Habr, merhaba! Adım Oleg ve ABBYY şirketler grubunda BT hizmetinden sorumluyum. Bir aydan fazla bir süre önce, dünyanın dört bir yanındaki ABBYY çalışanları yalnızca evde çalışmaya ve yaşamaya başladı. Artık açık alan veya iş gezisi yok. İşim değişti mi? HAYIR. Genel olarak evet olsa da 2-3 yıl önce değişti. Şimdi de teknik olarak 13 ülkedeki ofislerimizin eskisi gibi çalışmasını sağlıyoruz. Artık bunu evde otururken yapıyoruz - mutfakta, kanepede veya balkonda ve ofiste sadece bir kişi görev başında. Bu arada, işte burada:
Bugün ABBYY BT hizmetinin artık hangi sorunları çözmesi gerektiğini, ofis görevlilerinin bizi nasıl kurtardığını, MS Teams ve Zoom'un neden artık her şeyimiz olduğunu ve çok daha fazlasını anlatacağım. Kedi'ye hoş geldiniz.
Uzun zaman önce, karantinadan önce...
5-7 yıl önce ABBYY, iç altyapının geliştirilmesine odaklanan bir şirketti. Bulut ürünlerini çok az kullandık - uygulamaları dahili olarak dağıtmaya çalıştık ve bu nedenle bunlara dışarıdan erişim zordu. Ama zaman değişti...
Bulut ürünleri çok daha hızlı gelişti, daha fazla esneklik ve işlevsellik çeşitliliği sundu. Ve artık şirket içi yeteneklere sahip analogları bulmak çoğu zaman imkansızdır.
Çalışanların hareketliliğe ihtiyacı vardı. Satış ve pazarlamacılar sürekli olarak iş seyahatlerindedir, dünyayı dolaşır, toplantılara gider; kurumsal sistemlere istedikleri zaman ve istedikleri yerden erişmeleri yeterlidir.
İnsanların nesli de değişti. Yeni genç çalışanlar ortak çalışma alanlarında, kafelerde veya evden çalışmayı tercih ediyor. Hareketlilik onlar için önemlidir. Dolayısıyla teknik olarak günlük yaşamdakine benzer bir çalışma ortamı yarattık. İş arkadaşları ofis ile çalışabilecekleri başka bir yer arasında geçiş yapmak zorunda kalmadıklarında çok daha rahat oluyorlar.
Şu anda ABBYY'nin uluslararası ofisleri ABD'den Avustralya'ya kadar 13 ülkede açıktır. Ve dahili hizmetlerle belirli bir konuma "bağlanmak" yerine ortak bir bulut altyapısına sahip olmak çok daha uygundur.
Birkaç yıl önce stratejimizi revize ettik ve çalışmalarımızda bulut uygulamalarını aktif olarak kullanmaya başladık. Örneğin, Office 365 paketini gerçekten seviyoruz - MS Teams, OneDrive, SharePoint ve diğerleri.
Bu, tüm çalışanların bulut çözümlerine bağlı olduğu anlamına gelmez. ABBYY zengin bir iç altyapıya sahiptir; örneğin geliştiriciler sinir ağlarını eğitmek için yerel olanakları kullanır. Yaklaşık 50/50 bulut ürünlerini ve kendi iç altyapımızı kullandığımızı söyleyebilirim.
RDP'nin popülaritesi hakkında
Dahili ağ ile uzaktan çalışmaya her zaman izin verdik ve herkes kendisi için uygun olan yöntemi seçti. Daha sık ofiste olanlar RDP'yi (uzak masaüstü) tercih ediyor. Kural olarak, herkesin evinde kendi ekipmanı vardır: her zaman güçlü değildir ve tüm aile onu kullanabilir. Ve iş yerinde yapılandırılmış ve her şeye bağlı modern bir bilgisayar var. Bu nedenle kişisel bilgisayarınızda ne olduğuna dikkat etmeden evden ve işten RDP'ye bağlanmak daha uygundur.
Moskova'da bulunan ofis için (Ar-Ge merkezi, ABBYY Rusya ve ABBYY Gelişen Pazarlar ofisleri burada bulunmaktadır), uzaktan bağlantı için genellikle her zaman iki uzak masaüstü ağ geçidimiz (RD Ağ Geçidi) vardı, başa çıktılar. Ancak artık bu bağlantı yöntemi çok popüler hale geldi. Yükü dengelemek için BT hizmeti iki ek ağ geçidi kurdu. Muhtemelen Mart ayından bu yana yaptığımız tek altyapı değişikliği bu.
Burada 800'den fazla kişi çalıştığından ve veriler en gösterge niteliğinde olduğundan bundan sonra ABBYY'nin Moskova ofisine ilişkin istatistikler sunacağım.
VPN
VPN ile çalışmaya alışkın meslektaşlarımız var. Artık birçoğu kurumsal ekipmanı eve götürdü. Çoğunlukla yanımıza dizüstü bilgisayar ve monitör aldık. Sürekli uzaktan çalıştığınızda başka bir büyük monitör çok daha kullanışlıdır. Çalışanlarımıza ek ekipman satın almadık.
Görevliler
Karantina sırasında bile ofiste insan olmadan yapmak imkansızdır. İki sistem yöneticisini göreve atadık - Yura ve Stas. Her biri bir hafta ofiste, bir hafta da evden çalışıyor. Adamların normal bir programı var - 10'dan 19'a kadar.
Çalışanların karşılaştığı teknik sorunların giderilmesine yardımcı olurlar. Çok fazla ekipmanımız var ve bazen bozuluyor. Çoğu zaman birinin bilgisayarı donar. Haftada birkaç kez sabit disk bozulur, bir şeyler yanar ve değiştirilmesi veya onarılması gerekir.
Birkaç elektrik kesintisi vakası yaşandı; bu, çalışanların bunu uzaktan yapamaması nedeniyle birisinin bilgisayarları yeniden başlatması gerektiği anlamına geliyor. Genel olarak zamanlarının %90'ı ofis ekipmanlarını açık tutmakla geçiyor.
Karantina sırasında görevli memurların yerine getirmeye başladığı birkaç olağandışı görev de var.
- Kağıdı yazıcılara yerleştirin ve yazdırılan belgeleri çıkarın. Bu, gelen belgeleri işleyen ve bunları ev bilgisayarlarından iş yazıcısında yazdıran çalışanlar için gereklidir. Ofise döndüklerinde 100500 sayfa yazdırmak yerine tüm belgeleri hemen alacaklar. Elbette bunu daha sonra yapmak mümkündü, ancak meslektaşlarımıza olağan süreci değiştirmemeleri için yardımcı oluyoruz - artık pek çok olağandışı şey var.
- Tarayıcıları ve yazıcıları iş için ihtiyaç duyan meslektaşlarımıza paketleyip teslim ettik. Kendini kulübesine kapatan çalışanlardan birine, kesintisiz internete sahip olabilmesi için kablo bağlamasına yardım edildi.
Bu arada, ABBYY FineScanner AI mobil uygulaması aynı zamanda belgeleri taramanın yanı sıra, içindeki metinleri tanımaya, imza eklemeye, dosyaları 12 popüler biçime dönüştürmeye ve çok daha fazlasına yardımcı olur. 31 Temmuz dahil, ABBYY FineScanner AI'ya premium erişim.
Peki ya hafta sonu?
Hafta sonları ofiste çalışan bulunmamaktadır. Otradny'de (ofisimizin bulunduğu yer) yaşayan sistem yöneticimizle, bir şey olursa gelip yardım edeceği konusunda anlaştık. Ve yardımı işe yaradı: hafta sonu birkaç kez elektrik kesintisi yaşandı ve ekipmanın çalışmasını yeniden sağlamak gerekiyordu.
Geçer
Mart ayında karantina sırasında ofise gelmesi gereken tüm çalışanlar için mos.ru'ya geçiş kartları vermiştik. Artık işe gitmeniz gerekiyorsa çalışan da QR kodlu bir geçiş kartı veriyor. Ancak ofise gelebilme yeteneği, meslektaşların her gün oraya gittiği anlamına gelmez. Binada genellikle tek bir kişi görev yapmaktadır. Geri kalanların ise yalnızca acil durumlarda gelmesine izin veriliyor.
Diğer ülkelerdeki ofislerde
Diğer ABBYY ofislerinde de durum genel olarak aynı; kapalılar ve çalışanlar evden çalışıyor ve aynı araçları kullanıyor. Mesela bir Amerikan ofisinde nöbetçi bile yok. Yerel sistem yöneticisi, karantina öncesinde depodaki ekipmanların bir kısmını aldı ve yeni bir çalışan geldiğinde, yapılandırılmış dizüstü bilgisayarı postayla göndermesi yeterli.
Nasıl iletişimde kalınır?
Artık iletişim kanallarının üzerindeki yük, insanların ofiste çalıştığı dönemlere göre bile azaldı. Ana trafik (dosya indirme ve video izleme) artık ev sağlayıcılarında. Bu sene planlamamıza rağmen kanalları genişletmeye gerek kalmadı.
Karantina sırasında yaptığımız ilk şey, iletişimi yeniden sağlamaya yönelik düzenlemeleri dikkatlice incelemekti; birkaç izleme testi ekledik, yedek kanallara geçiş için bir plan hazırladık ve yük dengeleme kurallarına baktık.
Güvenliği uzaktan nasıl sağladınız?
Несомненно, самым важным стало обеспечение безопасности. Но мы и к этому подготовились. Год назад внедрили двухфакторную аутентификацию. Считаю, это одна из обязательных вещей, когда люди много работают вне корпоративной среды. И это такая штука, которую быстро не поставишь. Сейчас доступ к любым корпоративным ресурсам требует двухфакторки. Если кто-то планирует переходить на режим удаленной работы, то это must-have с точки зрения инфобезопасности.
Dolandırıcıların ne kadar aktif hale geldiğini ve kimlik bilgilerini almaya çalıştıklarını görüyoruz. Bunlar çoğunlukla kimlik avı saldırılarıdır. E-posta korumalı olmasına rağmen kimlik avı teknik olarak tamamen önlenemez. Çalışanların şüpheli bağlantılara tıklamamaları veya mesajlardaki beklemedikleri dosyaları açmamaları gerektiğini kendilerinin anlamaları önemlidir. Bunun için çalışanlara yönelik bir webinar düzenleyerek bu tür durumlarda ne yapmaları gerektiğini hatırlattık. Şimdi bu tür web seminerleri için çok iyi bir zaman çünkü alışılmadık bir durumda olan insanlar toplanmış, odaklanmış, bilgiye daha açık ve onu daha iyi algılıyor.
Ayrıca evden çalışmanın basit kurallarına da dikkat ettik; örneğin, çalışma oturumunu kapatma, ayrılırken bilgisayarı kilitleme, ayrı hesaplar: birinin altında çalışıyorsunuz, çocuk diğerinin altında oynuyor. Bu çok önemlidir çünkü çocuk, babasının veya annesinin klavyeye tıkladığını görür ve o da bunu yapmak ister. Gelip kapıyı çalacak ama orada neyi çalacağını, verileri hangi programda sileceğini veya değiştireceğini bilmiyoruz.
Ayrıca meslektaşlarımızdan evlerindeki internetin nasıl yapılandırıldığını, şifrenin ne olduğunu ve şifrenin olup olmadığını kontrol etmelerini istedik. Elbette bir rezervasyon yaptılar: Bir kişi ne yapacağını anlamıyorsa, yapmamak daha iyidir. Bağlantıda kalmak çok daha önemli. Çalışanlardan evlerindeki Wi-Fi yönlendiricilerini de kontrol etmelerini istediler. Hatta bazılarına başka bir şey satın almaları bile önerildi, çünkü o kadar eski ekipmanlara sahiplerdi ki, sağlayıcıların mevcut hızlarıyla çalışmalarına izin vermiyordu.
En popüler uzak uygulamalar hakkında
Muhtemelen bunların iletişim araçları olduğunu zaten tahmin etmişsinizdir. Office 365 kullandığımız için çalışanlar hem birbirleriyle hem de dışarıdaki kişilerle Teams messenger aracılığıyla iletişim kuruyor. Kendini çok iyi kanıtladı.
Tüm ofis çalışanlarının Teams'de gönderdiği grup mesajlarının sayısı arttı:
- 21 Şubat'tan 20 Mart'a kadar 689 binin üzerinde mesaj gönderdik.
- 21 Mart'tan 19 Nisan'a kadar 1 milyondan fazla mesaj gönderdik.
Aramaların sayısı da (bire bir) arttı:
- 21 Şubat'tan 20 Mart'a kadar 11,5 bin kişi vardı.
- 21 Mart'tan 19 Nisan'a kadar – >16 bin.
Teams'in yanı sıra Zoom'u da kullanıyoruz çünkü bu hizmetin ses ve görüntü kalitesi piyasadaki en iyilerden biri. Ayrıca Zoom, konferansa "arama yapmanıza" ve telefonla bağlanmanıza olanak tanır.
15 Mart'a kadar Zoom toplantılarının sayısı neredeyse günlük 100'ü geçmedi ve ayın ikinci yarısından itibaren ABBYY olarak bu hizmeti daha aktif kullanmaya başladık:
Nisan ayında neredeyse her iş gününde Zoom'da 100 veya daha fazla toplantı yapıldı:
Artık internette Zoom'un güvenilmezliğine dair birçok rapor var. En popüler enstrümanın artık bu kadar ilgi görmesi hiç de şaşırtıcı değil. Zoom temsilcilerimizle iletişim halindeyiz ve şirketin tüm bulguları ne kadar ciddiye aldığını görüyoruz. Ayrıca çeşitli önlemler de aldık. Bunlardan en basiti ve en etkilisi, toplantı kayıtlarının bulut depolama alanına kaydedilmesinin yasaklanmasıdır.
İnternet güvenliği her şeyden önce çalışanın kendisinin dikkatidir. Zoom'un başa çıkacağına inanıyoruz ve bu durum yalnızca bu hizmeti daha da güçlendirecek.
Grafik, Mart ayının ikinci yarısından itibaren Zoom toplantılarına katılanların sayısının nasıl artmaya başladığını gösteriyor. Dakika sayısının yanı sıra.
Trend, giderek daha fazla çalışanın web seminerlerine ve Zoom toplantılarına katılmasıyla Nisan ayında da devam etti.
Bizim için Zoom ve Teams birbirinin kopyası olan hizmetlerdir. Ancak telekomünikasyon üzerindeki yük çok büyük olduğundan, iletişim için iki araca sahip olmak artık muhtemelen zorunludur. En uygunsuz anda hizmetlerden birinin arızalanmaya başladığı, ardından çalışanların hızla başka bir hizmeti çağırıp çalışmaya devam ettiği durumlar vardı.
Ayrıca bunlar iletişim araçlarıdır. Artık insanların bağlantıda kalması önemli. ABBYY'ye yapılan aramaların çoğu kameralar açıkken yapılıyor. Ofiste çalışırken kamerayı açtığımı sanmıyorum. Artık hangi formda olursanız olun, onu her zaman açarsınız. Neredeyse her zaman.
Bunun yerine bir sonuca
Teknik olarak bir şirketi uzaktan çalışmaya hazırlamak birkaç günde yapılabilecek bir şey değil. Buna önceden hazırlanmak daha iyidir. Çalışanlarımızın daha mobil olmalarına yardımcı olmak istediğimiz için bulut hizmetlerine geçişe uzun zaman önce başladık. Ancak ortaya çıktığı üzere bu hareketlilik, karantinanın açıklandığı bir durumda da faydalıdır.
Muhtemelen artık altyapının içeriden dışarıya geçişi ve değişimi için tüm işçilik maliyetlerimizi telafi ettik, çünkü insanlar ekipmanlarını aldılar, ofislerinden ayrıldılar, evlerine ve kulübelerine gittiler... ve hiçbir şey değişmedi.
Bu yazıdaki fotoğraflar için sistem yöneticimiz Yura Anikeev'e teşekkür ederiz.
Kaynak: habr.com