Kapag nagpapatupad ng mga ready-made ERP system, 53% ng mga kumpanya malubhang hamon na nangangailangan ng mga pagbabago sa mga proseso ng negosyo at mga diskarte sa organisasyon, at 44% ng mga kumpanya ay nahaharap sa malalaking teknikal na problema. Sa isang serye ng mga artikulo, ipapaliwanag namin kung ano ang isang ERP system, kung paano ito kapaki-pakinabang, kung paano matukoy ang pangangailangan para sa pagpapatupad nito, kung ano ang kailangan mong malaman kapag pumipili ng isang platform provider at kung paano ito ipatupad.
Ang konsepto ng isang ERP system ay nagmula sa USA at literal na isinalin bilang enterprise resource planning - Enterprise Resource Planning. Sa akademiko, ganito ang hitsura: "Ang ERP ay isang diskarte sa organisasyon para sa pagsasama-sama ng produksyon at mga operasyon, pamamahala ng paggawa, pamamahala sa pananalapi at pamamahala ng asset, na nakatuon sa patuloy na pagbabalanse at pag-optimize ng mga mapagkukunan ng enterprise sa pamamagitan ng isang espesyalisado, pinagsamang application software package (software) na nagbibigay ng isang karaniwang modelo ng data at mga proseso para sa lahat ng mga lugar ng aktibidad."
Maiintindihan ng bawat supplier ang sistemang binuo nito sa sarili nitong paraan, batay sa pokus nito at mga gawaing dapat lutasin. Halimbawa, ang isang ERP system ay mas angkop para sa retail, ngunit hindi angkop para sa isang oil refinery. Bukod dito, ang bawat kumpanya at ang empleyado nito na gumagamit ng platform ay nag-iiba-iba ang pag-iisip nito, batay sa bahaging kanilang nakakasalamuha sa kanilang trabaho.
Sa kaibuturan nito, ang ERP ay isang sistema ng impormasyon para sa pamamahala ng lahat ng proseso ng negosyo at mga mapagkukunan ng kumpanya batay sa isang database.
Bakit kailangan mo ng ERP system?
Tulad ng anumang sistema ng impormasyon, gumagana ang ERP sa data. Ang bawat empleyado at departamento ay patuloy na lumilikha ng daan-daang megabytes ng impormasyon. Sa isang maliit na organisasyon, ang manager ay may direktang access sa lahat ng impormasyon at oras upang subaybayan ang mga proseso. Kung ang isang malaking dami ng data ay nilikha sa loob ng balangkas ng isa o dalawang proseso ng negosyo, kailangan lang ng manager na i-digitize ito gamit ang mga naka-target na solusyon sa IT. Karaniwan, ang isang organisasyon ay bumibili ng software ng accounting at, halimbawa, CRM.
Habang lumalaki ang kumpanya, ang mga indibidwal na prosesong iyon na dati ay tumagal ng kaunting oras upang pamahalaan ay binago sa malalaking volume ng impormasyon. Kasabay ng iba pang mga proseso ng negosyo, ang magkakaibang daloy ng impormasyon ay nangangailangan ng malaking administratibong kawani upang pagsamahin at pag-aralan ang mga ito. Samakatuwid, ang isang ERP system ay kinakailangan hindi ng maliit, ngunit ng katamtaman at malalaking negosyo.
Paano maunawaan na ang isang kumpanya ay nangangailangan ng isang ERP system
Ang isang tipikal na kuwento para sa aming mga customer ay ganito. Sa ilang mga punto, nagiging malinaw na ang lahat ng mga pangunahing proseso ay awtomatiko, at ang kahusayan sa trabaho ay hindi tumataas.
Lumalabas na ang bawat proseso ay matatagpuan sa sarili nitong hiwalay na sistema ng impormasyon. Upang maiugnay ang mga ito, manu-manong ipinapasok ng mga empleyado ang data sa bawat system, at pagkatapos ay manu-manong kinokolekta ng pamamahala ang nadobleng data upang pag-aralan ang mga aktibidad ng buong kumpanya. Sa prinsipyo, ang mga mekanika ng trabaho ay produktibo hanggang sa isang tiyak na punto. Ang pangunahing bagay ay upang matukoy ang sandali ng pagkamit ng pinakamataas na kahusayan bago ito mangyari, at hindi kapag kinakailangan upang baguhin ang mga mekanismo ng mga proseso sa emergency mode.
Wala sa mga sistema ng impormasyon ang mag-uulat na ang sandali ay dumating na kapag ang kumpanya ay lumago sa antas kung saan ang isang ERP system ay kinakailangan. Ang karanasan sa mundo ay nagpapakita ng 4 na pangunahing palatandaan na magpapahintulot sa iyo na maunawaan ito:
Walang sapat na data para makagawa ng matalinong desisyon sa pamamahala.
Ang anumang desisyon sa negosyo ay may mga kahihinatnan na nagreresulta sa mga pagkalugi sa pananalapi o, sa kabaligtaran, sa kita. Ang kalidad ng isang desisyon ay nakasalalay sa impormasyon kung saan ito nakabatay. Kung ang data ay luma na, hindi kumpleto o hindi tama, ang desisyon ay magiging mali o hindi balanse.
Ang mga pangunahing dahilan para sa hindi pagkakapare-pareho ng impormasyon:
-
nakakalat ang kritikal na impormasyon sa mga indibidwal na empleyado at departamento;
-
walang mga regulasyon para sa pagkolekta ng data;
-
Ang impormasyon ay kinokolekta ng mga empleyado na may iba't ibang tungkulin at sa iba't ibang panahon.
Sa isang platform ng ERP na umaangkop sa iyong mga proseso ng negosyo, maaari mong isentro ang lahat ng iyong data. Ang lahat ng impormasyon ay nilikha ng bawat empleyado at departamento sa isang sistema sa real time. Nangangahulugan ito na ang data na maaaring kailanganin mo at ng sinuman sa kumpanya ay palaging tumpak at napapanahon hangga't maaari.
Ang kakulangan ng integrasyon sa pagitan ng mga IT system ay humahantong sa mga pagkabigo sa pagpapatakbo at humahadlang sa paglago ng kumpanya.
Ang bawat IT system ay may sariling mga kinakailangan para sa format ng data, na binuo sa iba't ibang panahon at gumagamit ng iba't ibang teknolohiya, prinsipyo at programming language. Ito ay makikita sa gawain ng mga empleyado, na nakikipag-ugnayan na parang nasa iba't ibang wika, at sa bilis ng pakikipag-ugnayan.
Pinagsasama ng ERP system ang mga indibidwal na function sa isang integrated at madaling maunawaan na espasyo. Ang ERP system ay kumikilos bilang isang tagasalin, nagsasalita ng maramihang mga programming language upang matiyak ang pakikipagtulungan at pagkakapare-pareho.
Ang iyong mga customer ay hindi nasisiyahan sa serbisyo.
Kung ang mga customer ay nagreklamo o umalis, dapat mong isipin ang tungkol sa kahusayan. Ito ay dahil sa demand na lumalampas sa supply, late na paghahatid, mabagal na serbisyo, o isang pangkalahatang pakiramdam na ang negosyo ay walang mga mapagkukunan o oras upang pangalagaan ang bawat customer.
Kapag ang isang negosyo ay lumago sa katamtaman o malaking laki, ginagawa ng ERP ang mga hindi nasisiyahang customer sa mga tapat. Nagsisimulang maramdaman ng mga customer ang pagpapabuti sa serbisyo at maranasan ang mga pagbabago kasama ng kumpanya.
Gumagamit ka ng mga lumang sistema.
Ayon sa Veeam 2020 Data Protection Trends Report, ang pangunahing hadlang sa pagbabago ng digital na negosyo ay ang mga lumang teknolohiya. Kung ang isang kumpanya ay nagtatrabaho pa rin sa mga manual entry system o papel na mga dokumento, pagkatapos ay sa post-pandemic period ay tiyak na maiiwan ito.
Bilang karagdagan, ang mga IT system ng isang kumpanya ay maaaring medyo moderno ngunit disintegrate. Sa kasong ito, ang bawat departamento ay lumilikha ng sarili nitong bunker ng impormasyon, ang data kung saan lumalabas sa mga dosis o hindi tama. Kung ang pagsasama-sama ng mga indibidwal na sistema ay napakamahal o imposible, kung gayon kinakailangan na baguhin ang mga ito sa isang solong sistema ng ERP.
Anong mga benepisyo ang ibinibigay ng isang ERP system sa isang negosyo?
Ang ERP system ay isang produkto na binibili ng kumpanya sa sarili nitong gastos. Ang pagpapatupad nito ay nakikita bilang isang pamumuhunan na dapat magdala ng tubo. Walang tagagawa ng sistema ng ERP ang gumagarantiya na magdadala ito ng paglago ng kita sa kumpanya. At nalalapat ito hindi lamang sa mga sistema ng ERP, kundi pati na rin sa anumang mga solusyon sa IT. Gayunpaman, ang lahat ng mga pakinabang ng pagpapatupad ay hindi direktang nakakaapekto sa mga kita:
Pagtitipid sa mga IT system
Sa halip na gumastos ng mga mapagkukunan sa ilang magkakaibang sistema, bawat isa ay nangangailangan ng espesyal na suporta, imprastraktura, lisensya, at pagsasanay ng empleyado, maaari mong ituon ang lahat ng mga gastos sa isang ERP platform. Binubuo ito ng mga module na pinapalitan ang magkakaibang mga sistema na may pinagsamang mga bahagi.
Kung ang isang ERP system ay binuo mula sa simula upang matugunan ang mga pangangailangan ng isang partikular na kumpanya, maaari itong magsama ng mga third-party na system at serbisyo na magiging maginhawa para sa mga kasosyo sa negosyo, mga supplier, mga kliyente at iba pang mga katapat na makakasama.
Buong transparency
Nagbibigay ang ERP ng pamamahala ng ganap na access sa bawat proseso ng negosyo ng anumang departamento 24/7. Halimbawa, maaari mong subaybayan ang imbentaryo araw-araw, kabilang ang mga nakaplanong paghahatid at paghahatid sa transit. Ang pagkakaroon ng kumpletong larawan ng mga antas ng imbentaryo ay nagbibigay-daan sa iyo na mas tumpak na makontrol ang kapital sa paggawa.
Mga awtomatikong ulat at mahusay na pagpaplano
Lumilikha ang ERP ng isang solong, pinag-isang sistema ng pag-uulat para sa lahat ng mga proseso. Awtomatiko itong bumubuo ng mga kapaki-pakinabang na ulat at analytics anumang oras. Gamit nito, hindi na kailangang manu-manong mangolekta ng mga spreadsheet at liham ang pamamahala.
Kaya, ang platform ay nagpapalaya ng oras para sa estratehikong pagpaplano, mas mahusay na pagsusuri at paghahambing ng pagganap ng departamento. Ang isang ERP system ay tumutulong upang makahanap ng mga uso sa analytics na hindi napansin noon at hindi man lang nagkaroon ng pagkakataong mapansin.
Tumaas na kahusayan
Ang ERP mismo ay hindi isang panlunas sa lahat. Mahalaga hindi lamang na sumunod sa mga detalye ng negosyo, kundi pati na rin sa wastong pagpapatupad nito. Ayon kay Sa 315 off-the-shelf na ERP system provider, ang bahagi ng mga pagpapatupad na bahagyang matagumpay ay tinantiya sa pagitan ng 25 at 41 porsiyento, depende sa industriya. Ang tamang ERP ay makabuluhang binabawasan ang oras at pagsisikap na ginugol sa karaniwang gawain.
Serbisyo sa customer
Ang serbisyo sa customer ay isang mahalagang bahagi ng negosyo. Inililipat ng ERP system ang focus ng mga empleyado mula sa pagpapanatili ng mga rehistro ng customer patungo sa pagbuo at pagpapanatili ng mga relasyon sa mga customer.
Ipinapakita ng mga istatistika na 84 porsiyento ng mga kliyente sa kumpanya kung hindi sila nakakatanggap ng sapat na mga tugon sa mga query. Ang ERP ay nagbibigay sa empleyado ng lahat ng kinakailangang impormasyon at kasaysayan ng kliyente sa sandaling makipag-ugnayan. Sa pamamagitan nito, ang mga empleyado ay hindi nakikitungo sa burukrasya, ngunit sa pag-akit at pagpapanatili ng mga kliyente. Nararamdaman ng mga kliyente ang mga benepisyo ng pagpapatupad nito, kahit na hindi alam ang tungkol sa mga pagbabago sa kumpanya.
Proteksyon ng data
Halos walang sistema ng impormasyon na makapagbibigay ng ganap na garantiya ng seguridad ng data. Personal na data ng mga customer at empleyado, mga email, intelektwal na ari-arian, data sa pananalapi, mga invoice, mga kontrata - mas maraming mga system na nagpoproseso ng impormasyong ito, mas mahirap na subaybayan ang mga panganib. Ang sistema ng ERP ay nagpapakilala ng mga pare-parehong pamantayan para sa pag-access, data input at output, at sentralisadong imbakan ng impormasyon.
Gayunpaman, mas malaki ang market share ng isang ready-made ERP system, mas madalas itong napapailalim sa mga pag-atake ng hacker. Mas mainam na bumuo ng sarili mong ERP system, ang code base kung saan ikaw lang ang magkakaroon ng access. Kung ang ERP system ng iyong kumpanya ay binuo mula sa simula, ang mga hacker ay hindi makakahanap ng mga kopya ng system upang subukan muna ito para sa mga kahinaan.
Pagtutulungan Produktibo
Kadalasang nawawala ang interes sa pakikipagtulungan sa pagitan ng mga departamento o empleyado dahil nangangailangan ang paglilipat ng data ng maraming regular na operasyon o dahil sa sikolohikal na klima sa kumpanya. Ang isang pinag-isang sistema ay nag-automate ng pag-access sa impormasyon, inaalis ang negatibong karanasan ng kadahilanan ng tao at pinapabilis ang komunikasyon sa loob ng kumpanya.
Pinag-isang mga proseso ng negosyo
Ang mga pre-built na sistema ng ERP ay binuo alinsunod sa mga pinakamahusay na kasanayan sa industriya. Nagbibigay-daan ito sa mga negosyo na i-standardize ang sarili nilang mga proseso.
Gayunpaman, sa katotohanan, ang isang negosyo ay kailangang gumawa ng isang mahirap na pagpipilian: maaaring tumagal ng mahaba at mahal na oras upang i-set up at baguhin ang ERP system upang matugunan ang mga pamantayan ng enterprise, o ito ay masakit upang i-customize ang sarili nitong mga proseso ng negosyo sa pamantayan ng sistema ng ERP.
Mayroong pangatlong paraan - para sa una ay bumuo ng system para sa iyong sariling mga proseso ng negosyo.
Scalability
Pinapalawak mo man ang iyong customer base, lumalawak sa mga bagong market, nagpapakilala ng mga bagong proseso, departamento o produkto, o kung hindi man ay pinapalaki ang iyong negosyo, gamit ang tamang vendor, ang iyong ERP platform ay maaaring umangkop sa pagbabago.
Dahil ang ERP system ay ipinapatupad sa lahat ng proseso ng kumpanya, ang listahan ng mga benepisyo ay maaaring tumaas depende sa mga detalye. Mayroong dose-dosenang at daan-daang mga handa na solusyon na binuo sa merkado na pumipilit sa mga mamimili sa balangkas ng mga subscription, bilis ng mga update at suporta, saradong pag-andar at arkitektura - sa loob ng balangkas ng isang solong supplier. Tanging ang pagbuo ng iyong sariling ERP system ang nagbibigay ng pinakamataas na pagkakataon nang walang anumang mga paghihigpit.
Basahin ang mga sumusunod na artikulo upang matutunan kung paano pumili ng tagagawa ng ERP system, anong mga tanong ang itatanong upang hindi mawalan ng pera, at kung ano ang dapat isaalang-alang kapag nagpaplano ng pagpapatupad.
Pinagmulan: www.habr.com