ใช้เวลานานเท่าใด และพวกเขาได้รับโบนัสเท่าใด

งานของฝ่ายผลิตประเมินเป็นรายชั่วโมง ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญสำหรับเราที่จะต้องตรวจสอบอย่างเข้มงวดว่าพนักงานแต่ละคนใช้เวลาในการแก้ปัญหาของลูกค้านานเท่าใด

การใช้บอร์ดมีประโยชน์อย่างไร?

ส่งผลให้ในระบบ ERP เราเห็น รายงานโครงการ. สถานะธุรกรรม ผู้เข้าร่วมโครงการ งบประมาณโครงการ จำนวนชั่วโมงทำงาน และกำหนดเวลา

เราสามารถคาดการณ์ต้นทุนของโครงการพัฒนาที่คล้ายกันได้ การคำนวณ KPI มีความโปร่งใสอย่างยิ่ง และไม่มีที่ว่างสำหรับภาพลวงตาว่าการพัฒนาใช้เวลาเพียงสองสามชั่วโมง หากจำเป็น เราจะมีอินเทอร์เฟซที่เราสามารถแสดงให้ลูกค้าเห็นเพื่อการรายงานได้เสมอ

กระเป๋าเอกสารอาสนะ

ฟังก์ชั่นนี้ถูกนำมาใช้ในอาสนะมาเป็นเวลานาน แต่เราไม่ได้ชื่นชมมันทันที ในตอนแรก เราเพียงแต่รวบรวมโครงการทั้งหมดของผู้จัดการของเราไว้ในพอร์ตการลงทุน ปรากฎว่าในช่วงเวลาที่เขาอยู่ที่บริษัท Denis Kiselev ทำงานร่วมกับลูกค้า 61 ราย

การรู้เป็นเรื่องดี แต่ก็ไม่เพียงพอที่จะปรับเวลาที่ใช้ในการรวบรวมมัน และเราทำคะแนนบนกระเป๋าเอกสาร ทุกอย่างเปลี่ยนไปเมื่อเราเทียบโปรเจ็กต์ใน Asana กับหนึ่งธุรกรรมในระบบ CRM

ก่อนหน้านี้ ผู้จัดการสมัครรับข้อมูลโครงการทั้งหมดและได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในกล่องจดหมาย (ฟีดการแจ้งเตือน) การอัปเดตสถานะและความคิดเห็นใหม่แต่ละรายการจะแสดงในฟีด โดยเริ่มจากรายการใหม่ล่าสุด ในวันจันทร์ ผู้จัดการนั่งลงและทำงานให้เสร็จจากกล่องจดหมายตามลำดับ ไม่มีการพูดคุยเกี่ยวกับลำดับความสำคัญ และบางครั้งงานสำคัญก็ไม่บรรลุผล

ขณะนี้มีพอร์ตโฟลิโอของพนักงานและพอร์ตโฟลิโอของแผนกโครงการ ในตอนแรก ผู้จัดการจะจัดการโครงการของเขา ส่วนอย่างที่สองจะให้ฟังก์ชันการควบคุมแก่ผู้จัดการเกี่ยวกับปริมาณงานปัจจุบันของพนักงานทุกคน

ผลงานของแผนกออกแบบ

ในภาพหน้าจอ คุณสามารถดูโครงการที่จัดเรียงตามพนักงานได้

ผู้จัดการโครงการจะอัปเดตสถานะของแต่ละโครงการสัปดาห์ละครั้ง เขียนสิ่งที่ทำไปแล้วเมื่อสัปดาห์ที่แล้วและสิ่งที่วางแผนไว้สำหรับสัปดาห์หน้า ตั้งค่าหนึ่งในสามแท็ก: อยู่ภายใต้การควบคุม มีความเสี่ยง มีปัญหาเกิดขึ้น

ผู้จัดการสามารถประเมินได้อย่างรวดเร็ว:

ปริมาณลูกค้าปัจจุบันในแผนกออกแบบ
จำนวนโครงการในงานสำหรับผู้จัดการแต่ละคน
จำนวนงานที่ค้างชำระในโครงการ
การมีปัญหาและความจำเป็นต้องมีส่วนร่วมในโครงการ
กำหนดเวลาของโครงการ เวลาที่ใช้ ระยะช่องทาง และลำดับความสำคัญของโครงการ

พอร์ตโฟลิโอยังช่วยเราในการรายงานอีกด้วย หลังจากอัปเดตสถานะโครงการ รายงานเกี่ยวกับงานที่เสร็จสมบูรณ์และวางแผนจะถูกส่งไปยังแชทของลูกค้าโดยอัตโนมัติ

ผลงานของพนักงาน

แม้แต่หัวหน้าแผนกออกแบบก็ยังมีผลงานของตัวเอง ถ้าผะ-ผะ-ผะ เขาถอดอำนาจ คนใหม่จะได้เห็นโครงการทั้งหมดภายใต้การควบคุมของเขา ซึ่งเขาจะต้องติดตามต่อไป

พนักงานในสายงานยังชื่นชมความสะดวกในการวางแผนการบรรทุกในพอร์ตโฟลิโอ ในแท็บ "โหลด" Asana จะวิเคราะห์ปริมาณงานโดยคำนึงถึงกำหนดเวลาและเตือนหากพนักงานวางแผนงานในปริมาณมากเกินไป คุณสามารถเปลี่ยนกำหนดเวลาและปรับรายละเอียดได้โดยไม่ต้องออกจากแท็บนี้

การแก้ไขข้อบกพร่องและการพัฒนาแบบกำหนดเอง

เรามีทีมงานแยกต่างหากที่รับผิดชอบในการพัฒนา เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจ ได้รับงานสองประเภท:

แมลง,
การพัฒนาใหม่

จุดบกพร่องจะได้รับการตรวจสอบ ประเมินความวิกฤต และถ่ายโอนไปยังการทำงานโดยบริการสนับสนุนทางเทคนิค
งานการพัฒนามาจากงานค้างของผลิตภัณฑ์ภายในบริษัทหรือจากผู้จัดการโครงการ หากมีคำขอที่เกี่ยวข้องจากลูกค้า

โดยทั่วไปกระบวนการพัฒนาจะเป็นดังนี้

งานตกเป็นของบอร์ดพัฒนาในอาสนะ นี่เธออยู่

ผู้อำนวยการงานเลือกประเภท "ข้อบกพร่อง" หรือ "คุณลักษณะ" กำหนดระดับความสำคัญ ระบุลูกค้า และแผนกภายในของบริษัทที่งานมีผลกระทบ เมื่องานตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดของกฎระเบียบภายใน ผู้อำนวยการคลิกที่ไอคอนรูปสายฟ้าในแถบด้านบนเหนืองาน และเปิดใช้กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ “ประเมินอยู่ระหว่างการพัฒนา”

หัวหน้าแผนกพัฒนาจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับงานใหม่สำหรับการประเมิน และงานนั้นจะถูกย้ายไปยังกระดานชื่อเดียวกันแยกต่างหากตลอดระยะเวลาของการประเมิน

หลังจากการประเมิน ผู้จัดการจะย้ายงานไปยังการวิ่งระยะสั้นตามเดือนที่วางแผนไว้ว่าแล้วเสร็จ งานจะอยู่บนหลายกระดานพร้อมกันเสมอ:

บนกระดานส่วนตัวของผู้จัดการโครงการ
บนกระดานสนับสนุนทางเทคนิค
บนบอร์ดพัฒนา

ผู้เข้าร่วมและพนักงานทุกคนที่ติดตามงานจะเห็นความคืบหน้าของงาน รับการแจ้งเตือน และดำเนินการอภิปรายโดยตรงในความคิดเห็นต่องาน เมื่องานเสร็จสิ้น ผู้จัดการโครงการหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนทางเทคนิคที่รับผิดชอบ "รับ" งานนั้นไว้ข้างตนเพื่อทำงานในโครงการต่อไป

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อเรานำแผนกพัฒนาและฝ่ายผลิตกลับเข้ามาอยู่ในสภาพแวดล้อมเดียวกันร่วมกับทีม

ครั้งแรก โครงการของลูกค้ามีระยะยาวมากขึ้น เนื่องจากมีงานค้างที่เติมอย่างต่อเนื่อง ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยจึงเพิ่มขึ้น

ประการที่สอง คุณภาพของโครงการได้รับการปรับปรุงอย่างมาก เนื่องจากฝ่ายพัฒนาสามารถถามคำถามเกี่ยวกับการตลาด การขาย การบัญชี ฯลฯ ได้ตลอดเวลา เราสามารถเชื่อมโยงความสามารถที่จำเป็นของทีมได้ทันท่วงที และนำเสนอโซลูชั่นในระดับที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิง

ประการที่สาม พนักงาน ผู้จัดการ และลูกค้าได้รับความโปร่งใสอย่างเต็มที่ในงานที่วางแผนไว้และงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว เราเรียนรู้วิธีการจัดการโครงการและตระหนักว่านี่เป็นกระบวนการทางเทคนิคอย่างยิ่งซึ่งสามารถกำจัดปัจจัยมนุษย์ได้เกือบทั้งหมด

ประการที่สี่ ทีมมีความเป็นหนึ่งเดียวกันมากขึ้น ก่อนหน้านี้ พนักงานแทบไม่มีความคิดเลยว่าฝ่ายพัฒนาและฝ่ายผลิตที่เป็นตำนานกำลังทำอะไรอยู่

ตอนนี้เห็นกระบวนการพัฒนาและการกำหนดค่าทางเทคนิคของระบบ:

ฝ่ายขายค้นหาแนวคิดและแรงบันดาลใจในการขาย
นักการตลาดมักนำเนื้อหาที่เป็นประโยชน์มาใช้กับโพสต์ บทความ ตำแหน่ง และข้อความโฆษณา
ผู้จัดการวิเคราะห์ความต้องการและพฤติกรรมของลูกค้า ปรับกลยุทธ์

ผลลัพธ์คือการเปลี่ยนแปลงแบบ win-win-win ซึ่งเรา ลูกค้า และหุ้นส่วนของเราได้รับประโยชน์ ฉันจะดีใจถ้าคุณแบ่งปันความคิดเห็นของคุณในความคิดเห็น: มีอะไรที่เป็นประโยชน์ในบทความของฉันหรือไม่และวิธีการจัดการโครงการที่คุณใช้ในการพัฒนา!

ที่มา: will.com