Ang paglipat mula sa IBM Notes patungo sa Microsoft Exchange o Office 365 ay nagbibigay ng malaking bilang ng mga benepisyo para sa isang organisasyon, ngunit ang mismong proyekto ng paglilipat ay mukhang nakakatakot at hindi ito lubos na malinaw kung saan sisimulan ang paglipat. Ang Exchange mismo ay hindi kasama ang sarili nitong mga tool para sa ganap na paglipat o magkakasamang buhay ng Notes at Exchange. Sa katunayan, ang ilang mga gawain sa paglipat at magkakasamang buhay ay hindi posible nang walang mga produkto ng third-party. Sa artikulong ito, magbabalangkas kami ng pitong pangunahing hakbang na dapat sundin batay sa pinakamahuhusay na kagawian at aming karanasan sa matagumpay na paglilipat.
Kasama sa matagumpay na paglipat ang mga sumusunod na hakbang:
- Preliminary migration assessment.
- Pagtatatag ng magkakasamang buhay sa pagitan ng Mga Tala at Exchange.
- Magplano para sa pinakamainam na katumpakan ng paglipat.
- Tinitiyak ang maximum na kahusayan sa paglipat.
- Magpatakbo ng pagsubok sa paglipat.
- Pagpaplano ng timing ng migration para mabawasan ang epekto sa organisasyon.
- Ilunsad ang paglipat at subaybayan ang pag-unlad nito.
Sa artikulong ito, titingnan natin kung paano maghanda at kumpletuhin ang paglipat gamit ang dalawang solusyon mula sa Quest - ΠΈ . Sa ibaba ng hiwa ay ilang detalye.
Hakbang 1: Preliminary Migration Assessment
Pagkuha ng imbentaryo ng iyong kasalukuyang kapaligiran
Kung magpasya kang Exchange ay ang tamang platform para sa iyong organisasyon, ang kailangan mo lang gawin ay lumipat doon. Una, kailangan mong mangalap ng impormasyon tungkol sa iyong kasalukuyang kapaligiran, mangolekta ng impormasyon ng imbentaryo sa data na pinaplano mong i-migrate, tukuyin kung ano ang maaaring alisin upang mabawasan ang paggamit ng espasyo sa disk, kalkulahin ang magagamit na bandwidth sa pagitan ng mga kapaligiran, atbp. Ang paunang pagtatasa ay dapat kasama ang sumusunod na mga tanong:
- Ilang mga Notes domain at Domino server ang mayroon?
- Ilang mailbox ang mayroon ka? Ilan sa mga ito ang hindi ginagamit?
- Gaano karaming espasyo sa disk ang kinukuha ng mga pangunahing mail file? Ilan ang nasa archive? Ilan ang mayroon sa mga lokal na replika?
- Saan matatagpuan ang mga archive?
- Ilang user ang gumagamit ng encryption? Kailangang ilipat ang naka-encrypt na nilalaman?
- Ilang mga personal na folder ang mayroon sa kapaligiran?
- Sinong mga user ang gumagamit ng mga link ng dokumento? Ilang user ang nakatanggap ng mga link mula sa ibang mga user at application?
- Gaano karaming data ang iyong ililipat? Halimbawa, gusto mong maglipat ng data lamang sa huling anim na buwan.
- Ililipat ba ang mga native na archive sa mga personal na Exchange archive o Outlook *.pst file?
- Ano ang mga limitasyon ng bandwidth? Gaano karaming data ang maaaring ilipat sa
isang tiyak na tagal ng panahon? - Gaano karaming imbakan ang kakailanganin pagkatapos ng paglipat?
Paano makakaapekto ang paglipat sa negosyo at mga operasyon
Ang proyekto ay dapat na maingat na binalak upang mabawasan ang downtime at mabawasan ang nawalang produktibidad.
Halimbawa, mahalagang isaalang-alang ang delegasyon sa pagitan ng mga user - kung ang isang user ay lumipat ngunit ang kanyang delegado ay nananatili sa orihinal na platform, paano iyon makakaapekto sa kanilang pang-araw-araw na gawain? Sa mas malawak na paraan, kailangan mong isaalang-alang kung paano maaaring makaapekto ang isang proyekto sa paglilipat sa lahat ng kritikal na proseso ng negosyo at daloy ng trabaho ng iyong kumpanya.
Mahalaga rin na isaalang-alang ang mga kritikal na touchpoint sa loob ng Mga Tala. Halimbawa, kapag nakikitungo sa pagmemensahe, mahalagang suriin ang mga aplikasyon at isaalang-alang ang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng pagruruta ng mail at mga aplikasyon upang maiwasan ang pagkaantala sa mga proseso ng negosyo sa panahon at pagkatapos ng paglipat. Tiyaking itanong ang mga sumusunod na katanungan:
- Sinong mga user ang may mga delegado at paano maaaring makaapekto ang pagsira sa relasyong ito sa mga proseso ng negosyo?
- Anong mga application at proseso ng negosyo ang nauugnay sa kapaligiran ng email? Ang anumang pangunahing pagsasama sa pagitan ng aplikasyon at serbisyo ng email, gaya ng proseso ng pag-apruba, ay magiging kritikal kapag pinaplano ang iyong paglipat.
- Anong mga bahagi at mahahalagang tampok ng application ang dapat pangalagaan?
- Paano mo magagamit ang mga built-in na feature ng bagong platform para makamit ang functionality na kailangan mo?
- Dapat bang i-archive ang hindi aktibong content para sa storage sa hinaharap?
- Kailangan bang buuin muli ang anumang mga application upang gumana nang tama sa bagong kapaligiran?
- Paano masusukat ang tagumpay?
Bago mo simulan ang iyong paglipat, kailangan mong tukuyin ang mga pamantayan upang masukat ang tagumpay. Sa partikular, kailangan mong maunawaan na hindi makatwiran na umasa sa 100% na paglilipat ng data. Hindi lahat ng uri ng item ng Notes ay may katumbas sa Exchange (Ang Aktibong Mail ay ang pinaka-kapansin-pansing halimbawa). Samakatuwid, ang katotohanan ay hindi lahat ng mga item sa Mga Tala ay iiral sa Exchange pagkatapos ng paglipat. Ang isang maaabot at masusukat na layunin ay 95% ng mga item na inilipat sa 95 porsiyento ng mga mailbox. Ang pagsukat at pagdodokumento ng mga resulta ay mahalaga sa pagtiyak ng tagumpay sa paglilipat, at ang mga tunay na resulta ay posible lamang kung ang pamantayan ng tagumpay ay natukoy sa simula pa lamang ng isang proyekto sa paglilipat ng email.
Hakbang 2: Magtatag ng Mga Tala at Palitan ng Pagkakaisa
Para sa karamihan ng mga organisasyon, ang paglipat ay isang proseso, hindi isang kaganapan. Samakatuwid, ang mga paglilipat ng mailbox at paglilipat ng aplikasyon ay dapat sumunod sa isang iskedyul na pinakaangkop sa negosyo at mga operasyon at hindi batay sa mga teknikal na kinakailangan.
Pagbuo ng isang diskarte sa magkakasamang buhay
Upang i-maximize ang halaga mula sa migration, isang kumpletong coexistence plan ay dapat na bumuo at ipatupad nang maaga sa proseso ng migration. Maaaring mag-iba ang kahulugan ng "coexistence" sa bawat organisasyon. Ang ilang mga organisasyon ay aktibong gumagamit ng Libre/Abala na data, ang iba ay hindi gumagamit ng functionality na ito. Ang ilan ay tumutuon sa paglilipat ng data ng kalendaryo, habang ang iba ay tumutuon sa fine-tuning ng paglipat ng isang buong direktoryo ng user. Mahalagang makipagtulungan sa bawat isa sa mga stakeholder upang makakuha ng malinaw na larawan ng kung ano talaga ang mahalaga at matulungan ang lahat na maunawaan ang kahalagahan ng isang epektibong diskarte sa magkakasamang buhay.
Ang paglipat mula sa Notes to Exchange at Office 365 ay nangangailangan ng pagpaplano para sa mailbox at paglilipat ng application sa parehong oras. Dapat na suportado ang functionality ng application ng Kasalukuyang Notes para sa lahat ng user, anuman ang kanilang kasalukuyang platform ng email. Habang lumilipat ang mga user sa Exchange at Office 365, dapat nilang ma-access at magamit ang mga Notes app bilang bahagi ng kanilang mga kasalukuyang workflow. Ang kakayahang ito ay dapat magpatuloy hanggang sa ang mga application ng Notes ay ma-migrate sa SharePoint o ibang platform.
Bilang karagdagan sa magkakasamang buhay ng application, ang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga user sa iba't ibang platform ay dapat ipatupad bago simulan ang paglipat. Kabilang dito ang awtomatikong pagruruta at pag-update ng direktoryo, mga status na Libre/Abala at mga kalendaryo para sa lahat ng user anuman ang kanilang kasalukuyang platform.
Panghuli, kailangan mong isaalang-alang ang pakikipagtulungan hindi lamang sa iyong serbisyo sa email, kundi pati na rin sa iyong mga kalendaryo at nakabahaging mapagkukunan, gaya ng mga meeting room. Dapat ma-download ng mga user ang impormasyon sa pag-iiskedyul ng pulong. Kabilang dito ang minsanan at paulit-ulit na pagpupulong. Naiskedyul man ang mga appointment bago ang paglipat o ginawa sa panahon ng paglipat, ang katumpakan ng data ng kalendaryo ay dapat mapanatili sa buong proyekto. Kailangan mong tiyakin na ang mga user ay maaaring, halimbawa, baguhin ang silid ng pagpupulong para sa susunod na pagpupulong sa isang umuulit na pagpupulong o kanselahin ang isang pagpupulong nang hindi nagdudulot ng hidwaan at kalituhan sa mga susunod na pagpupulong.
Hakbang 3: Magplano para sa Pinakamainam na Katumpakan sa Paglipat
Ang pagpaplano ng paglipat mula sa Notes to Exchange o Office 365 ay nangangailangan ng pag-unawa sa ilang partikular na pagkakaiba sa pagitan ng mga platform.
Mga email address
Ang data ng mga tala ay karaniwang naglalaman ng mga proprietary address na lumalabas sa ilang lugar: sa mga header ng mensahe, naka-embed sa mga archive, personal na contact, at mga distributed na listahan. Bilang bahagi ng proseso ng paglipat, ang mga proprietary address na ito ay dapat na ma-update sa mga SMTP address upang matiyak ang buong pagpapagana sa kapaligiran ng Exchange. Pinipili din ng maraming organisasyon na i-update ang SMTP domain o pamantayan sa pagtugon sa panahon ng paglilipat. Kung nalalapat ito sa iyong organisasyon, mahalagang maunawaan na ang ilang mga solusyon sa paglilipat ay awtomatikong nag-a-update ng mga instance ng dating SMTP address para sa bawat user.
Istruktura ng folder
Sa maraming organisasyon, ginagamit ng mga user ang sarili nilang mga mailbox at archive, kaya mahalagang panatilihin ang data na ito. Ang kakayahan ng mga user na tingnan ang kanilang kumpletong istraktura ng folder ay nakakaapekto rin sa karanasan ng user bilang resulta ng paglipat. Mahalagang pumili ng mga solusyon at transition na nagpapanatili ng integridad ng folder at mga istruktura ng data.
Mga lokal na replika at archive
Para makontrol ang mga gastos sa storage at mas mahusay na pamahalaan ang paglaki ng data, maraming organisasyon ang nagtatakda ng mga quota sa mailbox. Ang hindi sinasadyang kahihinatnan ng patakarang ito ay madalas na pagtaas sa bilang at laki ng mga archive. Dapat suriin ang mga karagdagang data source na ito at isaalang-alang ang paglipat ng mga ito sa panahon ng pagpaplano ng paglipat. Maaari kang magbigay sa mga user ng isang self-service na bahagi na nagbibigay-daan sa kanila na mag-migrate lamang ng mahalagang data. Upang i-optimize ang imbakan ng Exchange, inirerekomenda namin ang paggamit ng isa pang produkto ng Quest - , mayroon itong, sa partikular, kapaki-pakinabang na functionality para sa deduplication ng mga naka-attach na file, isang analogue ng DAOS sa Notes.
ACL at delegasyon
Ang mga access control list (ACL) at delegasyon ay mga pangunahing elemento para sa pagpapatakbo sa kapaligiran ng Notes, at kritikal din ang mga ito sa pagprotekta sa integridad. Bilang resulta, mahalagang isalin nang tumpak ang mga nauugnay na karapatan at mga karapatan sa pag-access sa katumbas na mga karapatan sa Exchange Server at Office 365. Sa isip, ang paggawa nito ay awtomatikong magpapabilis sa proseso at maalis ang pagkakamali ng tao. Upang mapanatili ang pagiging epektibo ng pagprotekta sa mga asset ng impormasyon ng isang organisasyon, ang mga ACL at delegation mapping ay dapat isagawa nang sabay-sabay sa data ng mail. Sinusubukan ng ilang organisasyon na manu-manong magtalaga ng mga katumbas na karapatan o gumamit ng mga script pagkatapos makumpleto ang paglipat ng data. Gayunpaman, ang diskarteng ito ay maaaring negatibong makaapekto sa pagiging produktibo at magdagdag ng mga butas sa seguridad sa data ng isang organisasyon.
Mga tala ng sariling nilalaman
Ang parehong Active Mail. Ang isa pang karaniwang problema kapag lumilipat mula sa IBM Notes ay nakakaranas ng maraming rich text. Hindi sinusuportahan ng Exchange at Office 365 ang pinagsama-samang tabbed na mga talahanayan, mga pindutan, naka-save na mga form, at iba pang pinagmamay-ariang nilalaman sa Mga Tala. Bilang resulta, kakailanganin mong maghanda para sa pagkawala ng functionality na ito o mamuhunan sa isang migration solution na maaaring mag-convert ng mga elementong ito sa isang format na maaaring ilipat. Sabihin natin kaagad na ang mga solusyon mula sa Quest ay hindi nagko-convert nito sa anumang paraan at maaari lamang ilipat ang mga naturang titik bilang mga attachment upang mabuksan ng user ang mga ito sa pamamagitan ng Notes client.
Mga grupo at personal na address book
Maraming organisasyon ang malawakang gumagamit ng mga pampublikong mailing list para sa panloob at
panlabas na komunikasyon. Bilang karagdagan, ang mga user ng Notes ay madalas na napag-alaman na mahalaga na mapanatili ang mga contact sa negosyo sa mga personal na address book. Ang mga pinagmumulan ng data na ito ay mahalaga sa mga pagpapatakbo ng negosyo at dapat na mahusay na mabago sa panahon ng paglipat sa platform ng Microsoft. Bilang resulta, mahalagang awtomatikong ihanda ang mga grupo para sa paglipat sa Active Directory at mahusay na i-convert ang lahat ng personal na address, maging ang mga nakaimbak sa mga desktop ng user.
Nakikipag-ugnayan sa mga Notes app
Ang mga punto ng pagsasama sa pagitan ng mga aplikasyon at serbisyo ng mail, tulad ng mga proseso ng pagkakasundo, ay mahalaga kapag nagpaplano at nag-iiskedyul ng mga paglilipat. Ang IBM Notes ay may mas mahigpit na pagsasama sa pagitan ng email at mga application kaysa sa iba pang mga platform. Maaaring kasama sa mga pagsasamang ito ang lahat mula sa mga simpleng doclink hanggang sa mga proseso ng negosyo.
Mga mapagkukunan at mga database ng mail
Maraming organisasyon ang gumagamit ng mga resource reservation database, mail database, at iba pang nakabahaging database sa Notes. Bilang resulta, ang mga database na ito ay may mahalagang papel sa paggana ng isang organisasyon. Upang matiyak ang pagpapatuloy ng negosyo at pagiging produktibo ng empleyado, napakahalagang isaalang-alang ang diskarte at timing ng pagpapatupad para sa:
- Paglikha ng mga mapagkukunang mailbox sa target na kapaligiran;
- Paglilipat ng data mula sa database ng reserbasyon sa Exchange;
- Pagtitiyak na ang mga user ng parehong system ay makakapag-collaborate at makakagamit ng mga mapagkukunan sa Notes and Exchange.
Hakbang 4: I-maximize ang Migration Efficiency
Bilang karagdagan sa pagtiyak ng katumpakan ng data, mahalaga din na matiyak na ang paglipat ay kasing episyente hangga't maaari dahil sa mga kinakailangan ng organisasyon. Ang pagiging epektibo ng paglipat ay direktang nakasalalay hindi lamang sa mga direktang gastos, kundi pati na rin sa antas ng epekto sa negosyo.
Arkitektura ng Migration Solution
Ang isa sa pinakamahalagang salik na nakakaimpluwensya sa kahusayan ay ang arkitektura ng solusyon sa paglilipat. Mahalagang pumili ng solusyon na may multi-threaded na arkitektura na nagbibigay-daan sa isang migration server na mag-migrate ng maraming user nang sabay-sabay. Binabawasan ng multi-threaded na arkitektura ang mga kinakailangan sa hardware ng paglipat at pinatataas ang bilis ng paglipat, kapansin-pansing binabawasan ang kabuuang gastos ng proyekto. Huwag magpalinlang sa mga solusyon sa paglilipat na nagsasabing multi-threaded ngunit aktwal na nag-migrate lamang ng isang user sa isang pagkakataon at nangangailangan ng pagdaragdag ng mga workstation upang mag-migrate ng mas maraming user sa isang pagkakataon. Depende sa configuration at environment, ang mga totoong multi-threaded na solusyon ay 30 hanggang 5000 porsiyentong mas mahusay kapag naglilipat ng data sa Exchange at Office 365.
Proseso ng migrasyon
Ang paglipat ay nagsasangkot ng maraming mga hakbang at ang mga proseso ay dapat mangyari sa tamang oras upang matiyak ang isang maayos na paglipat. Upang mabawasan ang pagkagambala sa negosyo at i-maximize ang mga benepisyo ng paglipat, ang lahat ng mga proseso ay dapat na isama at kontrolin ng isang application na maaaring pangasiwaan ang bawat hakbang ng paglipat sa isang napapanahong paraan.
Flexibility at self-service
Ang ilang mga user at departamento ay kailangang lumihis mula sa karaniwang proseso ng paglilipat. Halimbawa, maaaring may iba't ibang mga kinakailangan sa storage ang legal na departamento, o maaaring kailanganin ng mga manager na i-migrate ang kanilang buong mailbox at mga archive. Samakatuwid, mahalagang pumili ng flexible na solusyon sa paglilipat na nagbibigay-daan sa pangkat ng paglilipat na madaling umangkop sa mga kinakailangang ito. Ang isa sa mga pinakaepektibong paraan upang maibigay ang flexibility na ito ay ang paganahin ang self-service para sa ilan sa iyong mga user. Halimbawa, maaaring pahintulutan ang ilang user na maglipat ng karagdagang data mula sa kanilang mga pangunahing mail file o lokal na data upang i-convert ito sa ibang pagkakataon sa isang personal na archive sa server.
Hakbang 5: Magpatakbo ng pagsubok na paglilipat
Kapag nakumpleto na ang pagtatasa bago ang paglipat, ang diskarte sa magkakasamang buhay ay na-finalize, at ang mga plano sa pag-optimize ay natukoy na, napakahalaga na makakuha ng kumpirmasyon ng diskarte sa pamamagitan ng isa o higit pang mga pilot na paglilipat.
Ang layunin ng pilot migration ay upang subukan ang mga pamamaraan na binuo at upang matukoy ang mga problema na maaaring lumitaw pagkatapos ng ganap na paglipat ay nagsimula, na nagbibigay sa kanila ng pagkakataong lutasin ang mga ito bago simulan ang live na paglipat. Bilang resulta, ang mga problema sa panahon ng paglilipat ng piloto ay inaasahan at tinatanggap pa nga.
Pagtukoy sa dami ng pilot migration
Ang pilot migration ay dapat sapat na malaki upang mangolekta ng isang kinatawan ng sample ng data at sagutin ang mga nauugnay na tanong na maaaring makaharap sa panahon ng combat migration. Kung lilipat ka ng ilang libong mailbox, dapat sapat ang sample size. Para sa napakalaking migrasyon, maaaring mas mababa ang porsyento.
Pagpili ng data at system
Sa panahon ng proseso ng paglilipat ng pilot, mahalagang gumamit ng data ng labanan at mga sistema ng labanan. Ito ay napakahalaga para sa ilang kadahilanan:
- Kailangan mong maunawaan kung paano kumilos ang kapaligiran ng labanan. Ang isang sintetikong nabuong kapaligiran ay hindi magiging kinatawan ng kapaligiran ng labanan.
- Makakakuha ka ng higit pang impormasyon tungkol sa mga naka-encrypt na mensahe, dalas ng mga uri ng mensahe na hindi nakita sa Exchange, at mga kinakailangan sa storage batay sa sample na data.
Pagtatakda ng mga inaasahan
Ang pilot na proseso ng paglipat ay nagbibigay din ng isang mahusay na pagkakataon upang subukan ang pamantayan ng tagumpay na nakabalangkas para sa proyekto at i-calibrate ang mga inaasahan para sa natitirang paglipat. Kung kinakailangan ang mga pagsasaayos, dapat itong idokumento at isaalang-alang sa panahon ng paglilipat ng labanan.
Hakbang 6: Planuhin ang oras ng paglipat upang mabawasan ang epekto sa organisasyon
Pagpapangkat ng user
Para mabawasan ang epekto sa mga user at sa organisasyon sa kabuuan, ang mga user na nagtutulungan ay dapat sabay na i-migrate. Kabilang sa mga pangunahing salik na dapat isaalang-alang kapag gumagawa ng mga pangkat na ito ang pagtatalaga. Maghanap ng solusyon na maaaring magrekomenda ng mga koleksyon para sa paglipat batay sa impormasyon tungkol sa mga ugnayan ng user sa pinagmulang kapaligiran.
Timing ng paglipat
Kapag kumpleto na ang paglilipat ng grupo, tiyaking iiskedyul ang oras kung kailan
ang epekto sa mga user na ito ay minimal. Ito ay maaaring mangahulugan ng pag-iskedyul ng isang palugit ng paglipat para sa isang partikular na oras ng araw upang maiwasan ang paglipat sa mga oras ng negosyo, sa katapusan ng isang buwan ng taon, o sa panahon ng mga palugit sa pagpapanatili. Halimbawa, ang mga koponan sa pagbebenta ay malamang na hindi dapat lumipat hanggang sa malapit na sa katapusan ng quarter, at ang mga departamento ng accounting at legal ay malamang na magkaroon ng mga paghihigpit sa kung kailan sila maaaring lumipat.
Hakbang 7: Simulan ang paglipat at subaybayan ang pag-unlad nito
Gamit ang pilot-validated na mga diskarte sa paglipat ng data sa lugar, ang mga combat migration ay dapat maging regular na mga kaganapan. Malamang na magkakaroon ng kaunting pagsasaayos sa buong proseso upang matugunan ang mga pangangailangan ng ilang partikular na grupo. Kakailanganin pa rin ang maingat na pagsubaybay upang matiyak na ang lahat ng contingencies ay isinasaalang-alang sa panahon ng pagpaplano at pilot phase. Gayunpaman, ang proseso ay dapat na maging mas awtomatiko. Ang pagpapatupad ng iskedyul ng paglilipat ng labanan ay mahalaga upang idokumento at ipaalam ang pag-unlad sa buong organisasyon upang magbigay ng kumpirmasyon na natutugunan ang mga inaasahan. Ang pagsubaybay at feedback ay nananatiling pangunahing aspeto ng matagumpay na paglipat sa buong proseso.
Konklusyon
Sinaklaw namin ang mga bagay na kailangan mong isaalang-alang sa paglilipat ng iyong serbisyo sa koreo. Kung kasalukuyan kang nasa proseso ng pagpili ng solusyon sa paglilipat o iniisip lang ito, mahalagang isaalang-alang ang lahat ng ito. Nakikipagtulungan kami sa mga solusyon sa paglilipat mula sa Quest at handang irekomenda ang mga ito bilang ang pinakaepektibo sa pagbabawas ng bilang ng mga manu-manong hakbang at pagtaas ng dami ng data na inilipat bilang resulta ng paglipat.
Kung gusto mong matuto nang higit pa tungkol sa mga epektibong diskarte sa paglipat, magsumite ng kahilingan sa sa aming website o tumawag lamang, at maaari mo ring pag-aralan ang mga karagdagang materyales gamit ang mga link sa ibaba:
Pinagmulan: www.habr.com