Kamusta kayong lahat. Pagkatapos Lumipas ang anim na buwan, sa panahong iyon ay nakapagsalita ako sa dalawa pang kumperensya at nagbigay ng mga lektura sa paksa ng pamamahala ng kaalaman sa dalawang malalaking kumpanya ng IT. Sa pakikipag-usap sa mga kasamahan, napagtanto ko na sa IT posible pa ring pag-usapan ang tungkol sa pamamahala ng kaalaman sa antas ng "nagsisimula", o sa halip, upang mapagtanto na ang pamamahala ng kaalaman ay kailangan ng anumang departamento ng anumang kumpanya. Ngayon ay magkakaroon ng isang minimum ng aking sariling karanasan - Gusto kong isaalang-alang ang mga umiiral na internasyonal na pamantayan sa larangan ng pamamahala ng kaalaman.
Magsimula tayo sa marahil ang pinakasikat na tatak sa larangan ng standardisasyon - ISO. Isipin, mayroong isang buong hiwalay na pamantayan na nakatuon sa mga sistema ng pamamahala ng kaalaman (ISO 30401:2018). Ngunit ngayong araw na ito ay hindi ko ito papansinin. Bago maunawaan ang "kung paano" ang isang sistema ng pamamahala ng kaalaman ay dapat magmukhang at gumana, kailangan mong sumang-ayon na ito, sa prinsipyo, ay kinakailangan.
Kumuha halimbawa ISO 9001: 2015 (Mga sistema ng pamamahala ng kalidad). Gaya ng ipinahihiwatig ng pangalan, ito ay isang pamantayang nakatuon sa mga sistema ng pamamahala ng kalidad. Upang ma-certify sa pamantayang ito, dapat tiyakin ng isang organisasyon na ang mga proseso ng negosyo at produkto at/o serbisyo nito ay transparent at walang putol. Sa madaling salita, nangangahulugan ang sertipiko na ang lahat ng bagay sa iyong kumpanya ay gumagana nang malinaw at maayos, naiintindihan mo kung ano ang mga panganib sa kasalukuyang organisasyon ng mga proseso, alam mo kung paano kontrolin ang mga panganib na ito, at nagsusumikap kang mabawasan ang mga ito.
Ano ang kinalaman ng pamamahala ng kaalaman dito? Narito kung ano ang kinalaman nito:
7.1.6 Kaalaman sa organisasyon
Dapat tukuyin ng organisasyon ang kaalaman na kinakailangan upang mapatakbo ang mga proseso nito at upang makamit ang pagkakatugma ng mga produkto at serbisyo.
Ang kaalaman ay dapat panatilihin at gawing magagamit sa lawak na kinakailangan.
Kapag isinasaalang-alang ang pagbabago ng mga pangangailangan at uso, dapat isaalang-alang ng organisasyon ang umiiral nitong kaalaman at tukuyin kung paano makakuha o magbigay ng access sa karagdagang kaalaman at i-update ito.
TANDAAN 1: Ang kaalaman sa organisasyon ay tiyak na kaalaman sa isang organisasyon; karamihan ay nagmula sa karanasan.
Ang kaalaman ay impormasyon na ginagamit at ipinagpapalit upang makamit ang mga layunin ng organisasyon.
TANDAAN 2 Ang base ng kaalaman ng isang organisasyon ay maaaring:
a) mga panloob na mapagkukunan (hal. intelektwal na pag-aari; kaalamang natamo mula sa karanasan; mga aral na natutunan mula sa mga nabigo o matagumpay na mga proyekto; pagkolekta at pagpapalitan ng hindi dokumentadong kaalaman at karanasan; mga resulta ng mga pagpapabuti ng proseso, produkto at serbisyo);
b) mga panlabas na mapagkukunan (hal. mga pamantayan, akademya, mga kumperensya, kaalaman na nakuha mula sa mga customer at mga panlabas na supplier).
At sa ibaba, sa mga attachment:
Ang mga kinakailangan sa kaalaman ng organisasyon ay ipinakilala sa:
a) pagprotekta sa organisasyon mula sa pagkawala ng kaalaman, halimbawa dahil sa:
- paglilipat ng mga tauhan;
- kawalan ng kakayahang makakuha at makipagpalitan ng impormasyon;
b) paghikayat sa organisasyon na makakuha ng kaalaman, halimbawa sa pamamagitan ng:
- pag-aaral sa pamamagitan ng paggawa;
- mentoring;
- benchmarking.
Kaya, ang pamantayan ng ISO sa larangan ng pamamahala ng kalidad ay nagsasaad na upang matiyak ang kalidad ng mga aktibidad nito, ang isang negosyo ay dapat makisali sa pamamahala ng kaalaman. Tama, walang alternatibo - "dapat". Kung hindi, hindi pagsunod, at paalam. Ang katotohanang ito lamang ay tila nagpapahiwatig na ito ay hindi isang opsyonal na aspeto sa organisasyon, dahil ang pamamahala ng kaalaman sa IT ay madalas na ginagamot, ngunit isang ipinag-uutos na bahagi ng mga proseso ng negosyo.
Bukod dito, inilalarawan ng pamantayan kung ano ang mga panganib na idinisenyo upang alisin ang pamamahala ng kaalaman. Sa katunayan, sila ay medyo halata.
Isipin natin... hindi, hindi ganoon - mangyaring tandaan ang isang sitwasyon mula sa iyong karera kung kailan kailangan mo ng ilang impormasyon para sa trabaho, at ang tanging carrier nito ay sa sandaling iyon sa bakasyon/paglalakbay sa negosyo, tuluyang umalis sa kumpanya, o may sakit lang. . naaalala mo ba Sa tingin ko halos lahat sa atin ay kinailangan itong harapin. Ano ang naramdaman mo sa sandaling iyon?
Kung pagkaraan ng ilang panahon ay tinitingnan ng pamunuan ng departamento ang kabiguan na matugunan ang mga takdang oras ng proyekto, siyempre, makakahanap sila ng isang taong sisihin at huminahon diyan. Ngunit para sa iyo nang personal, sa sandaling kailangan mo ng kaalaman, ang pag-unawa na "Si RM ang may kasalanan, na pumunta sa Bali at hindi nag-iwan ng anumang mga tagubilin kung sakaling may mga katanungan." Syempre siya ang may kasalanan. Ngunit hindi ito makakatulong sa paglutas ng iyong problema.
Kung ang kaalaman ay nakadokumento sa isang sistemang naa-access ng mga taong maaaring mangailangan nito, kung gayon ang inilarawang kwentong "resort" ay magiging halos imposible. Kaya, ang pagpapatuloy ng mga proseso ng negosyo ay sinisiguro, na nangangahulugan na ang mga bakasyon, pag-alis ng empleyado at ang kilalang kadahilanan ng bus ay hindi isang banta sa negosyo - ang kalidad ng produkto/serbisyo ay mananatili sa karaniwang antas nito.
Kung ang kumpanya ay may plataporma para sa pagpapalitan at pag-iimbak ng impormasyon at karanasan, at nakabuo din ng isang kultura (ugalian) ng paggamit ng platform na ito, kung gayon ang mga empleyado ay hindi kailangang maghintay ng ilang araw para sa tugon mula sa isang kasamahan (o kahit na maghanap ng ilang araw para sa kasamahang ito) at itigil ang iyong mga gawain.
Bakit ugali ang sinasabi ko? Dahil hindi sapat na lumikha ng isang base ng kaalaman para simulan ng mga tao ang paggamit nito. Nasanay kaming lahat na maghanap ng mga sagot sa aming mga tanong sa Google, at madalas naming iniuugnay ang intranet sa mga application at notice board sa bakasyon. Hindi namin ugali ang "paghahanap ng impormasyon tungkol sa Agile frameworks" (halimbawa) sa intranet. Samakatuwid, kahit na mayroon tayong pinakaastig na base ng kaalaman sa isang segundo, walang magsisimulang gamitin ito sa susunod na segundo (o kahit sa susunod na buwan) - walang ugali. Ang pagbabago ng iyong mga gawi ay masakit at matagal. Hindi lahat ay handa para dito. Lalo na kung sila ay "nagtrabaho sa parehong paraan" sa loob ng 15 taon. Ngunit kung wala ito, mabibigo ang inisyatiba ng kaalaman ng kumpanya. Ito ang dahilan kung bakit ang mga dalubhasa sa KM ay hindi mapaghihiwalay na iniuugnay ang pamamahala ng kaalaman sa pamamahala ng pagbabago.
Ito rin ay nagkakahalaga ng pagbibigay pansin sa katotohanan na "Kapag isinasaalang-alang ang pagbabago ng mga pangangailangan at uso, dapat isaalang-alang ng isang organisasyon ang umiiral na kaalaman nito ...", i.e. bumuo ng isang kultura ng pagtukoy sa nakaraang karanasan kapag gumagawa ng mga desisyon sa isang nagbabagong mundo. At pansinin muli "dapat".
Sa pamamagitan ng paraan, ang maliit na talatang ito ng pamantayan ay nagsasabi ng maraming tungkol sa karanasan. Karaniwan, pagdating sa pamamahala ng kaalaman, ang mga stereotype ay nagsisimulang magmungkahi ng isang larawan ng isang base ng kaalaman na may daan-daang mga dokumento na inilagay sa anyo ng mga file (mga regulasyon, mga kinakailangan). Ngunit ang ISO ay nagsasalita tungkol sa karanasan. Ang kaalaman na nakuha mula sa nakaraang karanasan ng kumpanya at bawat isa sa mga empleyado nito ay nagbibigay-daan sa iyo upang maiwasan ang panganib ng paulit-ulit na mga pagkakamali, agad na gumawa ng mas kumikitang mga desisyon at kahit na lumikha ng isang bagong produkto. Sa mga pinaka-mature na kumpanya sa larangan ng pamamahala ng kaalaman (kabilang ang mga Ruso, sa pamamagitan ng paraan), ang pamamahala ng kaalaman ay itinuturing na isang paraan ng pagtaas ng capitalization ng kumpanya, paglikha ng mga bagong produkto, pagbuo ng mga bagong ideya at pag-optimize ng mga proseso. Ito ay hindi isang base ng kaalaman, ito ay isang mekanismo para sa pagbabago. Tumutulong sa amin na maunawaan ito nang mas detalyado PMI's PMBOK Guide.
PMB OK ay isang gabay sa kalipunan ng kaalaman sa pamamahala ng proyekto, isang handbook ng PM. Ang ikaanim na edisyon (2016) ng gabay na ito ay nagpakilala ng isang seksyon sa pamamahala ng pagsasama-sama ng proyekto, na kinabibilangan naman ng isang subsection sa pamamahala ng kaalaman sa proyekto. Ang talatang ito ay nilikha "batay sa mga komento mula sa mga gumagamit ng manwal", i.e. naging produkto ng karanasan sa paggamit ng mga nakaraang bersyon ng gabay sa totoong mga kondisyon. At hinihingi ng katotohanan ang pamamahala ng kaalaman!
Ang pangunahing output ng bagong item ay ang "Register of Lessons Learned" (sa pamantayang ISO na inilarawan sa itaas, sa pamamagitan ng paraan, nabanggit din ito). Bukod dito, ayon sa pamamahala, ang pagsasama-sama ng rehistrong ito ay dapat isagawa sa buong pagpapatupad ng proyekto, at hindi sa pagkumpleto nito, pagdating ng oras upang pag-aralan ang resulta. Sa aking opinyon, ito ay halos kapareho sa mga retrospective sa maliksi, ngunit magsusulat ako ng isang hiwalay na post tungkol dito. Ang teksto ng verbatim sa PMBOK ay ganito:
Ang pamamahala ng kaalaman sa proyekto ay ang proseso ng paggamit ng umiiral na kaalaman at paglikha ng bagong kaalaman upang makamit ang mga layunin ng proyekto at magsulong ng pagkatuto sa organisasyon
Ang lugar ng kaalaman sa pamamahala ng pagsasama ng proyekto ay nangangailangan ng pagsasama ng mga resulta na nakuha mula sa lahat ng iba pang mga lugar ng kaalaman.
Kasama sa mga umuusbong na uso sa mga proseso ng pagsasama, ngunit hindi limitado sa:
...
β’ Pamamahala ng kaalaman sa proyekto
Nangangailangan din ng mas mahigpit na proseso para sa pagtukoy ng kaalaman sa buong ikot ng buhay ng proyekto at paglilipat nito sa mga target na madla upang hindi mawala ang kaalaman.
***
Ang mga pangunahing benepisyo ng prosesong ito ay ang dating nakuhang kaalaman ng organisasyon ay ginagamit upang makakuha o mapabuti ang mga resulta ng proyekto, at ang kaalamang nakuha mula sa kasalukuyang proyekto ay nananatiling magagamit upang suportahan ang mga operasyon ng organisasyon at mga proyekto sa hinaharap o mga yugto nito. Ang prosesong ito ay nagpapatuloy sa buong proyekto.
Hindi ko ikokopya-paste ang buong malaking seksyon ng manwal dito. Maaari mong gawing pamilyar ang iyong sarili dito at gumawa ng naaangkop na mga konklusyon. Ang mga quote na ipinakita sa itaas ay, sa palagay ko, sapat na. Para sa akin, ang pagkakaroon ng naturang detalye sa gawain ng PM na pamahalaan ang kaalaman sa proyekto ay nagpapahiwatig na ng kahalagahan ng aspetong ito kapag nagtatrabaho sa mga proyekto. Sa pamamagitan ng paraan, madalas kong marinig ang thesis: "Sino ang nangangailangan ng aming kaalaman sa ibang mga departamento?" Ibig kong sabihin, sino ang nangangailangan ng mga aral na ito?
Sa katunayan, madalas na nakikita na tinitingnan ng isang unit ang sarili bilang isang "unit sa isang vacuum." Narito kami sa aming silid-aklatan, ngunit naroon ang iba pang bahagi ng kumpanya, at ang kaalaman tungkol sa aming aklatan ay walang silbi sa kanya. Tungkol sa library - marahil. Paano ang mga kasamang proseso?
Isang maliit na halimbawa: sa panahon ng trabaho sa proyekto ay nagkaroon ng pakikipag-ugnayan sa kontratista. Halimbawa, sa isang taga-disenyo. Ang kontratista ay naging so-so, hindi nakatakdang tapusin, at tumanggi na tapusin ang trabaho nang walang karagdagang bayad. Naitala ng RM sa lessons learned na rehistro na hindi sulit na makipagtulungan sa hindi mapagkakatiwalaang kontratista na ito. Kasabay nito, sa isang lugar sa marketing ay naghahanap din sila ng isang taga-disenyo at nakatagpo ng parehong kontratista. At sa sandaling ito mayroong dalawang mga pagpipilian:
a) kung ang kumpanya ay may mahusay na itinatag na kultura ng muling paggamit ng karanasan, ang isang kasamahan mula sa marketing ay titingin sa rehistro ng mga natutunan upang makita kung sinuman ang nakipag-ugnayan na sa kontratista na ito, makakakita ng negatibong feedback mula sa aming PM at hindi mag-aaksaya ng oras at pera na nakikipag-ugnayan sa hindi mapagkakatiwalaang kontratista na ito.
b) kung ang kumpanya ay walang ganoong kultura, ang nagmemerkado ay lilipat sa parehong hindi mapagkakatiwalaang kontratista, mawawalan ng pera, oras ng kumpanya at maaaring makagambala sa isang mahalaga at kagyat na kampanyang pang-promosyon, halimbawa.
Aling opsyon ang mukhang mas matagumpay? At tandaan na hindi ang impormasyon tungkol sa produktong binuo ang kapaki-pakinabang, ngunit tungkol sa mga proseso na kasama ng pag-unlad. At ito ay naging kapaki-pakinabang hindi sa isa pang RM, ngunit sa isang empleyado ng isang ganap na naiibang direksyon. Kaya ang konklusyon: ang pag-unlad ay hindi maaaring isaalang-alang nang hiwalay mula sa mga benta, teknikal na suporta mula sa analytics ng negosyo, at IT mula sa administratibong pamamahala. Ang bawat isa sa kumpanya ay may karanasan sa trabaho na magiging kapaki-pakinabang sa ibang tao sa kumpanya. At ang mga ito ay hindi kinakailangang maging mga kinatawan ng mga kaugnay na lugar.
Gayunpaman, ang teknikal na bahagi ng proyekto ay maaari ding maging kapaki-pakinabang. Subukang mag-audit ng mga proyekto sa iyong kumpanya sa nakalipas na ilang taon. Magugulat ka kung gaano karaming mga bisikleta ang naimbento upang malutas ang mga katulad na problema. Bakit? Dahil ang mga proseso ng pagbabahagi ng kaalaman ay hindi pa naitatag.
Kaya, ang pamamahala ng kaalaman, ayon sa manwal ng PMI, ay isa sa mga gawain ng PM. Tulad ng nakikita natin, ang dalawang kilalang organisasyon na nagsasagawa ng mga bayad na sertipikasyon ayon sa kanilang mga pamantayan ay kinabibilangan ng pamamahala ng kaalaman sa kanilang mga listahan ng mga kailangang-kailangan na tool para sa kontrol sa kalidad at paggawa ng proyekto. Bakit naniniwala pa rin ang mga tagapamahala sa mga kumpanya ng IT na ang pamamahala ng kaalaman ay dokumentasyon? Bakit nananatiling sentro ng pagpapalitan ng kaalaman ang cooler at ang smoking room? Ang lahat ng ito ay isang bagay ng pag-unawa at mga gawi. Umaasa ako na ang mga tagapamahala ng IT ay unti-unting magiging mas mulat sa larangan ng pamamahala ng kaalaman, at ang oral na tradisyon ay hindi na magsisilbing kasangkapan para sa pagpapanatili ng kaalaman sa kumpanya. Pag-aralan ang iyong mga pamantayan sa trabaho - mayroong maraming kawili-wiling bagay sa mga ito!
Pinagmulan: www.habr.com