ฉันพยายามจัดการงานอย่างเป็นระบบประมาณ 20-25 ครั้ง และความพยายามแต่ละครั้งก็ล้มเหลวอย่างที่ฉันเข้าใจในตอนนี้ด้วยเหตุผลสองประการ
ประการแรก เพื่ออุทิศเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้น คุณต้องเข้าใจว่าเหตุใดจึงทำเช่นนี้
คุณเริ่มจัดการงาน ใช้เวลากับงานเหล่านั้น ทำงานน้อยลง ทุกอย่างเริ่มสะสม - เพื่ออะไร?
งานใด ๆ ก็ทำยากเมื่อคุณไม่เข้าใจว่าทำไม “การสั่งชีวิต” ไม่ใช่เป้าหมายที่เหมาะสมที่สุด เนื่องจาก “ชีวิตที่มีระเบียบ” เป็นปรากฏการณ์ที่ค่อนข้างคลุมเครือ แต่ “ลดระดับความวิตกกังวลด้วยการลดระดับความไม่แน่นอน” นั้นเป็นเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงและดีกว่ามาก ซึ่งสามารถใช้เวลาวันละหนึ่งชั่วโมงได้อย่างง่ายดาย
ประการที่สอง วิธีการทั้งหมดที่ฉันได้อ่านจะอธิบายสถานะสุดท้ายของกระบวนการทันที “คุณต้องใช้ ToDoIst แบ่งออกเป็นโปรเจ็กต์ บูรณาการกับปฏิทิน ทบทวนงานประจำสัปดาห์ จัดลำดับความสำคัญ…” นี่เป็นเรื่องยากที่จะเริ่มดำเนินการทันที ในการพัฒนาซอฟต์แวร์ผมเชื่อว่าคุณต้องใช้ — ซ้ำๆ
ดังนั้น ฉันจะพูดถึง "การวนซ้ำ" ของฉัน และบางทีมันอาจจะมีประโยชน์สำหรับคุณในรูปแบบเดียวกัน ท้ายที่สุดแล้ว อะไรคือเหตุผลที่ดีที่จะใช้ช่วงวันหยุดเดือนพฤษภาคมเพื่อกลับไปทำงานโดยใช้กระบวนทัศน์ใหม่ (ค่อนข้าง)?
คุณสามารถอ่านว่าฉันมาถึงสิ่งนี้ได้อย่างไร .
Trello สองสามรายการ
เราสร้างเพียง 4 รายการ ใช้แอปพลิเคชันเดสก์ท็อปและมือถือ
รายการ:
- สิ่งที่ต้องทำ - จดงานทั้งหมดที่อยู่ในใจไว้ที่นี่ และจดบันทึกทันทีที่นึกได้ “ทิ้งขยะ” เป็นหน้าที่ “ล้างจาน” เป็นหน้าที่ “กำหนดการประชุมวางแผน” เป็นงาน ดีและอื่น ๆ แม้แต่สิ่งที่ชัดเจนหรือสำคัญที่สุดก็สามารถลืมได้หากมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นหรือคุณเพิ่งมีวันที่ยากลำบาก
- สิ่งที่ต้องทำสำหรับวันนี้ - ทุกเย็นฉันจะย้ายสิ่งต่างๆ จากกระดาน "สิ่งที่ต้องทำ" ไปยังกระดาน "สิ่งที่ต้องทำสำหรับวันนี้" หากงานของคุณบางส่วนยังคงอยู่ที่นั่นในตอนเย็น นั่นเป็นเรื่องปกติ ดูข้อมูลเพิ่มเติมด้านล่าง เมื่อเวลาผ่านไป คุณเริ่มเข้าใจว่าสามารถมีงานได้กี่งานในรายการ เพื่อให้งานส่วนใหญ่แล้วเสร็จในวันที่วางแผนไว้
- ทำวันนี้. บอร์ดนี้เป็นวิธีหลักในการลดความวิตกกังวลว่า “วันนี้ฉันไม่ได้ทำอะไรเลย” และเป็นวิธีที่ดีในการไตร่ตรองเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดระเบียบตนเอง ฉันกำลังจดงานทั้งหมดที่ฉันทำในวันนี้ไว้ที่นี่ แม้แต่งานที่ไม่อยู่ในรายการที่วางแผนไว้ก็ตาม “ ฉันโทรหาวาสยาเกี่ยวกับเอกสาร” เขาเขียนลงไป “พวกเขาขอให้ฉันเซ็นเอกสาร” ฉันเขียนลงไป “เราได้หารือเกี่ยวกับข้อตกลงกับแอนตันแล้ว” เขาเขียนไว้ ด้วยวิธีนี้ ในตอนท้ายของวัน คุณจะเข้าใจว่าจริงๆ แล้วคุณใช้เวลาไปกับอะไร และสิ่งที่คุณอาจเหลือจากงานเหล่านั้นเพียงเพื่อบรรลุตามแผนเท่านั้น
- เสร็จสิ้น—รายการงานที่เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมด ในตอนต้นหรือตอนท้ายของวัน ฉันจะย้ายจาก "เสร็จสิ้นวันนี้" เป็น "เสร็จสิ้น" โดยพื้นฐานแล้ว มันเป็นถังขยะที่คุณสามารถหางานที่ทำเสร็จแล้วได้ และจำเป็นต้องทำความสะอาดเป็นประจำ
Trello "ปฏิทินขนาดเล็ก"
เมื่อถึงจุดหนึ่ง จะเห็นได้ชัดว่างานบางอย่างมีกำหนดเวลาที่แน่นอน และคุณคงไม่อยากลืมงานเหล่านั้นในระหว่างสัปดาห์ เพื่อที่จะได้ไม่ต้องวางแผนอย่างอื่นในเวลานี้ ฉันมีปัญหากับปฏิทินมาโดยตลอด ดังนั้นฉันจึงเพิ่มกระดานหลายอันที่มีชื่อ "สิ่งที่ต้องทำสำหรับวันจันทร์" "สิ่งที่ต้องทำสำหรับวันอังคาร" ฯลฯ ซึ่งฉันเริ่มแสดงรายการเวลาที่ผูกไว้กับ- สิ่งที่ควรทำ
ดังนั้นเวลามีคนถามผมว่า “วันพฤหัสบดี 16 โมงเราจะคุยกันได้ไหม?” - ฉันแค่ไปที่กระดานที่เหมาะสมและดูสิ่งที่เราเขียนไว้ที่นั่นในเวลานี้ และเราต้องไม่ลืมที่จะถ่ายโอนงานระหว่างรายการที่ตรงเวลาระหว่างสัปดาห์ เช่น “สิ่งที่ต้องทำสำหรับวันพฤหัสบดี” เมื่อวันพฤหัสบดีมาถึง เป็น “สิ่งที่ต้องทำสำหรับวันนี้”
ทำไมไม่ใส่ปฏิทินล่ะ? สำหรับฉัน การใช้ยูทิลิตี้สองรายการพร้อมกันเป็นเรื่องยากมาก ถ้าผมใช้ปฏิทินนี้ผมจะต้องเข้าไปกรอกและเช็คเป็นประจำว่าลืมอะไรไปหรือเปล่า...
เมื่อมาถึงจุดนี้ ฉันมาถึงขีดจำกัดของ Trello แล้ว ปัญหาหลักคือมีการบันทึกงานมากกว่า 50 งานต่อวัน และมีงานจำนวนมากพอสมควรซึ่งเชื่อมโยงกับทั้งรายการทั่วไปและรายการที่เชื่อมโยงกับวัน ฉันจะเข้าใจได้อย่างไรว่าฉันได้เขียนงานที่ฉันต้องทำไปแล้ว? รายการที่ซ้ำกันเริ่มปรากฏให้เห็น จะจัดลำดับความสำคัญของงานทั้งหมดสำหรับโครงการใดโครงการหนึ่งไปพร้อมๆ กันได้อย่างไร จะทำให้คนอื่นมีโอกาสดูแผนปฏิทินของคุณได้อย่างไร?
ฉันต้องการระบบที่ในขณะที่ยังคงความสะดวก:
- ฉันสามารถจัดกลุ่มงานตามโครงการได้
- มีลิงก์ปฏิทิน (ทำพรุ่งนี้) และโอนสิ่งนี้ไปยังงานสำหรับวันนี้โดยอัตโนมัติเมื่อถึงวัน
- จะรวมเข้ากับปฏิทิน Google
ที่นี่ฉันกลับมาที่ ToDoist และในขั้นตอนนี้กลายเป็นวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมที่สุด
เธรดปัจจุบันใน ToDoist
กล่องขาเข้า
ฉันเขียนงานที่เข้ามาลงใน Inbox ซึ่งฉันพยายามจัดเรียงทันที การแยกวิเคราะห์หมายถึง:
- การกำหนดวันที่งานจะเสร็จสิ้น (สำหรับงานสั้น ๆ ฉันมักจะตั้งวันนี้และตอนเย็นฉันเข้าใจว่าจริง ๆ แล้วจะทำได้เมื่อใด)
- การกำหนดโครงการที่สามารถระบุแหล่งที่มาของงานได้ (สำหรับสถิติและความสามารถในการเปลี่ยนลำดับความสำคัญของงานทั้งหมดในโครงการ)
งานที่อยู่ในใจและไม่จำเป็นต้องทำในอนาคตอันใกล้นี้เข้าสู่โครงการ ส่วนบุคคลที่ไม่มีหมวดหมู่ (“นำที่วางแก้วขึ้นรถ”) และ งานที่ไม่มีหมวดหมู่ (“ลองนึกถึงเวลาที่เราจะจัดเซสชั่นประชาสัมพันธ์เชิงกลยุทธ์ได้”) ToDoist ช่วยให้คุณสามารถมอบหมายงานที่เกิดซ้ำได้ ดังนั้นทุกสุดสัปดาห์ฉันจะมีงานที่เรียกว่า "Uncategorized Personal" และทุกวันจันทร์ "Uncategorized Work"
การรวมปฏิทิน
ToDoist ทำงานร่วมกับ Google Calendar ได้อย่างสมบูรณ์แบบในทั้งสองทิศทาง ฉันแชร์ปฏิทินกับเพื่อนร่วมงาน เพื่อให้พวกเขาเห็นว่าไม่สามารถติดต่อฉันได้เมื่อใด
ในเวลาเดียวกัน งานจากปฏิทินจะถูกโอนไปในทิศทางตรงกันข้าม: ฉันสามารถพูดว่า "Seryoga ดูเวลาของฉันในวันศุกร์แล้วเขียนการประชุมที่นั่น" ซึ่งจะปรากฏทั้งในปฏิทินและใน ToDoist จริงๆ แล้ว ฉันเริ่มใช้ปฏิทินเป็นครั้งแรกโดยไม่ต้องสร้างกิจกรรมในนั้น
กำลังประมวลผลงานขาเข้าที่ไม่ดำเนินการ
ฉันไม่บังคับเร่งรีบทำงานทันที ยกเว้นงานที่เห็นไฟชัดเจน “เราจำเป็นต้องติดต่อฝ่ายบริหารของบริษัท ABC อย่างเร่งด่วน เนื่องจากเซิร์ฟเวอร์ล่มและไม่มีการตอบสนองจากพนักงาน” เห็นได้ชัดว่าเป็นงานเร่งด่วนที่ไม่สามารถเลื่อนออกไปได้ แต่ “Zhenya ฉันโทรหาคุณตอนนี้เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับ a โครงการใหม่" กลายเป็น "กำหนดเวลาที่คุณสามารถพูดคุยกับ X เกี่ยวกับ Y" ซึ่งจะกลายเป็นงาน "บอก X ว่าเราสามารถพูดคุยได้แล้ว" และงาน "พูดคุยกับ X เกี่ยวกับ Y" ซึ่งมีกำหนดเวลาอยู่แล้ว งานที่เข้ามาเกือบทั้งหมดจะกลายเป็น "กำหนดการ..." ก่อน
การจัดลำดับความสำคัญของงาน
งานทั้งหมดที่รวมอยู่ในวันนั้นไม่สามารถทำให้เสร็จสิ้นได้ เมื่อสังเกตตัวเองฉันก็รู้สิ่งต่อไปนี้ (แต่ละตัวเลขจะแตกต่างกัน แต่สิ่งสำคัญคือการได้ข้อสรุป)
- ในแต่ละวันฉันเขียนงานประมาณ 50-70 งาน
- ฉันสามารถทำงานได้ถึง 30 อย่างสบายๆ (โดยไม่รู้สึกเหนื่อยเลยในตอนท้ายของวัน)
- หลังจากทำภารกิจได้มากถึง 50 ภารกิจ ฉันจะเหนื่อยแต่ไม่วิกฤต
- ฉันสามารถทำงานให้เสร็จได้ 70 งาน แต่หลังจากนั้นฉันจะมีปัญหาในการออกจาก "กระแสของคนบ้างาน" นอนหลับยาก และโดยทั่วไปจะเข้าสังคมได้นิดหน่อย
จากนี้ฉันตัดสินใจว่าจะทำอะไรในวันนี้ ToDoist มีการจัดลำดับความสำคัญของแต่ละงาน ดังนั้นในตอนเช้าฉันจึงเลือกงานสำคัญที่ต้องทำให้เสร็จ และทำงานที่เหลือให้เสร็จตามความสามารถและความปรารถนาของฉัน ทุกๆ วัน ฉันจะถ่ายโอนงานประมาณ 40-20 งานไปยังงานถัดไป สิ่งที่น่าสนใจคืองานในวันถัดไปกลายเป็น 60-70 งานอีกครั้ง
การรักษาสถิติ
ฉันอยากจะเข้าใจโดยทั่วไปว่าวันนี้ใช้เวลาไปกับเรื่องงานไปเท่าไหร่และเรื่องไหน สำหรับสิ่งนี้ฉันใช้แอปพลิเคชัน ซึ่งอยู่บนโทรศัพท์และแล็ปท็อป และประวัติตำแหน่งของ Google Maps (ใช่ ฉันไม่หวาดระแวง)
เราอาศัยอยู่นอกเมือง ดังนั้นการใช้เวลาบนท้องถนนอย่างชาญฉลาดจึงสามารถนำมาใช้ได้ ตอนนี้เมื่อฉันไม่เหนื่อย ฉันจะฟังหนังสือเสียงระหว่างเดินทางเพื่อที่ฉันจะได้ใช้เวลา 40 นาทีนี้
ฉันยังไม่ได้รวบรวมข้อมูล โดยสร้าง Data Lake ส่วนบุคคลขึ้นมา เมื่อถึงเวลาฉันจะไปให้ถึง
จะไม่มีข้อสรุป
- ชีวิตของคนยุคใหม่คืองานที่เข้ามามากมาย จะไม่สามารถลดได้ เราต้องเรียนรู้ที่จะจัดการกระแสนี้
- ความวิตกกังวลส่วนใหญ่มาจากความไม่รู้ในอนาคต ถ้าเราเข้าใจสิ่งที่รอเราอยู่ในอีกไม่กี่วันข้างหน้า ความวิตกกังวลก็จะน้อยลงอย่างเห็นได้ชัด
- ด้วยเหตุนี้คุณจึงสามารถใช้เวลาจัดวันของคุณได้ ฉันรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นวันนี้ พรุ่งนี้จะเกิดอะไรขึ้น และฉันไม่ลืมงานเหล่านั้นที่ฉันเคยลืม
- การติดตามงานไม่ได้สิ้นสุดในตัวเอง แต่เป็นวิธีการศึกษาด้วยตนเองหากคุณต้องการ สิ่งที่คุณเคยขี้เกียจเกินกว่าจะทำหรือสิ่งที่คุณไม่เคยทำได้กลายเป็นเรื่องง่ายที่จะทำมากขึ้น โดยทั่วไปแล้ว หลายๆ คน (รวมถึงฉันด้วย) จะรู้สึกดีขึ้นเมื่อต้องมอบหมายงานจากโลกภายนอก การติดตามงานเป็นวิธีหนึ่งในการกำหนดงานให้กับตัวคุณเองและเรียนรู้ที่จะดำเนินชีวิตตามความปรารถนาของคุณ
- งานไม่ได้สิ้นสุดในตัวเอง เป้าหมายคือการจัดตารางการทำงานเพื่อให้คุณมีเวลาว่างที่คาดเดาได้เมื่อคุณสามารถดูแลตัวเอง ครอบครัว และความสนใจของคุณได้
ที่มา: will.com