Sinubukan kong pamahalaan ang mga gawain nang sistematikong marahil 20-25 beses. At ang bawat pagtatangka ay nabigo, tulad ng naiintindihan ko ngayon, sa dalawang dahilan.
Una, upang maglaan ng oras sa pagkumpleto ng mga gawain, kailangan mong maunawaan kung bakit ito ginagawa.
Magsisimula ka sa pamamahala ng mga gawain, paggugol ng oras sa mga ito, paggawa ng mas kaunting mga gawain, ang lahat ay nagsisimulang maipon - para saan?
Ang anumang gawain ay mahirap gawin kapag hindi mo maintindihan kung bakit. Ang "pag-aayos ng iyong buhay" ay hindi ang pinaka-sapat na layunin, dahil ang "maayos na buhay" ay isang medyo malabo na kababalaghan. Ngunit ang "bawasan ang antas ng pagkabalisa sa pamamagitan ng pagbabawas ng antas ng kawalan ng katiyakan" ay isang mas tiyak at mas mahusay na layunin, na madaling gugulin ng isang oras sa isang araw.
Pangalawa, ang lahat ng mga pamamaraan na aking nabasa ay agad na naglalarawan sa huling estado ng proseso. "Kailangan mong kumuha ng ToDoIst, hatiin ito sa mga proyekto, isama sa kalendaryo, suriin ang mga gawain para sa linggo, unahin ang mga ito..." Mahirap itong simulan kaagad. Tulad ng sa pagbuo ng software, naniniwala ako na kailangan mong gamitin — paulit-ulit.
Samakatuwid, dadaan ako sa aking "mga pag-ulit", at marahil sa parehong anyo ay magiging kapaki-pakinabang ito sa iyo. Pagkatapos ng lahat, ano ang isang magandang dahilan upang gamitin ang mga pista opisyal ng Mayo upang bumalik sa trabaho gamit ang isang (medyo) bagong paradigm?
Mababasa mo kung paano ako napunta dito .
Trello, isang pares ng mga listahan
Gumagawa lamang kami ng 4 na listahan, gumagamit ng mga desktop at mobile application.
Mga listahan:
- Mga dapat gawin - isulat ang lahat ng mga gawaing naiisip dito. At isulat ang mga ito sa sandaling naisip nila. Ang "pagtapon ng basura" ay isang gawain. "Maghugas ng pinggan" ay isang gawain. "Mag-iskedyul ng pulong sa pagpaplano" ay isang gawain. Well, at iba pa. Kahit na ang pinaka-halata o mahahalagang bagay ay maaaring makalimutan kung may nangyaring hindi inaasahan o nahirapan ka lang.
- Mga dapat gawin para sa araw na ito - tuwing gabi ay inililipat ko ang mga bagay mula sa board na “To-Do” papunta sa board na “To-Do for Today”. Kung mananatili doon ang ilan sa iyong trabaho sa gabi, normal iyon; higit pa sa ibaba. Sa paglipas ng panahon, sisimulan mong maunawaan kung gaano karaming mga gawain ang maaaring nasa listahan upang ang karamihan sa mga ito ay makumpleto sa nakaplanong araw.
- Ginawa ngayong araw. Ang board na ito ay ang pangunahing paraan upang mabawasan ang pagkabalisa ng "Wala akong nagawa ngayon" at isang mahusay na paraan para sa karagdagang pagmuni-muni tungkol sa self-organization. Isinulat ko dito ang lahat ng mga gawain na ginawa ko ngayon, kahit na ang mga wala sa nakaplanong listahan. "Tinawagan ko si Vasya tungkol sa mga dokumento," isinulat niya ito. "Hiniling nila sa akin na pumirma ng mga papeles," isinulat ko. "Napag-usapan namin ang kasunduan ni Anton," isinulat niya. Sa ganitong paraan, sa pagtatapos ng araw, mauunawaan mo kung ano talaga ang ginugol mo sa iyong oras at kung ano ang maaari mong iwanan sa mga gawaing iyon para lamang sa pagkumpleto ng plano.
- Tapos na—isang listahan ng lahat ng natapos na gawain. Sa simula o pagtatapos ng araw, ililipat ko sila mula sa "Tapos Ngayon" patungo sa "Tapos na." Sa pangkalahatan, ito ay isang basurahan kung saan mahahanap mo lamang ang mga natapos na gawain, at samakatuwid ay nangangailangan ng regular na paglilinis.
Trello, "mini-calendar"
Sa ilang mga punto, nagiging malinaw na ang ilang mga gawain ay tiyak na nakatali sa oras, at hindi mo nais na kalimutan ang tungkol sa mga ito sa loob ng linggo, upang hindi magplano ng iba para sa oras na ito. Palagi akong nahihirapan sa kalendaryo, kaya nagdagdag ako ng ilang board na may mga pangalang "Mga dapat gawin para sa Lunes", "Mga dapat gawin para sa Martes", atbp., kung saan nagsimula akong maglista ng time-bound sa- dos.
Kaya, kapag tinanong ako ng mga tao, "Pwede ba tayong mag-usap sa Huwebes ng 16:00 pm?" - Pumunta lang ako sa naaangkop na board at tingnan kung ano ang isinulat namin doon para sa oras na ito. At hindi natin dapat kalimutang ilipat ang mga gawain sa pagitan ng mga listahan sa oras ng linggo: halimbawa, "mga dapat gawin para sa Huwebes" pagdating ng Huwebes - sa "mga dapat gawin para sa ngayon".
Bakit hindi isang kalendaryo? Para sa akin, napakahirap gumamit ng dalawang utility sa parehong oras. Kung gagamit ako ng kalendaryo para dito, kakailanganin kong puntahan ito, punan ito, suriin ito nang regular para tingnan kung may nakalimutan ako...
Sa puntong ito naabot ko na ang mga limitasyon ng Trello. Ang pangunahing problema ay higit sa 50 mga gawain ang naitala bawat araw, at mayroong isang medyo malaking pool ng mga gawain na nakatali sa parehong pangkalahatang listahan at mga listahan na nakatali sa mga araw. Paano ko mauunawaan na naisulat ko na ang gawaing kailangan kong gawin? Nagsimulang lumitaw ang mga duplicate. Paano sabay na unahin ang lahat ng mga gawain para sa isa sa mga proyekto? Paano bigyan ang ibang tao ng pagkakataon na makita ang iyong mga plano sa kalendaryo?
Kailangan ko ng isang sistema na, habang pinapanatili ang relatibong kadalian:
- Maaari kong pangkatin ang mga gawain ayon sa mga proyekto.
- Magkaroon ng link sa kalendaryo (gawin ito bukas), at awtomatikong ilipat ito sa mga gawain para sa araw na ito, pagdating ng araw.
- Isasama sa Google calendar.
Dito ako bumalik sa ToDoist, at sa yugtong ito ito ang naging pinakaangkop na solusyon.
Kasalukuyang thread sa ToDoist
Inbox
Nagsusulat ako ng anumang mga papasok na gawain sa Inbox, na sinusubukan kong ayusin kaagad. Ang ibig sabihin ng parsing ay:
- Pagtukoy sa petsa kung kailan matatapos ang gawain (para sa mga maikling gawain, madalas kong itinakda Ngayon, at sa gabi naiintindihan ko kung kailan, sa katunayan, magagawa ito).
- Pagtukoy sa proyekto kung saan maaaring maiugnay ang gawain (para sa mga istatistika at ang kakayahang kahit papaano ay baguhin ang priyoridad ng lahat ng mga gawain sa proyekto).
Ang mga gawaing naiisip at hindi na kailangang gawin sa malapit na hinaharap ay napupunta sa mga proyekto Uncategorized Personal (“Ipasok ang mga cup holder sa kotse”) at Uncategorized na Trabaho (“isipin kung kailan tayo makakapag-ayos ng isang strategic PR session”). Binibigyang-daan ka ng ToDoist na magtalaga ng mga umuulit na gawain, kaya tuwing katapusan ng linggo mayroon akong gawain na tinatawag na "Uncategorized Personal" at tuwing Lunes "Uncategorized Work."
Pagsasama ng kalendaryo
Ang ToDoist ay perpektong pinagsama sa Google Calendar, sa parehong direksyon. Ibinabahagi ko ang aking kalendaryo sa aking mga kasamahan para makita nila kung talagang hindi nila ako maabot.
Kasabay nito, ang mga gawain mula sa kalendaryo ay inililipat sa kabaligtaran na direksyon: Masasabi kong "Seryoga, tingnan ang aking oras para sa Biyernes at isulat ang isang pulong doon," na lilitaw pareho sa kalendaryo at sa ToDoist. Kaya, sa katunayan, nagsimula akong gumamit ng kalendaryo sa unang pagkakataon nang hindi kinakailangang gumawa ng mga kaganapan dito.
Pagproseso ng mga papasok na gawain na hindi gumagana
Pinilit kong hindi nagmamadaling gawin kaagad ang mga gawain, maliban sa mga gawaing halata ang apoy. "Kailangan naming agad na makipag-ugnayan sa pamamahala ng kumpanya ng ABC, dahil down ang server at walang tugon mula sa mga empleyado nito" ay malinaw na isang mahalagang gawain na hindi maaaring ipagpaliban, ngunit "Zhenya, maaari ba akong tumawag sa iyo ngayon upang pag-usapan ang tungkol sa isang bagong proyekto" ay nagiging " Iskedyul kung kailan mo makakausap si X tungkol sa Y," na magiging gawain na "Sabihin sa X na maaari tayong mag-usap pagkatapos" at ang gawaing "Kausapin ang X tungkol sa Y," na nakatakda sa oras. Halos anumang papasok na gawain ay unang nagiging “Iskedyul...”.
Pag-una sa mga gawain
Ang lahat ng mga gawain na kasama sa araw ay hindi maaaring makumpleto. Sa pagmamasid sa aking sarili, napagtanto ko ang mga sumusunod (bawat numero ay magkakaiba, ngunit ang pangunahing bagay ay upang makagawa ng mga konklusyon).
- Para sa bawat araw ay nagsusulat ako ng mga 50-70 gawain.
- Nagagawa kong kumportable ang hanggang 30 gawain (nang hindi nakakaramdam ng pagod sa pagtatapos ng araw).
- Pagkatapos kong makumpleto ang hanggang 50 gawain, mapapagod ako, ngunit hindi kritikal.
- Makakakumpleto ako ng 70 mga gawain, ngunit pagkatapos nito ay mahihirapan akong makaalis sa "daloy ng workaholism", nahihirapang makatulog at, sa pangkalahatan, ay magiging medyo sosyal.
Batay dito, nagpasya ako kung ano ang gagawin ngayon. Ang ToDoist ay may priyoridad sa bawat gawain, kaya sa umaga pipiliin ko ang mga kritikal na gawain na dapat tapusin, at kumpletuhin ang iba batay sa aking mga kakayahan at kagustuhan. Araw-araw ay naglilipat ako ng mga 40-20 na gawain sa susunod: ang kawili-wili ay ang mga gawain sa susunod na araw ay muling naging 60-70.
Pagpapanatili ng mga istatistika
Gusto ko talagang maunawaan sa pangkalahatan kung gaano karaming oras ang ginugol ngayon sa mga bagay na may kaugnayan sa trabaho, at kung alin. Para dito ginagamit ko ang application , na nasa parehong telepono at laptop, at Google Maps Location History (oo, hindi ako paranoid).
Nakatira kami sa labas ng lungsod, kaya ang oras na ginugol sa kalsada ay magagamit nang matalino. Ngayon, kapag hindi ako pagod, nakikinig ako sa mga audiobook habang naglalakbay para kahit papaano ay magagamit ko ang 40 minutong ito.
Hindi ko pa pinagsasama-sama ang data, na lumilikha ng isang uri ng personal na Data Lake; Pagdating ng panahon, aasarin ko.
Walang magiging konklusyon
- Ang buhay ng isang modernong tao ay isang malaking stream ng mga papasok na gawain. Hindi ito posibleng bawasan; dapat nating matutunang pamahalaan ang daloy na ito.
- Karamihan sa pagkabalisa ay nagmumula sa hindi alam sa hinaharap. Kung mauunawaan natin kung ano ang naghihintay sa atin sa mga darating na araw, mas mababawasan ang pagkabalisa.
- Para sa kadahilanang ito, maaari kang gumugol ng oras sa pag-aayos ng iyong araw. Alam ko kung ano ang mangyayari ngayon, kung ano ang mangyayari bukas, at hindi ko nakakalimutan ang mga gawaing iyon na nakakalimutan ko noon.
- Ang pagsasagawa ng pagsubaybay sa gawain ay hindi isang pagtatapos sa sarili nito, ngunit, kung gusto mo, isang paraan ng pag-aaral sa sarili. Ang mga bagay na dati mong tinatamad gawin o ang mga bagay na hindi mo nagawang gawin ay nagiging mas madaling gawin. Karamihan sa mga tao (kabilang ako) ay karaniwang mas maganda ang pakiramdam kapag ang mga gawain ay itinakda mula sa labas ng mundo. Ang pagsubaybay sa gawain ay isang paraan upang magtakda ng mga gawain para sa iyong sarili at matutong mamuhay ayon sa iyong mga hangarin.
- Ang trabaho ay hindi isang katapusan sa sarili nito. Ang layunin ay ayusin ang iyong iskedyul ng trabaho upang magkaroon ka ng predictable na libreng oras kung kailan mo mapangalagaan ang iyong sarili, ang iyong pamilya, at ang iyong mga interes.
Pinagmulan: www.habr.com