Hepimizin arkadaşlarımızla veya meslektaşlarımızla bir restorana gittiğimize inanıyorum. Eğlenceli bir zamanın ardından garson hesabı getiriyor. Daha sonra sorun birkaç yolla çözülebilir:
- Birinci yöntem, "centilmence". Çek tutarına garsona verilen yüzde 10-15 oranında “bahşiş” ekleniyor ve elde edilen miktar tüm erkekler arasında eşit olarak paylaştırılıyor.
- İkinci yöntem “sosyalist”tir. Çek, ne kadar yiyip içtiğine bakılmaksızın herkese eşit olarak paylaştırılır.
- Üçüncü yöntem “adil”dir. Herkes telefonundaki hesap makinesini açar ve yemeklerinin maliyetini artı yine bireysel olmak üzere belirli bir miktar "bahşiş" hesaplamaya başlar.
Restoranların durumu, şirketlerdeki BT maliyetlerine çok benzer. Bu yazımızda harcamaların departmanlar arasındaki dağılımından bahsedeceğiz.
Ancak BT uçurumuna dalmadan önce restoran örneğine dönelim. Yukarıdaki “maliyet tahsisi” yöntemlerinin her birinin artıları ve eksileri vardır. İkinci yöntemin bariz dezavantajı: Biri tavuksuz vejetaryen Sezar salatası yiyebilirken, diğeri antrikot yiyebilir, dolayısıyla miktarlar önemli ölçüde farklılık gösterebilir. “Adil” yöntemin dezavantajı ise sayma işleminin çok uzun olması ve toplam para miktarının her zaman çekte bulunan miktardan az olmasıdır. Ortak durum?
Şimdi Çin'de bir restoranda eğlendiğimizi ve çekin Çince olarak getirildiğini düşünelim. Orada belli olan tek şey miktardır. Her ne kadar bazıları bunun miktar değil, güncel tarih olduğundan şüphelenebilir. Veya bunun İsrail'de olduğunu varsayalım. Sağdan sola okuyorlar ama sayıları nasıl yazıyorlar? Google olmadan kim cevap verebilir?
BT ve iş için tahsis neden gereklidir?
Yani BT departmanı şirketin tüm bölümlerine hizmet sağlar ve aslında hizmetlerini iş bölümlerine satar. Ve bir şirket içindeki bölümler arasında resmi mali ilişkiler olmasa da, her iş birimi en azından BT'ye ne kadar harcadığını, yeni ürünleri piyasaya sürmenin, yeni girişimleri test etmenin vb. maliyetini anlamalıdır. Altyapının modernizasyonu ve genişletilmesinin, efsanevi "modernleştirici, sistem entegratörlerinin ve ekipman üreticilerinin patronu" tarafından değil, bu maliyetlerin etkinliğini anlaması gereken işletmeler tarafından ödendiği açıktır.
İş birimlerinin boyutları ve BT kaynaklarını kullanım yoğunlukları farklılık gösterir. Dolayısıyla BT altyapısını yükseltme maliyetlerinin departmanlar arasında eşit olarak paylaştırılması tüm dezavantajlarıyla birlikte ikinci yöntemdir. Bu durumda "adil" yöntem daha çok tercih edilir, ancak çok emek yoğundur. En uygun seçenek, maliyetlerin kuruşa değil makul bir doğrulukla tahsis edildiği "yarı adil" seçenek gibi görünüyor, tıpkı okul geometrisinde π sayısını tüm sayı dizisi yerine 3,14 olarak kullandığımız gibi virgülden sonra.
Tek BT altyapısına sahip holdinglerde, holdingin bir bölümünün ayrı bir yapıya birleştirildiği veya ayrıldığı durumlarda BT hizmetlerinin maliyetinin tahmin edilmesi oldukça faydalıdır. Bu, planlama sırasında bu tutarları dikkate almak için BT hizmetlerinin maliyetini anında hesaplamanıza olanak tanır. Ayrıca BT hizmetlerinin maliyetini anlamak, BT kaynaklarını kullanma ve sahip olma konusundaki farklı seçeneklerin karşılaştırılmasına yardımcı olur. Binlerce dolarlık takım elbiseli adamlar, ürünlerinin BT maliyetlerini nasıl optimize edebileceği, artırılması gerekenleri nasıl artırabileceği ve azaltılması gerekenleri nasıl azaltabileceği hakkında konuştuğunda, BT hizmetlerinin devam eden maliyetlerini değerlendirmek, CIO'nun pazarlama vaatlerine körü körüne güvenmemesini sağlar. ancak beklenen etkiyi doğru bir şekilde değerlendirmek ve sonuçları kontrol etmek.
İşletmeler için tahsis, BT hizmetlerinin maliyetini önceden anlamak için bir fırsattır. Herhangi bir iş gereksinimi, genel BT bütçesinde yüzde yüzde bir artış olarak değerlendirilmez, belirli bir gereksinim veya hizmetin tutarı olarak belirlenir.
Gerçek durum
Büyük bir şirketin CIO'sunun temel "acısı", maliyetleri iş birimleri arasında nasıl dağıtacağını anlamanın ve tüketimle orantılı olarak BT gelişimine katılımın nasıl teklif edileceğinin gerekli olmasıydı.
Çözüm olarak, toplam BT maliyetlerini önce BT hizmetlerine, ardından iş birimlerine dağıtabilen bir BT hizmetleri hesaplayıcısı geliştirdik.
Aslında iki görev vardır: bir BT hizmetinin maliyetini hesaplamak ve bu hizmeti belirli faktörlere göre (“yarı adil” bir yöntem) kullanarak maliyetleri iş birimleri arasında dağıtmak.
İlk bakışta, eğer BT hizmetleri en başından itibaren doğru bir şekilde tanımlandıysa, CMDB konfigürasyon veritabanına bilgi girildiyse ve BT varlık yönetimi sistemi ITAM, kaynak ve hizmet modelleri oluşturulduysa ve BT hizmetleri kataloğu oluşturulduysa, bu basit görünebilir. gelişmiş. Aslında bu durumda herhangi bir BT hizmeti için, amortisman dikkate alınarak hangi kaynakları kullandığını ve bu kaynakların ne kadara mal olduğunu belirlemek mümkündür. Ancak biz sıradan Rus işleriyle uğraşıyoruz ve bu da bazı kısıtlamalar getiriyor. Dolayısıyla CMDB ve ITAM yoktur, yalnızca BT hizmetlerinin bir kataloğu vardır. Her BT hizmeti genellikle bir bilgi sistemini, ona erişimi, kullanıcı desteğini vb. temsil eder. BT hizmeti, “DB Sunucusu”, “Uygulama Sunucusu”, “Veri Depolama Sistemi”, “Veri Ağı” vb. altyapı hizmetlerini kullanır. Buna göre, atanan görevleri çözmek için gereklidir:
- altyapı hizmetlerinin maliyetini belirlemek;
- altyapı hizmetlerinin maliyetini BT hizmetlerine dağıtmak ve maliyetlerini hesaplamak;
- BT hizmetlerinin maliyetini iş birimlerine dağıtmak için etkenleri (katsayıları) belirlemek ve BT hizmetlerinin maliyetini iş birimlerine tahsis etmek, böylece BT departmanının maliyet miktarını şirketin diğer bölümleri arasında dağıtmak.
Tüm yıllık BT maliyetleri bir çanta dolusu para olarak temsil edilebilir. Bu çantanın bir kısmı ekipman, geçiş çalışmaları, modernizasyon, lisanslar, destek, çalışan maaşları vb. için harcandı. Ancak karmaşıklık, BT'deki sabit varlıkların ve maddi olmayan varlıkların muhasebeleştirilmesine ilişkin muhasebe prosedüründe yatmaktadır.
SAP altyapısını modernize etmeye yönelik bir proje örneğini ele alalım. Proje kapsamında ekipman ve lisanslar alınarak sistem entegratörü desteğiyle çalışmalar yürütülüyor. Bir projeyi kapatırken yönetici, muhasebe ekipmanlarının sabit varlıklara dahil edilmesi, lisansların maddi olmayan varlıklara dahil edilmesi ve diğer tasarım ve işletmeye alma çalışmalarının ertelenmiş giderler olarak yazılması için evrak hazırlamalıdır. Birinci sorun: Sabit kıymet olarak kaydolurken müşterinin muhasebecisi buna ne isim verileceğini umursamaz. Bu nedenle, sabit varlıklarda “UpgradeSAPandMigration” varlığını alıyoruz. Projenin bir parçası olarak, SAP ile hiçbir ilgisi olmayan bir disk dizisi modernize edilmişse, bu, maliyet arayışını ve daha fazla tahsisi daha da karmaşık hale getirir. Aslında herhangi bir ekipman "UpgradeSAPandMigration" varlığının arkasına gizlenebilir ve ne kadar zaman geçerse orada gerçekte ne satın alındığını anlamak o kadar zorlaşır.
Aynı durum çok daha karmaşık bir hesaplama formülüne sahip olan maddi olmayan varlıklar için de geçerlidir. Ekipmanı çalıştırma ve bilançoya koyma anının yaklaşık bir yıl kadar farklı olabilmesi, ek bir karmaşıklık katmaktadır. Artı amortisman 5 yıl ama aslında şartlara göre ekipman az ya da çok çalışabilir.
Dolayısıyla BT hizmetlerinin maliyetini %100 doğrulukla hesaplamak teorik olarak mümkün, ancak pratikte bu uzun ve oldukça anlamsız bir çalışmadır. Bu nedenle daha basit bir yöntem seçtik: Herhangi bir altyapıya veya BT hizmetine kolayca atfedilebilecek maliyetler doğrudan ilgili hizmete atfedilir. Geri kalan maliyetler belirli kurallara göre BT hizmetleri arasında dağıtılır. Bu, yaklaşık% 85'lik bir doğruluk elde etmenizi sağlayacaktır ki bu oldukça yeterlidir.
İlk aşamada Altyapı hizmetlerine ilişkin maliyetleri dağıtmak için, BT projelerine yönelik mali ve muhasebe raporları ve maliyetlerin herhangi bir altyapı hizmetine atfedilmesinin mümkün olmadığı durumlarda “sağlam gönüllülük” kullanılır. Maliyetler ya doğrudan BT hizmetlerine ya da altyapı hizmetlerine tahsis edilir. Yıllık maliyetlerin dağıtımı sonucunda her bir altyapı hizmeti için harcama tutarını elde ediyoruz.
İkinci aşamada “Uygulama Sunucusu”, “Veritabanı Sunucusu”, “Veri Depolama” vb. altyapı hizmetleri için BT hizmetleri arasındaki dağıtım katsayıları belirlenir. “İşyerleri”, “Wi-Fi erişimi”, “Video konferans” gibi bazı altyapı hizmetleri, BT hizmetleri arasında dağıtılmamakta ve doğrudan iş birimlerine tahsis edilmektedir.
Bu aşamada eğlence başlıyor. Örnek olarak “Uygulama Sunucuları” gibi bir altyapı hizmetini düşünün. Hemen hemen her BT hizmetinde, sanallaştırmalı ve sanallaştırmasız, yedekli ve yedeklemesiz iki mimaride mevcuttur. En basit yol, maliyetleri kullanılan çekirdeklerle orantılı olarak dağıtmaktır. "Aynı papağanları" saymak ve fiziksel çekirdekleri sanal çekirdeklerle karıştırmamak için aşırı aboneliği hesaba katarak bir fiziksel çekirdeğin üç sanal çekirdeğin eşit olduğunu varsayıyoruz. O zaman her bir BT hizmeti için “Uygulama Sunucusu” altyapı hizmetinin maliyet dağıtım formülü şu şekilde görünecektir:
,
Rsp, “Uygulama Sunucuları” altyapı hizmetinin toplam maliyetini, Kx86 ve Kr ise x86 ve P serisi sunucuların payını gösteren katsayılardır.
Katsayılar, BT altyapısının analizine dayanarak ampirik olarak belirlenir. Küme yazılımları, sanallaştırma yazılımları, işletim sistemleri ve uygulama yazılımlarının maliyeti ayrı altyapı hizmetleri olarak hesaplanır.
Daha karmaşık bir örnek alalım. Altyapı hizmeti “Veritabanı Sunucuları”. Donanım maliyetlerini ve veritabanı lisanslarının maliyetlerini içerir. Böylece, ekipman ve lisansların maliyeti aşağıdaki formülle ifade edilebilir:
burada РHW ve РLIC sırasıyla toplam ekipman maliyeti ve veritabanı lisanslarının toplam maliyetidir ve KHW ve KLIC donanım ve lisans maliyetlerinin payını belirleyen ampirik katsayılardır.
Ayrıca donanım konusunda önceki örneğe benzer, ancak lisanslarda durum biraz daha karmaşıktır. Bir şirketin ortamı Oracle, MSSQL, Postgres vb. gibi birkaç farklı veri tabanı türünü kullanabilir. Bu nedenle, belirli bir veritabanının, örneğin MSSQL'in belirli bir hizmete tahsisini hesaplamak için formül şöyle görünür:
KMSSQL, bu veritabanının şirketin BT ortamındaki payını belirleyen bir katsayıdır.
Veri depolama sisteminin farklı dizi üreticileri ve farklı disk türleriyle hesaplanması ve tahsis edilmesiyle durum daha da karmaşık hale geliyor. Ancak bu bölümün açıklaması ayrı bir yazının konusudur.
Sonuç?
Bu alıştırmanın sonucu bir Excel hesap makinesi veya bir otomasyon aracı olabilir. Her şey şirketin olgunluğuna, başlatılan süreçlere, uygulanan çözümlere ve yönetimin arzusuna bağlıdır. Böyle bir hesap makinesi veya verilerin görsel temsili, maliyetleri iş birimleri arasında doğru şekilde dağıtmaya ve BT bütçesinin nasıl ve neye tahsis edildiğini göstermeye yardımcı olur. Aynı araç, bir hizmetin güvenilirliğini artırmanın (yedeklik), sunucunun maliyetine göre değil, ilgili tüm maliyetleri hesaba katarak hizmetin maliyetini nasıl artırdığını kolayca gösterebilir. Bu, işletmenin ve CIO'nun aynı kurallarla "aynı tahtada oynamasına" olanak tanır. Yeni ürünler planlanırken maliyetler önceden hesaplanabilir ve fizibilite değerlendirilebilir.
Igor Tyukachev, Jet Infosystems danışmanı
Kaynak: habr.com