ในศตวรรษที่ 20 ชีวิตและงานของผู้คนเป็นไปตามแผนที่วางไว้ ในที่ทำงาน (เพื่อให้ง่ายขึ้น คุณสามารถจินตนาการถึงโรงงาน) ผู้คนมีแผนที่ชัดเจนสำหรับสัปดาห์ สำหรับเดือน และสำหรับปีข้างหน้า เพื่อให้ง่ายขึ้น: คุณต้องตัด 20 ส่วน จะไม่มีใครมาบอกว่าตอนนี้ต้องตัดออก 37 ส่วนและเขียนบทความที่สะท้อนว่าทำไมรูปร่างของชิ้นส่วนเหล่านี้ถึงเป็นอย่างนั้น - และควรเป็นเมื่อวานมากกว่า
ในชีวิตประจำวันของผู้คนก็เหมือนกัน เหตุสุดวิสัยคือเหตุสุดวิสัยที่แท้จริง ไม่มีโทรศัพท์มือถือ เพื่อนโทรหาคุณไม่ได้และขอให้คุณ “มาช่วยแก้ปัญหาด่วน” คุณอาศัยอยู่ในที่เดียวเกือบทั้งชีวิต (“การเคลื่อนไหวก็เหมือนไฟ”) และโดยทั่วไปแล้วคุณคิดว่า เกี่ยวกับการช่วยพ่อแม่ของคุณ “มาในเดือนธันวาคมเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์”
ภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้ รหัสวัฒนธรรมจะถูกสร้างขึ้นโดยที่คุณรู้สึกพึงพอใจหากคุณทำงานทั้งหมดเสร็จสิ้นแล้ว และมันเป็นเรื่องจริง ความล้มเหลวในการทำงานทั้งหมดให้เสร็จสิ้นถือเป็นการเบี่ยงเบนจากบรรทัดฐาน
ตอนนี้ทุกอย่างแตกต่างออกไป ความฉลาดกลายเป็นเครื่องมือในการทำงานและในกระบวนการทำงานจำเป็นต้องใช้มันในรูปแบบต่างๆ ผู้จัดการสมัยใหม่ (โดยเฉพาะผู้จัดการระดับสูง) ต้องผ่านงานหลายประเภทตลอดทั้งวัน และที่สำคัญที่สุดคือบุคคลไม่สามารถควบคุมจำนวน "ข้อความขาเข้า" ได้ งานใหม่สามารถยกเลิกงานเก่า เปลี่ยนลำดับความสำคัญ และเปลี่ยนการตั้งค่าของงานเก่าได้ ภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้ แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะจัดทำแผนล่วงหน้าแล้วนำไปปฏิบัติทีละขั้นตอน คุณไม่สามารถตอบสนองต่องานที่เข้ามาได้ “เราได้รับคำขอเร่งด่วนจากกรมสรรพากร เราต้องตอบกลับในวันนี้ ไม่เช่นนั้นจะมีค่าปรับ” และพูดว่า “ฉันจะกำหนดให้เป็นสัปดาห์หน้า”
จะอยู่กับสิ่งนี้ได้อย่างไร - เพื่อให้คุณมีเวลาใช้ชีวิตนอกงาน? และสามารถนำอัลกอริธึมการจัดการการทำงานบางอย่างไปใช้ในชีวิตประจำวันได้หรือไม่? 3 เดือนที่แล้ว ฉันเปลี่ยนแปลงระบบการตั้งค่างานและการตรวจสอบทั้งหมดอย่างรุนแรง ฉันอยากจะบอกคุณว่าฉันมาถึงสิ่งนี้ได้อย่างไรและเกิดอะไรขึ้นในท้ายที่สุด การเล่นจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วน: ในตอนแรก - เล็กน้อยเกี่ยวกับอุดมการณ์ และอย่างที่สองนั้นเกี่ยวกับการฝึกฝนล้วนๆ
สำหรับฉันดูเหมือนว่าปัญหาสำหรับเราไม่ใช่ว่ามีงานอีกมากมาย ปัญหาคือรหัสทางสังคมวัฒนธรรมของเรายังคงถูกจัดทำขึ้นเพื่อให้ “งานทั้งหมดที่วางแผนไว้สำหรับวันนี้” สำเร็จ เรากังวลเมื่อแผนพัง เรากังวลเมื่อทำทุกสิ่งที่วางแผนไว้ไม่สำเร็จ ในเวลาเดียวกัน โรงเรียนและมหาวิทยาลัยยังคงดำเนินการภายใต้กรอบของรหัสก่อนหน้า: มีชุดบทเรียนที่กำหนด มีการบ้านที่วางแผนไว้อย่างชัดเจน และเด็กก็สร้างแบบจำลองในหัวที่ถือว่าชีวิตจะดำเนินต่อไป แบบนี้. หากคุณจินตนาการถึงเวอร์ชันที่ยาก ในชีวิตจริงแล้ว ในบทเรียนภาษาอังกฤษของคุณ พวกเขาเริ่มพูดถึงภูมิศาสตร์ บทเรียนที่สองใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงครึ่งแทนที่จะเป็นสี่สิบนาที บทเรียนที่สามถูกยกเลิก และบทเรียนที่สี่ใน ระหว่างบทเรียนที่แม่โทรหาคุณและขอให้คุณซื้ออาหารกลับบ้านโดยด่วน
รหัสทางสังคมวัฒนธรรมนี้ทำให้บุคคลมีความหวังว่าจะเป็นไปได้ที่จะเปลี่ยนกระแสที่เข้ามา - และด้วยวิธีนี้ทำให้ชีวิตของเขาดีขึ้นและชีวิตที่อธิบายไว้ข้างต้นนั้นผิดปกติเนื่องจากไม่มีแผนที่ชัดเจนในนั้น
นี่คือปัญหาหลัก เราต้องตระหนักและยอมรับว่าเราไม่สามารถควบคุมจำนวนข้อความขาเข้าได้ เราทำได้เพียงควบคุมวิธีที่เราเกี่ยวข้องกับข้อความนั้นและวิธีประมวลผลข้อความขาเข้าจริงๆ เท่านั้น
ไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับความจริงที่ว่าคำขอเปลี่ยนแปลงแผนเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ: เราไม่ได้ทำงานกับเครื่องจักรอีกต่อไป (โดยมีข้อยกเว้นที่หายาก) จดหมายไม่ถึงหนึ่งเดือน (ใช่ ฉันเป็นคนมองโลกในแง่ดี) และโทรศัพท์บ้านก็กลายเป็นสิ่งที่ผิดสมัย ดังนั้น คุณต้องเปลี่ยนกระบวนการประมวลผลข้อความ และยอมรับชีวิตในปัจจุบันตามที่เป็นอยู่ และตระหนักว่ารหัสสังคมและวัฒนธรรมก่อนหน้านี้ใช้ไม่ได้ผล
เราจะทำอย่างไรเพื่อให้ง่ายขึ้น? เป็นเรื่องยากมากที่จะ “สร้างเว็บไซต์ที่ดี” แต่ด้วยข้อกำหนดทางเทคนิคที่ชัดเจน (หรืออย่างน้อยก็เพียงแค่คำอธิบายที่ชัดเจนของงานที่มีอยู่) การบรรลุผลลัพธ์ที่ถูกต้อง (และโดยทั่วไปแล้ว การบรรลุผลลัพธ์บางส่วนเป็นอย่างน้อย) จะกลายเป็นเรื่องมาก ง่ายขึ้น.
ตัวอย่างที่ดีที่สุดคือตัวฉันเอง ฉันจะพยายามสลายความปรารถนาของตัวเอง ฉันเข้าใจอย่างชัดเจนว่ามีอะไรผิดปกติกับการประมวลผลแผนชีวิตและการทำงาน ตอนนี้มัน "แย่" แต่ฉันอยากให้มันกลายเป็น "ดี"
อะไรคือ "ไม่ดี" และ "ดี" ที่ระดับการสลายตัว "สูง"?
แย่: ฉันรู้สึกกังวลเพราะไม่แน่ใจว่าจะสามารถทำทุกอย่างที่สัญญาไว้กับคนอื่นหรือตัวเองได้ ฉันรู้สึกหงุดหงิดเพราะไม่สามารถทำสิ่งที่วางแผนไว้มานานได้ เพราะต้องเลื่อนออกไปหรือเพราะงานไหม้หรือเข้าใกล้ยากเกินไป ฉันไม่สามารถทำทุกอย่างที่น่าสนใจได้ เพราะเวลาส่วนใหญ่ของฉันถูกครอบงำโดยการทำงานและชีวิตประจำวัน แย่เพราะฉันไม่สามารถอุทิศเวลาให้กับครอบครัวและการพักผ่อนได้ ประเด็นที่แยกจากกัน: ฉันไม่ได้อยู่ในโหมดการสลับบริบทอย่างต่อเนื่อง ซึ่งส่วนใหญ่ต้องรับผิดชอบต่อสิ่งข้างต้นทั้งหมด
ดี: ฉันไม่รู้สึกกังวลเพราะรู้ว่าในอนาคตอันใกล้นี้จะทำอะไรต่อไป การไม่มีความวิตกกังวลนี้ทำให้ฉันใช้เวลาว่างได้ดีขึ้น ฉันไม่รู้สึกเหนื่อยล้าเป็นประจำ (คำว่า “ คงที่” ไม่เหมาะกับฉัน มันแค่เป็นประจำ) ฉันไม่ต้องกระตุกและเปลี่ยนไปใช้การสื่อสารที่เข้ามา
โดยทั่วไป สิ่งที่ฉันอธิบายไว้ข้างต้นส่วนใหญ่สามารถอธิบายได้ด้วยวลีง่ายๆ: "การลดความไม่แน่นอนและความไม่รู้"
ดังนั้นข้อกำหนดทางเทคนิคจึงกลายเป็นดังนี้:
- การปรับเปลี่ยนการประมวลผลของงานที่เข้ามาเพื่อเปลี่ยนบริบท
- ทำงานร่วมกับระบบในการกำหนดงานเพื่อไม่ให้ลืมเหตุการณ์ปัจจุบันและความคิดและสักวันหนึ่งจะถูกประมวลผล
- ควบคุมการคาดการณ์ของวันพรุ่งนี้
ก่อนจะเปลี่ยนแปลงสิ่งใด ฉันต้องเข้าใจว่าสิ่งใดเปลี่ยนแปลงได้และสิ่งใดเปลี่ยนแปลงไม่ได้
งานที่ยากและใหญ่หลวงคือการเข้าใจและยอมรับว่าฉันไม่สามารถเปลี่ยนกระแสที่เข้ามาได้ และกระแสนี้เป็นส่วนหนึ่งของชีวิตของฉันที่ฉันพบว่าตัวเองมีเจตจำนงเสรีของตนเอง ข้อดีของชีวิตเช่นนี้มีมากกว่าข้อเสีย
บางทีในระดับแรกของการแก้ปัญหาคุณควรคิดว่า: คุณต้องการสถานที่ในชีวิตที่คุณค้นพบตัวเองหรือคุณต้องการอย่างอื่นหรือไม่? และถ้าคุณดูเหมือนว่าคุณต้องการอย่างอื่น บางทีมันก็คุ้มค่าที่จะทำงานควบคู่ไปกับนักจิตวิทยา/นักจิตวิเคราะห์/นักจิตอายุรเวท/กูรู/เรียกพวกเขาด้วยชื่ออะไรก็ได้ - คำถามนี้ลึกซึ้งและจริงจังมากจนฉันจะไม่ทำ เข้าไปที่นี่
ดังนั้น ฉันอยู่ในที่ที่ฉันอยู่ ฉันชอบมัน ฉันมีบริษัทจำนวน 100 คน (ฉันอยากทำธุรกิจมาโดยตลอด) ฉันทำงานที่น่าสนใจ (นี่คือปฏิสัมพันธ์กับผู้คน รวมถึงการบรรลุเป้าหมายการทำงาน - และฉันก็ทำมาโดยตลอด สนใจ "วิศวกรรมสังคม" และเทคโนโลยี) ธุรกิจสร้างขึ้นจาก "การแก้ปัญหา" (และฉันชอบเป็น "ผู้ให้บริการ") เสมอ ฉันรู้สึกดีที่บ้าน ฉันชอบที่นี่ ยกเว้น "ผลข้างเคียง" ที่แสดงอยู่ในส่วนที่ "ไม่ดี"
เนื่องจากฉันชอบชีวิตนี้ ฉันไม่สามารถเปลี่ยนแปลง (ยกเว้นการมอบหมายงาน ซึ่งจะกล่าวถึงด้านล่าง) โฟลว์ขาเข้า แต่ฉันสามารถเปลี่ยนการประมวลผลได้
ยังไง? ฉันเป็นผู้สนับสนุนแนวคิดที่ว่าเราต้องเปลี่ยนจากน้อยไปมาก ขั้นแรกให้แก้ไขปัญหาเร่งด่วนที่สุด ซึ่งสามารถแก้ไขได้ด้วยการเปลี่ยนแปลงง่ายๆ และก้าวไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ใหญ่กว่า
การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ฉันทำสามารถสรุปได้เป็นสามส่วน ฉันจะแสดงรายการการเปลี่ยนแปลงจากการเปลี่ยนแปลงง่าย ๆ (สำหรับฉัน) ไปเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ซับซ้อน:
1. การประมวลผลและการบันทึกงาน
ฉันไม่เคยสามารถเก็บสมุดบันทึกที่เป็นกระดาษได้อย่างถูกต้อง (และฉันก็ยังทำไม่ได้) การเขียนและกำหนดงานเป็นงานที่ยากมากสำหรับฉัน และการนั่งติดตามงานบางประเภทเป็นประจำก็ยากมาก
ฉันยอมรับสิ่งนี้ และแนวคิดหลักของฉันคือสิ่งที่อยู่ในหัวฉันเป็นสิ่งสำคัญที่สุด
งานของฉันได้รับการประมวลผลในโหมดนี้:
- งานที่ฉันจำได้คือทำให้เสร็จทันทีที่ฉันได้ลงมือทำ
- งานที่เข้ามา - ถ้าเสร็จเร็วก็เสร็จทันทีตามที่ได้รับ ถ้าใช้เวลานาน - สัญญาว่าจะทำ
- งานที่คุณลืม - ทำเฉพาะเมื่อคุณได้รับการเตือนเท่านั้น
ฉันใช้ชีวิตอยู่กับสิ่งนี้ไม่มากก็น้อยตามปกติมาระยะหนึ่งแล้ว จนกระทั่ง “งานที่ฉันลืมไป” กลายเป็นปัญหา
เรื่องนี้กลายเป็นปัญหาในสองรูปแบบ:
- เกือบทุกวันงานที่ถูกลืมมาถึงซึ่งจำเป็นต้องทำให้เสร็จในวันนี้ (ฮาร์ดคอร์ซึ่งเสร็จสิ้นแล้ว - ข้อความจากปลัดอำเภอเกี่ยวกับการตัดเงินจากบัญชีสำหรับค่าปรับของตำรวจจราจรก่อนที่จะบินไปอเมริกาและความจำเป็นเร่งด่วนในการคิดออก ฉันจะได้รับอนุญาตให้บินออกไปได้เลยหรือไม่)
- ผู้คนจำนวนมากคิดว่าการถามอีกครั้งเกี่ยวกับคำขออีกครั้งและเก็บไว้เป็นความลับ ผู้คนจะรู้สึกขุ่นเคืองที่คุณลืมบางสิ่งบางอย่างหากเป็นการร้องขอส่วนตัว และหากเป็นการร้องของาน ในที่สุดมันจะกลายเป็นไฟที่ต้องทำในวันนี้ (ดูประเด็นที่หนึ่ง)
จะต้องทำอะไรสักอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้
แม้จะเป็นเรื่องแปลกสำหรับฉัน ฉันก็เริ่มจดทุกอย่าง จริงๆแล้วทุกอย่าง ฉันโชคดีที่คิดเรื่องนี้ขึ้นมาเอง แต่โดยทั่วไปแล้ว แนวคิดทั้งหมดคล้ายกับแนวคิดนี้มาก .
ขั้นตอนแรกคือการขนถ่ายทุกสิ่งจากหัวของฉันไปยังระบบที่ง่ายที่สุดสำหรับฉัน มันกลับกลายเป็นว่า : อินเทอร์เฟซรวดเร็วมาก ขั้นตอนในการสร้างงานใช้เวลาน้อยที่สุด มีแอปง่ายๆ บนโทรศัพท์ (จากนั้นฉันเปลี่ยนมาใช้ Todoist แต่มีมากกว่านั้นในส่วนที่สองทางเทคนิค)
ขอบคุณพระเจ้า ฉันมีส่วนร่วมในการจัดการด้านไอทีไม่ทางใดก็ทางหนึ่งมา 10 ปีแล้ว และฉันเข้าใจว่า "การสร้างแอปพลิเคชัน" เป็นงานที่ถึงวาระ เช่นเดียวกับ "การไปหาหมอ" ดังนั้นฉันจึงเริ่มแบ่งงานออกเป็นงานย่อย ๆ ในรูปแบบของการกระทำ
ฉันเข้าใจอย่างชัดเจนว่าฉันเป็นคนที่ต้องอาศัยผลตอบรับเชิงบวกเป็นอย่างมาก ซึ่งฉันสามารถให้ตัวเองได้ในรูปแบบของผลตอบรับ “ดูสิ วันนี้คุณทำไปมากแค่ไหน” (ถ้าฉันเห็น) ดังนั้นงาน “ไปหาหมอ” จึงกลายเป็นงาน “เลือกหมอว่าจะไปหาหมอคนไหน” “เลือกเวลาไปหาหมอ” “โทรและนัดหมาย” ในเวลาเดียวกัน ฉันไม่ต้องการที่จะเครียด: แต่ละงานสามารถทำได้ในวันเดียวของสัปดาห์และดีใจที่คุณได้ทำขั้นตอนบางอย่างในงานเสร็จสิ้นแล้ว
ประเด็นสำคัญ: การแยกย่อยงานและการบันทึกงานในรูปแบบของการกระทำสั้นๆ
ตราบใดที่งานอยู่ในหัวของคุณ ตราบใดที่คุณคิดว่าสักวันหนึ่งมันจะต้องทำให้เสร็จ คุณจะไม่สงบ
ถ้ายังไม่ได้เขียนและลืมไปแล้ว จำแล้วทุกข์ใจ และจำได้ว่าลืมไปแล้ว
สิ่งนี้ใช้ได้กับทุกเรื่องรวมถึงเรื่องในบ้านด้วย การออกไปทำงาน และการจำวิธีที่คุณลืมทิ้งขยะนั้นไม่เจ๋งเลย
ประสบการณ์เหล่านี้ไม่จำเป็นเลย ฉันจึงเริ่มจดบันทึกทุกสิ่งที่ฉันทำ
เป้าหมายก็คือ เมื่อฝึกฝนตัวเองให้อัปโหลดทุกสิ่ง (ทั้งหมด) ไปยังเครื่องมือติดตามใดๆ แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือเริ่มหยุดคิดถึงสิ่งที่เขียนไว้ในหัวของคุณ
เมื่อคุณตระหนักว่าทุกสิ่งที่คุณคิดจะทำถูกจดบันทึกไว้ ไม่ช้าก็เร็วคุณก็จะได้ทำสิ่งนั้น สำหรับฉัน โดยส่วนตัวแล้วความกังวลจะหายไป
คุณหยุดกระตุกเพราะในตอนกลางวันคุณจำได้ว่าคุณต้องการเปลี่ยนหลอดไฟที่โถงทางเดิน พูดคุยกับพนักงาน หรือเขียนเอกสาร (และคุณรีบเขียนเอกสารโดยด่วน)
ด้วยการลดจำนวนงานที่ลืม (ในบริบทนี้ไม่ได้เขียนไว้) ฉันจึงลดความวิตกกังวลที่เกิดขึ้นเมื่อฉันจำงานที่ลืมมากที่สุดเหล่านั้นได้
คุณไม่สามารถจดหรือจำทุกอย่างได้ แต่ถ้าก่อนหน้านี้มีงานดังกล่าว 100 งาน เมื่อถึงจุดหนึ่งก็จะเหลืองานอีก 10 งานและมี "เหตุการณ์" ที่น่ากังวลน้อยลง
ประเด็นสำคัญ: เราจดทุกอย่าง ทุกสิ่ง แม้ว่าเราจะแน่ใจว่าเราจะจำได้ก็ตาม
คุณไม่สามารถจำทุกสิ่งได้: ไม่ว่ามันจะฟังดูโง่แค่ไหนก็ตาม ฉันก็จดทุกอย่างลงไปเพื่อ "พาสุนัขไปเดินเล่น"
ฉันตัดสินใจอะไรด้วยวิธีนี้? ความวิตกกังวลเนื่องจากฉันกลัวที่จะลืมบางสิ่งบางอย่างอยู่ตลอดเวลาลดลง (ในหัวของฉันฉันวางแผน งาน คำสัญญา ฯลฯ) และโดยทั่วไป การเปลี่ยนแปลงที่ไม่จำเป็นในหัวของฉันเกี่ยวกับ "การคิดถึงสิ่งอื่น" สัญญาก็ได้” หายไป
2. ลดการเกิดปฏิกิริยา
เราไม่สามารถลดการไหลของข้อมูลเข้าได้ แต่เราสามารถเปลี่ยนวิธีการตอบสนองต่อข้อมูลนั้นได้
ฉันเป็นคนมีปฏิกิริยามาโดยตลอดและรู้สึกตื่นเต้น ฉันตอบสนองต่อคำขอของบุคคลให้ทำอะไรทางโทรศัพท์ทันที ฉันพยายามทำงานที่ได้รับมอบหมายในชีวิตหรือในชีวิตประจำวันให้เสร็จสิ้นทันที โดยทั่วไปแล้วฉันก็เร็วเท่ากับ เป็นไปได้ ฉันรู้สึกตื่นเต้นกับสิ่งนี้ นี่ไม่ใช่ปัญหา แต่จะกลายเป็นปัญหาเมื่อปฏิกิริยาดังกล่าวกลายเป็นสัญชาตญาณ คุณหยุดแยกแยะว่าจุดไหนที่คุณต้องการจริงๆ ในตอนนี้ และจุดไหนที่คนอื่นสามารถรอได้อย่างง่ายดาย
ปัญหาคือสิ่งนี้ยังก่อให้เกิดความรู้สึกเชิงลบ ประการแรก ถ้าฉันไม่มีเวลาทำอะไรบางอย่างหรือลืมว่าฉันสัญญาว่าจะตอบสนอง ฉันก็รู้สึกเสียใจมากอีกครั้ง แต่สิ่งนี้ไม่สำคัญเป็นรายบุคคล สิ่งนี้กลายเป็นเรื่องสำคัญในช่วงเวลาที่จำนวนงานที่ฉันต้องการตอบสนองโดยสัญชาตญาณในทันทีนั้นมากกว่าความสามารถทางกายภาพในการทำเช่นนี้
ฉันเริ่มเรียนรู้ที่จะไม่ตอบสนองต่อสิ่งต่างๆ ในทันที ในตอนแรก มันเป็นเพียงการตัดสินใจทางเทคนิคเท่านั้น: สำหรับคำขอใดๆ ที่เข้ามา "โปรดดำเนินการ", "โปรดช่วย", "มาพบกัน", "โทรเลย" แทนที่จะโต้ตอบและแทนที่จะวิเคราะห์ว่าฉันจะทำเมื่อใด ฉัน กลายเป็นคนแรก งานคือเพียงประมวลผลคำขอที่เข้ามานี้และกำหนดเวลาเมื่อฉันดำเนินการเสร็จสิ้น นั่นคืองานแรกในตัวติดตามไม่ใช่งานทำสิ่งที่ถูกถาม แต่เป็นงาน "พรุ่งนี้อ่านสิ่งที่ Vanya เขียนในโทรเลขและเข้าใจว่าฉันสามารถทำได้หรือไม่และจะทำได้เมื่อใดถ้าทำได้ ” สิ่งที่ยากที่สุดที่นี่คือการต่อสู้กับสัญชาตญาณของคุณ โดยค่าเริ่มต้น ผู้คนจำนวนมากมักขอคำตอบอย่างรวดเร็ว และหากคุณคุ้นเคยกับการใช้ชีวิตตามจังหวะของคำตอบดังกล่าว คุณจะรู้สึกไม่สบายใจหากคุณไม่ตอบคำขอของบุคคลนั้น โดยทันที.
แต่ปาฏิหาริย์เกิดขึ้น: ปรากฎว่า 9 ใน 10 คนที่ขอให้คุณทำบางสิ่ง "เมื่อวาน" สามารถรอจนถึง "พรุ่งนี้" ได้อย่างง่ายดายเมื่อคุณไปถึงงานของพวกเขา หากคุณบอกพวกเขาว่าคุณจะทำสิ่งนั้นในวันพรุ่งนี้ ควบคู่ไปกับการเขียนสิ่งที่ต้องทำและรักษาสัญญาว่าจะไปให้ถึงจุดนั้น ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นมากจนคุณเริ่มรู้สึกว่าคุณกำลังใช้ชีวิตอยู่ในแผนงานที่มีโครงสร้างชัดเจน (และบางทีคุณก็เป็นเช่นนั้น) แน่นอนว่าคุณต้องได้รับการฝึกอบรมมากมาย แต่ในความเป็นจริงแล้ว ในเงื่อนไขที่คุณยอมรับกฎดังกล่าวด้วยตัวคุณเอง คุณสามารถเรียนรู้สิ่งนี้ได้อย่างรวดเร็ว และสิ่งนี้ช่วยแก้ปัญหาการสลับบริบทและความล้มเหลวในการปฏิบัติตามแผนที่วางไว้ได้อย่างมาก ฉันพยายามกำหนดงานใหม่ทั้งหมดสำหรับวันพรุ่งนี้ คำขอทั้งหมดที่ฉันเคยโต้ตอบไปก่อนหน้านี้ ฉันก็กำหนดไว้สำหรับวันพรุ่งนี้ด้วย และ "พรุ่งนี้" ในตอนเช้าฉันก็รู้ว่าจะทำอะไรได้บ้างและเมื่อใด แผนสำหรับ “วันนี้” มีความคล่องตัวน้อยลง
3. จัดลำดับความสำคัญและบันทึกงานที่ไม่คาดคิด
อย่างที่ผมบอกไปแล้วตอนต้น ผมยอมรับกับตัวเองว่าขั้นตอนของงานในแต่ละวันมีมากเกินจะรับมือได้ ชุดของงานเชิงโต้ตอบยังคงอยู่ ดังนั้นทุกเช้าข้าพเจ้าจึงจัดการกับงานที่ได้รับมอบหมายสำหรับวันนี้ อันไหนจำเป็นต้องทำให้เสร็จจริงๆ วันนี้ อันไหนเลื่อนได้จนถึงเช้าวันพรุ่งนี้ เพื่อจะได้ตัดสินใจว่าควรเสร็จเมื่อใด อันไหนควรมอบหมาย อันไหนควรมอบหมาย สามารถโยนออกไปได้เลย แต่เรื่องไม่ได้หยุดเพียงแค่นั้น
ความหงุดหงิดครั้งใหญ่เกิดขึ้นเมื่อในตอนเย็นคุณตระหนักว่าคุณยังทำงานสำคัญที่วางแผนไว้สำหรับวันนี้ไม่สำเร็จ แต่บ่อยครั้งสิ่งนี้เกิดขึ้นเนื่องจากเรื่องที่ไม่ได้วางแผนเกิดขึ้นในวันนี้ ซึ่งแม้จะมีความพยายามทุกวิถีทางที่จะเลื่อนปฏิกิริยาออกไป แต่ก็จำเป็นต้องตอบสนองในวันนี้ ฉันเริ่มจดบันทึกทุกสิ่งที่ฉันทำในวันนี้ทันทีหลังจากที่ได้ทำ และในตอนเย็นฉันดูรายการงานที่เสร็จแล้ว ทนายเข้ามาคุยแล้วจดไว้ ลูกค้าโทรมาก็จดไว้ มีอุบัติเหตุที่ต้องตอบสนอง - ฉันจดบันทึกไว้ ฝ่ายบริการรถโทรมาบอกว่าต้องนำรถเข้ามาวันนี้จึงจะซ่อมได้ภายในวันอาทิตย์ - เขาจดบันทึกไว้ สิ่งนี้ทำให้ฉันเข้าใจว่าทำไมฉันถึงไม่ไปทำงานที่ได้รับมอบหมายสำหรับวันนี้ และไม่ต้องกังวลกับมัน (หากงานกะทันหันนั้นคุ้มค่า) และบันทึกว่าฉันสามารถประมวลผลงานที่เข้ามาได้มากน้อยเพียงใด (บอกบริการว่าฉัน ทำไม่ได้แล้วจะเอารถมาเฉพาะพรุ่งนี้เท่านั้น แล้วพบว่าวันอาทิตย์ยังทำได้อยู่ แม้จะส่งมอบพรุ่งนี้ก็ตาม) ฉันพยายามเขียนงานที่เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมด ลงไปถึง "เอกสารสองฉบับที่ลงนามจากแผนกบัญชี" และการสนทนาหนึ่งนาทีกับเพื่อนร่วมงาน
4. การมอบหมาย
หัวข้อที่ยากที่สุดสำหรับฉัน และที่นี่ฉันดีใจยิ่งกว่าที่ได้รับมากกว่าให้คำแนะนำ ฉันแค่เรียนรู้วิธีการทำสิ่งนี้อย่างถูกต้อง
ปัญหาเกี่ยวกับการมอบหมายคือการจัดกระบวนการมอบหมาย เมื่อกระบวนการเหล่านี้ถูกสร้างขึ้น เราก็จะถ่ายโอนงานได้อย่างง่ายดาย ในกรณีที่กระบวนการไม่ได้รับการดีบั๊ก การมอบหมายดูเหมือนจะยาวเกินไป (เมื่อเทียบกับเมื่อคุณทำงานด้วยตัวเอง) หรือเป็นไปไม่ได้เลย (ไม่มีใครนอกจากฉันที่สามารถทำงานนี้ให้สำเร็จได้อย่างแน่นอน)
การขาดกระบวนการนี้ทำให้เกิดอุปสรรคในหัวของฉัน: ความคิดที่ว่าฉันสามารถมอบหมายงานไม่ได้เกิดขึ้นกับฉันด้วยซ้ำ เมื่อสองสามสัปดาห์ก่อน เมื่อฉันตัดสินใจเปลี่ยนจาก Trello มาเป็น Todoist ฉันพบว่าตัวเองกำลังถ่ายโอนงานจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งเป็นเวลาสามชั่วโมง โดยไม่คิดว่าจะมีคนอื่นสามารถทำได้ด้วยซ้ำ
การทดลองหลักสำหรับฉันตอนนี้คือการเอาชนะบล็อกของตัวเองในการขอให้ผู้คนทำอะไรบางอย่าง ในกรณีที่ฉันแน่ใจว่าพวกเขาจะไม่เห็นด้วยหรือไม่รู้ว่าจะต้องทำอย่างไร ใช้เวลาอธิบาย. ยอมรับว่าสิ่งต่างๆ จะใช้เวลานานกว่าจะเสร็จ หากคุณแบ่งปันประสบการณ์ของคุณฉันจะดีใจมาก
กับดัก
การเปลี่ยนแปลงที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมดได้รับการอธิบายโดยคำแนะนำทางเทคนิคสำหรับการทำงานกับซอฟต์แวร์ซึ่งฉันจะเขียนในส่วนถัดไปและในตอนท้ายของเรื่องนี้ - ประมาณกับดักสองอันที่ฉันตกเข้าไปในระหว่างกระบวนการทั้งชีวิตนี้ การปรับโครงสร้างของฉัน
แนวคิดเรื่องความเหนื่อยล้า
เนื่องจากเราไม่ได้ทำงานทางร่างกาย แต่เป็นทางจิตใจ ปัญหาใหญ่และไม่คาดคิดเกิดขึ้น - เพื่อทำความเข้าใจและจับช่วงเวลาที่คุณเริ่มเหนื่อย นี่เป็นการเปิดโอกาสให้คุณได้หยุดพัก
โดยหลักการแล้วผู้ปฏิบัติงานตามเงื่อนไขที่เครื่องจักรไม่มีปัญหาดังกล่าว ประการแรก ความรู้สึกเหนื่อยล้าทางร่างกายเป็นสิ่งที่เข้าใจได้สำหรับเราตั้งแต่วัยเด็ก และยิ่งไปกว่านั้น มันค่อนข้างยากที่จะทำอะไรบางอย่างทางร่างกายต่อไปเมื่อร่างกายไม่สามารถทำได้ เราไม่สามารถทำอีก 10 วิธีในยิมได้ 5 วิธี “เพราะนั่นคือสิ่งที่เราต้องทำ” แรงจูงใจนี้ใช้ไม่ได้ผลด้วยเหตุผลทางชีววิทยาที่ชัดเจนมาก
สถานการณ์ของการคิดค่อนข้างแตกต่าง: เราไม่เคยหยุดคิด ฉันไม่ได้ครอบคลุมพื้นที่นี้ แต่โดยทั่วไปสมมติฐานมีดังนี้:
- คนที่มีอาการบ้าคลั่งอยู่ตลอดเวลาจะไม่สังเกตเห็นความเหนื่อยล้าทางจิตใจในทันที สิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้นในรูปแบบของ "ฉันคิดไม่ไหวแล้ว ฉันจะนอนลง" - อันดับแรกจะส่งผลต่อสเปกตรัมทางอารมณ์ ความสามารถในการคิด จากนั้นการรับรู้ แต่ที่ไหนสักแห่งที่นี่ คุณจะรู้สึกได้ว่าเกิดอะไรขึ้น
- เพื่อที่จะปิดกระแส การหยุดทำงานเพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ ฉันสังเกตเห็นว่า เช่น หากฉันหยุดทำงาน นอนดูโทรศัพท์ อ่าน ดู และสมองยังทำงานอยู่ ความเหนื่อยล้าก็ไม่หายไป การนอนราบและบังคับตัวเองไม่ทำอะไรเลยช่วยได้มาก (รวมถึงการจิ้มโทรศัพท์ด้วย) ในช่วง 10 นาทีแรกเป็นเรื่องยากมากที่จะออกจากกิจกรรม ส่วนอีก 10 นาทีต่อมา ความคิดนับล้านจะเข้ามาในใจว่าจะทำทุกอย่างให้ถูกต้องได้อย่างไร แต่ต่อมาคือความสะอาด
การพักผ่อนสมองเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็น และเนื่องจากเป็นเรื่องยากมากที่จะทันช่วงเวลานี้ คุณเพียงแค่ต้องทำอย่างสม่ำเสมอ
เวลาสำหรับการพักผ่อน/ชีวิต/ครอบครัว
ตามที่ฉันเขียนไปแล้วฉันเป็นคนที่ต้องอาศัยผลตอบรับเชิงบวก แต่ฉันสามารถสร้างมันขึ้นมาเองได้: นี่เป็นทั้งโบนัสและปัญหา
ตั้งแต่วินาทีที่ฉันเริ่มติดตามงานทั้งหมดของฉัน ฉันชื่นชมตัวเองที่ทำภารกิจสำเร็จได้ เมื่อถึงจุดหนึ่ง ฉันเปลี่ยนจากสภาวะ "มีชีวิตการทำงานที่มั่นคง" มาเป็น "ตอนนี้ฉันเป็นซูเปอร์ฮีโร่และสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้" โดยทำงานถึง 60 ภารกิจต่อวัน
ฉันจัดสมดุลระหว่างงานกับงานบ้าน และรวมงานบ้านไว้ในรายการประจำวันด้วย แต่ปัญหาอยู่ที่งานบ้านจริงๆ และคุณต้องการเวลาพักผ่อนและครอบครัวอย่างแน่นอน
คนงานถูกไล่ออกจากโรงงานตอน 6 โมงเช้า แต่ผู้ประกอบการกลับรู้สึกตื่นเต้นเมื่อทำงานเช่นกัน ปรากฎว่าเป็นปัญหาเดียวกันกับการไม่สามารถจับช่วงเวลาของ "ความเหนื่อยล้าทางจิตใจ" ได้: เมื่อทำงานเสร็จแล้วคุณลืมไปว่าคุณต้องมีชีวิตอยู่จริงๆ
เป็นเรื่องยากมากที่จะหลุดออกจากกระแสเมื่อทุกอย่างได้ผลและคุณได้รับกระแสจากกระแส คุณต้องบังคับตัวเองด้วย
ความเหนื่อยล้าไม่ได้มาจากความปรารถนาที่จะ "นอนราบ" แต่มาจากความผิดปกติของอารมณ์ ("ทุกอย่างน่ารำคาญตั้งแต่เช้า") ความยากลำบากในการรับรู้ข้อมูล และความสามารถในการเปลี่ยนบริบทลดลง
การหาเวลาพักผ่อนเป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่าจะเป็นเรื่องแย่ก็ตาม สิ่งสำคัญคือสิ่งนี้จะไม่ส่งผลกระทบต่อคุณในภายหลัง มันไม่เจ๋งเลยที่จะพอใจกับประสิทธิภาพการทำงานของคุณเป็นเวลาสองเดือน แล้วอยู่ในสภาพที่ทุกอย่างน่าเบื่อและคุณไม่สามารถมองเห็นผู้คนได้
ในท้ายที่สุด เราไม่ได้มีชีวิตอยู่เพียงเพื่อประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่ยังมีสิ่งที่น่าสนใจและน่าทึ่งอีกมากมายในโลก 😉
โดยทั่วไป สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงการพิจารณาโดยประมาณว่า โดยทั่วไปแล้ว การจัดระเบียบงานและกระบวนการที่ไม่ใช่งานนั้นคุ้มค่า (ใหม่) อย่างไร ในส่วนที่สอง ฉันจะบอกคุณว่าฉันใช้เครื่องมือใดในการดำเนินการนี้ และผลลัพธ์ใดบ้างที่ได้รับ
ป.ล. หัวข้อนี้สำคัญมากสำหรับฉันจนฉันเริ่มช่องโทรเลขแยกต่างหากซึ่งฉันแบ่งปันความคิดของฉันเกี่ยวกับเรื่องนี้ เข้าร่วมกับเรา -
ที่มา: will.com