สวัสดีทุกคน. หลังจาก ผ่านไปหกเดือน ในระหว่างนั้นฉันได้ไปพูดในการประชุมอีกสองครั้งและบรรยายในหัวข้อการจัดการความรู้ในบริษัทไอทีขนาดใหญ่สองแห่ง ในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน ฉันตระหนักว่าในด้านไอทียังคงเป็นไปได้ที่จะพูดคุยเกี่ยวกับการจัดการความรู้ในระดับ "เริ่มต้น" หรือเพียงแค่ตระหนักว่าแผนกต่างๆ ของบริษัทใดก็ตามจำเป็นต้องมีการจัดการความรู้ วันนี้จะมีประสบการณ์ของตัวเองขั้นต่ำ - ฉันต้องการพิจารณามาตรฐานสากลที่มีอยู่ในสาขาการจัดการความรู้
เริ่มจากแบรนด์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในด้านการมาตรฐาน - มาตรฐาน ISO. ลองนึกภาพ มีมาตรฐานที่แยกจากกันทั้งหมดสำหรับระบบการจัดการความรู้โดยเฉพาะ (ISO 30401:2018) แต่วันนี้ฉันจะไม่จมอยู่กับมัน ก่อนที่จะทำความเข้าใจว่า "อย่างไร" ระบบการจัดการความรู้ควรมีลักษณะและทำงาน คุณต้องยอมรับว่าตามหลักการแล้วจำเป็น
ยกตัวอย่าง ISO 9001: 2015 (ระบบการจัดการคุณภาพ) ตามชื่อที่แสดง นี่คือมาตรฐานสำหรับระบบการจัดการคุณภาพโดยเฉพาะ เพื่อให้ได้รับการรับรองมาตรฐานนี้ องค์กรต้องมั่นใจว่ากระบวนการทางธุรกิจและผลิตภัณฑ์และ/หรือบริการมีความโปร่งใสและราบรื่น กล่าวอีกนัยหนึ่ง ใบรับรองหมายความว่าทุกอย่างในบริษัทของคุณทำงานอย่างชัดเจนและราบรื่น คุณเข้าใจถึงความเสี่ยงขององค์กรกระบวนการในปัจจุบัน คุณรู้วิธีควบคุมความเสี่ยงเหล่านี้ และคุณมุ่งมั่นที่จะลดความเสี่ยงให้เหลือน้อยที่สุด
การจัดการความรู้เกี่ยวอะไรกับเรื่องนี้? นี่คือสิ่งที่ต้องทำ:
7.1.6 องค์ความรู้องค์กร
องค์กรต้องกำหนดความรู้ที่จำเป็นในการดำเนินกระบวนการและเพื่อให้บรรลุความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์และบริการ
ความรู้จะต้องได้รับการบำรุงรักษาและเผยแพร่ตามขอบเขตที่ต้องการ
เมื่อพิจารณาความต้องการและแนวโน้มที่เปลี่ยนแปลงไป องค์กรต้องคำนึงถึงความรู้ที่มีอยู่ และกำหนดวิธีการรับหรือให้การเข้าถึงความรู้เพิ่มเติมและปรับปรุงความรู้
หมายเหตุ 1: ความรู้ขององค์กรคือความรู้เฉพาะสำหรับองค์กร ส่วนใหญ่มาจากประสบการณ์
ความรู้คือข้อมูลที่ใช้และแลกเปลี่ยนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร
หมายเหตุ 2 ฐานความรู้ขององค์กรอาจเป็น:
ก) แหล่งข้อมูลภายใน (เช่น ทรัพย์สินทางปัญญา ความรู้ที่ได้รับจากประสบการณ์ บทเรียนที่ได้รับจากโครงการที่ล้มเหลวหรือประสบความสำเร็จ การรวบรวมและการแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ที่ไม่มีเอกสาร ผลลัพธ์ของการปรับปรุงกระบวนการ ผลิตภัณฑ์ และบริการ)
b) แหล่งข้อมูลภายนอก (เช่น มาตรฐาน วิชาการ การประชุม ความรู้ที่ได้รับจากลูกค้าและซัพพลายเออร์ภายนอก)
และด้านล่างตามไฟล์แนบ:
ข้อกำหนดความรู้ขององค์กรได้รับการแนะนำเพื่อ:
ก) ปกป้ององค์กรจากการสูญเสียความรู้ เช่น เนื่องจาก:
- การหมุนเวียนของพนักงาน
- ไม่สามารถรับและแลกเปลี่ยนข้อมูลได้
b) ส่งเสริมให้องค์กรได้รับความรู้ เช่น ผ่าน:
- การเรียนรู้จากการลงมือทำ
- การให้คำปรึกษา;
- การเปรียบเทียบ
ดังนั้นมาตรฐาน ISO ในด้านการจัดการคุณภาพระบุว่าเพื่อให้มั่นใจในคุณภาพของกิจกรรมองค์กรจะต้องมีส่วนร่วมในการจัดการความรู้ ถูกต้องไม่มีทางเลือกอื่น - "ต้อง". มิฉะนั้นความไม่สอดคล้องและลาก่อน ข้อเท็จจริงนี้เพียงอย่างเดียวดูเหมือนจะบอกเป็นนัยว่านี่ไม่ใช่ทางเลือกในองค์กร เนื่องจากการจัดการความรู้ในด้านไอทีมักได้รับการปฏิบัติ แต่เป็นองค์ประกอบบังคับของกระบวนการทางธุรกิจ
นอกจากนี้ มาตรฐานยังอธิบายถึงความเสี่ยงที่การจัดการความรู้ได้รับการออกแบบมาเพื่อกำจัด ในความเป็นจริงพวกเขาค่อนข้างชัดเจน
ลองนึกภาพ... ไม่ ไม่ใช่แบบนั้น - โปรดจำสถานการณ์จากอาชีพของคุณเมื่อคุณต้องการข้อมูลบางอย่างในการทำงานจริงๆ และผู้ให้บริการเพียงรายเดียวในขณะนั้นคือช่วงพักร้อน/การเดินทางเพื่อธุรกิจ ลาออกจากบริษัทโดยสิ้นเชิง หรือเพียงแค่ป่วย . คุณจำได้ไหม? ฉันคิดว่าพวกเราเกือบทุกคนต้องรับมือกับเรื่องนี้ คุณรู้สึกอย่างไรในขณะนั้น?
หากผ่านไประยะหนึ่งฝ่ายบริหารของแผนกกำลังมองหาความล้มเหลวในการดำเนินการตามกำหนดเวลาของโครงการ แน่นอนว่าพวกเขาจะหาคนที่จะตำหนิและใจเย็นกับเรื่องนั้น แต่สำหรับคุณเป็นการส่วนตัวในช่วงเวลาที่คุณต้องการความรู้ความเข้าใจที่ว่า “RM คือการตำหนิที่ไปบาหลีและไม่ทิ้งคำแนะนำใด ๆ ในกรณีที่มีคำถาม” แน่นอนว่าเขาต้องตำหนิ แต่สิ่งนี้จะไม่ช่วยแก้ปัญหาของคุณ
หากความรู้ได้รับการบันทึกไว้ในระบบที่เข้าถึงได้สำหรับผู้ที่ต้องการความรู้ เรื่องราวของ "รีสอร์ท" ที่อธิบายไว้ก็แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย ดังนั้นจึงรับประกันความต่อเนื่องของกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งหมายความว่าการลาพักร้อน การลาออกของพนักงาน และปัจจัยรถบัสฉาวโฉ่จะไม่เป็นภัยคุกคามต่อองค์กร - คุณภาพของผลิตภัณฑ์/บริการจะยังคงอยู่ในระดับปกติ
หากบริษัทมีแพลตฟอร์มสำหรับการแลกเปลี่ยนและจัดเก็บข้อมูลและประสบการณ์ และยังได้สร้างวัฒนธรรม (นิสัย) ในการใช้แพลตฟอร์มนี้ด้วย พนักงานก็ไม่จำเป็นต้องรอคำตอบจากเพื่อนร่วมงานเป็นเวลาหลายวัน (หรือแม้แต่ค้นหาเป็นเวลาหลายวัน) สำหรับเพื่อนร่วมงานคนนี้) และพักงานของคุณไว้
ทำไมฉันถึงพูดถึงนิสัย? เพราะการสร้างฐานความรู้ให้คนเริ่มใช้งานนั้นไม่เพียงพอ เราทุกคนคุ้นเคยกับการค้นหาคำตอบสำหรับคำถามของเราบน Google และโดยส่วนใหญ่แล้วเรามักจะเชื่อมโยงอินทราเน็ตเข้ากับแอปพลิเคชันวันหยุดและกระดานประกาศ เราไม่มีนิสัยชอบ "ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับกรอบงาน Agile" (ตัวอย่าง) บนอินทราเน็ต ดังนั้นแม้ว่าเราจะมีฐานความรู้ที่ยอดเยี่ยมที่สุดในหนึ่งวินาที แต่ก็ไม่มีใครจะเริ่มใช้มันในวินาทีถัดไป (หรือแม้แต่เดือนหน้า) - ไม่มีนิสัย การเปลี่ยนนิสัยเป็นเรื่องที่เจ็บปวดและใช้เวลานาน ไม่ใช่ทุกคนที่พร้อมสำหรับสิ่งนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพวกเขา “ทำงานแบบเดียวกัน” เป็นเวลา 15 ปี แต่หากไม่มีสิ่งนี้ โครงการริเริ่มด้านความรู้ของบริษัทก็จะล้มเหลว นี่คือสาเหตุที่ผู้เชี่ยวชาญด้าน KM เชื่อมโยงการจัดการความรู้กับการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างแยกไม่ออก
นอกจากนี้ยังควรให้ความสนใจกับความจริงที่ว่า "เมื่อพิจารณาถึงความต้องการและแนวโน้มที่เปลี่ยนแปลงไปองค์กรจะต้องคำนึงถึงความรู้ที่มีอยู่ ... " เช่น พัฒนาวัฒนธรรมในการอ้างถึงประสบการณ์ก่อนหน้านี้เมื่อทำการตัดสินใจในโลกที่เปลี่ยนแปลงไป และสังเกตอีกครั้ง "ต้อง".
อย่างไรก็ตาม ย่อหน้าเล็กๆ ของมาตรฐานนี้บอกเล่าประสบการณ์ได้มากมาย โดยปกติแล้ว เมื่อพูดถึงการจัดการความรู้ แบบเหมารวมจะเริ่มแนะนำรูปภาพของฐานความรู้ที่มีเอกสารหลายร้อยฉบับวางอยู่ในรูปแบบของไฟล์ (กฎระเบียบ ข้อกำหนด) แต่ ISO พูดถึงประสบการณ์ ความรู้ที่ได้รับจากประสบการณ์ที่ผ่านมาของบริษัทและพนักงานแต่ละคนคือสิ่งที่ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดซ้ำๆ ตัดสินใจได้อย่างมีกำไรมากขึ้นในทันที และแม้แต่สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ด้วย ในบริษัทที่เติบโตเต็มที่ที่สุดในสาขาการจัดการความรู้ (รวมถึงบริษัทในรัสเซียด้วย) การจัดการความรู้ถือเป็นวิธีการในการเพิ่มมูลค่าทุนของบริษัท การสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ การพัฒนาแนวคิดใหม่ และกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพ นี่ไม่ใช่ฐานความรู้ แต่เป็นกลไกในการสร้างสรรค์นวัตกรรม ช่วยให้เราเข้าใจเรื่องนี้ได้ละเอียดยิ่งขึ้น คู่มือ PMBOK ของ PMI.
PMB ตกลง เป็นคู่มือองค์ความรู้การบริหารโครงการ หนังสือคู่มือ PM คู่มือฉบับที่ 2016 (XNUMX) นี้ได้แนะนำหัวข้อเกี่ยวกับการจัดการบูรณาการโครงการ ซึ่งรวมถึงหัวข้อย่อยเกี่ยวกับการจัดการความรู้ของโครงการด้วย ย่อหน้านี้ถูกสร้างขึ้น "ตามความคิดเห็นของผู้ใช้คู่มือ" เช่น กลายเป็นผลงานจากประสบการณ์ในการใช้คู่มือฉบับก่อนในสภาพจริง และความเป็นจริงต้องการการจัดการความรู้!
ผลลัพธ์หลักของรายการใหม่คือ "การลงทะเบียนบทเรียนที่เรียนรู้" (ในมาตรฐาน ISO ที่อธิบายไว้ข้างต้นมีการกล่าวถึงเช่นกัน) นอกจากนี้ ตามที่ฝ่ายบริหารระบุว่า การรวบรวมทะเบียนนี้ควรดำเนินการตลอดการดำเนินโครงการ ไม่ใช่เมื่อเสร็จสิ้นเมื่อถึงเวลาวิเคราะห์ผลลัพธ์ ในความคิดของฉัน สิ่งนี้คล้ายกับการย้อนหลังแบบ Agile มาก แต่ฉันจะเขียนโพสต์แยกต่างหากเกี่ยวกับเรื่องนี้ ข้อความคำต่อคำใน PMBOK อ่านได้ดังนี้:
การจัดการความรู้โครงการเป็นกระบวนการของการใช้ความรู้ที่มีอยู่และสร้างความรู้ใหม่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการและส่งเสริมการเรียนรู้ในองค์กร
พื้นที่ความรู้การจัดการบูรณาการโครงการจำเป็นต้องบูรณาการผลลัพธ์ที่ได้รับจากพื้นที่ความรู้อื่นๆ ทั้งหมด
แนวโน้มที่เกิดขึ้นในกระบวนการบูรณาการรวมถึงแต่ไม่จำกัดเฉพาะ:
...
• การจัดการความรู้โครงการ
ลักษณะการทำงานแบบเคลื่อนที่และเปลี่ยนแปลงไปของพนักงานที่เพิ่มมากขึ้นยังต้องใช้กระบวนการที่เข้มงวดมากขึ้นในการกำหนดความรู้ตลอดวงจรชีวิตของโครงการ และถ่ายโอนไปยังกลุ่มเป้าหมาย เพื่อไม่ให้ความรู้สูญหาย
***
ประโยชน์ที่สำคัญของกระบวนการนี้คือ ความรู้ที่ได้รับมาก่อนหน้านี้ขององค์กรจะถูกนำมาใช้เพื่อให้ได้มาหรือปรับปรุงผลลัพธ์ของโครงการ และความรู้ที่ได้รับจากโครงการปัจจุบันยังคงมีอยู่เพื่อสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรและโครงการในอนาคตหรือขั้นตอนดังกล่าว กระบวนการนี้ดำเนินต่อไปตลอดทั้งโครงการ
ฉันจะไม่คัดลอกและวางส่วนขนาดใหญ่ทั้งหมดของคู่มือที่นี่ คุณสามารถทำความคุ้นเคยและสรุปผลได้อย่างเหมาะสม คำพูดที่นำเสนอข้างต้นในความคิดของฉันถือว่าเพียงพอแล้ว สำหรับฉันดูเหมือนว่าการมีอยู่ของรายละเอียดดังกล่าวในงานของนายกรัฐมนตรีในการจัดการความรู้ของโครงการได้บ่งชี้ถึงความสำคัญของแง่มุมนี้เมื่อทำงานในโครงการแล้ว อีกอย่างฉันมักจะได้ยินวิทยานิพนธ์ว่า “ใครต้องการความรู้ของเราในแผนกอื่นบ้าง?” ฉันหมายถึงใครต้องการบทเรียนเหล่านี้?
ในความเป็นจริง มักจะเห็นได้ว่าหน่วยมองตัวเองว่าเป็น "หน่วยในสุญญากาศ" ที่นี่เราอยู่กับห้องสมุดของเรา แต่ยังมีส่วนที่เหลือของบริษัท และความรู้เกี่ยวกับห้องสมุดของเราก็ไม่มีประโยชน์สำหรับเธอ เกี่ยวกับห้องสมุด - บางที แล้วกระบวนการประกอบล่ะ?
ตัวอย่างเล็กน้อย: ระหว่างการทำงานในโครงการมีการโต้ตอบกับผู้รับเหมา เช่นกับนักออกแบบ ผู้รับเหมากลายเป็นคนธรรมดาที่พลาดกำหนดเวลาและปฏิเสธที่จะทำงานให้เสร็จโดยไม่ต้องจ่ายเงินเพิ่มเติม RM บันทึกไว้ในบทเรียนที่ลงทะเบียนว่ามันไม่คุ้มค่าที่จะทำงานร่วมกับผู้รับเหมาที่ไม่น่าเชื่อถือรายนี้ ในเวลาเดียวกัน บางแห่งในด้านการตลาดพวกเขาก็กำลังมองหานักออกแบบและพบกับผู้รับเหมารายเดียวกัน และในขณะนี้ มีสองทางเลือก:
ก) หากบริษัทมีวัฒนธรรมที่เป็นที่ยอมรับของประสบการณ์การนำกลับมาใช้ใหม่ เพื่อนร่วมงานจากฝ่ายการตลาดจะดูในบันทึกบทเรียนเพื่อดูว่ามีใครได้ติดต่อกับผู้รับเหมารายนี้แล้วหรือไม่ จะเห็นการตอบรับเชิงลบจาก PM ของเรา และจะไม่เสียเวลาและ เงินที่สื่อสารกับผู้รับเหมาที่ไม่น่าเชื่อถือรายนี้
b) หากบริษัทไม่มีวัฒนธรรมดังกล่าว นักการตลาดจะหันไปหาผู้รับเหมารายเดิมที่ไม่น่าเชื่อถือ สูญเสียเงิน เวลาของบริษัท และอาจขัดขวางแคมเปญส่งเสริมการขายที่สำคัญและเร่งด่วน เป็นต้น
ตัวเลือกใดดูเหมือนจะประสบความสำเร็จมากกว่า? และโปรดทราบว่าไม่ใช่ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการพัฒนาที่เป็นประโยชน์ แต่เกี่ยวกับกระบวนการที่มาพร้อมกับการพัฒนา และกลายเป็นว่าไม่มีประโยชน์สำหรับ RM คนอื่น แต่สำหรับพนักงานที่มีทิศทางแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ดังนั้นข้อสรุป: การพัฒนาไม่สามารถพิจารณาแยกจากการขาย การสนับสนุนทางเทคนิคจากการวิเคราะห์ธุรกิจ และไอทีจากฝ่ายบริหาร ทุกคนในบริษัทมีประสบการณ์การทำงานที่จะเป็นประโยชน์กับบุคคลอื่นในบริษัท และสิ่งเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเป็นตัวแทนของพื้นที่ที่เกี่ยวข้อง
อย่างไรก็ตาม ด้านเทคนิคของโครงการก็มีประโยชน์เช่นกัน พยายามตรวจสอบโครงการในบริษัทของคุณในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา คุณจะแปลกใจว่ามีจักรยานกี่คันที่ถูกคิดค้นขึ้นเพื่อแก้ปัญหาที่คล้ายกัน ทำไม เพราะยังไม่มีกระบวนการแบ่งปันความรู้
ดังนั้นการจัดการความรู้ตามคู่มือ PMI จึงเป็นหน้าที่หนึ่งของ PM ดังที่เราเห็น องค์กรที่มีชื่อเสียงสองแห่งที่ดำเนินการรับรองแบบชำระเงินตามมาตรฐานของตนได้รวมการจัดการความรู้ไว้ในรายการเครื่องมือที่ต้องมีสำหรับการควบคุมคุณภาพและการดำเนินโครงการ เหตุใดผู้จัดการในบริษัทไอทียังเชื่อว่าการจัดการความรู้คือการจัดทำเอกสาร? ทำไมห้องเย็นและห้องสูบบุหรี่ถึงยังเป็นศูนย์กลางการแลกเปลี่ยนความรู้? มันเป็นเรื่องของความเข้าใจและนิสัย ฉันหวังว่าผู้จัดการฝ่ายไอทีจะค่อยๆ ตระหนักถึงสาขาการจัดการความรู้มากขึ้น และประเพณีปากเปล่าจะไม่ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการรักษาความรู้ในบริษัทอีกต่อไป ศึกษามาตรฐานการทำงานของคุณ - มีสิ่งที่น่าสนใจมากมายอยู่ในนั้น!
ที่มา: will.com