Ang isang karaniwang pagkakamali ng mga baguhang negosyante ay hindi sila nagbibigay ng sapat na pansin sa pagkolekta at pagsusuri ng data, pag-optimize ng mga proseso ng trabaho at pagsubaybay sa mga pangunahing tagapagpahiwatig. Nagreresulta ito sa pagbaba ng produktibidad at suboptimal na pag-aaksaya ng oras at mapagkukunan. Kapag ang mga proseso ay masama, kailangan mong itama ang parehong mga error nang maraming beses. Habang dumarami ang bilang ng mga kliyente, lumalala ang serbisyo, at walang pagsusuri ng data walang malinaw na pag-unawa sa kung ano ang kailangang pagbutihin. Bilang resulta, ang mga desisyon ay ginawa sa isang kapritso.
Upang maging mapagkumpitensya, modernong negosyo, bilang karagdagan sa mga de-kalidad na produkto at serbisyo, ay dapat magkaroon ng mga transparent na proseso at mangolekta ng analytical data. Kung wala ito, mahirap maunawaan ang tunay na estado ng mga gawain sa negosyo at gumawa ng mga tamang desisyon. Samakatuwid, mahalagang magkaroon sa iyong arsenal ng mga kinakailangang tool na hindi lamang maginhawang gamitin, ngunit nagbibigay-daan din sa iyo na pasimplehin ang iyong trabaho at lumikha ng mga pinaka-transparent na proseso na posible.
Ngayon mayroong isang malaking bilang ng mga tool at solusyon. Ngunit karamihan sa mga negosyante ay hindi gumagamit ng mga ito dahil hindi nila nakikita ang halaga sa mga ito, o hindi naiintindihan kung paano gamitin ang mga ito, o sila ay mahal, o kumplikado, o 100500 pa. Ngunit ang mga nakaisip nito, natagpuan o lumikha ng mga naturang tool para sa kanilang sarili ay mayroon nang isang kalamangan sa katamtamang termino.
Sa loob ng higit sa 10 taon, lumilikha ako ng mga produkto at solusyon sa IT na tumutulong sa mga negosyo na madagdagan ang kita sa pamamagitan ng automation at digital transformation ng mga proseso. Nakatulong ako na makahanap ng dose-dosenang mga startup at gumawa ng dose-dosenang mga online na tool na ginagamit ng daan-daang libong tao sa buong mundo.
Narito ang isa sa mga magagandang halimbawa sa aking pagsasanay na nagpapakita ng mga benepisyo ng digital transformation. Para sa isang maliit na American law firm, gumawa kami ng team ko ng tool para sa pagbuo ng mga legal na dokumento, pinayagan nito ang mga abogado na makabuo ng mga dokumento nang mas mabilis. At nang maglaon, nang pinalawak ang pag-andar ng tool na ito, lumikha kami ng isang online na serbisyo at ganap na binago ang kumpanya. Ngayon sila ay nagsisilbi sa mga customer hindi lamang sa kanilang lungsod, ngunit sa buong bansa. Sa loob ng tatlong taon, ang capitalization ng kumpanya ay lumago nang maraming beses.
Sa artikulong ito ibabahagi ko sa iyo ang tunay na karanasan sa paglikha ng isang transparent na sistema para sa pagsubaybay sa mga pangunahing tagapagpahiwatig ng negosyo. Susubukan kong itanim ang halaga ng paggamit ng mga digital na solusyon, ipapakita ko na hindi ito mahirap at hindi palaging mahal. Kaya, tayo na!
Paano nagsimula ang lahat ng ito
Kung gusto mong magkaroon ng isang bagay na hindi mo pa nararanasan, kailangan mong gawin ang isang bagay na hindi mo pa nagagawa.
Coco Chanel
Ang aking asawa ay pagod sa pagiging maternity leave, at nagpasya kaming magbukas ng isang maliit na negosyo - isang silid ng palaruan ng mga bata. Dahil mayroon akong sariling negosyo, ang aking asawa ay ganap na nag-aalaga sa silid ng laro, at tumutulong ako sa mga madiskarteng isyu at pag-unlad.
Ang mga detalye ng pagbubukas ng isang negosyo ay isang ganap na naiibang kuwento, ngunit sa yugto ng pagkolekta ng data at pagsusuri ng mga kakumpitensya, bilang karagdagan sa pag-highlight ng mga partikular na problema ng negosyong ito, binigyan namin ng pansin ang mga problema ng mga panloob na proseso na hindi nahirapan ng karamihan sa mga kakumpitensya. .
Sa aking sorpresa, sa ika-21 siglo halos walang nag-iingat ng CRM sa anumang anyo; Kasabay nito, ang mga may-ari mismo ay nagreklamo na ang mga empleyado ay nagnakaw, nagkakamali sa pagkalkula at kailangan nilang gumugol ng maraming oras sa muling pagkalkula at pagsuri sa mga entry sa accounting book, ang data sa mga reserbasyon at deposito ay nawala, ang mga kliyente ay umalis sa hindi malamang dahilan. sila.
Sa pagsusuri sa mga nakolektang data, napagtanto namin na hindi namin gustong ulitin ang kanilang mga pagkakamali at kailangan namin ng isang transparent na sistema na magbabawas sa mga panganib na ito sa pinakamababa. Una sa lahat, nagsimula kaming maghanap ng mga handa na solusyon, ngunit hindi namin mahanap ang mga ganap na nasiyahan sa aming mga kinakailangan. At pagkatapos ay nagpasya akong gumawa ng sarili kong sistema, bagaman hindi perpekto, ngunit gumagana at mura (halos libre).
Kapag pumipili ng isang tool, isinasaalang-alang ko ang mga sumusunod na pamantayan: dapat itong mura, dapat itong nababaluktot at naa-access, at dapat itong madaling gamitin. Maaari akong magsulat ng isang ganap, makapangyarihan at mahal na sistema para sa negosyong ito, ngunit mayroon kaming kaunting oras at maliit na badyet, at hindi namin lubos na naiintindihan kung gagana ang aming proyekto, at hindi makatwiran na gumastos ng maraming mapagkukunan sa ang sistemang ito. Samakatuwid, sa oras ng pagsubok sa hypothesis, nagpasya akong magsimula sa MVP (Minimum Viable Product - minimum viable product) at gumawa ng gumaganang bersyon sa pinakamaikling posibleng panahon na may kaunting pamumuhunan, at sa paglipas ng panahon, tapusin o gawing muli ito.
Bilang resulta, nahulog ang aking pinili sa mga serbisyo ng Google (Drive, Sheets, Calendar). Ang pangunahing pinagmumulan ng impormasyon ng input/output ay ang Google Sheets, dahil ang aking asawa ay may karanasan sa pagtatrabaho sa mga spreadsheet, maaari siyang gumawa ng mga pagbabago nang mag-isa kung kinakailangan. Isinaalang-alang ko rin ang katotohanan na ang tool ay gagamitin din ng mga empleyado na maaaring hindi masyadong mahusay sa paggamit ng isang computer, at ang pagtuturo sa kanila kung paano magpasok ng data sa isang talahanayan ay magiging mas madali kaysa sa pagtuturo sa kanila kung paano magtrabaho kasama ang ilang mga dalubhasang programa tulad ng 1C.
Ang data na ipinasok sa mga talahanayan ay nagbabago sa real time, iyon ay, sa anumang oras maaari mong makita ang sitwasyon ng mga gawain ng kumpanya, ang seguridad ay binuo, maaari mong paghigpitan ang pag-access sa ilang mga tao.
Pag-unlad ng arkitektura at istraktura ng data
Nagbibigay ang playroom ng mga bata ng ilang pangunahing serbisyo.
- Karaniwang pagbisita β kapag ang isang kliyente ay bumili ng oras na ginugol sa playroom ng kanyang mga anak.
- Pinangangasiwaang pagbisita β kapag ang isang kliyente ay bumili ng oras na ginugol sa playroom ng kanyang mga anak at nagbabayad ng dagdag para sa pangangasiwa. Ibig sabihin, maaaring iwan ng kliyente ang bata at gawin ang kanyang negosyo, at ang room worker ay manonood at makikipaglaro sa bata habang wala ang magulang.
- Buksan ang kaarawan β ang kliyente ay umuupa ng isang hiwalay na mesa para sa pagkain at upuan ng mga bisita at nagbabayad para sa isang karaniwang pagbisita sa silid ng laro, habang ang silid ay gumagana tulad ng dati.
- Isinara ang kaarawan β inuupahan ng kliyente ang buong lugar sa panahon ng pagrenta ang silid ay hindi tumatanggap ng ibang mga kliyente;
Mahalagang malaman ng may-ari kung gaano karaming tao ang bumisita sa silid, kung anong edad sila, gaano katagal ang kanilang ginugol, gaano karaming pera ang kanilang kinita, kung gaano karaming mga gastos ang naroon (madalas na nangyayari na ang administrator ay kailangang bumili ng isang bagay o magbayad para sa isang bagay, halimbawa, paghahatid o tubig), Ilang kaarawan ang naroon?
Tulad ng anumang proyekto sa IT, nagsimula ako sa pamamagitan ng pag-iisip sa pamamagitan ng arkitektura ng hinaharap na sistema at paggawa ng istraktura ng data. Dahil ang asawa ang namamahala sa negosyo, alam niya ang lahat ng kailangan niyang makita, kontrolin at pamunuan, kaya siya ang kumilos bilang customer. Magkasama kaming nagsagawa ng brainstorm at gumawa ng mga kinakailangan para sa system, batay sa kung saan naisip ko ang functionality ng system at ginawa ang sumusunod na istraktura ng mga file at folder sa Google Drive:
Ang dokumentong "Buod" ay naglalaman ng pangkalahatang impormasyon sa kumpanya: kita, gastos, analytics
Ang dokumento ng Mga Gastos ay naglalaman ng impormasyon sa buwanang gastos ng kumpanya. Para sa higit na transparency, nahahati sa mga kategorya: mga gastos sa opisina, mga buwis, mga gastos sa tauhan, mga gastos sa advertising, iba pang mga gastos.
buwanang gastos
Talaan ng buod ng mga gastos para sa taon
Naglalaman ang folder ng Income ng 12 Google Sheets file, isa para sa bawat buwan. Ito ang mga pangunahing dokumento sa pagtatrabaho na pinupunan ng mga empleyado araw-araw. Naglalaman ang mga ito ng mandatoryong tab ng dashboard at mga tab para sa bawat araw ng trabaho. Ipinapakita ng tab ng dashboard ang lahat ng kinakailangang impormasyon para sa kasalukuyang buwan para sa mabilis na pag-unawa sa mga gawain, at nagbibigay-daan din sa iyong magtakda ng mga presyo at magdagdag ng mga serbisyo.
Tab ng dashboard
Araw-araw na tab
Sa proseso ng pag-unlad ng negosyo, nagsimulang lumitaw ang mga karagdagang pangangailangan sa anyo ng mga diskwento, subscription, karagdagang serbisyo, at mga kaganapan. Ipinatupad din namin ang lahat ng ito sa paglipas ng panahon, ngunit ipinapakita ng halimbawang ito ang pangunahing bersyon ng system.
Paglikha ng pag-andar
Matapos kong malaman ang mga pangunahing tagapagpahiwatig, gumawa ng arkitektura at pagpapalitan ng data sa pagitan ng mga entidad, sinimulan ko ang pagpapatupad. Ang unang bagay na ginawa ko ay lumikha ng isang Google Sheet na dokumento sa aking folder ng Kita. Gumawa ako ng dalawang tab dito: dashboard at ang unang araw ng buwan, kung saan idinagdag ko ang sumusunod na talahanayan.
Pangunahing worksheet
Ito ang pangunahing worksheet kung saan gagana ang Administrator. Kailangan lang niyang punan ang mga kinakailangang field (minarkahan ng pula), at awtomatikong kalkulahin ng system ang lahat ng kinakailangang indicator.
Upang mabawasan ang mga error sa pag-input at kaginhawahan, ang field na "Uri ng Pagbisita" ay ipinatupad bilang isang drop-down na listahan ng mga serbisyong ibinigay, na maaari naming i-edit sa pahina ng dashboard. Upang gawin ito, nagdaragdag kami ng pag-verify ng data sa mga cell na ito at ipinapahiwatig ang hanay kung saan kukunin ang data.
Upang mabawasan ang pagkakamali ng tao sa mga kalkulasyon, nagdagdag ako ng awtomatikong pagkalkula ng mga oras na ginugol ng kliyente sa silid at ang halaga ng perang dapat bayaran.
Para magawa ito, dapat markahan lang ng Administrator ang oras ng pagdating ng kliyente (column E) at oras ng pag-alis (column F) sa format na HH: MM. Upang kalkulahin ang kabuuang oras na ginugugol ng isang kliyente sa silid ng laro, ginagamit ko ang formula na ito:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Upang awtomatikong kalkulahin ang halaga ng pera para sa paggamit ng mga serbisyo, kailangan naming gumamit ng mas kumplikadong formula, dahil ang presyo ng isang oras ay maaaring mag-iba depende sa uri ng serbisyo. Samakatuwid, kinailangan kong itali ang data sa talahanayan ng mga serbisyo sa pahina ng dashboard gamit ang QUERY function:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Bilang karagdagan sa mga pangunahing aksyon, nagdagdag ako ng mga karagdagang function upang maalis ang mga hindi gustong IFERROR o ISBLANK na mga error, pati na rin ang ROUNDDOWN function - upang hindi mag-abala sa maliliit na bagay, ni-round ko ang huling halaga pababa, patungo sa kliyente.
Bilang karagdagan sa pangunahing kita (oras sa pag-upa), sa isang silid ng palaruan ng mga bata ay may karagdagang kita sa anyo ng mga serbisyo o pagbebenta ng mga laruan, at ang mga empleyado ay gumagawa ng ilang maliliit na gastos, halimbawa, pagbabayad para sa inuming tubig o pagbili ng kendi para sa mga papuri, lahat ng ito ay dapat ding isaalang-alang.
Samakatuwid, nagdagdag ako ng dalawa pang talahanayan kung saan itatala namin ang data na ito:
Upang gawing mas madaling gamitin ang mga palatandaan, kinulayan ko ang mga ito at idinagdag ang conditional formatting sa mga cell.
Ang mga pangunahing talahanayan ay handa na, ngayon kailangan mong ilagay ang mga pangunahing tagapagpahiwatig sa isang hiwalay na talahanayan upang malinaw mong makita kung magkano ang iyong kinita sa isang araw at kung magkano ang perang ito sa cash register at kung magkano ang nasa card.
Para sa kabuuan ng pera ayon sa uri ng pagbabayad, muli kong ginamit ang QUERY function:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°Π»ΠΈΡΠΊΠ°'"Β» ΠΈ Β«=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°ΡΡΠ°'")Sa pagtatapos ng araw ng trabaho, kailangan lang i-double check ng administrator ang kita at hindi na kailangang gumawa ng manu-manong muling pagkalkula. Hindi namin pinipilit ang isang tao na gumawa ng karagdagang trabaho, at maaaring tingnan at kontrolin ng may-ari ang sitwasyon anumang oras.
Handa na ang lahat ng kinakailangang talahanayan, ngayon ay ido-duplicate na lang namin ang tab para sa bawat araw, bilangin ito at kunin ang sumusunod.
Malaki! Halos lahat ay handa na, ang natitira ay ipakita ang lahat ng mga pangunahing tagapagpahiwatig para sa buwan sa tab ng dashboard.
Upang makuha ang kabuuang kita para sa buwan, maaari mong isulat ang sumusunod na formula
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1kung saan ang D1 ay ang cell na may pang-araw-araw na kita, at ang '1', '2' at iba pa ay ang pangalan ng tab. Sa eksaktong parehong paraan nakakakuha ako ng data sa karagdagang kita at mga gastos.
Para sa kalinawan, nagpasya akong ipakita ang kabuuang kakayahang kumita ayon sa kategorya. Upang gawin ito, kailangan kong gumawa ng isang kumplikadong pagpili at pagpapangkat mula sa lahat ng mga tab, at pagkatapos ay i-filter at alisin ang mga walang laman at hindi kinakailangang mga linya.
Pagkakakitaan ayon sa kategorya
Ang pangunahing tool sa accounting ng kita ay handa na, ngayon ay duplicate na lang namin ang file para sa bawat buwan ng taon.
Pagkatapos kong lumikha ng isang tool para sa accounting at pagsubaybay sa kita, nagtakda ako tungkol sa paglikha ng isang talahanayan ng gastos kung saan isasaalang-alang namin ang lahat ng buwanang gastos: upa, payroll, buwis, pagbili ng mga kalakal at iba pang gastos.
Sa kasalukuyang folder ng taon, gumawa ako ng Google Sheet na dokumento at nagdagdag ng 13 tab, isang dashboard at labindalawang buwan dito.
Tab ng dashboard
Para sa kalinawan, sa tab na dashboard ay na-summarize ko ang lahat ng kinakailangang impormasyon sa mga gastos sa pananalapi para sa taon.
At sa bawat buwanang tab ay lumikha ako ng isang talahanayan kung saan susubaybayan namin ang lahat ng mga gastos sa pera ng kumpanya ayon sa kategorya.
Tab ng buwan
Ito ay naging napaka-maginhawa, ngayon maaari mong makita at kontrolin ang lahat ng mga gastos ng kumpanya, at kung kinakailangan, tingnan ang kasaysayan at kahit na gawin ang analytics.
Dahil ang impormasyon sa kita at mga gastos ay matatagpuan sa iba't ibang mga file at hindi masyadong maginhawa upang masubaybayan, nagpasya akong lumikha ng isang file kung saan pinagsama-sama ko ang lahat ng may-katuturang impormasyon na kinakailangan para sa may-ari upang makontrol at pamahalaan ang kumpanya. Pinangalanan ko ang file na ito na "Buod".
Talaan ng buod
Sa file na ito lumikha ako ng isang talahanayan na tumatanggap ng buwanang data mula sa mga talahanayan, para dito ginamit ko ang karaniwang pag-andar:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")kung saan ipinapasa ko ang ID ng dokumento bilang unang argumento, at ang na-import na hanay bilang pangalawang parameter.
Pagkatapos ay pinagsama-sama ko ang taunang balanse: magkano ang kinita, magkano ang ginastos, ano ang tubo, kakayahang kumita. Na-visualize ang kinakailangang data.
At para sa kaginhawahan, upang makita ng may-ari ng negosyo ang lahat ng data sa isang lugar at hindi tumakbo sa pamamagitan ng mga file, isinama ko ang kakayahang pumili ng anumang buwan ng taon at magpakita ng mga pangunahing tagapagpahiwatig sa real time.
Para magawa ito, gumawa ako ng link sa pagitan ng buwan at ID ng dokumento
Pagkatapos ay gumawa ako ng drop-down na listahan gamit ang "Data -> Data Validation", tinukoy ang hanay ng link at na-configure ang pag-import gamit ang isang dynamic na link sa dokumento
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Konklusyon
Tulad ng nakikita mo, ang pagpapabuti ng mga proseso sa iyong negosyo ay hindi kasing hirap na tila, at hindi mo kailangang magkaroon ng anumang sobrang kakayahan upang gawin ito. Siyempre, ang sistemang ito ay may maraming mga pagkukulang, at habang lumalaki ang negosyo imposibleng gamitin ito, ngunit para sa isang maliit na negosyo o sa simula kapag sinusubukan ang isang hypothesis, ito ay isang mahusay na solusyon.
Ang game room na ito ay nagtatrabaho sa solusyon na ito sa ikatlong taon, at sa taong ito lamang, kapag malinaw na nating naiintindihan ang lahat ng mga proseso, alam natin ang ating kliyente at ang merkado. Nagpasya kaming lumikha ng isang ganap na tool sa pamamahala ng online na negosyo.
PS
Ang paggamit ng Google Sheets upang subaybayan ang iyong negosyo ay hindi masyadong maginhawa, lalo na mula sa iyong telepono. Kaya ginawa ko , na nagpapakita ng lahat ng pangunahing tagapagpahiwatig ng negosyo sa real time sa isang maginhawang format
Pinagmulan: www.habr.com