Magandang araw sa lahat! Ngayon gusto kong magbahagi ng isang maliit na halimbawa ng pag-automate ng proseso ng paglikha ng mga kahilingan sa paglabas para sa mga bagong empleyado gamit ang mga produkto ng Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate at Teams. Kapag ipinapatupad ang prosesong ito, hindi mo kakailanganing bumili ng magkahiwalay na PowerApps at Power Automate na mga user plan; sapat na ang isang subscription sa Office365 E1/E3/E5. Gagawa kami ng mga listahan at column sa SharePoint site, tutulungan ka ng PowerApps na gumawa ng form, at magbibigay ang Power Automate ng mga pagkakataon para sa pag-customize ng logic ng mga proseso ng negosyo. Ikokonekta namin ang huling proseso sa koponan ng MS Teams. Huwag nating sayangin ang oras at tingnan kung ano ang mangyayari.
Sa unang yugto, gumawa kami ng mga listahan at detalye. Kailangan namin ng mga listahan:
- Mga kahilingan sa pag-alis ng empleyado
- Mga dibisyon
- HR ayon sa departamento
- Mga tagapangasiwa
Gagampanan ng bawat listahan ang papel nito sa hinaharap, at makikita natin kung alin. Lumikha ng mga detalye at i-configure ang menu ng nabigasyon:
Mga PowerApps
Ngayon, gumawa tayo ng form para sa listahan ng "Mga Kahilingan sa Paglabas ng Empleyado" gamit ang PowerApps. Sa panghuling anyo ito ay magiging ganito:
Sa field na "Empleyado", pipili ka mula sa listahan ng mga user ng Office 365, ang "Petsa ng Paglabas" ay ipinahiwatig mula sa kalendaryo, ang "Dibisyon" ay ipinahiwatig mula sa direktoryo ng departamento, at ang "HR" ay pinili mula sa "HR ayon sa departamento" direktoryo:
Ngunit kinakailangan upang matiyak na ang listahan ng HR na magagamit para sa pagpili ay sinala ng departamentong nakasaad sa form. Gumamit tayo ng formula para mag-filter ng data sa PowerApps. Para sa property na "Mga Item" ng field na "HR" isinusulat namin:
Bukod pa rito, maaari kang gumawa ng maliliit na pagsasaayos sa default na halaga para sa field ng Status sa form. Para sa "Default" na pag-aari ng field na "Katayuan" isinusulat namin:
Kung magbubukas ang form para sa paglikha ng isang elemento, ang value na "Bago" ay isusulat sa field na "Status", kung hindi, ang halaga mula sa column ng SharePoint para sa kasalukuyang elemento ay papalitan sa field ng status sa form.
Ang isa sa mga problema sa PowerApps ay ang kawalan ng kakayahang madaling makuha ang data mula sa mga pangkat ng SharePoint. Dahil dito, hindi madaling i-configure ang visibility/availability ng mga field o object sa form kung gusto mong umasa sa user bilang miyembro ng isang SharePoint group. Ngunit maaari kang gumawa ng isang solusyon. Lalo na para sa layuning ito, gumawa kami ng isang listahan ng mga Administrator nang maaga:
Ang listahang ito ay naglalaman ng field na "Empleyado" na may uri ng "User o Grupo", na ipinapakita lamang sa form, at isang field na "Pangalan", kung saan nakasulat ang pangalan ng napiling empleyado, na ipinapakita lamang sa view ng listahan. Ngayon, subukan natin ang isang maliit na trick sa PowerApps. Halimbawa, maaari mong i-configure ang availability ng anumang field kung ang kasalukuyang user ay nasa listahan ng Mga Administrator. Hanapin ang property na "Display Mode" ng field na "Petsa ng Paglabas" at isulat ang:
Ayon sa formula na ito, kung mayroong hindi bababa sa isang empleyado sa listahan ng Mga Administrator na ang pag-login ay tumutugma sa pag-login ng kasalukuyang user, ang field ay magiging available para sa pag-edit, kung hindi, para sa pagtingin. Para sa higit na pagiging maaasahan, binabawasan namin ang pag-log in sa lower case, kung hindi, maaaring mangyari ang lahat ng uri ng kaso.
Maaaring napansin mo na sa header ng form mayroong isang pindutan na "Mga Pagkilos sa aplikasyon":
Ang button na ito ay mapupunta sa isa pang screen, kung saan, para sa kaginhawahan, lahat ng posibleng pagkilos sa application ay kinokolekta:
Pagkatapos ng pag-click sa bawat button, magbubukas ang isang karagdagang window ng pagkilos, halimbawa, kung napili ang pagkilos na "Kanselahin ang aplikasyon", magbubukas ang isang karagdagang window na may kakayahang maglagay ng komento:
Matapos i-click ang pindutang "Kumpirmahin", nagbabago ang katayuan ng application, at magagawa ito kahit na hindi inilulunsad ang daloy ng Power Automate. Gamitin natin ang function na "Patch" para sa property na "OnSelect" ng button:
Gamit ang Patch function, ina-update namin ang item sa listahan ng order sa pamamagitan ng pag-filter nito sa pamamagitan ng ID ng kasalukuyang item. Binago namin ang halaga ng field na "Status" at pumunta sa pangunahing screen. Para sa iba pang mga pindutan ng pagkilos ang lohika ay katulad.
Ang natitira na lang ay i-configure ang daloy ng pag-apruba. Gawin natin ito sa pinakasimpleng anyo.
I-automate ang Kuryente
Awtomatikong tatakbo ang aming daloy ng pag-apruba kapag may ginawang ticket. Sa panahon ng pagpapatupad, magbabago ang katayuan ng aplikasyon, matatanggap ito ng pinuno ng departamento, at isang abiso sa email ng bagong aplikasyon ang ipapadala sa pinuno. Upang matukoy ang pinuno, mayroon kaming direktoryo na "Mga Dibisyon":
Gumawa ng daloy ng Power Automate:
Sa panahon ng pagpapatupad ng daloy na ito, ang pinuno ng departamento ay tumatanggap ng isang abiso sa email tungkol sa paglikha ng isang bagong aplikasyon at maaaring sundin ang link upang makagawa ng desisyon sa pamamagitan ng pag-click sa pindutan:
Ang pag-click sa button na "Sumasang-ayon" o "Tanggihan" ay naglulunsad din ng daloy ng Power Automate, na nagbabago sa katayuan ng application at nagpapadala ng notification sa email sa HR specialist:
Ang proseso ay handa na.
Teams
At ang huling ugnayan ay ang organisasyon ng pakikipagtulungan sa prosesong ito. Upang gawin ito, ikonekta ang proseso sa command ng MS Teams:
Ngayon, lahat ng miyembro ng koponan ng MS Teams ay may access sa bagong proseso ng pag-sign out ng empleyado sa isang hiwalay na tab.
Siyempre, maaari kang magbigay ng mga multi-step na pag-apruba sa iyong flow logic, at maaari mong gamitin ang bahagi ng Mga Pag-apruba upang magtalaga ng mga gawain sa Power Automate. Maaari mo ring i-customize ang mga ulat at bumuo ng mga notification na ipapadala sa Microsoft Teams chatbot. Ngunit higit pa tungkol doon sa mga susunod na artikulo. Salamat sa iyong pansin at magandang araw sa lahat!
Pinagmulan: www.habr.com