มี 1000 วิธีในการปกป้องเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากการคัดลอกโดยไม่ได้รับอนุญาต แต่ทันทีที่เอกสารเข้าสู่สถานะอะนาล็อก (ตาม “เทคโนโลยีสารสนเทศ การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ข้อกำหนดและคำจำกัดความ" แนวคิดของ "เอกสารแอนะล็อก" รวมถึงรูปแบบการนำเสนอเอกสารแบบดั้งเดิมทั้งหมดบนสื่อแอนะล็อก เช่น กระดาษ ภาพถ่าย และฟิล์ม ฯลฯ รูปแบบการนำเสนอแอนะล็อกสามารถแปลงเป็นรูปแบบแยก (อิเล็กทรอนิกส์) โดยใช้วิธีการแปลงดิจิทัลต่างๆ) จำนวนวิธีในการป้องกันการคัดลอกลดลงอย่างรวดเร็ว และค่าใช้จ่ายในการนำไปใช้จริงก็เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วเช่นกัน ตัวอย่างเช่น บริษัทที่ “ใช่” อาจมีลักษณะเป็นอย่างไร:
- จำกัดจำนวนสถานที่และเทคโนโลยีที่ใช้ในการแปลงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นเอกสารอะนาล็อก
- จำกัดจำนวนสถานที่และกลุ่มคนที่ได้รับอนุญาตให้ทำความคุ้นเคยกับเนื้อหาของเอกสารอะนาล็อก
- จัดให้มีสถานที่สำหรับการทำความคุ้นเคยกับเนื้อหาของเอกสารอะนาล็อกด้วยการบันทึกวิดีโอและวิธีการควบคุมด้วยภาพ
- และอื่น ๆ
นอกจากค่าใช้จ่ายที่สูงแล้ว การใช้วิธีการดังกล่าวยังช่วยลดประสิทธิภาพในการทำงานกับเอกสารอีกด้วย
การประนีประนอมอาจเป็นการใช้ผลิตภัณฑ์ของเรา .
หลักการรักษาความปลอดภัยเอกสาร
เมื่อใช้ SafeCopy สำเนาของเอกสารจะถูกสร้างขึ้นสำหรับผู้รับแต่ละรายโดยเฉพาะ โดยมีการเพิ่มเครื่องหมายที่ซ่อนอยู่โดยใช้การแปลงความสัมพันธ์ ในกรณีนี้ ระยะห่างระหว่างบรรทัดและอักขระของข้อความ ความเอียงของอักขระ ฯลฯ อาจเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย ข้อได้เปรียบหลักของการทำเครื่องหมายดังกล่าวคือไม่สามารถลบออกได้โดยไม่เปลี่ยนแปลงเนื้อหาของเอกสาร ลายน้ำจะถูกล้างออกด้วยโปรแกรม Paint ทั่วไป เคล็ดลับนี้ใช้ไม่ได้กับการแปลงแบบ Affine
สำเนาจะออกให้กับผู้รับในรูปแบบสิ่งพิมพ์หรือในรูปแบบ pdf อิเล็กทรอนิกส์ หากสำเนารั่วไหล สามารถรับประกันได้ว่าผู้รับจะถูกกำหนดโดยชุดการบิดเบือนที่ไม่ซ้ำกันที่เกิดขึ้นในแต่ละสำเนา เนื่องจากข้อความทั้งหมดถูกทำเครื่องหมายไว้ สองสามย่อหน้าก็เพียงพอแล้วสำหรับสิ่งนี้ ส่วนที่เหลือของหน้าอาจหายไป/ยับยู่ยี่/ถูกมือบัง/เปื้อนกาแฟ (ขีดเส้นใต้ตามความเหมาะสม) เราไม่ได้เห็นอะไร?
เครื่องหมายมีประโยชน์อย่างไร?
การปกป้องเอกสารที่เป็นความลับ. สถานการณ์ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น สั้นๆ: เราทำเครื่องหมายสำเนา มอบให้ผู้รับ และเฝ้าดู ทันทีที่สำเนาของเอกสาร “ปรากฏในตำแหน่งที่ไม่ได้รับอนุญาต” พวกเขาเปรียบเทียบกับสำเนาที่ทำเครื่องหมายไว้ทั้งหมด และระบุเจ้าของ “สำเนาที่ปรากฏ” ได้อย่างรวดเร็ว
เพื่อระบุสายลับ เราจะสลับซ้อน "สำเนาที่ปรากฏ" ลงบนสำเนาของผู้รับเอกสารแต่ละราย ใครก็ตามที่มีเปอร์เซ็นต์การจับคู่พิกเซลที่สูงกว่าถือเป็นสายลับ แต่จะดีกว่าถ้าเห็นมันครั้งเดียวในภาพ
การซ้อนทับของ "สำเนาที่ประกาศ" บนสำเนาที่ทำเครื่องหมายไว้ทั้งหมดไม่ได้ดำเนินการด้วยตนเอง แต่โดยอัตโนมัติ สำเนาที่ทำเครื่องหมายจะไม่ถูกเก็บไว้ในระบบ เพื่อไม่ให้เปลืองดิสก์กิกะไบต์ ระบบจะจัดเก็บเฉพาะชุดคุณลักษณะการทำเครื่องหมายที่ไม่ซ้ำกันสำหรับผู้รับแต่ละราย และสร้างสำเนาได้ทันที
การตรวจสอบเอกสาร. คุณสามารถอ่านเกี่ยวกับวิธีการผลิตผลิตภัณฑ์สิ่งพิมพ์ด้านความปลอดภัยได้ที่ . โดยพื้นฐานแล้วพวกเขาลงมาที่การผลิตแบบฟอร์มที่มีเครื่องหมายประเภทต่างๆ - ลายน้ำ หมึกพิเศษ ฯลฯ ตัวอย่างผลิตภัณฑ์ดังกล่าว ได้แก่ ธนบัตร กรมธรรม์ประกันภัย ใบขับขี่ หนังสือเดินทาง เป็นต้น ผลิตภัณฑ์ดังกล่าวไม่สามารถผลิตด้วยเครื่องพิมพ์ทั่วไปได้ แต่คุณสามารถพิมพ์เอกสารที่มีการแปลงข้อความแบบย่อได้ สิ่งนี้ให้อะไร?
ด้วยการพิมพ์แบบฟอร์มที่มีเครื่องหมายข้อความที่ไม่เด่นชัด คุณสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ง่ายๆ เพียงแค่มีเครื่องหมายอยู่ ในเวลาเดียวกัน ความเป็นเอกลักษณ์ของการทำเครื่องหมายช่วยให้ไม่เพียงแต่ตรวจสอบความถูกต้องเท่านั้น แต่ยังช่วยระบุบุคคลหรือนิติบุคคลเฉพาะเจาะจงที่โอนแบบฟอร์มไปให้ด้วย หากไม่มีเครื่องหมายหรือบ่งชี้ว่าเป็นผู้รับรายอื่น แสดงว่าแบบฟอร์มนั้นเป็นของปลอม
เครื่องหมายดังกล่าวสามารถใช้ได้อย่างอิสระ เช่น สำหรับแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด หรือใช้ร่วมกับวิธีการรักษาความปลอดภัยอื่น ๆ เช่น เพื่อปกป้องหนังสือเดินทาง
นำผู้ฝ่าฝืนเข้าสู่กระบวนการยุติธรรม. การรั่วไหลครั้งใหญ่ทำให้บริษัทต้องเสียเงินเป็นจำนวนมาก เพื่อให้แน่ใจว่าการลงโทษผู้ฝ่าฝืนไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการตำหนิ จำเป็นต้องนำตัวเขาเข้าสู่กระบวนการยุติธรรมในศาล เราได้จดสิทธิบัตรวิธีการปกป้องเอกสารเพื่อให้ผล SafeCopy ได้รับการยอมรับเป็นหลักฐานในศาล
การติดฉลากทำอะไรไม่ได้?
การติดฉลากไม่ใช่ยาครอบจักรวาลในการต่อสู้กับการรั่วไหลของข้อมูลและการปกป้องสำเนาของเอกสาร เมื่อนำไปใช้ในองค์กรของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจข้อจำกัดสำคัญสามประการ:
การทำเครื่องหมายจะปกป้องเอกสาร ไม่ใช่ข้อความ. ข้อความสามารถจดจำและเล่าซ้ำได้ ข้อความจากสำเนาที่ทำเครื่องหมายไว้สามารถเขียนใหม่และส่งใน Messenger ได้ ไม่มีอะไรสามารถช่วยคุณให้พ้นจากภัยคุกคามเหล่านี้ได้ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจในที่นี้ว่าในโลกของการปลอมแปลง การรั่วไหลของข้อความเพียงบางส่วนในเอกสารนั้นไม่มีอะไรมากไปกว่าการซุบซิบทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้การรั่วไหลมีคุณค่า จะต้องมีข้อมูลเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่รั่วไหล เช่น ตราประทับ ลายเซ็น ฯลฯ และที่นี่การทำเครื่องหมายจะมีประโยชน์
การทำเครื่องหมายไม่ได้ห้ามการคัดลอกและการถ่ายภาพสำเนาของเอกสาร. แต่หากสแกนหรือรูปถ่ายเอกสาร “ป๊อปอัป” จะช่วยในการค้นหาผู้ฝ่าฝืน โดยพื้นฐานแล้ว การป้องกันการคัดลอกมีลักษณะเป็นการป้องกัน พนักงานรู้ดีว่าสามารถรับประกันได้ว่าตนจะถูกระบุตัวและลงโทษโดยอาศัยรูปถ่ายและสำเนาเอกสาร และพวกเขามองหาวิธีอื่นในการรั่วไหล (ที่ใช้แรงงานมากกว่า) หรือปฏิเสธโดยสิ้นเชิง
เครื่องหมายจะกำหนดว่าสำเนาของใครรั่วไหล ไม่ใช่ใครเป็นผู้รั่วไหล. ตัวอย่างจากชีวิตจริง: เอกสารรั่วไหล เครื่องหมายแสดงให้เห็นว่าสำเนาของ Ivan Neudachnikov (เปลี่ยนชื่อและนามสกุล) รั่วไหลออกมา เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยเริ่มการสอบสวน และปรากฎว่าอีวานทิ้งเอกสารไว้บนโต๊ะในห้องทำงานของเขา ซึ่งคนร้ายได้ถ่ายรูปเอกสารนั้นไว้ อีวานถูกตำหนิ หน่วยรักษาความปลอดภัยได้รับภารกิจเพื่อค้นหาผู้กระทำผิดในหมู่คนที่มาเยี่ยมสำนักงานของอูนูดาชนิคอฟ ภารกิจดังกล่าวไม่ใช่เรื่องเล็กน้อย แต่ง่ายกว่าการค้นหาในหมู่ผู้ที่เยี่ยมชมสำนักงานของผู้รับเอกสารทั้งหมด
ผสมแต่อย่าเขย่า
หากคุณไม่รวมระบบการติดฉลากเข้ากับระบบอื่นๆ ขององค์กร ขอบเขตการใช้งานมักจะจำกัดอยู่เพียงการรับส่งเอกสารที่เป็นกระดาษเท่านั้น ซึ่งเริ่มน้อยลงเรื่อยๆ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา และแม้ในกรณีนี้การใช้เครื่องหมายก็แทบจะไม่เรียกว่าสะดวก - คุณจะต้องดาวน์โหลดเอกสารแต่ละฉบับด้วยตนเองและทำสำเนา
แต่ถ้าคุณทำให้ระบบการติดฉลากเป็นส่วนหนึ่งของภาพรวมด้านไอทีและความปลอดภัยของข้อมูล ผลการทำงานร่วมกันจะสังเกตเห็นได้ชัดเจน การบูรณาการที่มีประโยชน์ที่สุดคือ:
บูรณาการกับ EDMS. EDMS ระบุชุดย่อยของเอกสารที่จำเป็นต้องมีการทำเครื่องหมาย ทุกครั้งที่ผู้ใช้ใหม่ร้องขอเอกสารดังกล่าวจาก EDMS เขาจะได้รับสำเนาที่ทำเครื่องหมายไว้
บูรณาการกับระบบการจัดการการพิมพ์. ระบบการจัดการการพิมพ์ทำหน้าที่เป็นพร็อกซีระหว่างพีซีของผู้ใช้และเครื่องพิมพ์ในองค์กร พวกเขาสามารถระบุได้ว่าเอกสารที่กำลังพิมพ์จำเป็นต้องมีการติดฉลาก เช่น โดยการมีอยู่ของฉลากความลับในแอตทริบิวต์ของไฟล์ หรือโดยการมีอยู่ของไฟล์ในที่เก็บเอกสารที่เป็นความลับขององค์กร ในกรณีนี้ ผู้ใช้ที่ส่งเอกสารไปพิมพ์จะได้รับสำเนาที่ทำเครื่องหมายไว้จากถาดเครื่องพิมพ์ ในสถานการณ์ที่ง่ายกว่า คุณสามารถสร้างเครื่องพิมพ์เสมือนแยกต่างหาก โดยส่งเอกสารที่สำเนาที่ทำเครื่องหมายไว้จะออกมาจากถาด
การรวมอีเมล. หลายองค์กรไม่อนุญาตให้ใช้อีเมลเพื่อส่งเอกสารที่เป็นความลับ แต่ข้อห้ามเหล่านี้มักถูกละเมิด บางแห่งเนื่องมาจากความประมาท บางแห่งเนื่องมาจากกำหนดเวลาที่จำกัดหรือได้รับคำสั่งโดยตรงจากฝ่ายบริหาร เพื่อให้แน่ใจว่าการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลจะไม่ติดอยู่กับวงล้อแห่งความก้าวหน้าและนำเงินมาสู่บริษัท เราเสนอให้ดำเนินการตามสถานการณ์ต่อไปนี้ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถส่งทางอีเมลภายในได้อย่างปลอดภัยและประหยัดในการส่งเอกสารทางไปรษณีย์
เมื่อส่งเอกสาร ผู้ใช้จะเพิ่มแฟล็กที่ต้องมีการทำเครื่องหมาย ในกรณีของเรา ที่อยู่อีเมลธุรกิจ เมลเซิร์ฟเวอร์ที่ได้รับจดหมายที่มีคุณลักษณะนี้ จะทำสำเนาไฟล์แนบทั้งหมดสำหรับผู้รับแต่ละรายและส่งแทนไฟล์แนบต้นฉบับ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ มีการติดตั้งส่วนประกอบของระบบการทำเครื่องหมายบนเมลเซิร์ฟเวอร์ ในกรณีของ Microsoft Exchange จะมีบทบาทที่เรียกว่า ตัวแทนขนส่ง องค์ประกอบนี้ไม่รบกวนการทำงานของเมลเซิร์ฟเวอร์
ที่มา: will.com