IBM Notes'tan Microsoft Exchange'e veya Office 365'e geçiş, bir kuruluş için önemli sayıda avantaj sağlar, ancak geçiş projesinin kendisi göz korkutucu görünüyor ve geçişin nereden başlayacağı tam olarak belli değil. Exchange'in kendisi, Notes ve Exchange'in tam geçişi veya bir arada bulunması için kendi araçlarını içermez. Aslında bazı geçiş ve bir arada yaşama görevleri üçüncü taraf ürünler olmadan mümkün değildir. Bu makalede, en iyi uygulamalara ve başarılı geçişlerle ilgili deneyimlerimize dayanarak izlenecek yedi temel adımı özetleyeceğiz.
Başarılı bir geçiş aşağıdaki adımları içerir:
- Ön geçiş değerlendirmesi.
- Notes ve Exchange arasında bir arada yaşamanın sağlanması.
- Optimum geçiş doğruluğunu planlayın.
- Maksimum geçiş verimliliğinin sağlanması.
- Bir test geçişi çalıştırın.
- Kuruluş üzerindeki etkiyi en aza indirecek şekilde geçişin zamanlamasını planlamak.
- Taşıma işlemini başlatın ve ilerlemesini izleyin.
Bu makalede, Quest'in iki çözümünü kullanarak geçişe nasıl hazırlanılacağına ve geçişin nasıl tamamlanacağına bakacağız: и . Kesimin altında bazı detaylar var.
Adım 1: Ön Göç Değerlendirmesi
Mevcut ortamınızın envanterini çıkarmak
Exchange'in kuruluşunuz için doğru platform olduğuna karar verirseniz tek yapmanız gereken oraya taşınmak. Öncelikle mevcut ortamınız hakkında bilgi toplamanız, taşımayı planladığınız verilere ilişkin envanter bilgileri toplamanız, disk alanı kullanımını azaltmak için nelerin kaldırılabileceğini belirlemeniz, ortamlar arasındaki mevcut bant genişliğini hesaplamanız vb. gerekir. Ön değerlendirme aşağıdakileri içermelidir: aşağıdaki sorular:
- Kaç tane Notes etki alanı ve Domino sunucusu var?
- Kaç tane posta kutunuz var? Kaç tanesi kullanılmıyor?
- Birincil posta dosyaları ne kadar disk alanı kaplıyor? Arşivlerde kaç tane var? Yerel kopyalarda kaç tane var?
- Arşivler nerede bulunuyor?
- Kaç kullanıcı şifreleme kullanıyor? Şifrelenmiş içeriğin aktarılması mı gerekiyor?
- Ortamda kaç tane kişisel klasör var?
- Hangi kullanıcılar belge bağlantılarını kullanıyor? Kaç kullanıcı diğer kullanıcılardan ve uygulamalardan bağlantı aldı?
- Ne kadar veri aktaracaksınız? Örneğin yalnızca son altı aya ait verileri aktarmak istiyorsunuz.
- Yerel arşivler kişisel Exchange arşivlerine veya Outlook *.pst dosyalarına mı taşınacak?
- Bant genişliği sınırları nelerdir? Ne kadar veri aktarılabilir?
belli bir süre mi? - Geçişten sonra ne kadar depolama alanına ihtiyaç duyulacak?
Geçiş iş ve operasyonları nasıl etkileyecek?
Proje, kesinti süresini en aza indirmek ve üretkenlik kaybını en aza indirmek için dikkatli bir şekilde planlanmalıdır.
Örneğin, kullanıcılar arasındaki yetkilendirmeyi dikkate almak önemlidir; bir kullanıcı geçiş yaparsa ancak temsilcisi orijinal platformda kalırsa bu durum onların günlük işlerini nasıl etkileyecektir? Daha genel anlamda, bir geçiş projesinin şirketinizin tüm kritik iş süreçlerini ve iş akışlarını nasıl etkileyebileceğini düşünmeniz gerekir.
Notes'ta kritik temas noktalarını dikkate almak da önemlidir. Örneğin, mesajlaşmayla ilgilenirken uygulamaları analiz etmek ve geçiş sırasında ve sonrasında iş süreçlerinde kesintiyi önlemek için posta yönlendirme ile uygulamalar arasındaki etkileşimi dikkate almak önemlidir. Aşağıdaki soruları mutlaka sorun:
- Hangi kullanıcıların temsilcileri var ve bu ilişkinin bozulması iş süreçlerini nasıl etkileyebilir?
- E-posta ortamıyla hangi uygulamalar ve iş süreçleri ilişkilidir? Uygulama ile e-posta hizmeti arasındaki onay süreci gibi herhangi bir önemli entegrasyon, geçişinizi planlarken kritik öneme sahip olacaktır.
- Uygulamanın hangi bileşenleri ve önemli özellikleri korunmalıdır?
- İhtiyaç duyduğunuz işlevselliğe ulaşmak için yeni platformun yerleşik özelliklerini nasıl kullanabilirsiniz?
- Etkin olmayan içerik gelecekte saklanmak üzere arşivlenmeli mi?
- Yeni ortamda düzgün çalışması için herhangi bir uygulamanın yeniden oluşturulması gerekecek mi?
- Başarı nasıl ölçülecek?
Geçişinize başlamadan önce başarıyı ölçecek kriterleri tanımlamanız gerekir. Özellikle %100 veri aktarımı beklemenin mantıksız olduğunu anlamalısınız. Her Notes öğe türünün Exchange'de bir karşılığı yoktur (Active Mail bunun en kötü örneğidir). Bu nedenle gerçek şu ki, Notes'taki tüm öğeler geçişten sonra Exchange'de mevcut olmayacaktır. Ulaşılabilir ve ölçülebilir bir hedef, öğelerin %95'inin posta kutularının yüzde 95'ine taşınmasıdır. Sonuçların ölçülmesi ve belgelenmesi, geçişin başarısını sağlamak için kritik öneme sahiptir ve gerçek sonuçlar yalnızca başarı kriterlerinin bir e-posta geçiş projesinin en başında tanımlanması durumunda mümkündür.
Adım 2: Not Oluşturun ve Birlikte Yaşamayı Paylaşın
Çoğu kuruluş için göç bir olay değil, bir süreçtir. Bu nedenle, posta kutusu geçişleri ve uygulama geçişleri, iş ve operasyonlara en uygun olan ve teknik gereksinimlere dayalı olmayan bir zamanlamayı takip etmelidir.
Bir arada yaşama stratejisinin geliştirilmesi
Göçten elde edilen değeri en üst düzeye çıkarmak için, geçiş sürecinin başlarında eksiksiz bir birlikte yaşama planı geliştirilmeli ve uygulanmalıdır. “Birlikte yaşama” tanımı örgütten örgüte farklılık gösterebilir. Bazı kuruluşlar Serbest/Meşgul verilerini aktif olarak kullanırken, diğerleri bu işlevi hiç kullanmaz. Bazıları takvim verilerinin taşınmasına odaklanırken diğerleri tam kullanıcı dizininin taşınmasında ince ayarlar yapılmasına odaklanır. Gerçekten neyin önemli olduğuna dair net bir resim elde etmek ve herkesin etkili bir birlikte yaşama stratejisinin önemini anlamasına yardımcı olmak için paydaşların her biriyle birlikte çalışmak önemlidir.
Notes'tan Exchange ve Office 365'e geçiş, posta kutusu ve uygulama geçişinin aynı anda planlanmasını gerektirir. Mevcut Notes uygulamasının işlevselliği, mevcut e-posta platformlarından bağımsız olarak tüm kullanıcılar için desteklenmelidir. Kullanıcılar Exchange ve Office 365'e geçerken, mevcut iş akışlarının bir parçası olarak Notes uygulamalarına erişebilmeli ve bunları kullanabilmelidir. Bu özellik, Notes uygulamaları SharePoint'e veya başka bir platforma taşınana kadar devam etmelidir.
Uygulamaların bir arada bulunmasının yanı sıra, farklı platformlardaki kullanıcılar arasındaki etkileşimin de geçiş başlatılmadan önce uygulanması gerekir. Buna, mevcut platformlarından bağımsız olarak tüm kullanıcılar için otomatik dizin yönlendirme ve güncellemeler, Serbest/Meşgul durumları ve takvimler dahildir.
Son olarak, yalnızca e-posta hizmetiniz arasındaki işbirliğini değil, aynı zamanda takvimleriniz ve toplantı odaları gibi paylaşılan kaynaklarınız arasındaki işbirliğini de düşünmeniz gerekir. Kullanıcılar toplantı planlama bilgilerini indirebilmelidir. Buna hem tek seferlik hem de yinelenen toplantılar dahildir. Randevuların geçişten önce planlanmış veya geçiş sırasında oluşturulmuş olması fark etmeksizin, takvim verilerinin doğruluğu proje boyunca korunmalıdır. Kullanıcıların örneğin tekrarlanan bir toplantıda bir sonraki toplantı için toplantı odasını değiştirebilmesini veya sonraki toplantılarda çatışmaya ve kafa karışıklığına neden olmadan bir toplantıyı iptal edebilmesini sağlamanız gerekir.
3. Adım: Optimum Geçiş Doğruluğunu Planlayın
Notes'tan Exchange'e veya Office 365'e geçişi planlamak, platformlar arasındaki bazı belirli farklılıkların anlaşılmasını gerektirir.
E-mail adresleri
Notes verileri genellikle çeşitli yerlerde görünen özel adresler içerir: ileti başlıklarında, arşivlerde, özel kişilerde ve dağıtılmış listelerde yerleşik olarak bulunur. Geçiş sürecinin bir parçası olarak, Exchange ortamında tam işlevsellik sağlamak için bu özel adreslerin SMTP adreslerine güncellenmesi gerekir. Birçok kuruluş, geçiş sırasında SMTP etki alanını veya adresleme standardını güncellemeyi de tercih eder. Bu durum kuruluşunuz için geçerliyse, bazı geçiş çözümlerinin her kullanıcı için geçmiş SMTP adresi örneklerini otomatik olarak güncellediğini anlamanız önemlidir.
Klasör yapısı
Birçok kuruluşta kullanıcılar kendi posta kutularını ve arşivlerini kullanır, dolayısıyla bu verilerin korunması önemlidir. Kullanıcıların klasör yapılarının tamamını görüntüleyebilmeleri, geçişin bir sonucu olarak kullanıcı deneyimini de etkiler. Klasörün ve veri yapılarının bütünlüğünü koruyan çözümlerin ve geçişlerin seçilmesi önemlidir.
Yerel kopyalar ve arşivler
Depolama maliyetlerini kontrol etmek ve veri büyümesini daha iyi yönetmek için birçok kuruluş posta kutusu kotaları belirler. Bu politikanın istenmeyen bir sonucu genellikle arşivlerin sayısının ve boyutunun artmasıdır. Bu ek veri kaynakları değerlendirilmeli ve geçiş planlaması sırasında geçişleri dikkate alınmalıdır. Kullanıcılara yalnızca önemli verileri taşımalarına olanak tanıyan bir self servis bileşeni sağlayabilirsiniz. Exchange depolama alanını optimize etmek için başka bir Quest ürününü kullanmanızı öneririz - , özellikle Notes'taki DAOS'un bir benzeri olan ekli dosyaların tekilleştirilmesi için yararlı işlevselliğe sahiptir.
ACL ve delegasyon
Erişim denetim listeleri (ACL'ler) ve yetki verme, Notes ortamında çalışmanın temel öğeleridir ve aynı zamanda bütünlüğün korunması açısından da kritik öneme sahiptir. Sonuç olarak, Exchange Server ve Office 365'te ilgili hakların ve erişim haklarının eşdeğer haklara doğru şekilde çevrilmesi önemlidir. İdeal olarak, bunun otomatik olarak yapılması süreci hızlandıracak ve insan hatasını ortadan kaldıracaktır. Bir kuruluşun bilgi varlıklarını korumanın etkinliğini sürdürmek için ACL'ler ve yetkilendirme eşlemesi, posta verileriyle eş zamanlı olarak gerçekleştirilmelidir. Bazı kuruluşlar, veri taşıma işlemi tamamlandıktan sonra eşdeğer hakları manuel olarak veya komut dosyaları kullanarak atamaya çalışır. Ancak bu yaklaşım üretkenliği olumsuz etkileyebilir ve kuruluşun verilerine güvenlik açıkları ekleyebilir.
Notların kendi içeriği
Aynı Aktif Posta. IBM Notes'tan geçiş yaparken karşılaşılan diğer bir yaygın sorun da çok sayıda zengin metinle karşılaşmaktır. Exchange ve Office 365, Notes'taki tümleşik sekmeli tabloları, düğmeleri, kayıtlı formları ve diğer özel içerikleri desteklemez. Sonuç olarak, ya bu işlevselliğin kaybına karşı hazırlıklı olmanız ya da bu öğeleri taşınabilecek bir formata dönüştürebilecek bir geçiş çözümüne yatırım yapmanız gerekecektir. Hemen söyleyelim ki Quest'in çözümleri bunu hiçbir şekilde dönüştürmüyor ve bu tür mektupları yalnızca ek olarak aktarabiliyor ve böylece kullanıcı bunları Notes istemcisi aracılığıyla açabiliyor.
Gruplar ve kişisel adres defterleri
Birçok kuruluş, iç ve dış amaçlar için genel posta listelerinden yoğun bir şekilde yararlanmaktadır.
dış iletişim. Ayrıca, Notes kullanıcıları iş bağlantılarını kişisel adres defterlerinde tutmanın sıklıkla önemli olduğunu düşünüyor. Bu veri kaynakları iş operasyonları açısından kritik öneme sahiptir ve Microsoft platformuna geçiş sırasında verimli bir şekilde dönüştürülmeleri gerekir. Sonuç olarak, grupları Active Directory'ye geçiş için otomatik olarak hazırlamak ve tüm kişisel adresleri, hatta kullanıcıların masaüstünde depolananları bile verimli bir şekilde dönüştürmek önemlidir.
Notes uygulamalarıyla etkileşim kurma
Uygulamalar ile posta hizmeti arasındaki mutabakat süreçleri gibi entegrasyon noktaları, geçişleri planlarken ve zamanlarken önemlidir. IBM Notes, e-posta ile uygulamalar arasında diğer platformlara göre daha sıkı bir entegrasyona sahiptir. Bu entegrasyonlar basit doklinklerden iş süreçlerine kadar her şeyi içerebilir.
Kaynaklar ve posta veritabanları
Birçok kuruluş, Notes'ta kaynak ayırma veritabanlarını, posta veritabanlarını ve diğer paylaşılan veritabanlarını kullanır. Sonuç olarak bu veritabanları bir organizasyonun işleyişinde önemli bir rol oynamaktadır. İş sürekliliğini ve çalışan verimliliğini sağlamak için aşağıdakilerin uygulama yaklaşımını ve zamanlamasını dikkate almak çok önemlidir:
- Hedef ortamda kaynak posta kutuları oluşturmak;
- Rezervasyon veri tabanından Exchange'e veri aktarımı;
- Her iki sistemin kullanıcılarının Notes ve Exchange'de işbirliği yapabilmesini ve kaynakları kullanabilmesini sağlamak.
4. Adım: Geçiş Verimliliğini En Üst Düzeye Çıkarın
Veri doğruluğunu sağlamanın yanı sıra, kuruluşun gereksinimleri göz önüne alındığında geçişin mümkün olduğunca verimli olmasını sağlamak da önemlidir. Geçişin etkinliği doğrudan yalnızca doğrudan maliyetlere değil, aynı zamanda işletme üzerindeki etki derecesine de bağlıdır.
Geçiş Çözümü Mimarisi
Verimliliği etkileyen en önemli faktörlerden biri geçiş çözümünün mimarisidir. Bir geçiş sunucusunun aynı anda birden fazla kullanıcıyı taşımasına olanak tanıyan çok iş parçacıklı mimariye sahip bir çözüm seçmek önemlidir. Çok iş parçacıklı mimari, geçiş donanımı gereksinimlerini azaltır ve geçiş hızını artırarak genel proje maliyetini önemli ölçüde azaltır. Çok iş parçacıklı olduğunu iddia eden ancak aslında tek seferde yalnızca bir kullanıcıyı taşıyan ve aynı anda daha fazla kullanıcıyı taşımak için iş istasyonları eklenmesini gerektiren geçiş çözümlerine aldanmayın. Yapılandırmaya ve ortama bağlı olarak, gerçek çok iş parçacıklı çözümler, verileri Exchange ve Office 30'e taşırken yüzde 5000 ila 365 daha verimlidir.
Taşıma işlemi
Geçiş birçok adımı içerir ve sorunsuz bir geçiş sağlamak için süreçlerin doğru zamanda gerçekleşmesi gerekir. İş kesintilerini en aza indirmek ve geçişin faydalarını en üst düzeye çıkarmak için tüm süreçlerin, geçişin her adımını zamanında gerçekleştirebilecek tek bir uygulama tarafından entegre edilmesi ve kontrol edilmesi gerekir.
Esneklik ve self servis
Bazı kullanıcıların ve departmanların standart geçiş sürecinden sapması gerekecektir. Örneğin, hukuk departmanının farklı depolama gereksinimleri olabilir veya yöneticilerin tüm posta kutularını ve arşivlerini taşıması gerekebilir. Bu nedenle geçiş ekibinin bu gereksinimlere kolayca uyum sağlamasına olanak tanıyan esnek bir geçiş çözümünün seçilmesi önemlidir. Bu esnekliği sağlamanın en etkili yollarından biri, bazı kullanıcılarınız için self servisin etkinleştirilmesidir. Örneğin, bazı kullanıcıların ana posta dosyalarından veya yerel verilerinden ek verileri daha sonra sunucudaki kişisel bir arşive dönüştürmek üzere aktarmalarına izin verilebilir.
5. Adım: Bir test geçişi çalıştırın
Geçiş öncesi değerlendirme tamamlandıktan, birlikte yaşama stratejisi sonlandırıldıktan ve optimizasyon planları tanımlandıktan sonra, bir veya daha fazla pilot geçiş yoluyla stratejinin onayını almak kritik öneme sahiptir.
Pilot geçişin amacı, geliştirilen prosedürleri test etmek ve tam geçiş başladıktan sonra ortaya çıkabilecek sorunları tespit ederek, canlı geçişe başlamadan önce bunları çözme fırsatı vermektir. Sonuç olarak pilot geçiş sırasında sorunların yaşanması beklenebilir ve hatta memnuniyetle karşılanabilir.
Pilot geçiş hacminin belirlenmesi
Pilot göç, temsili bir veri örneği toplayacak ve göçle mücadele sırasında karşılaşılabilecek ilgili soruları yanıtlayacak kadar büyük olmalıdır. Birkaç bin posta kutusunu taşıyorsanız örnek boyutu yeterli olmalıdır. Çok büyük göçler için yüzde daha az olabilir.
Veri ve sistemlerin seçimi
Pilot geçiş sürecinde muharebe verilerinin ve muharebe sistemlerinin kullanılması önemlidir. Bu birkaç nedenden dolayı çok önemlidir:
- Savaş ortamının nasıl davranacağını anlamalısınız. Sentetik olarak oluşturulmuş bir ortam, savaş ortamını temsil etmeyecektir.
- Örnek verilere dayalı olarak şifrelenmiş mesajlar, Exchange'de bulunmayan mesaj türlerinin sıklığı ve depolama gereksinimleri hakkında daha fazla bilgi alabilirsiniz.
Beklentileri belirlemek
Pilot geçiş süreci aynı zamanda proje için belirlenen başarı kriterlerini test etmek ve kalan geçişe ilişkin beklentileri kalibre etmek için de mükemmel bir fırsat sağlar. Ayarlamalar gerekiyorsa, bunlar belgelenmeli ve göçle mücadele sırasında dikkate alınmalıdır.
6. Adım: Kuruluş üzerindeki etkiyi en aza indirmek için geçiş süresini planlayın
Kullanıcı gruplaması
Kullanıcılar ve bir bütün olarak kuruluş üzerindeki etkiyi en aza indirmek için birlikte çalışan kullanıcıların aynı anda taşınması gerekir. Bu grupları oluştururken göz önünde bulundurulması gereken temel faktörler arasında yetki verme yer alır. Kaynak ortamdaki kullanıcı ilişkileri hakkındaki bilgilere dayanarak geçiş için koleksiyonlar önerebilecek bir çözüm arayın.
Taşıma zamanlaması
Grup geçişi tamamlandıktan sonra, geçişin yapılacağı zamanı planladığınızdan emin olun.
bu kullanıcılar üzerindeki etki minimum düzeydedir. Bu, iş saatleri içinde, yılın bir ayının sonunda veya bakım aralıkları sırasında geçiş yapılmasını önlemek amacıyla, günün belirli bir saatine bir geçiş aralığı planlamak anlamına gelebilir. Örneğin, satış ekipleri muhtemelen çeyreğin sonuna kadar geçiş yapmamalı ve muhasebe ve hukuk departmanlarının ne zaman geçiş yapabilecekleri konusunda muhtemelen kısıtlamaları olacaktır.
7. Adım: Taşıma işlemini başlatın ve ilerlemesini izleyin
Pilot tarafından doğrulanan veri taşıma yaklaşımları uygulandığında, geçişlerle mücadele rutin olaylar haline gelmelidir. Belirli grupların ihtiyaçlarını karşılamak için süreç boyunca muhtemelen küçük ayarlamalar yapılacaktır. Planlama ve pilot aşamada tüm beklenmedik durumların dikkate alındığından emin olmak için dikkatli izleme hala gerekli olacaktır. Ancak sürecin giderek otomatik hale getirilmesi gerekiyor. Mücadele geçiş programının yürütülmesi, beklentilerin karşılandığının doğrulanmasını sağlamak amacıyla kuruluş çapındaki ilerlemenin belgelenmesi ve iletilmesi açısından önemlidir. İzleme ve geri bildirim, süreç boyunca başarılı geçişin temel unsurları olmayı sürdürüyor.
Sonuç
Posta hizmetlerinizi taşırken dikkate almanız gereken hususları ele aldık. Şu anda bir geçiş çözümü seçme sürecindeyseniz veya yalnızca bunu düşünüyorsanız, tüm bunları dikkate almanız önemlidir. Quest'in geçiş çözümleriyle çalışıyoruz ve bunları, manuel adımların sayısını azaltmada ve geçiş sonucunda aktarılan veri miktarını artırmada en etkili çözümler olarak önermeye hazırız.
Geçişe yönelik etkili yaklaşımlar hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız şu adrese bir talep gönderin: web sitemizden veya sadece arayın; ayrıca aşağıdaki bağlantıları kullanarak ek materyalleri de inceleyebilirsiniz:
Kaynak: habr.com