Kumusta sa lahat, ang pangalan ko ay Konstantin Kuznetsov, ako ang CEO at tagapagtatag ng RocketSales. Sa larangan ng IT, ang isang kuwento ay karaniwan kapag ang departamento ng pag-unlad ay nakatira sa sarili nitong uniberso. Ang uniberso na ito ay may mga humidifier sa bawat desktop, isang grupo ng mga gadget at panlinis para sa mga monitor at keyboard, at, malamang, ang sarili nitong gawain at sistema ng pamamahala ng proyekto.
Ano ang laman nito?
Marahil para sa ilan ay wala ito. Pero nagkaroon kami ng problema. Bumubuo at nag-automate kami ng mga sistema ng pagbebenta, nagpapatupad ng CRM, lumikha ng imprastraktura ng ulap para sa negosyo. Bilang karagdagan sa mga departamento ng pag-unlad at produksyon, ang mga proyekto ng kliyente ay kadalasang kinabibilangan ng mga marketer, salespeople, accountant, at iba pang empleyado. At nagsimula kaming mag-isip tungkol sa kung paano ayusin ang isang epektibong proseso ng pamamahala ng proyekto.
Kung ang proseso ng pagbuo at produksyon ay nakaayos sa isang platform tulad ng Jira o GitLab, kung gayon walang sinuman, maliban sa pag-unlad, ang nakakaintindi kung ano. Upang ikonekta ang isang third-party na empleyado sa proyekto, kailangan mong makipagkita sa kanya, ipaliwanag ang konteksto, ayusin ang gawain sa isang lugar, pagkatapos ay kontrolin ang antas ng pagiging handa sa mga chat sa trabaho, makuha ang resulta sa pamamagitan ng chat, at idagdag ito sa Jira. At kaya sa bawat oras.
Pinutol ang pag-unlad mula sa ibang bahagi ng kumpanya, hindi nila alam kung paano tayo idawit, at hindi natin alam kung kailangan nila ang ating input.
Ilang taon na ang nakalipas natuklasan namin ang platform ng Asana. Sa artikulong ito, gusto kong sabihin sa iyo kung paano namin inayos ang proseso ng pagbuo at pamamahala ng produksyon upang:
- ang buong kumpanya ay nagtrabaho sa iisang ecosystem,
- lahat ay may sapat na pag-andar,
- posibleng tantiyahin ang halaga ng bawat proyekto sa oras at pera,
- Ang pakikipagtulungan sa mga kliyente ay pangmatagalan: hindi sa loob ng balangkas ng isang gawain, ngunit sa loob ng balangkas ng isang buong proyekto na may patuloy na backlog ng mga ideya.
Kaunti tungkol sa pagkilala kay Asana
Gumugol ako ng 10 taon na naghahanap ng maginhawang software para sa pamamahala ng proyekto. Ang Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 at dose-dosenang iba pang mga tagasubaybay ng gawain ay hindi nakapasa sa pagsubok ng lakas. Pagkatapos ay nakita ko si Asana. At naging maayos ang lahat.
Sa aming opinyon, ito ang pinakamahusay at pinakamabilis na lumalagong gawain at platform ng pamamahala ng proyekto. Ngayon, si Asana ang nangunguna sa mundo sa katanyagan at kasiyahan ng user. Ito ay pinatunayan ng graph ng rating g2.
Kami ay mga tagahanga ng Asana, na-certify pa kami para maipatupad ito sa aming mga customer.
Maikling ilalarawan ko ang proseso mula sa pagbebenta hanggang sa pagpapatupad ng proyekto
Dahil nagbebenta kami ng mga serbisyong IT, medyo mahaba ang aming funnel at, sa dulo, napupunta ito sa production department at, minsan, development.
Ang departamento ng pagbebenta ay nagsasagawa ng mga karaniwang manipulasyon: pag-audit, pag-apruba ng komersyal na panukala, pag-sign ng kontrata, paglipat ng transaksyon sa produksyon. Maaaring hindi tanggapin ng produksiyon ang kontrata: dapat itong naglalaman ng badyet, petsa ng paglipat sa produksyon, ang tinantyang pondo ng oras para sa pagpapatupad ng proyekto.
Salamat sa amoCRM + Asana bundle, kapag naglilipat ng deal mula sa sales department patungo sa produksyon at pabalik, ang trabaho ay hindi naaantala kahit saan. Ang lugar ng responsibilidad ng departamento ng pagbebenta ay ipinahiwatig sa asul, ang departamento ng produksyon sa orange, at ang departamento ng pag-unlad sa kulay rosas.
Mahalaga na ang departamento ng pag-unlad, hindi katulad ng departamento ng disenyo, ay hindi kasangkot sa bawat proyekto. Minsan ang pag-setup ng system ay hindi nangangailangan ng mga custom na solusyon.
Kaya, kapag tinanggap ng manager ang proyekto para sa produksyon, ang sales manager ay pumunta sa Asana sa 1 click (screenshot). Awtomatikong nagagawa ang isang proyekto mula sa amoCRM sa Asana.
Ang isang gawain (gawain) na may mapa ng proyekto at mga komersyal na alok ay awtomatikong nagagawa sa isang karaniwang board ng proyekto ng kliyente. Ang lahat ng mga kliyente na kasalukuyang nasa produksyon ay ipinapakita dito. Dito, itinalaga ang isang responsableng tagapamahala, itinakda ang mga deadline, pipiliin ang uri ng trabaho, at nagbabago ang mga katayuan ng gawain.
Maaaring ilunsad ng manager ang alinman sa mga iminungkahing awtomatikong proseso ng negosyo sa isang gawain:
- Maghanap/Gumawa ng proyekto ng Kliyente + Mag-attach ng gawain doon
- Punan ang gawain ng impormasyon tungkol sa deal
- Gumawa ng deal mula sa kasalukuyang gawain
Ang proyekto ay puno ng lahat ng data na tinukoy sa amoCRM. Depende sa uri ng mga serbisyo, isang hanay ng mga subtasks ay agad na nilikha para sa pagpapatupad ng aktwal na mga bloke ng trabaho. Ito ay nananatili para sa tagapamahala ng proyekto na mabulok ang mga detalyadong gawain, magtalaga ng mga responsableng tao at mga deadline.
Tumutulong ang board na ito na gumawa ng mga bagong proyekto upang gumana. Ngunit hindi maginhawang kontrolin ang kasalukuyang mga katayuan at ang pagkakaroon ng mga proyektong nasa panganib dito.
Paano namin pinapangkat ang mga gawain at proyekto ng kliyente
Mula sa karaniwang board ng lahat ng proyekto, idinaragdag ng manager ang proyekto sa 3 pang board:
- personal board ng kliyente;
- portfolio ng mga aktibong kliyente;
- portfolio ng manager.
Alamin natin kung bakit kailangan natin ang bawat isa sa mga entity.
Sa screenshot na nakikita mo personal board ng kliyente.
Bakit ito board?
Nag-iisip kami noon sa mga gawain. Natapos ang gawain, gumawa ng isa pa. Ito ay lumabas na ginagawa namin para sa kliyente ang eksaktong dami ng trabaho na hiniling niya. Ngunit gusto naming bumuo ng mga pangmatagalang relasyon, kaya lumipat kami mula sa pagtatrabaho sa mga gawain patungo sa pakikipagtulungan sa mga kliyente.
Sinisigurado naming isulat ang lahat ng mga ideya para sa mga pagpapabuti para sa kliyente. Kahit na ito ay isang pag-iisip na hindi sinasadyang itinapon sa hangin ng kliyente, inaayos namin ito at tinatapos ito. Ito ay kung paano nabuo ang backlog ng mga gawain, ang trabaho sa kliyente ay hindi nagtatapos.
Ano ang nasa board na ito?
Ang aming Asana ay konektado sa ilang mga serbisyo:
- CRM-system (para sa pakikipag-ugnayan sa departamento ng pagbebenta),
- TimeDoctor (para sa pagsubaybay sa oras),
- ERP-system (para sa pagsasama-sama ng lahat ng data sa isang interface).
Nagdagdag kami ng mabilis na resource control panel sa Asana. Mag-hover ka sa gawain at makita kung sino at gaano kalaki ang ginawa sa gawain, anong bonus ang kanilang nakuha.
Ang gawain ng departamento ng produksyon ay tinatantya ng oras, kaya mahalaga para sa amin na mahigpit na subaybayan kung gaano karaming oras ang ginugol ng bawat empleyado sa paglutas ng mga gawain ng kliyente.
Ano ang nagbibigay ng paggamit ng board?
Bilang resulta, sa ERP system ang nakikita natin Ulat ng Proyekto. Katayuan ng transaksyon, mga kalahok sa proyekto, badyet para sa proyekto, bilang ng mga oras na nagtrabaho at mga deadline.
Maaari naming hulaan ang halaga ng mga katulad na proyekto sa pag-unlad, ang pagkalkula ng KPI ay nagiging ganap na transparent at walang puwang para sa mga ilusyon na ang pag-unlad ay ilang oras lamang. Kung kinakailangan, palagi kaming may interface na maaari naming ipakita sa kliyente para sa pag-uulat.
Mga briefcase ni Asana
Ang pagpapaandar na ito ay ipinatupad sa Asana sa loob ng mahabang panahon. Pero hindi namin agad na-appreciate. Sa una, kinokolekta lang namin ang lahat ng mga proyekto ng aming mga tagapamahala sa mga portfolio. Ito ay lumabas na sa kanyang oras sa kumpanya, si Denis Kiselev ay nagtrabaho kasama ang 61 mga kliyente.
Ang pag-alam na ito ay cool, ngunit hindi sapat upang bigyang-katwiran ang oras na ginugol sa pagkolekta. At naka-score kami sa mga portfolio. Nagbago ang lahat nang itumbas namin ang isang proyekto sa Asana sa isang deal sa isang CRM system.
Dati, nag-subscribe ang manager sa lahat ng proyekto at nakatanggap ng mga notification ng lahat ng pagbabago sa Inbox (notification feed). Bawat update sa status, isang bagong komento ang ipinakita sa feed, simula sa pinakabago. Noong Lunes, umupo ang manager at ginawa ang mga gawain mula sa inbox nang sunud-sunod. Walang pinag-uusapan tungkol sa mga priyoridad, kung minsan ang mga mahahalagang gawain ay hindi naabot.
Ngayon ay mayroong portfolio ng empleyado at portfolio ng departamento ng proyekto. Sa una, pinamamahalaan ng manager ang kanyang mga proyekto, ang pangalawa ay nagbibigay ng kontrol sa manager sa kasalukuyang workload ng lahat ng empleyado.
Portfolio ng Disenyo
Sa screenshot makikita mo ang mga proyekto na pinagsunod-sunod ng mga empleyado.
Minsan sa isang linggo, ina-update ng project manager ang status ng bawat proyekto. Isinulat kung ano ang ginawa noong nakaraang linggo at kung ano ang pinaplano para sa susunod. Nagtatakda ng isa sa tatlong tag: sa ilalim ng kontrol, nasa panganib, may mga problema.
Mabilis na masuri ng manager:
- ang kasalukuyang dami ng mga kliyente sa departamento ng disenyo,
- ang bilang ng mga proyekto sa gawain ng bawat manager,
- ang bilang ng mga overdue na gawain sa proyekto,
- ang pagkakaroon ng mga problema at ang pangangailangang makibahagi sa mga proyekto,
- mga deadline ng proyekto, oras na ginugol, yugto ng funnel at priyoridad ng proyekto.
Tinutulungan din kami ng mga portfolio na mag-ulat. Pagkatapos i-update ang katayuan ng proyekto, ang isang ulat sa gawaing ginawa at binalak ay awtomatikong ipapadala sa chat kasama ang kliyente.
Portfolio ng Empleyado
Maging ang pinuno ng departamento ng proyekto ay may sariling portfolio. Kung, pah-pah-pah, aalisin niya ang kanyang sarili, makikita ng bagong tao ang lahat ng mga proyektong nasa ilalim ng kanyang kontrol na dapat niyang patuloy na subaybayan.
Pinahahalagahan din ng mga empleyado sa linya ang kaginhawahan ng pagpaplano ng portfolio workload. Sa tab na "Mag-load", sinusuri ni Asana ang dami ng mga gawain na isinasaalang-alang ang mga deadline at nagbabala kung ang isang empleyado ay nagplano ng isang hindi mabata na dami ng mga gawain. Maaari mong baguhin ang mga deadline at ayusin ang mga detalye nang hindi umaalis sa tab na ito.
Paglutas ng bug at pasadyang pag-unlad
Ang isang hiwalay na koponan ay responsable para sa aming pag-unlad. Bilang bahagi ng proseso ng negosyo, tumatanggap ito ng mga gawain ng dalawang uri:
- bug,
- bagong pag-unlad.
Ang mga bug ay sinusuri, tinatasa para sa pagiging kritikal at inililipat sa gawain ng serbisyo ng teknikal na suporta.
Ang mga gawain sa pagpapaunlad ay nagmumula sa backlog ng mga panloob na produkto ng kumpanya, o mula sa tagapamahala ng proyekto kung mayroong kaukulang kahilingan mula sa kliyente.
Ang proseso ng pag-unlad, sa pangkalahatan, ay ganito.
Ang mga gawain ay nasa development board sa Asana. Narito siya.
Pinipili ng task setter ang uri ng "Bug" o "Feature", nagtatakda ng antas ng pagiging kritikal, nagpapahiwatig ng customer, mga panloob na departamento ng kumpanya na apektado ng gawain. Kapag ang gawain ay sumusunod sa lahat ng mga kinakailangan ng mga panloob na regulasyon, ang direktor ay nag-click sa icon ng lightning bolt sa tuktok na bar sa itaas ng gawain at ilulunsad ang awtomatikong proseso ng negosyo na "Pagsusuri sa pag-unlad".
Ang pinuno ng departamento ng pag-unlad ay tumatanggap ng isang abiso tungkol sa isang bagong gawain para sa pagsusuri, ang gawain mismo ay inilipat sa isang hiwalay na board ng parehong pangalan sa panahon ng pagsusuri.
Pagkatapos ng pagsusuri, inililipat ng manager ang gawain sa sprint na naaayon sa buwan ng nakaplanong pagkumpleto. Ang mga gawain ay palaging nasa maraming board sa parehong oras:
- sa personal na board ng project manager,
- sa board ng suporta
- sa development board.
Ang lahat ng kalahok at empleyadong kumokontrol sa gawain ay nakikita ang pag-unlad, tumanggap ng mga abiso, at direktang talakayin sa mga komento sa gawain. Kapag nakumpleto na ang gawain, ang tagapamahala ng proyekto o responsableng espesyalista sa suportang teknikal ay "dadala" sa kanilang panig upang magpatuloy sa paggawa sa proyekto.
Ano ang nangyari noong ibinalik namin ang development at production department sa iisang kapaligiran kasama ang team?
Una, ang ang mga proyekto ng kliyente ay naging mas matagal. Dahil sa patuloy na replenished backlog, ang average na tseke ay lumago.
Pangalawa, ang ang kalidad ng mga proyekto ay lubos na napabuti, dahil ang departamento ng pagpapaunlad ay maaaring magtanong sa marketing, benta, accounting, atbp. anumang oras. Nakakuha kami ng pagkakataong ikonekta ang mga kinakailangang kakayahan ng koponan sa oras at mag-alok ng mga solusyon sa isang ganap na naiibang antas.
Pangatlo at mga empleyado, at mga tagapamahala, at mga customer ay nakatanggap ng ganap na transparency sa mga nakaplano at natapos na mga gawain. Natutunan namin na MANAGE ang mga proyekto, napagtanto na isa itong ganap na teknikal na proseso, kung saan halos ganap na maibukod ang kadahilanan ng tao.
Ikaapat na, Mas naging cohesive ang team. Noong nakaraan, ang mga empleyado ay walang ideya kung ano ang ginagawa ng mga gawa-gawang departamento ng pag-unlad at produksyon.
Ngayon, nakikita ang proseso ng pag-unlad at teknikal na pag-setup ng mga system:
- ang departamento ng pagbebenta ay nakahanap dito ng mga ideya at inspirasyon kung paano magbenta,
- ang mga marketer ay regular na kumukuha ng kapaki-pakinabang na nilalaman para sa mga post, artikulo, pagpoposisyon at mga teksto sa advertising,
- sinusuri ng mga tagapamahala ang mga pangangailangan at pag-uugali ng mga customer, inaayos ang diskarte.
Ito ay naging isang win-win-win transformation, kung saan nanalo kami, ang aming mga kliyente, at ang aming mga kasosyo. Natutuwa ako kung ibabahagi mo ang iyong opinyon sa mga komento: mayroon bang anumang kapaki-pakinabang sa aking artikulo at anong mga pamamaraan ng pamamahala ng proyekto ang ginagamit mo sa pag-unlad!
Pinagmulan: www.habr.com