Firmaların %53’ü hazır ERP sistemlerini uygularken iş süreçlerinde ve organizasyonel yaklaşımlarda değişiklik gerektiren ciddi zorluklar var ve şirketlerin %44'ü önemli teknik sorunlarla karşı karşıya. Bir dizi yazımızda ERP sisteminin ne olduğunu, ne kadar faydalı olduğunu, uygulama ihtiyacının nasıl belirleneceğini, platform sağlayıcı seçerken bilmeniz gerekenleri ve nasıl hayata geçireceğinizi anlatacağız.
ERP sistemi kavramı ABD'den geliyor ve kelimenin tam anlamıyla kurumsal kaynak planlaması - Kurumsal Kaynak Planlaması olarak çevriliyor. Akademik olarak şöyle görünüyor: “ERP, üretim ve operasyonları, işgücü yönetimini, finansal yönetimi ve varlık yönetimini entegre etmeye yönelik, kurumsal kaynakların sürekli dengelenmesine ve optimizasyonuna odaklanan, özel, entegre bir uygulama yazılım paketi (yazılım) aracılığıyla kurumsal kaynakların sürekli dengelenmesine ve optimizasyonuna odaklanan organizasyonel bir stratejidir. tüm faaliyet alanları için ortak bir veri modeli ve süreçleri sağlar."
Her tedarikçi kendi odak noktası ve çözülmesi gereken görevlere göre geliştirdiği sistemi kendine göre anlayabilir. Örneğin, bir ERP sistemi perakende için daha uygundur, ancak bir petrol rafinerisi için uygun değildir. Üstelik platformu kullanan her şirket ve çalışanı, işinde temas ettiği kısma göre onu farklı hayal ediyor.
ERP özünde tüm iş süreçlerini ve şirket kaynaklarını tek bir veritabanına dayalı olarak yönetmeye yönelik bir bilgi sistemidir.
Neden bir ERP sistemine ihtiyacınız var?
Herhangi bir bilgi sistemi gibi ERP de verilerle çalışır. Her çalışan ve departman sürekli olarak yüzlerce megabayt bilgi oluşturur. Küçük bir organizasyonda yöneticinin tüm bilgilere doğrudan erişimi vardır ve süreçleri izlemek için zamana sahiptir. Bir veya iki iş süreci çerçevesinde büyük miktarda veri oluşturulmuşsa, yöneticinin bunu yalnızca hedefe yönelik BT çözümleriyle dijitalleştirmesi gerekir. Genellikle bir kuruluş muhasebe yazılımı ve örneğin CRM satın alır.
Şirket büyüdükçe, önceden yönetilmesi çok az zaman alan bireysel süreçler büyük miktarda bilgiye dönüşüyor. Diğer iş süreçleriyle birlikte birbirinden farklı bilgi akışları, bunları birleştirip analiz edecek büyük bir idari kadroya ihtiyaç duyuyor. Bu nedenle küçük değil, orta ve büyük ölçekli işletmelerin ERP sistemine ihtiyacı vardır.
Bir şirketin ERP sistemine ihtiyacı olduğu nasıl anlaşılır?
Müşterilerimiz için tipik bir hikaye şöyle devam ediyor. Bir noktada tüm ana süreçlerin otomatikleştirildiği ve iş verimliliğinin artmadığı anlaşılıyor.
Her sürecin kendi ayrı bilgi sisteminde yer aldığı ortaya çıktı. Bunları birbirine bağlamak için çalışanlar her sisteme verileri manuel olarak giriyor ve ardından yönetim, tüm şirketin faaliyetlerini analiz etmek için kopyalanan verileri manuel olarak topluyor. Prensip olarak bu tür çalışma mekanizmaları belli bir noktaya kadar verimlidir. Önemli olan, acil durum modunda süreçlerin mekanizmalarını değiştirmenin gerekli olduğu zamanı değil, maksimum verime ulaşma anını gerçekleşmeden önce belirlemektir.
Hiçbir bilgi sistemi, şirketin ERP sistemine ihtiyaç duyulacak seviyeye geldiği anın geldiğini asla bildirmeyecektir. Dünya deneyimi bunu anlamanızı sağlayacak 4 ana işaret göstermektedir:
Bilgiye dayalı bir yönetim kararı vermek için yeterli veri yoktur.
İş dünyasındaki herhangi bir kararın, sonuçta mali kayıplarla veya tam tersine gelirle sonuçlanan sonuçları vardır. Bir kararın kalitesi, dayandığı bilgiye bağlıdır. Verilerin güncel olmaması, eksik ya da yanlış olması durumunda karar yanlış ya da dengesiz olacaktır.
Bilgi tutarsızlığının ana nedenleri:
-
kritik bilgiler bireysel çalışanlar ve departmanlar arasında dağılmıştır;
-
veri toplanmasına ilişkin herhangi bir düzenleme yoktur;
-
Bilgiler farklı rollere sahip çalışanlar tarafından farklı zamanlarda toplanır.
İş süreçlerinize uygun bir ERP platformu ile tüm verilerinizi merkezileştirebilirsiniz. Tüm bilgiler her çalışan ve departman tarafından tek bir sistemde gerçek zamanlı olarak oluşturulur. Bu, sizin ve şirketteki herhangi birinin ihtiyaç duyabileceği verilerin her zaman mümkün olduğunca doğru ve güncel olduğu anlamına gelir.
BT sistemleri arasındaki entegrasyon eksikliği operasyonel hatalara yol açar ve şirketin büyümesini engeller.
Her BT sisteminin, farklı zamanlarda oluşturulan ve farklı teknolojiler, ilkeler ve programlama dilleri kullanılarak oluşturulan veri formatı için kendi gereksinimleri vardır. Bu, farklı dillerdeymiş gibi etkileşim kuran çalışanların çalışmalarına ve etkileşim hızına da yansıyor.
Bir ERP sistemi, bireysel işlevleri tek bir entegre ve anlaşılması kolay alanda birleştirir. ERP sistemi, işbirliğini ve tutarlılığı sağlamak için birden fazla programlama dilini konuşan bir çevirmen görevi görür.
Müşterileriniz hizmetten memnun değil.
Müşteriler şikayet ederse veya ayrılırsa verimliliği düşünmelisiniz. Bunun nedeni, talebin arzdan fazla olması, teslimatların geç yapılması, hizmetin yavaş olması veya işletmenin her müşteriyle ilgilenecek kaynaklara veya zamana sahip olmadığı yönündeki genel duygudur.
Bir işletme orta veya büyük boyuta ulaştığında ERP, memnun olmayan müşterileri sadık müşterilere dönüştürür. Müşteriler hizmetteki iyileşmeyi hissetmeye ve değişiklikleri şirketle birlikte yaşamaya başlar.
Güncel olmayan sistemleri kullanıyorsunuz.
Göre Veeam 2020 Veri Koruma Trendleri Raporu'na göre dijital iş dönüşümünün önündeki en büyük engel, güncelliğini kaybetmiş teknolojiler. Bir şirket hala manuel giriş sistemleri veya kağıt belgelerle çalışıyorsa, pandemi sonrası dönemde kesinlikle geride kalacaktır.
Ayrıca bir şirketin BT sistemleri oldukça modern ancak parçalanmış olabilir. Bu durumda, her departman, verilerinin dozlarda veya yanlış çıktığı kendi bilgi sığınağını oluşturur. Bireysel sistemlerin entegrasyonu aşırı maliyetli veya imkansız ise, bunları tek bir ERP sistemine dönüştürmek gerekir.
ERP sistemi işletmeye ne gibi faydalar sağlar?
ERP sistemi, bir şirketin masrafları kendisine ait olmak üzere satın aldığı bir üründür. Uygulanması kâr getirmesi gereken bir yatırım olarak görülüyor. Hiçbir ERP sistemi üreticisi şirkete gelir artışı getireceğini garanti etmez. Ve bu sadece ERP sistemleri için değil aynı zamanda tüm BT çözümleri için de geçerlidir. Ancak uygulamanın tüm avantajları dolaylı olarak karı etkiler:
BT sistemlerinde tasarruf
Kaynaklarınızı her biri özel destek, altyapı, lisans ve çalışan eğitimi gerektiren farklı sistemlere harcamak yerine tüm maliyetleri tek bir ERP platformunda yoğunlaştırabilirsiniz. Farklı sistemleri entegre parçalarla değiştiren modüllerden oluşur.
Bir ERP sistemi, belirli bir şirketin ihtiyaçlarını karşılamak için sıfırdan geliştirildiyse, iş ortakları, tedarikçiler, müşteriler ve diğer karşı tarafların birlikte çalışmasına uygun olacak üçüncü taraf sistem ve hizmetleri de içerebilir.
Tam şeffaflık
ERP, yönetime herhangi bir departmanın her iş sürecine 24/7 tam erişim sağlar. Örneğin, planlı teslimatlar ve transit teslimatlar da dahil olmak üzere envanteri günlük olarak takip edebilirsiniz. Envanter seviyelerinin tam bir resmine sahip olmak, işletme sermayesini daha doğru bir şekilde kontrol etmenize olanak tanır.
Otomatik raporlar ve güçlü planlama
ERP, tüm süreçler için tek ve birleşik bir raporlama sistemi oluşturur. İstediğiniz zaman otomatik olarak yararlı raporlar ve analizler oluşturur. Bu sayede yönetimin elektronik tabloları ve mektupları manuel olarak toplaması gerekmeyecek.
Böylece platform, stratejik planlama, daha iyi analiz ve departman performansının karşılaştırılması için zaman kazandırıyor. Bir ERP sistemi, analitiklerde daha önce fark edilmeyen ve farkına bile varılmayan trendlerin bulunmasına yardımcı olur.
Verimliliği arttırmak
ERP'nin kendisi her derde deva değildir. Sadece işin özelliklerine uymak değil, aynı zamanda onu doğru bir şekilde uygulamak da önemlidir. Buna göre 315 kullanıma hazır ERP sistemi sağlayıcısıyla, yalnızca kısmen başarılı olan uygulamaların payının sektöre bağlı olarak yüzde 25 ila 41 arasında olduğu tahmin ediliyor. Doğru ERP, rutin işlere harcanan zamanı ve çabayı önemli ölçüde azaltır.
Müşteri servisi
Müşteri hizmetleri işin önemli bir parçasıdır. Bir ERP sistemi, çalışanların odağını müşteri kayıtlarını tutmaktan müşterilerle ilişkiler kurmaya ve sürdürmeye kaydırır.
İstatistikler müşterilerin yüzde 84'ünün Sorulara yeterli yanıt alamamaları durumunda şirkette. ERP, çalışana gerekli tüm bilgileri ve müşteri geçmişini iletişim anında sağlar. Çalışanlar bürokrasi ile değil, müşterileri çekmek ve elde tutmakla uğraşırlar. Müşteriler, şirketteki değişiklikleri bilmeseler bile uygulamanın faydalarını hissediyorlar.
bilgi koruma
Veri güvenliğinin mutlak garantisini sağlayabilecek bir bilgi sistemi neredeyse yoktur. Müşterilerin ve çalışanların kişisel verileri, e-postalar, fikri mülkiyet, finansal veriler, faturalar, sözleşmeler - bu bilgileri ne kadar çok sistem işlerse, riskleri izlemek o kadar zor olur. ERP sistemi erişim, veri girişi ve çıkışı ve bilgilerin merkezi olarak depolanması için tek tip standartlar sunar.
Ancak hazır bir ERP sisteminin pazar payı ne kadar büyük olursa hacker saldırılarına da o kadar sık maruz kalır. Kod tabanına yalnızca sizin erişebileceğiniz kendi ERP sisteminizi geliştirmeniz tercih edilir. Şirketinizin ERP sistemi sıfırdan geliştirilmişse, bilgisayar korsanları öncelikle sistemin güvenlik açıklarını test etmek için sistemin kopyalarını bulamayacaktır.
İşbirliği Verimliliği
Çoğu zaman departmanlar veya çalışanlar arasındaki işbirliğine olan ilgi, veri aktarımının birçok rutin operasyon gerektirmesi veya şirketteki psikolojik iklim nedeniyle kaybolur. Birleşik bir sistem bilgiye erişimi otomatikleştirir, insan faktörünün olumsuz deneyimini ortadan kaldırır ve şirket içi iletişimi hızlandırır.
Birleşik iş süreçleri
Önceden oluşturulmuş ERP sistemleri sektördeki en iyi uygulamalara uygun olarak geliştirilir. Bu, işletmelerin kendi süreçlerini standartlaştırmasına olanak tanır.
Ancak gerçekte bir kuruluş zor bir seçim yapmak zorundadır: Ya ERP sistemini kuruluşun standartlarını karşılayacak şekilde kurmak ve değiştirmek uzun ve pahalı bir zaman alır, ya da kendi iş süreçlerini ihtiyaca göre özelleştirmek zahmetlidir. ERP sisteminin standartları.
Üçüncü bir yol var - sistemi başlangıçta kendi iş süreçleriniz için geliştirmek.
ölçeklenebilirlik
İster müşteri tabanınızı genişletiyor olun, ister yeni pazarlara genişliyor, ister yeni süreçler, departmanlar veya ürünler tanıtıyor olun, ister doğru satıcıyla işinizi ölçeklendiriyor olun, ERP platformunuz değişime uyum sağlayabilir.
ERP sistemi şirketin tüm süreçlerinde uygulandığından, özelliklere göre fayda listesi artabilmektedir. Piyasada, alıcıları tek bir tedarikçi çerçevesinde abonelikler, güncelleme ve destek hızı, kapalı işlevsellik ve mimari çerçevesine zorlayan düzinelerce ve yüzlerce hazır çözüm bulunmaktadır. Yalnızca kendi ERP sisteminizin geliştirilmesi, hiçbir kısıtlama olmaksızın maksimum fırsatlar sağlar.
Bir ERP sistemi üreticisinin nasıl seçileceğini, para kaybetmemek için hangi soruların sorulması gerektiğini ve uygulamayı planlarken nelere dikkat edilmesi gerektiğini öğrenmek için aşağıdaki makaleleri okuyun.
Kaynak: habr.com