Teknolojilerimizin nasıl yardımcı olduğunu birkaç kez yazdık ve hatta Her türlü belgedeki bilgileri işleyebilir ve verileri muhasebe sistemlerine girebilirsiniz. Bugün size nasıl uyguladığımızı anlatacağız в – Moskova'nın en büyük ısı ve sıcak su tedarikçisi.
Kendinizi sıradan bir muhasebecinin yerinde hayal edin. Bunun kolay olmadığını biliyoruz ama yine de deneyin. Her gün çok sayıda kağıt fatura, fatura, sertifika vb. alırsınız. Ve özellikle çok fazla - raporlamadan önceki günlerde. Tüm ayrıntıların ve tutarların hızlı ve dikkatli bir şekilde kontrol edilmesi, yeniden yazılması ve muhasebe sistemine girilmesi, işlemlerin manuel olarak gerçekleştirilmesi ve belgelerin arşive gönderilmesi gerekir; böylece bunlar daha sonra iç denetçilere, vergi hizmetine, tarifeye doğrulanmak üzere derhal gönderilebilir. düzenleyici otoriteler ve diğerleri. Zor? Ancak bu, birçok şirkette uzun süredir devam eden bir iş uygulamasıdır. MOEK ile birlikte bu zahmetli işi basitleştirdik, daha kullanışlı hale getirdik. Nasıl olduğunu merak ediyorsanız kediye hoş geldiniz.
Fotoğrafta Avrupa'nın en büyük termal enerji üreticisi olan Moskova CHPP-21 gösterilmektedir. Bu istasyonda üretilen ısı, MOEK tarafından Moskova'nın kuzeyindeki 3 milyon sakine sağlanıyor. .
MOEK'in Moskova'da bir düzine buçuk şubesi var. 15 km ısıtma şebekesine, 811 termik istasyona ve kazan dairesine, 94 ısıtma noktasına ve 10 pompa istasyonuna hizmet veriyorlar ve ayrıca yeni ısı tedarik sistemleri inşa edip kuruyorlar. Şirket, ticari faaliyetler için çeşitli ekipman ve hizmetler satın alır: . Satın almayı başlatan her departmanda belgelerin hazırlanması özel çalışanlar - sözleşme amirleri tarafından gerçekleştirilir.
Büyük bir şirkette sözleşmeler nasıl işler? Küratörler bir sözleşme imzaladıklarında karşı taraflardan birçok önemli kağıt belge alırlar: teslimat notları, hizmet sağlama sertifikaları, faturalar, sertifikalar vb. Küratör genellikle iş belgelerini tarar ve ardından taramaları kurumsal kaynaktaki siparişe ekler. Yönetim Sistemi. Mali kontrolör tüm verileri manuel olarak kontrol eder. Bundan sonra küratör orijinal belgeleri muhasebe departmanına götürür. Veya kurye bunu yapar ve ardından belgelerin taşınması daha uzun sürebilir (birkaç saatten birkaç güne kadar).
Ve her şey yoluna girecek, ancak diğer birçok şirkette olduğu gibi:
- Evraklar, raporlamanın sunulmasından birkaç gün önce muhasebe departmanına ulaşabilir. Daha sonra muhasebeciler işyerlerinde günler ve geceler geçirmek zorunda kalıyor. Tüm faturaların, faturaların vb. doğru doldurulup doldurulmadığını manuel olarak kontrol etmeniz gerekir, ardından her şey doğruysa çalışan verileri muhasebe sistemine yeniden yazar ve kayıt yapar. Aynı zamanda, muhasebecinin zamanının %90'ı verileri (ayrıntılar, tutarlar, tarihler, kalem numaraları vb.) yeniden basmak için harcanır. Bu nedenle hata yapma riski vardır.
- Belgeler hatalı olarak gelebilir. Ve bazen bazı faturalar veya sertifikalar eksiktir. Bazen bu, raporlamanın sunulmasından önceki son günlerde netleşir. Bu nedenle belge onay zamanlaması gecikebilir.
- Muhasebeciler girişleri yaptıktan sonra faturaları, faturaları ve işlemleri ayrı kağıt ve elektronik arşivlerde saklarlar. Bu neden zor? Örneğin MOEK tarifelere göre çalışıyor ve bu nedenle maliyetlerini düzenli olarak yürütme makamlarına raporlamakla yükümlü. Ve bir sonraki eyalet veya vergi denetimi muhasebe departmanına geldiğinde, çalışanların uzun süre belge araması gerekiyor.
MOEK muhasebe departmanı eskiden şöyle görünüyordu:
MOEK, işlemleri hızlı bir şekilde kapatmak ve raporlar sunmak, satın almadaki piyasa değişikliklerini daha iyi değerlendirmek ve mali stratejisini planlamak için enerji sektöründe bu planı yeniden inşa etmeye ve basitleştirmeye karar veren ilk şirket oldu. Muhasebe departmanının uzun süredir devam eden çalışma sistemini tek başına değiştirmek kolay olmadı, bu nedenle şirket, ortağı ABBYY ile birlikte bu sistemi dönüştürmeye karar verdi.
Daha erken olmaz dedi ve bitirdi
ABBYY uzmanlarından oluşan bir ekip, MOEK'te akıllı bilgi işleme için evrensel bir platform hayata geçirdi ve yapılandırılmış:
- belge işleme için esnek açıklamalar (veri çıkarma şablonları). Ne olduğunu ve ne için gerekli olduğunu Habré'de detaylı olarak konuştuk. и . MOEK, bu çözümü kullanarak 30'dan fazla belge türünü (örneğin, kurulu ekipman sertifikası veya acentelik ücretleri sertifikası) işler ve bunlardan 50'den fazla özelliği (belge numarası, KDV dahil toplam tutar, alıcının adı, satıcının adı, satıcının adı, yüklenici, mal miktarı vb.);
- ABBYY FlexiCapture, SAP ve OpenText'i birbirine bağlayan, kontroller gerçekleştirmek ve veri yüklemek için bir bağlayıcı. Bağlayıcı sayesinde, çeşitli dizinleri kullanarak sipariş ve sözleşmedeki verileri otomatik olarak kontrol etmek mümkün hale geldi. Aşağıda bundan bahsedeceğiz;
- belgelerin OpenText tabanlı bir elektronik arşive aktarılması. Artık tüm belge taramaları tek bir yerde saklanıyor;
- Belgelerin taranmış görüntülerine bağlantılar içeren SAP ERP'deki taslak muhasebe girişleri.
Daha sonra ABBYY ve MOEK çalışanları, muhasebecinin elektronik arşivdeki herhangi bir özelliğe göre önemli hesapları saniyeler içinde bulmasını ve bunları vergi incelemelerine gönderebilmesini sağlayan bir arama formu geliştirdi.
Arama 26 farklı kriter kullanılarak mümkündür (resim tıklanabilir):
MOEK tüm sistemi başarıyla test ettikten sonra devreye alındı. Onaylar, açıklamalar ve iyileştirmeler dahil olmak üzere projenin tamamı 10 ayda tamamlandı.
ABBYY FlexiCapture'ı uyguladıktan sonraki çalışma planı:
Hiçbir şeyin değişmediğini mi hissediyorsunuz? Evet, iş süreci aynı kalıyor; yalnızca işlevlerin çoğu artık makine tarafından gerçekleştiriliyor.
Kablolama tamamlandı!
Şimdi işler nasıl? Diyelim ki sözleşmenin küratörü, termik santraller için pompa temini veya örneğin ısıtma ağlarının inşası için bir işlem için bir dizi birincil belge aldı. Uzmanın artık belgelerin eksiksizliğini ve içeriğini kendisinin kontrol etmesine, kurye çağırmasına ve orijinal belgeleri muhasebe departmanına göndermesine gerek yok. Küratör, imzalanmış birincil belge dizisini tarar ve ardından teknoloji devreye girer.
Bir çalışan, bir ağ tarama sistemi kullanarak taramaları TIFF veya PDF formatında sık kullanılan klasörüne veya e-postasına gönderir. Daha sonra ABBYY FlexiCapture web giriş istasyonunu açar ve işlenecek belge kümesinin türünü seçer. Örneğin, “acente ücretleri ile iş/hizmet alımı”, “maddi ve teknik kaynakların alınması (MTR)” veya “gayrimenkul muhasebesi”.
Kümenin türü, sistemin sınıflandırması, tanıması ve doğrulaması gereken gerekli belge ve verilerin sayısını ve türlerini belirler.
Küratör, tanınma amacıyla taramaları yükler. Sistem tüm belgelerin varlığını, her bir belgenin içeriğini otomatik olarak kontrol eder ve sunucu ayrıntıları tanır - sözleşme tarihi, tutar, adres, vergi kimlik numarası, kontrol noktası ve diğer veriler. Bu arada MOEK, Rusya'da bu yaklaşımı kullanan ilk enerji şirketidir.
Küratör tüm belgeleri yüklemediyse veya bazı faturalar tüm verileri içermiyorsa sistem bunu fark eder ve çalışandan derhal hatayı düzeltmesini ister:
Sistem şikayette bulunur ve eksik belgelerin eklenmesini ister (bundan sonra ekran görüntüleri tıklanabilir):
Sistem belgenin süresinin dolduğunu fark etti:
Böylece çalışanın artık belgenin doğru şekilde hazırlanıp hazırlanmadığını belirlemesine gerek kalmıyor. Her şey doğruysa veri kontrollerinin çoğu doğrudan web giriş istasyonunda otomatik olarak gerçekleşir. SAP ERP'de belirtilen sipariş numarasını girmeniz yeterlidir. Bundan sonra tanınan veriler, karşı tarafın SAP: TIN ve KPP'sinde işlenen bilgiler, sözleşme numaraları ve tutarları, KDV, ürün veya hizmet terminolojisi ile karşılaştırılır. Bir belgenin işlenmesi ve kontrol edilmesi yalnızca birkaç dakika sürer.
Ayrıntıları kullanarak - INN ve KPP - dizinden istediğiniz şirketi seçebilirsiniz:
Fatura veya faturada hata olması durumunda belgenin arşive aktarılmasına izin vermeyecektir. Örneğin, bir belgenin yanlış derlenmesi veya karakterlerden birinin yanlış tanınması halinde sistem bunu bildirecek ve çalışandan tüm yanlışlıkları düzeltmesini isteyecektir. İşte bir örnek:
Sistem, Vasilek CJSC'nin MOEK tedarikçileri listesinde yer almadığını tespit etti.
Bu, çalışanların, belge muhasebe departmanına ulaşmadan önce hataları takip etmelerine olanak tanır.
Tüm kontroller başarıyla tamamlanırsa, tek tıklamayla belgenin taranmış bir kopyası OpenText elektronik arşivine gönderilir ve SAP'de bir bağlantı ve meta verilerini içeren bir kart görünür. Bir muhasebeci veya küratör, elektronik arşivde her zaman gerekli sıraya göre belgelerin bir listesini ve belgeleri kimin, hangi zaman diliminde ve hangi sonuçla işlediğine ilişkin bilgileri görüntüleyebilir.
Pyotr Petrovich elektronik arşive baktı ...
...1111 numaralı sipariş için belgeleri kimin yüklediğini görmek için.
Verileri ve taramaları ABBYY FlexiCapture'dan SAP'ye yükledikten sonra, önceden doldurulmuş veriler ve belgelerin taranmış görüntülerine bağlantılar içeren bir taslak işlem görüntülenir.
Taslak kablolama:
Daha sonra muhasebeci, tamamlanmış taslağa ve taramalara bağlantı içeren bir e-posta bildirimi alır. Uzmanın artık kağıtla uğraşmasına gerek yok. Tek yapması gereken, işlemin toplam tutarı, mühür ve imzanın varlığı için taramaları kontrol etmek ve işlemi yapmaktır. Muhasebeci artık bunun için bir dakikadan az zaman harcıyor.
Projenin sonuçları
- ABBYY teknolojilerini kullanan MOEK, yalnızca muhasebeyi değil aynı zamanda mali kontrolü de basitleştirdi ve hızlandırdı. Bir ilan vermek için çalışanların artık orijinal belgelerle birlikte kuryeyi beklemesine gerek yok; tek yapmaları gereken tek tıklamayla elektronik arşivden önceden doğrulanmış verileri içeren bir tarama almak. Doğru, hala bir kağıt belgeye ihtiyaç var. Ama artık daha sonra muhasebe departmanına gönderilebiliyor. Oraya vardığında çalışan, muhasebe sistemindeki “Asıl alındı” kutusunu işaretleyecektir.
- Çalışanlar, taramalardan işlemle ilgili gerekli tüm verileri anında alır, işlemleri zamanında yapar ve tüm belgeleri önceden raporlamaya hazırlar. Artık ne iç ne de dış denetimlerden korkmuyorlar.
- Muhasebeciler mali işlemlerini 3 kat daha hızlı gerçekleştiriyor ve MOEK raporlama dönemini 10 gün erken kapatıyor.
- Tüm MOEK şubeleri muhasebe belgelerini tek bir elektronik arşivde saklar. Bu sayede herhangi bir faturayı, sözleşmeyi veya tamamlama eylemini ve bunların niteliklerini (tutarlar, KDV, ürün veya hizmet aralıkları) eskisinden 4 kat daha hızlı bulabilirsiniz.
- Çözüm yılda 2,6 milyon sayfadan fazla belge işliyor.
Bunun yerine bir sonuca
MOEK'in kullanım alanları 2 yıldır ve bu süre zarfında istatistik topladım. Muhasebecilerin taslaklarda değişiklik yapmadan girişlerin %95'ini yaptıkları ortaya çıktı. Bu, gelecekte bu tür gönderilerin tamamen otomatik olarak atlanabileceği anlamına gelir. Öyle oldu ki, bu ürün aslında şirketin "yapay zeka" unsurlarını şirketin iş süreçlerine dahil etme yönündeki ilk adımıydı: MOEK buna uygun bir program geliştiriyor.
Diğer Rus şirketleri de muhasebe işini otomatikleştiriyor: işi daha basit ve kullanışlı hale getiriyor. Örneğin ABBYY teknolojilerini kullanarak mali kontrol hizmeti "» Önemli iş bilgilerini 2 kat daha hızlı alır ve gerekli faturaları ve irsaliyeleri ararken %20 daha az zaman harcar. Akıllı bilgi işleme teknolojileri, holdingin muhasebe departmanı çalışanlarına yardımcı oluyor "» Toplu vergi denetimleri sırasında gerekli mali belgeleri anında bulun. 2019 yılında şirketin uzmanları yaklaşık 10 milyon sayfalık belgeyi işlemeyi planlıyor.
MOEK ve ABBYY projesi hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? 3 Nisan saat 11'de MOEK Bilgi Teknolojileri Merkezi Başkan Yardımcısı Vladimir Feoktistov, davanın ayrıntılarını ücretsiz olarak anlatacak. . Soru sormak istiyorsanız katılın.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY kurumsal blog editörü
Kaynak: habr.com