Medya epidemiyolojik durumla ilgili haberler ve kişisel izolasyon önerileriyle dolu.
Ancak işle ilgili basit öneriler yok. Şirket yöneticileri yeni bir zorlukla karşı karşıyaydı: Çalışanları üretkenliğe minimum kayıpla uzaktan nasıl aktaracakları ve işlerini her şeyin "eskisi gibi" olacak şekilde nasıl yapılandırılacağı.
Ofiste işe yarayan şeyler çoğu zaman uzaktan işe yaramaz. Dağınık ekipler, ekip içinde ve dışında etkili işbirliğini ve iletişimi nasıl sürdürebilir?
Mobil iletişimin, hızlı internetin, kullanışlı uygulamaların ve diğer modern teknolojilerin mevcudiyeti genel olarak birçok engelin aşılmasına ve ortaklar veya meslektaşlarla verimli çalışmalar yapılmasına yardımcı olur.
Ama hazırlanmamız gerekiyor.
Her şey plana göre gidecek. Eğer öyleyse
Uzaktan çalışma, iç süreçlerin ve iletişimin özel olarak yapılandırılmasını gerektirir. Hazırlık aşaması ise birçok soruyu ve sorunu daha ortaya çıkmadan ortadan kaldırabilir.
Hem ofiste hem de uzaktan çalışma koşullarında her şey dört temel üzerine inşa edilmiştir:
- planlama
- Organizasyon
- Kontrol
- Motivasyon
Öncelikle sizin ve ekibinizin doğru hedefleri belirlemesi, raporlama sistemini yeniden kurması ve ekip içindeki asenkron ve senkron iletişimleri doğru bir şekilde birleştirmesi gerekiyor. Eşzamansız iletişim, mektupları, sohbetleri, güncellenmiş raporlamayı ve anında yanıt gerektirmeyen tüm iletişim seçeneklerini içerir. Senkron iletişim, hızlı geri bildirimle gerçek zamanlı iletişimdir.
Uzaktan çalışırken planlamanın düzenlilik gerektirdiğini unutmamak çok önemlidir. Stratejik ve operasyonel görevlerle iş dengesini korumak, öncelikli görevlere ilişkin çalışma temposunu haftalık, hatta günlük olarak belirlemek gerekir. Doğru planlama ve hedef belirleme, işi daha net hale getirecek ve çalışanların tükenmişliğini önlemeye yardımcı olacaktır. Süreçten izole edilmiş hissetmeyecekler.
Video konferans: bir numaralı araç
Uzak çalışanların izolasyonu sosyal olmaktan çok bilgilendiricidir. Birinin yanında oturmayı o kadar özlemiyorlar ki (değişse de) çoğunlukla bilgiye hızlı ulaşamama ve meslektaşlarıyla iletişim kuramama endişesi taşıyorlar. Bir meslektaşına soru sorup anında cevap alma, küçük bir zaferi kutlama veya bilgi alma, beyin fırtınası yapma veya sadece hafta sonu planları hakkında sohbet etme fırsatları yok.
Bu açığın bir kısmı video konferans hizmetleriyle kapatılıyor.
Video konferans, bir veya daha fazla kişinin telefon üzerinden veya çevrimiçi video konferans platformları aracılığıyla gerçek zamanlı olarak konuşmasına olanak tanır. Çağrılar eşzamanlı bir iletişim kanalıdır, ancak aynı zamanda yalnızca bir kişi bir grupla konuştuğunda da kullanılabilir (örneğin, iletişim kurmak için). . Bu tür hizmetlere örnekler: , Yakınlaştırma, BlueJeans, GoToMeeting.
Faydaları:
- Video görüşmeleri muhatabın tonlamasını, duygularını, yüz ve diğer sözlü sinyallerini aktararak ruh halini netleştirmeye ve anlamaya yardımcı olur.
- Ek bilgiler mesajları daha net hale getirir, duygusal içerik ekler ve bağlantı ve güven oluşturmaya yardımcı olur.
Dezavantajları:
- Zaman içinde koordinasyon. Aramalar yalnızca gerçek zamanlı olarak gerçekleşebilir, bu da farklı zaman dilimlerine yayılmış bir ekip için iletişimi zorlaştırır.
- İletişimin seyri hiçbir şekilde belgelenmemiştir. Zorluklar yazılı bir sonuç bırakmaz.
- Tercüme. İletişim kalitesi herkes için ideal değildir (özellikle ülkede kendini izole edenler için). Kelimeler her zaman doğru algılanmaz.
Video konferans ne zaman kullanılır?
- Bire bir ve grup halinde düzenli toplantılar
- Takım buluşmaları
- Planlama ve beyin fırtınası (video ile en iyisi)
- Yanlış anlamaları çözmek veya diğer kanallardan (e-posta, sohbet gibi) artan veya duygusal durumlarla ilgilenmek
Uzaktan ekip çalışmanızın yeterince üretken olmadığını düşünüyorsanız zaman kaybetmeyin, durumu değiştirmeye çalışın.
- Ekiple birlikte günlük kontroller yapın.
- Toplantının zamanlamasını ve hedeflerini sıkı bir şekilde takip edin, bunları davetiyeye yazın ve en başında hatırlatın.
- Ödevini yap. Toplantıya hazırlanın ve sizi bu toplantıya hangi fikirlerin getirdiğini, katılımcılardan ne gibi beklentilerinizin olduğunu ve onların sizden neler istediklerini bir kağıda yazın.
- Katılımcılardan rolleri paylaşmalarını isteyin (not alma, bilgi sunma, toplantı moderatörü olarak hareket etme).
- Büyük bir ekiple (8 kişiden fazla) toplantı yapmayın.
- Toplantılarınızı katılımcıların saat dilimiyle senkronize etmeyi unutmayın.
Herkes bir arada olduğunda: genel şirket toplantıları nasıl organize edilir
Tüm şirket çalışanlarının toplantıları bilgi alışverişinin popüler bir yolu haline geldi.
Bunları en iyi şekilde nasıl organize edeceğinize dair birkaç ipucu var:
- Zaman. Rusya'daki şirketler için bu tür toplantıların öğlen 11-12'de yapılması en iyisidir. Mümkün olduğunca çok sayıda çalışan için uygun bir zaman seçmeye çalışın. Toplantıyı kaydetmeyi unutmayın. MegaFon dahil birçok platformda bu tek tıklamayla yapılabilir ve ardından mp4 formatında yüklenebilir.
- Canlı yayın. Küçük şirketler için bu gerekli olmayabilir ancak şube ağı dağınık olan büyük şirketler için canlı yayın yapmak mantıklıdır.
- Sorular ve cevaplar. İnsanlardan kendilerini ilgilendiren soruları önceden sormalarını isteyebilir, ardından kitleyi ilgilendiren bilgiler hazırlayabilirsiniz.
- Mizahı unutmayın. Bu, okuldaki bir kadro değil, kişisel bir bağlantı sağlama ve dağıtılmış ekipler arasında güven oluşturmaya yardımcı olma fırsatıdır.
Beyin Fırtınası: Karışıklığı Ortadan Kaldırın
Beyin fırtınası söz konusu olduğunda, dağınık ekiplerin ortak bir dijital araç kullanması önemlidir. Beyin fırtınası sırasında fikirleri toplamanıza, gruplandırmanıza ve kategorilere ayırmanıza olanak tanır.
Etkili bir şekilde fırtına yapmanıza yardımcı olacak bazı önemli ipuçları:
- Uzaktaki ekip, Trello gibi birçok ekibin zaten aşina olduğu kanban panosu işlevselliğini destekleyen, işbirliğine dayalı bir proje yönetimi aracı seçebilir.
- Platform tarafından sağlanan bir alternatif olabilir. Araç, herkesin görebileceği ve katılımcılardan herhangi biri tarafından düzenlenebilecek bir çizim tahtasıdır.
- Hangi fikrin hayata geçirilmesi en ilginç olduğunu değerlendirmek için oylama seçeneğini kullanın. Tüm istatistikler daha sonra csv veya xlsx formatında indirilebilir.
- Deneyimler, çalışanları saldırı konusunda önceden uyarmanın daha iyi olduğunu gösteriyor, böylece onların fikirler üzerinde düşünecek zamanları oluyor. Grup bir araya geldiğinde katılımcılar artık eli boş gelmeyecek.
Video görüşmeleri gibi eşzamanlı iletişimler, doğru kullanıldığında ekip çalışmasını yürütmek, sonuçlarını takip etmek ve tüm ekip üyelerine duygusal destek sağlamak için mükemmel bir araç olabilir. Eşzamansız araçlarla birleştirildiğinde, süreçteki dağınık katılımcıların ofisteki meslektaşları kadar (ve bazen daha fazla) üretken olmalarına yardımcı olurlar.
Kaynak: habr.com