Ang pakikipagtulungan ay isang masakit na punto ng tradisyonal na mga tool sa opisina. Kapag ang sampung tao ay nagtatrabaho sa isang file sa parehong oras, mas maraming oras at pagsisikap ang ginugugol hindi sa mga pag-edit, ngunit sa paghahanap ng mga pagbabago at kanilang mga may-akda. Ito ay kumplikado ng maraming mga application na hindi palaging tugma. Ang isang paraan upang malutas ang problemang ito ay lumipat sa cloud-based na mga office suite. Walang marami sa kanila, at sasabihin namin sa iyo kung paano namin nalampasan ang konserbatismo ng mga empleyado ng Forex Club at nagawang ilipat ang isang ipinamahagi na kumpanya na may isang daang opisina sa G Suite sa loob lamang ng ilang buwan.
Bakit ka nagpasya na gawin ang paglipat?
Karaniwang naaalala ang Forex Club sa konteksto ng online na pangangalakal sa mga foreign exchange rates. Ngunit gumagana ang kumpanyang ito sa ilang uri ng mga instrumento ng pera sa iba't ibang bansa sa mundo. Dahil dito, mayroon itong napakakomplikadong imprastraktura ng IT na may sariling platform para sa mga kliyente.
Sa oras na nagkita kami, gumamit ang back office ng kumpanya ng iba't ibang platform at application. Ang pangunahing tool sa pagtatrabaho para sa karamihan ng mga empleyado ay ang Microsoft office suite at mail sa Zimbra. Higit sa lahat ito ay isang superstructure ng karagdagang storage, backup, antivirus, maraming connector at integration, pati na rin ang Microsoft at Zimbra na pamamahala ng lisensya na may pana-panahong pag-audit.
Mahal para sa departamento ng IT ng Forex Club na mapanatili ang sistemang ito. Ang kumplikadong imprastraktura ay nangangailangan ng pagrenta ng malaking bilang ng mga server, mga plano ng DRP kung sakaling ma-shutdown ang mga server na ito o mabigo ang koneksyon sa Internet, at mga backup. Upang matiyak ang walang problema na operasyon, sa paglipas ng panahon, isang espesyal na departamento ng mga administrador ang nabuo, na sinisingil pa rin sa gawain ng mga pag-audit ng lisensya.
Dahil sa kasaganaan ng iba't ibang mga programa, lumitaw ang mga problema sa mga ordinaryong empleyado ng Forex Club. Kung walang pagsubaybay sa bersyon ng dokumento, mahirap hanapin ang may-akda ng ilang mga pagbabago at ang huling bersyon ng isang teksto o talahanayan.
Sa pagsisikap na bawasan ang mga gastos sa pagpapanatili, ang Forex Club ay naghahanap ng isang mas simpleng paraan upang malutas ang parehong mga problema. Dito nagsimula ang aming interaksyon.
Paghahanap ng alternatibo
Upang maipatupad ang ganap na pakikipagtulungan, kinakailangan na baguhin ang mismong diskarte - lumayo mula sa lokal na imbakan patungo sa cloud. Ang Forex Club ay nagsimulang maghanap ng isang karaniwang solusyon sa ulap para sa lahat ng mga aplikasyon sa opisina. Mayroong dalawang kandidato: Office 365 at G Suite.
Ang Office 365 ay isang priyoridad, dahil maraming mga lisensya ng Microsoft ang binili mula sa Forex Club. Ngunit ang Office 365 ay nagdadala lamang ng bahagi ng functionality ng office suite sa cloud. Kailangan pa rin ng mga user na i-download ang application mula sa kanilang personal na account at gamitin ito para magtrabaho sa mga dokumento ayon sa lumang pamamaraan: magpadala at mag-resave ng mga kopya na may mga index ng bersyon.
Ang G Suite ng Google Cloud ay may higit pang mga feature sa pakikipagtulungan at mas mura. Sa kaso ng mga produkto ng Microsoft, kakailanganin mong gamitin ang Enterprise Agreement, at ito ay ganap na naiibang antas ng paggasta (kahit na isinasaalang-alang ang biniling software). At sa aming tulong, naganap ang pagpapatupad ng G Suite sa ilalim ng programa ng Google, na nagbayad sa malalaking customer para sa mga gastos sa paglipat sa mga serbisyo ng kumpanya.
Pinlano itong ilipat sa G Suite ang karamihan sa mga serbisyong ginagamit ng mga empleyado:
- Kalendaryo at email (Gmail at Google Calendar);
- Mga Tala (Google Keep);
- Mga chat at online na kumperensya (Chat, Hangouts);
- Office suite at survey generator (Google Docs, Google Forms);
- Nakabahaging storage (GDrive).
Pagtagumpayan ang negatibiti
Ang pagpapatupad ng anumang tool, kahit na ang pinaka-maginhawa, ay palaging nahaharap sa mga negatibong reaksyon mula sa mga end user. Ang pangunahing dahilan ay konserbatismo, dahil ang mga tao ay hindi nais na baguhin ang anuman at masanay sa mga bagong diskarte sa trabaho. Ang sitwasyon ay kumplikado sa pamamagitan ng partikular na pang-unawa ng presensya sa web bilang simpleng paglalakad sa mga site (ngunit hindi gumagana sa mga site na ito), karaniwan sa mga hindi empleyado ng IT. Hindi lang nila naiintindihan kung paano ito gagawin.
Sa panig ng Forex CLub, si Dmitry Ostroverkhov ang may pananagutan sa pagpapatupad ng proyekto. Sinusubaybayan niya ang mga yugto ng pagpapatupad, nakolekta ang feedback ng user at binigyang-priyoridad ang mga gawain. Ang pinagsamang paghahanda, mga survey ng empleyado, at mga paliwanag ng mga patakaran ng kumpanya ay naging mas madali para sa amin na magsimula.
Ang pangunahing gawain ng Softline sa proyektong ito ay sanayin ang mga user at system administrator at magbigay ng teknikal na suporta sa unang yugto. Ipinaliwanag namin kung paano dapat gumana ang produkto sa pamamagitan ng isang serye ng mga pagsasanay. Sa kabuuan, nagsagawa kami ng 15 pagsasanay na may 4 na oras bawat isa. Ang una - bago ang pilot - para sa mga administrator ng system na naghahanda ng lupa para sa pagbabago. At ang mga kasunod ay para sa mga ordinaryong empleyado.
Bilang bahagi ng pangunahing programa ng pagsasanay, binigyang-diin namin ang mga benepisyo, na nabayaran para sa mga paghihirap ng mga end user sa pagiging masanay sa bagong tool. At sa pagtatapos ng bawat pagsasanay, ang mga empleyado ay maaaring makabuo ng kanilang sariling mga katanungan, na nag-alis ng mga pitfalls sa simula ng trabaho.
Bagama't ang Forex Club ay nagsasagawa ng mga seminar sa pagsasanay para sa sarili nitong mga kliyente, ang kumpanya ay hindi makapaglunsad ng pagsasanay sa G Suite nang mag-isa dahil sa kakulangan ng mga guro na may mga kinakailangang kakayahan. Upang suriin ang epekto ng aming mga pagsasanay, ang Forex Club ay nagsagawa ng mga survey ng mag-aaral bago ang pagsasanay at ilang oras pagkatapos nito. Ang unang survey ay nagpakita ng negatibong pananaw sa mga paparating na pagbabago. Ang pangalawa ay, sa kabaligtaran, isang pagtaas sa pagiging positibo. Ang mga tao ay nagsimulang mapagtanto na ito ay angkop sa kanilang trabaho.
Pilot office
Nagsimula ang proyekto sa katapusan ng 2017, nang lumipat ang sampung system administrator sa G Suite. Ang mga taong ito ay kailangang maging mga pioneer na nakilala ang mga kalamangan at kahinaan ng solusyon at nagtakda ng yugto para sa pagbabago. Isinasaalang-alang namin ang kanilang feedback at rekomendasyon at noong Enero 2018 ay pumili kami ng isang katamtamang laki ng sangay na may lokal na administrator ng system para sa unang paglilipat ng pagsubok ng mga empleyadong hindi IT.
Ang paglipat ay ginawa nang sabay-sabay. Oo, mahirap para sa mga tao na lumipat sa mga bagong tool, kaya binigyan ng pagpipilian sa pagitan ng cloud solution at isang desktop application, ang mga user ay sasandal sa isang mas pamilyar na desktop at pabagalin ang mga pandaigdigang plano sa pag-upgrade. Kaya nang matapos ang pilot office training, mabilis naming inilipat ang lahat sa G Suite. Sa unang dalawang linggo, nagkaroon ng ilang pagtutol; ito ay hinarap ng lokal na tagapangasiwa ng system, na nagpaliwanag at nagpakita ng lahat ng mahihirap na punto.
Kasunod ng pilot office, ganap naming inilipat ang buong IT department ng Forex Club sa G Suite.
Pagbabago ng network ng sangay
Matapos suriin ang karanasan ng pilot project, kasama ang departamento ng IT ng Forex Club, bumuo kami ng plano sa paglipat para sa natitirang bahagi ng kumpanya. Ito ay orihinal na binalak na ang proseso ay magaganap sa dalawang yugto. Sa unang yugto, nais naming sanayin lamang ang mga pinakatapat na empleyado ng Forex Club sa produkto, na magsusulong ng proyekto sa kanilang mga opisina at tutulong sa mga kasamahan na lumipat sa bagong platform bilang bahagi ng ikalawang yugto. Upang piliin ang "mga ebanghelista" sa kumpanya, nagsagawa kami ng isang survey, ang mga resulta nito ay lumampas sa lahat ng inaasahan: humigit-kumulang kalahati ng buong Forex Club ang tumugon. Pagkatapos ay nagpasya kaming huwag i-drag ang proseso at laktawan ang yugto ng "pagpapatupad sa pamamagitan ng mga empleyado".
Tulad ng sa pilot project, ang mga punong tanggapan ay unang lumipat, kung saan mayroong isang lokal na tagapangasiwa ng sistema - tumulong siya upang makayanan ang mga umuusbong na mga paghihirap. Sa bawat opisina, ang paglipat sa mga bagong tool ay nauna sa pagsasanay. Ang pagsasanay ay kailangang planuhin ayon sa isang flexible na iskedyul na isinasaalang-alang ang iba't ibang time zone at iskedyul ng trabaho. Halimbawa, para sa mga opisina sa Kazakhstan at China, kailangang magsimula ang pagsasanay sa 5 a.m. oras ng Moscow (nga pala, gumagana ang G Suite sa China, anuman ang mangyari).
Kasunod ng mga punong tanggapan, lumipat ang network ng sangay sa G Suite - humigit-kumulang 100 puntos. Ang kakaiba ng huling yugto ng proyekto ay ang mga sangay na ito ay pangunahing may tauhan ng mga taong nagbebenta na maraming nagtatrabaho sa mga spreadsheet. Nagsagawa kami ng pagsasanay para sa kanila sa loob ng dalawang linggo upang tumulong sa paglilipat ng data.
Kasabay nito, ang aming mga espesyalista ay nagtrabaho "sa likuran" ng pagsuporta sa Forex Club mismo, dahil kaagad pagkatapos ng paglipat sa G Suite, ang bilang ng mga tawag sa teknikal na suporta ay tumaas gaya ng inaasahan. Ang peak ng mga kahilingan ay naganap sa panahon ng paglipat ng network ng sangay, ngunit unti-unting bumaba ang bilang ng mga kahilingan. Ang mga kahilingan para sa mga produkto ng opisina at e-mail, pamamahala ng lisensya ng software, trabaho sa mga server at kagamitan sa network, pati na rin ang mga backup na channel ng komunikasyon ay lalong nabawasan. Ibig sabihin, nabawasan ng pagpapatupad ang load sa unang linya ng suporta at back office.
Sa kabuuan, ang paglipat ng mga opisina ay tumagal ng halos dalawang buwan: noong Pebrero 2018, natapos ang trabaho sa mga punong departamento, at noong Marso - sa buong network ng sangay.
Pitfalls
Ang bilis ng paglipat ng email ay naging isang malaking problema. Tumagal ng 1 segundo upang ilipat ang isang email mula sa Zimbra patungo sa Gmail gamit ang IMAP Sync. Humigit-kumulang 700 empleyado ang nagtatrabaho sa isang daang tanggapan ng Forex Club, at bawat isa sa kanila ay may libu-libong sulat (sa kabuuan ay nagsisilbi sila ng higit sa 2 milyong mga kliyente). Kaya, para mapabilis ang paglipat, ginamit namin ang G Suite Migration Tool; kasama nito, naging mas mabilis ang proseso ng pagkopya ng mga email.
Hindi na kailangang maglipat ng data mula sa mga kalendaryo at mga gawain. Bagama't may ilang mga solusyon sa lumang imprastraktura, hindi sila ganap na nagamit ng mga empleyado. Halimbawa, ang mga kalendaryo ng korporasyon ay ipinatupad sa anyo ng isang portal sa Bitrix, na hindi maginhawa, kaya ang mga empleyado ay may sariling mga tool, at ang mga empleyado ay nagsagawa ng paglipat ng data sa kanilang sarili.
Gayundin, ang paglipat ng mga dokumento sa pagpapatakbo ay nasa mga kamay ng mga gumagamit (pinag-uusapan lamang namin ang tungkol sa data sa kasalukuyang trabaho - ibang solusyon ang ginagamit para sa base ng kaalaman ng kumpanya). Walang mga tanong dito. Kaya lang, sa isang punto ay may nabubuong linyang pang-administratiboβang responsibilidad para sa impormasyong lokal na nakaimbak ay ipinasa sa mga user mismo, habang ang kaligtasan at seguridad ng data sa Google Drive ay sinusubaybayan na ng IT department.
Sa kasamaang palad, hindi posibleng makahanap ng mga analogue sa G Suite para sa lahat ng workflow. Halimbawa, ang mga pangkalahatang mailbox, na nakasanayan nang gamitin ng mga empleyado ng Forex Club, ay walang mga filter sa Gmail, kaya mahirap maghanap ng partikular na liham. Nagkaroon ng katulad na kahirapan sa awtorisasyon ng SSO sa Google Chat, ngunit nalutas ang problemang ito sa pamamagitan ng isang kahilingan sa suporta ng Google.
Ang mga pangunahing problema para sa mga user ay nauugnay sa katotohanan na ang mga serbisyo ng Google ay wala pang mga function ng mga kakumpitensya, halimbawa, Skype o Office 365. Hinahayaan ka lang ng Hangouts na tumawag, ang Google Chat ay kulang sa pagsipi, at ang Google Sheets ay walang suporta. para sa Microsoft Excel macros.
Bukod pa rito, iba ang diskarte ng mga produkto ng Microsoft at Google Cloud sa mga tool sa pag-edit ng talahanayan. Ang mga file ng salita na naglalaman ng mga talahanayan kung minsan ay binubuksan sa Google Docs na may maling pag-format.
Habang nasanay tayo sa bagong imprastraktura, ang ilan sa mga paghihirap ay nalutas sa pamamagitan ng mga alternatibong pamamaraan. Halimbawa, sa halip na mga macro sa mga spreadsheet, ginagamit ang mga script, na nakita ng mga empleyado ng Forex Club na mas maginhawa. Hindi posible na makahanap ng isang analogue lamang para sa departamento ng pananalapi ng Forex Club, na tumatalakay sa mga ulat ng 1C (na may mga script, kumplikadong pag-format). Kaya lumipat siya sa Google Sheet para lang sa pakikipagtulungan. Para sa ibang mga dokumento, ginagamit pa rin ang office package (Excel).
Sa kabuuan, pinanatili ng Forex Club ang humigit-kumulang 10% ng mga lisensya ng Microsoft Office. Ito ay normal na kasanayan para sa mga naturang proyekto: isang minorya ng mga empleyado ang gumagamit ng mga advanced na function ng mga office suite, kaya ang iba ay madaling tanggapin ang kapalit.
Dapat pansinin na walang malalaking pagbabagong isinagawa sa natitirang imprastraktura. Hindi pinabayaan ng Forex Club ang Jira at Confluence, bagama't ipinatupad nito ang Google Keep para sa mga gawain sa pagpapatakbo. Para isama ang Jira at Confluence sa G Suite, nag-deploy kami ng mga plugin na nagbibigay-daan sa iyong mabilis na maglipat ng data. Ang sistema ng pagsubaybay ay napanatili, pati na rin ang maraming karagdagang mga tool: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, atbp. Natural, ang mga administrator ng system ay nanatili sa mga sangay.
Eksperimento sa Chromebook
Naghahanap ng paraan upang mabawasan ang mga gastos, naisip ng Forex Club na ilipat ang lahat sa mga mobile workstation na pinapagana ng mga Chromebook. Ang aparato mismo ay napakamura, at sa paggamit ng mga serbisyo ng ulap posible na mabilis na mag-deploy ng isang workstation dito.
Sinubukan namin ang mga mobile workstation sa isang maliit na grupo ng mga user ng 25 tao sa departamento ng pagbebenta. Ang mga empleyado sa departamentong ito ay walang mga gawain na pumipigil sa kanila na magtrabaho lamang sa pamamagitan ng web, kaya ang paglipat na ito ay dapat na maayos para sa kanila. Ngunit batay sa mga resulta ng pagsubok, lumabas na ang hardware ng isang murang Chromebook ay hindi sapat para sa tamang operasyon ng lahat ng mga aplikasyon ng korporasyon ng Forex Club. At ang mas mahal na mga modelo na akma sa mga teknikal na parameter ay naging maihahambing sa gastos sa mga klasikong Windows-based na laptop. Dahil dito, nagpasya silang iwanan ang proyekto.
Ano ang nagbago sa pagdating ng G Suite
Taliwas sa lahat ng pagkiling at kawalan ng tiwala, 3 buwan na pagkatapos ng pagsasanay, 80% ng mga empleyado ang nakapansin sa mga survey na talagang pinadali ng G Suite para sa kanila ang paggawa ng mga dokumento. Pagkatapos ng paglipat, tumaas ang mobility ng mga empleyado at nagsimula silang magtrabaho nang higit pa gamit ang mga naisusuot na device:
Mga istatistika ng paggamit ng mobile device ayon sa Forex Club
Ang Google Forms ay nakakuha ng mahusay na katanyagan. Sa loob ng mga departamento, ginagawa nilang posible na mabilis na magsagawa ng mga survey na dati nang nangangailangan ng paggamit ng mail, nang manu-manong pagkolekta ng mga resulta. Ang paglipat sa Google Chat at Hangouts Meet ay nagdulot ng pinakamaraming tanong at reklamo, dahil sa pangkalahatan ay may mas kaunting mga function ang mga ito, ngunit naging posible ang paggamit ng mga ito na iwanan ang maraming instant messenger sa loob ng kumpanya.
Ang mga resulta ng proyekto ay binuo ni Dmitry Ostroverkhov, kung saan kami nagtrabaho: "Binawasan ng proyekto ang mga gastos ng Forex Club para sa imprastraktura ng IT at pinasimple ang suporta nito. Ang isang buong layer ng mga gawain sa pagpapanatili ng proseso ay nawala, dahil ang mga isyung ito ay nalutas sa panig ng Google. Ngayon ang lahat ng mga serbisyo ay maaaring i-configure nang malayuan, ang mga ito ay sinusuportahan ng ilang mga administrator ng Google, at ang departamento ng IT ay naglaan ng oras at mga mapagkukunan para sa iba pang mga bagay."
Pinagmulan: www.habr.com