Ilang beses na kaming sumulat tungkol sa kung paano nakakatulong ang aming mga teknolohiya at kahit iproseso ang impormasyon mula sa anumang uri ng mga dokumento at ipasok ang data sa mga sistema ng accounting. Ngayon sasabihin namin sa iyo kung paano namin ipinatupad Π² β ang pinakamalaking tagapagtustos ng init at mainit na tubig sa Moscow.
Isipin ang iyong sarili sa lugar ng isang ordinaryong accountant. Naiintindihan namin na hindi ito madali, ngunit subukan pa rin. Araw-araw nakakatanggap ka ng malaking bilang ng mga papel na singil, mga invoice, mga sertipiko, at iba pa. At lalo na marami - sa mga araw bago mag-ulat. Ang lahat ng mga detalye at halaga ay kailangang mabilis at maingat na suriin, muling i-type at ipasok sa sistema ng accounting, manu-manong magsagawa ng mga transaksyon at magpadala ng mga dokumento sa archive, upang sila ay maisumite kaagad para sa pag-verify sa mga panloob na auditor, serbisyo sa buwis, taripa mga awtoridad sa regulasyon at iba pa. Mahirap? Ngunit ito ay isang matagal nang kasanayan sa negosyo na umiiral sa maraming kumpanya. Kasama ang MOEK, pinasimple namin ang maingat na gawaing ito at ginawa itong mas maginhawa. Kung interesado ka sa kung paano ito nangyari, maligayang pagdating sa pusa.
Ipinapakita ng larawan ang Moscow CHPP-21, ang pinakamalaking producer ng thermal energy sa Europa. Ang init na nabuo sa istasyong ito ay ibinibigay ng MOEK sa 3 milyong residente ng hilaga ng Moscow. .
Ang MOEK ay mayroong isang dosenang at kalahating sangay sa Moscow. Nagseserbisyo sila ng 15 km ng mga heating network, 811 na thermal station at boiler house, 94 heating point at 10 na pumping station, at nagtatayo at nag-install din ng mga bagong sistema ng supply ng init. Bumili ang kumpanya ng iba't ibang kagamitan at serbisyo para sa mga aktibidad ng negosyo: . Ang paghahanda ng mga dokumento sa bawat departamento na nagpapasimula ng pagbili ay isinasagawa ng mga espesyal na empleyado - mga superbisor ng kontrata.
Paano gumagana ang mga kontrata sa isang malaking kumpanya? Kapag ang mga curator ay pumasok sa isang kasunduan, nakakatanggap sila ng maraming mahahalagang papel na dokumento mula sa kanilang mga katapat: mga tala sa paghahatid, mga sertipiko ng probisyon ng serbisyo, mga invoice, mga sertipiko, atbp. Karaniwan, ang curator ay nag-scan ng mga papeles ng negosyo at pagkatapos ay inilakip ang mga pag-scan sa order sa mapagkukunan ng enterprise sistema ng pamamahala. Manu-manong sinusuri ng financial controller ang lahat ng data. Pagkatapos nito, dadalhin ng tagapangasiwa ang orihinal na mga dokumento sa departamento ng accounting. O ginagawa ito ng courier, at pagkatapos ay maaaring magtagal ang paglipat ng mga dokumento - mula sa ilang oras hanggang ilang araw.
At magiging maayos ang lahat, ngunit, tulad ng sa maraming iba pang mga kumpanya:
- Maaaring dumating ang mga papeles sa departamento ng accounting ilang araw bago isumite ang pag-uulat. Pagkatapos ang mga accountant ay kailangang gumugol ng mga araw at gabi sa kanilang lugar ng trabaho. Kailangan mong manu-manong suriin kung ang lahat ng mga invoice, invoice, atbp. ay napunan nang tama. Pagkatapos, kung ang lahat ay tama, muling i-type ng empleyado ang data sa accounting system at gumawa ng mga pag-post. Kasabay nito, 90% ng oras ng accountant ay ginugol sa muling pag-print ng data - mga detalye, halaga, petsa, numero ng item, atbp. Dahil dito, may panganib na magkamali.
- Maaaring dumating ang mga dokumento na may mga error. At kung minsan ang ilang mga singil o sertipiko ay nawawala. Minsan ito ay nagiging malinaw sa mga huling araw bago isumite ang pag-uulat. Dahil dito, maaaring maantala ang oras ng pag-apruba ng dokumento.
- Pagkatapos gumawa ng mga entry, ang mga accountant ay nag-iimbak ng mga invoice, mga invoice at mga aksyon sa magkahiwalay na papel at electronic na mga archive. Bakit ito mahirap? Halimbawa, gumagana ang MOEK ayon sa mga taripa, at samakatuwid ay obligado na regular na iulat ang mga gastos nito sa mga ehekutibong awtoridad. At kapag ang susunod na estado o pag-audit ng buwis ay dumating sa departamento ng accounting, ang mga empleyado ay kailangang maghanap ng mga dokumento nang mahabang panahon.
Ito ang hitsura ng MOEK accounting department dati:
Ang MOEK ang una sa industriya ng enerhiya na nagpasyang muling buuin at gawing simple ang scheme na ito upang mabilis na isara ang mga transaksyon at magsumite ng mga ulat, mas mahusay na masuri ang mga pagbabago sa merkado sa pagkuha at planuhin ang diskarte sa pananalapi nito. Hindi madaling baguhin ang matagal nang sistema ng trabaho ng departamento ng accounting sa sarili nitong, kaya nagpasya ang kumpanya na baguhin ito kasama ang kasosyo nito - ABBYY.
Wala pang sinabi at tapos na
Ang isang pangkat ng mga espesyalista sa ABBYY ay nagpatupad ng isang unibersal na plataporma para sa matalinong pagproseso ng impormasyon sa MOEK at na-configure:
- mga flexible na paglalarawan (mga template ng pagkuha ng data) para sa pagproseso ng dokumento. Napag-usapan namin nang detalyado kung ano ito at kung ano ang kailangan nito sa HabrΓ© ΠΈ . Gamit ang solusyon, ang MOEK ay nagpoproseso ng higit sa 30 uri ng mga dokumento (halimbawa, isang sertipiko ng naka-install na kagamitan o isang sertipiko ng mga bayarin sa ahensya) at kumukuha mula sa mga ito ng higit sa 50 mga katangian (numero ng dokumento, kabuuang halaga kabilang ang VAT, pangalan ng bumibili, nagbebenta, kontratista, dami ng mga kalakal, atbp.);
- isang connector para sa pagsasagawa ng mga pagsusuri at pag-upload ng data, na nakakonekta sa ABBYY FlexiCapture, SAP at OpenText. Salamat sa connector, naging posible na awtomatikong suriin ang data mula sa order at kontrata gamit ang iba't ibang mga direktoryo. Pag-uusapan natin ito sa ibaba;
- pag-export ng mga dokumento sa isang electronic archive batay sa OpenText. Ngayon ang lahat ng mga pag-scan ng dokumento ay naka-imbak sa isang lugar;
- draft ng mga entry sa accounting sa SAP ERP na may mga link sa mga na-scan na larawan ng mga dokumento.
Pagkatapos, ang mga empleyado ng ABBYY at MOEK ay bumuo ng isang form sa paghahanap upang ang accountant, sa ilang segundo, ay makakahanap ng mahahalagang account ayon sa anumang katangian sa electronic archive at isumite ang mga ito para sa mga inspeksyon ng buwis.
Ang paghahanap ay posible gamit ang 26 na magkakaibang pamantayan (ang larawan ay naki-click):
Matapos matagumpay na masuri ng MOEK ang buong sistema, ito ay inilagay sa operasyon. Ang buong proyekto, kabilang ang mga pag-apruba, paglilinaw at pagpapahusay, ay natapos sa loob ng 10 buwan.
Scheme ng trabaho pagkatapos ipatupad ang ABBYY FlexiCapture:
Pakiramdam mo ba ay walang nagbago? Oo, ang proseso ng negosyo ay nananatiling pareho, ang karamihan sa mga pag-andar ay ginagawa na ngayon ng makina.
Wiring, tapos na!
Paano na ang mga bagay ngayon? Sabihin nating ang tagapangasiwa ng kontrata ay nakatanggap ng isang hanay ng mga pangunahing dokumento para sa isang transaksyon para sa supply ng mga bomba para sa mga thermal power plant, o, halimbawa, ang pagtatayo ng mga network ng pag-init. Hindi na kailangang suriin ng espesyalista ang pagkakumpleto at nilalaman ng mga dokumento mismo, tumawag ng isang courier at ipadala ang orihinal na mga dokumento sa departamento ng accounting. Ini-scan lamang ng tagapangasiwa ang nilagdaang hanay ng mga pangunahing dokumento, at pagkatapos ay papalitan ng teknolohiya.
Gamit ang network scanning system, nagpapadala ang isang empleyado ng mga scan sa TIFF o PDF na format sa kanyang mainit na folder o email. Pagkatapos ay binuksan niya ang ABBYY FlexiCapture web input station at pinipili ang uri ng dokumentong itatakda upang iproseso. Halimbawa, "pagbili ng mga gawa/serbisyo na may mga bayarin sa ahensya", "pagtanggap ng materyal at teknikal na mapagkukunan (MTR)" o "accounting ng ari-arian".
Tinutukoy ng uri ng set ang bilang at uri ng mga kinakailangang dokumento at data na dapat i-classify, kilalanin at i-verify ng system.
Ang curator ay nag-a-upload ng mga pag-scan para sa pagkilala. Awtomatikong sinusuri ng system ang pagkakaroon ng lahat ng mga dokumento, ang mga nilalaman ng bawat papel, at kinikilala ng server ang mga detalye - petsa ng kontrata, halaga, address, numero ng pagkakakilanlan ng buwis, checkpoint at iba pang data. Sa pamamagitan ng paraan, ang MOEK ay ang unang kumpanya ng enerhiya sa Russia na gumamit ng diskarteng ito.
Kung hindi na-upload ng curator ang lahat ng mga dokumento o ang ilang invoice ay hindi naglalaman ng lahat ng data, napansin ito ng system at agad na hihilingin sa empleyado na itama ang error:
Ang system ay nagrereklamo at humihiling na idagdag ang mga nawawalang dokumento (pagkatapos nito ay naki-click ang mga screenshot):
Napansin ng system na ang dokumento ay nag-expire na:
Kaya, hindi na kailangang matukoy ng empleyado kung ang dokumento ay iginuhit nang tama. Kung tama ang lahat, ang karamihan sa mga pagsusuri ng data ay awtomatikong nangyayari sa mismong istasyon ng pagpasok sa web. Ito ay sapat na upang ipasok ang numero ng order na tinukoy sa SAP ERP. Pagkatapos nito, ang kinikilalang data ay inihahambing sa impormasyong naproseso sa SAP: TIN at KPP ng katapat, mga numero at halaga ng kontrata, VAT, katawagan ng produkto o serbisyo. Ang pagproseso at pagsuri sa isang dokumento ay tumatagal lamang ng ilang minuto.
Gamit ang mga detalye - INN at KPP - maaari mong piliin ang nais na kumpanya mula sa direktoryo:
Kung may error sa invoice o invoice, hindi nito papayagan ang dokumento na ma-export sa archive. Halimbawa, kung ang isang dokumento ay maling naipon o ang isa sa mga character ay hindi nakilala nang tama, ang system ay ipahiwatig ito at hihilingin sa empleyado na itama ang lahat ng mga kamalian. Narito ang isang halimbawa:
Nakita ng system na ang Vasilek CJSC ay hindi kasama sa listahan ng mga supplier ng MOEK.
Nagbibigay-daan ito sa mga empleyado na subaybayan ang mga error bago makarating ang dokumento sa departamento ng accounting.
Kung matagumpay na nakumpleto ang lahat ng mga tseke, pagkatapos ay sa isang pag-click ang isang na-scan na kopya ng dokumento ay ipapadala sa OpenText electronic archive, at isang link at isang card na may metadata nito ay lilitaw sa SAP. Maaaring palaging tingnan ng isang accountant o curator sa electronic archive ang isang listahan ng mga dokumento para sa kinakailangang order at impormasyon tungkol sa kung sino ang nagproseso ng mga dokumento, sa anong time frame, at kung ano ang resulta.
Tiningnan ni Pyotr Petrovich ang electronic archive, ...
...para makita kung sino ang nag-upload ng mga dokumento para sa order No. 1111.
Pagkatapos mag-upload ng data at mga pag-scan mula sa ABBYY FlexiCapture hanggang SAP, lalabas ang isang draft na transaksyon na may paunang napunan na data at mga link sa mga na-scan na larawan ng mga dokumento.
Draft na mga kable:
Pagkatapos ay makakatanggap ang accountant ng isang abiso sa email na may link sa natapos na draft at mga pag-scan. Ang espesyalista ay hindi na kailangang makipagpunyagi sa papel. Ang kailangan lang niyang gawin ay suriin ang mga pag-scan para sa kabuuang halaga ng transaksyon, ang pagkakaroon ng selyo at lagda, at gawin ang transaksyon. Wala pang isang minuto ang ginugugol ng accountant dito.
Mga resulta ng proyekto
- Gamit ang mga teknolohiya ng ABBYY, pinasimple at pinabilis ng MOEK hindi lamang ang accounting, kundi pati na rin ang kontrol sa pananalapi. Upang makagawa ng pag-post, hindi na kailangang hintayin ng mga empleyado ang courier na may orihinal na mga dokumento - ang kailangan lang nilang gawin ay makatanggap ng isang pag-scan na may na-verify na data mula sa electronic archive sa isang click. Totoo, kailangan pa rin ng papel na dokumento. Ngunit ngayon maaari itong ipadala sa departamento ng accounting mamaya. Pagdating doon, susuriin ng empleyado ang kahon na "Orihinal na natanggap" sa sistema ng accounting.
- Agad na natatanggap ng mga empleyado ang lahat ng kinakailangang data tungkol sa transaksyon mula sa mga pag-scan, gumawa ng mga transaksyon sa oras at ihanda ang lahat ng mga dokumento para sa pag-uulat nang maaga. Ngayon hindi sila natatakot sa alinman sa panloob o panlabas na inspeksyon.
- Ang mga accountant ay nagsasagawa ng mga transaksyong pinansyal nang 3 beses na mas mabilis, at isinasara ng MOEK ang panahon ng pag-uulat 10 araw na mas maaga.
- Ang lahat ng mga sangay ng MOEK ay nag-iimbak ng mga dokumento ng accounting sa isang electronic archive. Dahil dito, mahahanap mo ang anumang invoice, kontrata o pagkilos ng pagkumpleto, pati na rin ang anumang mga katangian mula sa kanila (mga halaga, VAT, produkto o saklaw ng serbisyo) nang 4 na beses na mas mabilis kaysa dati.
- Ang solusyon ay nagpoproseso ng higit sa 2,6 milyong mga pahina ng mga dokumento bawat taon.
Sa halip ng isang konklusyon
Ginagamit ng MOEK sa loob ng 2 taon na ngayon at sa panahong ito ay nakakolekta ako ng mga istatistika. Lumalabas na ang mga accountant ay gumagawa ng 95% ng mga entry nang hindi gumagawa ng mga pagbabago sa mga draft. Nangangahulugan ito na ang mga naturang pag-post ay maaaring ganap na awtomatikong laktawan sa hinaharap. Nagkataon na ang produktong ito ang talagang unang hakbang ng kumpanya tungo sa pagpasok ng mga elemento ng "artificial intelligence" sa mga proseso ng negosyo ng kumpanya: Ang MOEK ay bumubuo ng kaukulang programa.
Ang iba pang mga kumpanya ng Russia ay nag-automate din sa gawain ng accounting: ginagawa itong mas simple at mas maginhawa. Halimbawa, gamit ang mga teknolohiya ng ABBYY, ang serbisyo ng kontrol sa pananalapi "Β» Tumatanggap ng mahalagang impormasyon ng negosyo nang 2 beses nang mas mabilis at gumugugol ng 20% ββmas kaunting oras sa paghahanap ng mga kinakailangang invoice at tala sa paghahatid. Ang matalinong teknolohiya sa pagproseso ng impormasyon ay tumutulong sa mga empleyado ng departamento ng accounting ng holding "Β» agad na mahanap ang mga kinakailangang dokumento sa pananalapi sa panahon ng mass tax audit. Noong 2019, plano ng mga espesyalista ng kumpanya na iproseso ang humigit-kumulang 10 milyong pahina ng mga dokumento.
Gusto mo bang malaman ang higit pa tungkol sa proyekto ng MOEK at ABBYY? Sa Abril 3 sa 11:00, ang Deputy Head ng MOEK Information Technology Center na si Vladimir Feoktistov ay magsasalita tungkol sa mga detalye ng kaso sa isang libreng . Sumali kung gusto mong magtanong.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY corporate blog editor
Pinagmulan: www.habr.com