Elektronik belge yönetimi konusunun popülaritesine rağmen, Rus bankalarında ve genel olarak finans sektöründe, işlemlerin çoğunluğu eski yöntemle, kağıt üzerinde yürütülüyor. Ve buradaki mesele bankaların ve müşterilerinin muhafazakarlığı değil, piyasada yeterli yazılımın bulunmaması.
İşlem ne kadar karmaşık olursa, EDI çerçevesinde gerçekleştirilme olasılığı da o kadar az olur. Örneğin, bir kiralama işlemi en az üç tarafı (banka, kiracı ve tedarikçi) içermesi nedeniyle karmaşıktır. Bunlara sıklıkla kefil ve rehin eklenmektedir. Bu tür işlemlerin tamamen dijitalleştirilebileceğine karar verdik ve bunun için Rusya'da bu tür senaryolarda tam olarak EDI sağlayan ilk hizmet olan E-Leasing sistemini oluşturduk. Sonuç olarak 2019 yılı Temmuz ayı başı itibarıyla toplam kiralama işlemlerinin %37'si E-Leasing üzerinden gerçekleşiyor. Kesimin altında E-Leasing'i işlevsellik ve teknik uygulama açısından analiz edeceğiz.
Sistemi geliştirmeye 2017 yılı başında başladık. En zor kısım başlamaktı: Ürün için gereklilikleri formüle etmek, fikirleri spesifik teknik spesifikasyonlara dönüştürmek. Sırada müteahhit arayışı var. Teknik şartnamelerin hazırlanması, istişareler - bunların hepsi yaklaşık dört ay sürdü. Dört ay sonra, Kasım 2017'de, bu kadar iddialı bir proje için oldukça hızlı olan sistemin ilk sürümü yayınlandı. E-Leasing'in ilk sürümü, yalnızca ana belgeleri değil, aynı zamanda bir kiralama sözleşmesi kapsamında çalışma sürecinde gerekli olabilecek kefalet sözleşmesini ve diğer ek sözleşmeleri de talep etme ve imzalama işlevlerine sahipti. Mart 2018'de takip kapsamında belge talep etme özelliğini, aynı yılın Temmuz ayında ise elektronik fatura gönderme özelliğini ekledik.
E-Leasing nasıl çalışır?
Sistemi geliştirmeye 2017 yılı başında başladık. Ürünün gereksinimlerini formüle etmekten yüklenici seçimine ve ilk sürümün piyasaya sürülmesine kadar olan tüm süreç bir yıldan az sürdü; Kasım ayında mezun olduk.
Karşı taraflardan bir belge paketi talepleri, Corus SQL veritabanı ve Microsoft Dynamics NAV 2009'u temel alan iş sistemimizden yapılır. İşlemin bir parçası olarak katılımcıların sağladığı tüm belgeler de saklanmak üzere oraya gönderilir. Frontend, tedarikçilerin ve müşterilerin belgeleri talep etmelerine, indirmelerine, yazdırmalarına ve ECES (gelişmiş nitelikli elektronik imza) kullanarak imzalamalarına olanak tanıyan bir E-Leasing portalıdır.
Şimdi yukarıdaki şemaya göre sistemin işleyişine daha detaylı bakalım.
“Karşı Taraf Kartı” veya “Proje” varlığından bir talep oluşturulur. Bir istek gönderildiğinde istek tablosunda kayıtlar oluşturulur. İsteğin ve parametrelerin bir açıklamasını içerir. Kod birimi nesnesi isteğin oluşturulmasından sorumludur. Tabloda bir giriş Hazır durumuyla oluşturulur; bu, isteğin gönderilmeye hazır olduğu anlamına gelir. İstek tablosu, istek gövdesinin açıklamasını içerir. İstenilen tüm belgeler belgeler tablosunda yer almaktadır. Belge talebinde bulunurken “EDS Durumu” alanı “Talep Edildi” olarak ayarlanır.
CORUS sunucusunda SQL aracısı üzerinde çalışan bir iş, sorgu tablosundaki Hazır durumlarına sahip kayıtları izler. Böyle bir kayıt bulunduğunda görev E-Leasing portalına bir talep gönderir. Gönderim başarılıysa, giriş tabloda Yanıtlandı durumuyla, başarısızsa Hata durumuyla işaretlenir. Yanıtın sonucu farklı tablolara kaydedilir: sunucudan gelen yanıt kodu ve istek gönderilemezse hata açıklaması tek bir tabloda; Yanıt gövdesini açıklayan kayıtlar - bir başkasına ve üçüncüye - Durum alanında Oluştur değeri ve Tarama Durumu alanında Kontrol değeri bulunan, istek sonucunda alınan dosyalara sahip kayıtlar. Ayrıca görev, E-Leasing portalındaki olayları izler ve kendi işlediği sorgu tablolarında sorgular oluşturur.
Başka bir iş, alınan belgeler tablosundaki girişleri Durum alanında Oluştur değeriyle ve Tarama Durumu alanında Doğrulandı değeriyle izler. Görev her 10 dakikada bir çalıştırılır. Antivirüs, Tarama Durumu alanından sorumludur ve tarama başarılı olursa Doğrulandı değeri kaydedilir. Bu işlevsellik bilgi güvenliği hizmetiyle ilgilidir. Kod birimi nesnesi kayıtların işlenmesinden sorumludur. Kabul edilen belgeler tablosundaki giriş başarılı bir şekilde işlenmişse Durum alanına Başarılı değeri ile işaretlenir ve belge tablosundaki "EDS Durumu" alanında istenen belge "Alındı" durumunu alır. Kabul edilen belgeler tablosundaki bir girişin işlenmesi mümkün değilse Durum alanına Başarısız değeri ile işaretlenir ve “Hata metni” alanına hatanın açıklaması yazılır. Belge tablosunda hiçbir şey değişmez.
Üçüncü görev, belge tablosundaki boş veya "Kabul Edildi" durumu olmayan tüm kayıtları izler. Görev günde bir kez saat 23:30'da çalıştırılır ve o gün içinde imzalanmamış tüm sözleşme belgelerini geri çağırır. Görev, istek ve yanıt tablolarında sözleşmeye bağlı belgelerin silinmesine yönelik bir istek oluşturur ve belge tablosundaki "Durum" alanını "Geri çekildi" değeriyle değiştirir.
Kullanıcı tarafından E-Leasing
Kullanıcı için her şey müşteri yöneticimizden EDF'ye katılma daveti almasıyla başlar. Müşteri bir mektup alır ve basit bir kayıt prosedüründen geçer. Zorluklar ancak kullanıcının işyerinin elektronik imzalarla çalışmaya hazır olmaması durumunda ortaya çıkabilir. Teknik destek çağrılarının önemli bir kısmı bununla ilişkilidir. Sistem, karşı tarafın çalışanlarına (örneğin muhasebecilerin faturalarla çalışması vb.) kişisel hesabına erişim izni vermesine olanak tanır.
kayıt
Diğer çalışma planı da tarafların her biri için mümkün olduğu kadar basittir. Bir işlem için belge talep edilmesi ve sözleşmeye bağlı belgelerin imzalanması, iç sistemimizdeki görevlerin belirlenmesi yoluyla gerçekleştirilir.
Dosya talebi
Müşteriye imza için herhangi bir talep veya belge gönderdikten sonra, e-posta adresine kişisel hesabında ilgili etkinliğin oluşturulduğuna dair bir bildirim gönderilir. Müşteri arayüzünden bir belge paketini sisteme yükler, elektronik imza atar ve işlemi inceleyebiliriz. Bundan sonra “Tedarikçi – Müşteri – Sberbank Leasing” güzergahı boyunca sözleşme dokümanları imzalanır.
Mevcut anlaşma
Bizim durumumuzda elektronik belge yönetimi, müşterinin baştan sona herhangi bir eylemde bulunması anlamına gelmemektedir. İşlemin herhangi bir aşamasında sisteme bağlanabilirsiniz. Örneğin, bir müşteri kağıt üzerinde bir dosya sundu ve ardından EDI'de bir anlaşma imzalamaya karar verdi - bu senaryonun uygulanması oldukça mümkün. Aynı şekilde Sberbank Leasing ile geçerli bir leasing sözleşmesi bulunan müşteriler de E-Leasing'e bağlanarak faturalarını elektronik ortamda alabilirler.
E-Leasing kullanımının ekonomik etkisini hesaplayarak müşterilerimize hizmetten yararlanma karşılığında ek indirim sunduk. Sonunda sözleşmeleri imzalamak, yazdırmak ve zımbalamak için müşteriye ve tedarikçiye gitmeye gerek olmadığı ortaya çıktı. İşlemin maliyetini (oluşturma ve destek) %18 azaltır.
Proje nasıl gelişecek
Şu anda E-Leasing kusursuz olmasa da istikrarlı bir şekilde çalışıyor. Çalışanlarımıza elektronik fatura gönderme mekanizması henüz yeterince kullanıcı dostu değil. Sorun, bir EDF operatörünün sürekli olarak dahil olması nedeniyle bu prosedürün kendisinin oldukça karmaşık olmasıyla açıklanmaktadır. Fatura düzenlediğini belirten bir makbuz düzenler ve yönetici bu makbuzu imzalar. Daha sonra diğer taraftaki kullanıcı (müşteri), yine elektronik belge yönetimi operatöründen geçen bildirimi ve makbuzları imzalar. Gelecek versiyonlarda bu süreci daha kullanışlı hale getirmeye çalışacağız. "Geliştirme bölgesi" aynı zamanda büyük müşteriler için oldukça alakalı olan izleme belgelerinin talep edilmesi işlevini de içerir.
Önümüzdeki altı ay içinde sistemi, elektronik belge yönetimi ile çalışmayı optimize etmemize, arayüzü daha anlaşılır ve kullanıcı dostu hale getirmemize ve kişisel hesabın işlevselliğini genişletmemize olanak sağlayacak yeni bir platforma taşımayı planlıyoruz. Ayrıca, talep oluşturmaktan müşterinin E-Leasing yoluyla gerçekleştirdiği tüm işlemlere ilişkin belgeleri görüntülemeye kadar yeni işlevler ekleyin. Müşterilerin, tedarikçilerin ve garantörlerin halihazırda aktif olarak katıldığı sistemin herkes için daha da kullanışlı hale gelmesini umuyoruz.
Kaynak: habr.com