Aynı sokakta komşu evlerde iki kadın yaşıyor. Birbirlerini tanımıyorlar ama hoş bir ortak noktaları var: İkisi de kek pişiriyor. Her ikisi de 2007'de sipariş üzerine yemek pişirmeye başladı. İnsanın kendi işi var, sipariş dağıtmaya vakti yok, kurslar açmış ve kalıcı bir atölye arıyor, kekleri lezzetli ama ortalama bir kafede olduğu gibi standart olmasına rağmen. İkincisi inanılmaz lezzetli ve ev yapımı bir şeyler pişiriyor ama aynı zamanda 4 yılda sadece 12 satış yaptı ve sonunda sadece ailesi için yemek yapıyor. Yaş meselesi, vicdan meselesi, SES'ten gelen ziyaret meselesi değil. Gerçek şu ki, birincisi üretim ve satışın toplam otomasyonuyla başa çıkarken ikincisi başaramadı. Bu belirleyici faktör haline geldi. Gerçekten basit, günlük bir örnek mi? Ve herhangi bir boyuta ölçeklendirilebilir: üç kişilik bir reklam ajansından bir süper şirkete kadar. Otomasyon gerçekten bu kadar önemli mi? Hadi tartışalım.
Not: Sıkı okuyucular için kesimin altında alternatif bir giriş var :)
Oh hayır. Hadi. Boş ver!
Kızlardan hoşlanmayanlar için alternatif tanıtım (yorumların ardından)İki arkadaş, kartuşları yeniden doldurarak ve yazıcıları onararak bir iş kurmaya karar verdi - yani iş olarak iş. Her işimize aynı anda başladık ve ilk 2 ayda kurumsal müşterilerimizle 20 sözleşme yapmayı başardık. İlk adam her şeyi kendisi yaptı, çalışkandı, müşterilere gitti, iş yaptı. Ama sorun şu. 22. sözleşmede her yere geç kalmaya başladı, müşterilerle toplantıları unutmaya başladı, ekipmanı zamanında tamir edecek vakti yoktu ve hatta bir kez müşterileri karıştırıp onlara yanlış kartuşları verdi.
İkincisi tembeldi, koşmak istemiyordu ve Japon balığını çağırdı. Balık ona baktı, takdir etti ve işi otomatikleştirmeyi teklif etti. Reklamların potansiyel müşteri yaratması için web sitesine giderler, kişisel hesaplarında bir form doldururlar ve müşteri olurlar. Ve siteden, bilginin kendisi CRM'ye girsin - ofis ekipmanının teslimatı için sürücüye otomatik olarak görevler atayan ve daha da iyisi, kendisi bir rota sayfası hazırlayan, sözleşmeyi yazdıran ve hatta yasal sürelere uygunluğu izler ve ekipman geldiğinde garanti departmanına bir sipariş verir. Bir peri masalı bir peri masalıdır!!! Ve böylece Japon balığı RegionSoft CRM'yi uyguladı. Uyguladım, uyguladım. Aniden her şey uçuşmaya, dönmeye başladı ve iş adamı ocakta oturuyor, herkese görevleri dağıtıyor ve bunların uygulanmasını denetliyordu. Ve iş yapmayı o kadar sevdi ki ve her şey onun için o kadar iyi gitmeye başladı ki işini ölçeklendirmeye, farklı şehirlerde şubeler açmaya ve tüm yönetimi tek bir konsolide sistemde birleştirmeye karar verdi. Bir peri masalı mı dedin? Evet, bunda bir ipucu var... akıllı arkadaşlar için bir ders!
Bir şirketin yaşamının merkezinde yer alan 7 unsur
Biz geliştiriyoruz 13 yaşındayım, çok fazla deneyim biriktirdim ve otomasyonun çeşitli yönleri hakkında defalarca yazdım, ancak hiçbir zaman genelleme yapmadım - şirketteki her süreç için, çalışan grupları için ne sağlıyor? Yani, çok sevilen reklamcılığın "verimlilik, üretkenlik ve sonuçta gelir artışındaki artışı" açıklayan şey nedir? Değilse, düzeltmeniz gerekir. Gecikmeyelim - her şeyi sırayla konuşalım.
Peki küçük ve orta ölçekli şirketlerde şirketin varlığı için hayati önem taşıyan “bileşenler” nelerdir?
- Çalışanlar, onlar olmadan şirketin var olamayacağı en önemli unsurdur. Yönetilmeleri gerekiyor, işlerinin mümkün olduğu kadar kolaylaştırılması gerekiyor, böylece çabalarını müşteriler, geliştirme vb. ile ilgili görevlere yeniden dağıtabilirler ve monoton bir rutine saplanmazlar.
- Yönetim de çalışanlardır, ancak özel gereksinimleri vardır: Stratejilerinin hangi sonuçları getirdiğini, göstergelerin dinamiklerinin neler olduğunu, çalışanların ne kadar etkili olduğunu (KPI) görmek onlar için önemlidir. Yönetimin, sorunları hızlı ve öz bir şekilde analiz etmesine ve kolayca çözmesine olanak tanıyacak bir araca ihtiyacı vardır (örneğin müşteri adaylarını ayırmak veya müşterilerden şikayet ederken sorunlu çağrıları dinlemek).
- Müşteriler - onları bilinçli olarak üretimin üstüne koyarız, çünkü ürününüz ne kadar havalı ve çok gelişmiş olursa olsun, eğer onu satacak kimseniz yoksa, ondan hiçbir şey alamazsınız (başkalarının işini düşünmenin olağanüstü zevki dışında). elleriniz/beyniniz ama bu özel estetikten bıktınız, bıkmayacaksınız). Mükemmel, hızlı ve artık kişiselleştirilmiş hizmete ihtiyaçları var.
- Üretim, tamamını müşteriden para karşılığında takas etmek için bir ürün, iş veya hizmet yaratmanın en önemli sürecidir. Üretimin tam zamanında, müşteri gereksinimlerine uygun olması için tüm süreçleri entegre edebilmek önemlidir.
- Veriler sadece "yeni petrol" değil, aynı zamanda boşta kalmaması gereken değerli bir şeydir: şirketin çabalarının serçeleri toptan fırlatmaması, ancak hedefi vurması için gerekli ve ilgili bilgilerin toplanması, işlenmesi ve yorumlanması önemlidir. doğru hedefleyin.
- Yönetim modeli, bir şirket içinde yerleşik ilişkiler ve ara bağlantılardan oluşan bir sistem veya dilerseniz iş süreçlerinizin bir ağıdır. Sürekli güncellenmeye ihtiyacı vardır ve şeffaf ve açık olmalıdır.
- Varlıklar ve kaynaklar, bir işletmenin onsuz var olamayacağı diğer tüm araçlar, üretim araçları ve diğer sermayelerdir. Bu, ekonomik anlamda maddi varlıkları, patentleri, teknik bilgileri, yazılımı, interneti ve hatta zamanı içerebilir. Genel olarak şirkette var olan tüm ortam.
Her biri ayrı bir devasa sistem olan 7 elementten oluşan etkileyici bir liste. Ancak yine de bu 7 unsurun tamamı herhangi bir şirkette, en küçüğünde bile mevcuttur. Otomasyona ihtiyaçları var. CRM kullanma örneğini kullanarak bakalım (burada yorumları tahmin ederek, CRM'den bizim konumumuzdan, yani tüm şirket için otomasyon görevlerini kapsayan evrensel, kapsamlı bir ürün olarak bahsettiğimize dair bir rezervasyon yapacağız ve bir “satış programı” olarak değil).
Yani asıl noktaya.
Otomasyon tüm bu insanlara ve verilere nasıl yardımcı oluyor ve onları engelliyor?
Personel
Nasıl yardımcı oluyor?
- İşi organize eder ve hızlandırır. CRM/ERP'ye veri girmenin çalışanların zamanını alan ek bir iş olduğu görüşünü defalarca okuduk ve duyduk. Bu elbette saf bir safsatadır. Evet, çalışan müşteri ve şirketi hakkında veri girmek için zaman harcıyor, ancak daha sonra bunu sürekli olarak kaydediyor: ticari tekliflerin oluşturulması, teknik teklifler, tüm birincil belgeler, faturalar, kişi arama, numaraları çevirme, mektup gönderme vb. Ve bu muazzam bir tasarruf, işte basit bir örnek: Formu doldurarak manuel olarak küçük bir senet + fatura oluşturmak için 10 dakika sürer. — Mal veya iş miktarına bağlı olarak 1-3 dakika. Hızlanma, kelimenin tam anlamıyla sistemin çalışmasının ilk günlerinden itibaren gerçekleşir.
- Müşterilerle iletişimi kolaylaştırır: tüm bilgiler elinizin altındadır, geçmişi görüntülemek kolaydır, ilk temastan 10 yıl sonra bile müşteriyle adıyla iletişim kurun. Peki bu nedir? Bu doğru - herkesin en sevdiği kelime olan "gelir" kelimesini oluşturan pazarlama kelimesi "sadakat".
- Her çalışanı zorunlu ve dakik bir kişi haline getirir; planlama, bildirimler ve hatırlatmalar sayesinde tek bir görev veya çağrı, en dalgın yöneticinin bile dikkatini çekemez. Ve eğer yönetici aniden gevşekliğinde çok ısrarcı olursa, onu yakalayabilir, takvime burnunu sokabilir ve ona neden bildirim almadığını sorabilirsiniz (bunu yapmayın, kötü olmayın).
- En iğrenç işi hızlı, doğru ve mükemmel bir şekilde yapmanıza yardımcı olur - yazdırma için belgeler oluşturun ve hazırlayın. Hepsinde değil elbette ama büyük CRM'lerde birincil formun tamamını kolayca oluşturabilir ve daha önce girilen verilere dayanarak birkaç tıklamayla güzel ve doğru basılı formlar hazırlayabilirsiniz. Daha az sayıda sistemde sözleşmeler ve ticari teklifler oluşturmak mümkündür. Geliştirme aşamasındayız Gelin sonuna kadar gidelim: Bizimle karmaşık ama çok gerekli bir belge olan TCP'yi (teknik ve ticari teklif) bile hesaplayabilir ve oluşturabilirsiniz.
- Planlama araçları sayesinde iş yükünün ekip içinde dağıtılmasına yardımcı olur. Üç tıklamayla takvime gidip tüm şirketin veya departmanın ne kadar meşgul olduğunu görebildiğiniz ve görev atayabildiğiniz veya bir toplantı planlayabildiğiniz zaman bu, işinizi çok daha kolaylaştırır. Gerçekten zaman alan aramalar, toplantılar veya diğer yan iletişimler yok.
Bir düzine fonksiyon daha listeleyebilirsiniz, ancak biz en önemlilerini, yani otomasyonun en ateşli rakiplerinin bile takdir edeceği olanları adlandırdık.
Seni ne durduruyor?
Herhangi bir otomasyon, çalışanların işte çalışmasını, işte çalışmasını, yani kendi işlerini yapmasını, neredeyse kendi bağımsız işlerini organize etmesini, yani müşterilerini, işlemlerini, sözleşmelerini engeller. Aynı CRM, müşteri tabanını bireysel çalışanların varlığı değil, şirketin bir varlığı haline getirir - çalışanın şirketten maaş ve ikramiye aldığı göz önüne alındığında bunun adil olduğunu kabul edersiniz. Aksi takdirde, polisin ona silah verdiğini düşündüğü şakadaki gibi olur ve istediğiniz gibi geri dönersiniz.
Kılavuzu
Nasıl yardımcı oluyor?
Tüm çalışanlar için yukarıdaki hususlara ek olarak yöneticiler için ayrı faydalar bulunmaktadır.
- Karar verme için güçlü analizler - çok vasat bir yazılımınız olsa bile, toplanabilecek, analiz edilebilecek ve kullanılması gereken bilgiler hala birikir. Veriye dayalı yönetim profesyonel bir yaklaşımdır; ilhamla yönetim Orta Çağ'dır. Dahası, eğer patronunuz mükemmel bir sezgiye sahipse, büyük olasılıkla bir analitik sistemi veya bir tür gizli tablet kataloğu vardır.
- Çalışanları, sistemdeki iş eylemlerine ve çalışan kayıtlarına bakarak bile fiili çalışmalarına göre değerlendirebilirsiniz. Ve örneğin, harika bir KPI oluşturucu oluşturduk - ve RegionSoft CRM'de, uygulanabileceği herkes için en karmaşık ve karmaşık temel göstergeler sistemini kurabilirsiniz.
- Her türlü operasyonel bilgiye kolay erişim.
- Yeni başlayanların hızlı adaptasyonu ve eğitimi için bilgi tabanı.
- Şikayet almanız veya çatışma durumlarında işi kolayca kontrol edebilir ve kalitesini değerlendirebilirsiniz.
Seni ne durduruyor?
Herhangi bir otomasyon aracı tam olarak tek bir durumda yönetime müdahale eder: Ödeme yapılması gerekiyorsa (veya zaten bir kez ödenmişse) ve aynı zamanda boşta durursa, çalışanlar tarafından boykot edilirse veya hatta gösteri için var olursa. Para kaybolur, yazılıma veya fiziksel emek otomasyon sistemine yapılan yatırımlar karşılığını vermez. Elbette böyle bir varlığın elden çıkarılması gerekiyor. Veya neyi yanlış yaptığınızı anlayın ve durumu bir an önce düzeltin.
istemciler
Nasıl yardımcı oluyor?
Müşteri asla bir CRM'niz olup olmadığını düşünmez - sadece hizmet düzeyine göre bunu kendi derisinde hisseder ve buna dayanarak size mi yoksa tepeden tırnağa otomatikleştirilmiş rakibinize mi ödeme yapacağına karar verir.
- Otomasyon müşteri hizmetlerinin hızını artırır: Şirketinizi aradı ve ona bunun Vologda'dan Ivan Ivanovich olduğunu, bir yıl önce sizden bir biçerdöver satın aldığını, sonra bir ekim makinesi satın aldığını ve şimdi ihtiyacı olduğunu söylemenize gerek yok bir traktör. Yönetici tüm arka planı görüyor ve hemen açıklıyor: Ivan Ivanovich, neye ihtiyacınız var, biçerdöverden ve ekim makinesinden memnun musunuz? Müşteri memnun olur, zamandan tasarruf edilir, yeni bir işlem yapma olasılığı +1 artar.
- Otomasyon kişiselleştirir - CRM, ERP ve hatta posta otomasyon sistemleri sayesinde, her müşteriyle özel ihtiyaçları, harcamaları, geçmişi vb. temel alınarak iletişim kurabilirsiniz. Ve eğer kişiselleştirilmişseniz, bir arkadaşsınız, neden arkadaşlarınızdan satın almıyorsunuz? Biraz abartılı ve basitleştirilmiş ama kabaca bu şekilde işliyor.
- Müşteri her şeyin zamanında gerçekleşmesinden hoşlanır: işin teslimi, çağrılar, toplantılar, sevkiyatlar vb. CRM veya BPM'deki iş akışlarını otomatikleştirerek işlemlerin daha sorunsuz olmasını sağlayabilirsiniz.
Seni ne durduruyor?
Otomasyon, istemcilere yalnızca orada olmadığında veya tam otomatik olmadığında müdahale eder. Basit bir örnek: İnternet sitesinde pizza siparişi verdiniz, ödemeyi kartla yapacağınızı ve saat 17:00'ye kadar teslim edilmesi gerektiğini belirttiniz. Ve pizzacının müdürü sizi geri aradığında, sadece nakit kabul ettikleri ortaya çıktı ve yönetici, "bu bilgiyi uygulamaya aktarmadıkları" için teslimat süresini belirttiğinizi görmedi. Sonuç olarak, bir dahaki sefere büyük olasılıkla her şeyin sorunsuz çalıştığı pizzacıdan çevrimiçi olarak pizza sipariş edeceksiniz, tabii ki ilk pizzacıda pizzanın kendisi diğer küçük şeyleri görmezden gelebilecek kadar lezzetli olmadığı sürece!
Üretim ve depo
Nasıl yardımcı oluyor?
- Kaynak kontrolü - üretim ve depo yönetiminin iyi ayarlanmış otomasyonu ile stoklar her zaman zamanında yenilenir ve iş kesinti olmadan gerçekleşir.
- Depo otomasyonu, malların hareketini, iptalleri, çeşitliliği kontrol etmeye, malların uygunluğunu ve bunlara olan talebi değerlendirmeye ve dolayısıyla deposu olan bir şirketin en korkunç iki sorununu en aza indirmeye yardımcı olur: hırsızlık ve fazla stoklama.
- Tedarikçi rehberlerinin, terminolojinin ve fiyat listelerinin tutulması, ürünlerin maliyetinin ve değerinin hızlı ve doğru bir şekilde hesaplanmasına ve müşteriler için teknik ve ticari tekliflerin formüle edilmesine yardımcı olur.
Seni ne durduruyor?
Bazen klasik üretim yönetimi sistemlerini ve kurumsal yazılımı entegre ederken çarpışmalar ortaya çıkar - bu gibi durumlarda, bazen konektörler yazmanız ve yine de bir kirpi ile bir yılanı geçmeniz tavsiye edilir, ancak çoğu zaman iki sistemi kullanmak daha iyidir: biri otomatik kontrol olarak sistem, diğeri operasyonel işler için (siparişler, dokümantasyon, depo muhasebesi vb.). Ancak küçük işletmelerde bu tür çarpışmalar nadirdir; çoğu durumda yönetim, üretim ve depo türü için kapsamlı bir sistem vardır. .
Veri
Nasıl yardımcı oluyor?
Otomatik bir sistem veri toplamalıdır; eğer bunu yapmıyorsa, zaten uygunsuz bir isme sahip başka bir şeydir.
- CRM, ERP, BPM'deki veriler kural olarak birleştirilir, kopyalardan arındırılır ve işleme ve analiz için normalleştirilir (göreceli olarak konuşursak, eğer bir yönetici fazla çalışırsa ve "fiyat" alanına 12 ruble yerine %900 girerse, sistem lanetleyecek ve hata yapılmasına izin vermeyecektir). Bu şekilde, örneğin Excel'deki tüm bu çılgın sıralama ve biçimlendirme işlemleriyle zaman kaybetmezsiniz.
- Veriler maksimum derinlikte ve hazır raporlar (bunlardan yüzden fazla) ve filtreler her dönem ve her bağlamda mevcuttur.
- Yazılımdan gelen verilerin fark edilmeden çalınması veya tehlikeye atılması oldukça zordur, bu nedenle yazılım aynı zamanda bilgi güvenliğinin önemli bir altyapı unsurudur.
Seni ne durduruyor?
Yazılımın kendisinde veri kontrol yöntemleri yoksa (örneğin, giriş maskeleri veya normal ifadeler kullanılarak yapılan kontroller), veriler oldukça kaotik olabilir ve analiz için uygun olmayabilir. Bu tür yazılımlardan çok fazla fayda beklememelisiniz.
Yönetim modeli
Nasıl yardımcı oluyor?
- Yazılımınız süreçleri otomatikleştirebiliyorsa büyük ikramiyeyi kazandığınızı ve yapmanız gereken tek bir şey olduğunu düşünün: süreçleri anlayın, gereksiz her şeyi kaldırın ve satıcıyla birlikte kademeli otomasyona başlayın. Daha sonra şirketteki her rutin sürecin kendi sorumlu kişileri, son teslim tarihleri, kilometre taşları vb. olacaktır. Onunla çalışmak çok uygundur - küçük işletmelerin süreç tasarımcılarından korkması için hiçbir neden yoktur (örneğin, RegionSoft CRM'de herhangi bir notasyonumuz yoktur - insanlar tarafından anlaşılabilen basit bir yerel süreç düzenleyicisi ve süreç yöneticisi).
- Doğru yapılandırıldığında CRM veya ERP gibi bir otomasyon sistemi yönetim modelinizi kopyalayarak süreçlerdeki gereksiz, gereksiz ve güncelliğini yitirmiş her şeyi ortadan kaldırmanıza olanak tanır. Sadece CRM sisteminize bakıyor olsanız bile şirketinize dışarıdan bakmak çok güzel.
Seni ne durduruyor?
Bir karışıklığı otomatikleştirirseniz, otomatik bir karışıklık elde edersiniz. Bu, tüm CRM geliştiricilerinin kutsal mantrasıdır.
Otomasyona ne zaman ihtiyaç duyulmaz?
Evet, otomasyona ihtiyaç duyulmayan veya yapılmaması gereken durumlar vardır.
- Otomasyon potansiyel gelirden daha pahalıysa: İşletmenizin ne kadar karlı olduğunu ve otomasyona yatırım yapmaya hazır olup olmadığını anlayana kadar uygulamaya geçmemelisiniz.
- Çok az müşteriniz varsa ve işletmenizin özellikleri az sayıda işlem gerektiriyorsa (karmaşık teknoloji endüstrileri, uzun faaliyet döngüsüne sahip devlete ait şirketler vb.).
- Etkili otomasyon sağlayamıyorsanız: yalnızca lisans satın almakla kalmayıp aynı zamanda uygulama, değişiklik, eğitim vb.
- İşletmeniz yeniden yapılanmaya hazırlanıyorsa.
- Süreçlerin nasıl işlediğine dair bir anlayışa sahip değilseniz, iyi kurulmuş ilişkilere sahip değilseniz ve bu kurumsal kaos içerisinde her şeyden memnunsanız. Durumu değiştirmek istiyorsanız süreç otomasyonu sizin avantajınıza olacaktır.
Genel olarak, bir şirketin otomasyonu her zaman bir avantajdır, ancak bir şartla - otomasyon üzerinde çalışmanız gerekir; bu sihirli bir değnek veya "En iyisini elde edin" düğmesi değildir.
Nasıl otomatikleştirilir: hızlı ipuçları
Makalenin alt kısmında, prensip olarak otomasyon için birçok faydalı bilgiyi öğrenebileceğiniz, CRM sistemlerinin uygulanmasının çeşitli yönleri hakkında derin ve ayrıntılı makalelerin bir listesini sunacağız. Ve burada yetkin otomasyon ilkelerinin çok kısa bir kontrol listesini sunuyoruz. On emir olsun.
- Otomasyona hazırlanmanız gerekir: şirketteki süreçleri gözden geçirin, çalışanların ve departmanların gereksinimlerini toplayın, bir çalışma grubu oluşturun, BT altyapısını gözden geçirin, dahili uzmanları seçin, pazar tekliflerini araştırın.
- Satıcıyla birlikte otomasyon yapmanız gerekir; geliştirme şirketlerine güvenin, onları dinleyin: kapsamlı deneyime sahipler ve bazen size kurumsal bir felaket gibi görünen şeyleri gerçekten umursamayabilirler.
- Acele etmeye gerek yok; yavaş yavaş otomatikleştirin.
- Eğitimden tasarruf edemezsiniz: Bu, satıcının fiyat listesindeki en pahalı hizmet değildir ve bunu abartmak zordur. Eğitimli çalışan = korkusuz ve hızlı çalışan çalışan.
- Teknik spesifikasyonlar (TOR) olmadan çalışmayın - bu, sizin ve satıcının birbirinizi doğru anladığının ve aynı dili konuştuğunun garantisidir. Vagon dolusu sinir kurtarıldı - %100.
- Güvenliğe dikkat edin: Sistemin teslim yöntemini kontrol edin, satıcıya güvenlik yöntemlerini sorun, minimum seviyenin çalışanların erişim seviyelerinin sistem bölümlerine ayrılması olup olmadığını kontrol edin.
- Uygulamadan önce süreçlerinizi kolaylaştırın; işin ne kadar hızlı ve şeffaf hale geleceğini göreceksiniz.
- Otomasyonu sürekli hale getirin: Kurulu yazılımı güncelleyin, şirkette meydana gelen tüm değişiklikleri yapın, özel iş gereksinimleriniz varsa değişiklik siparişi verin.
- Maçlardan tasarruf etmeyin. Bir uygulama projesine başladıysanız ihtiyacınız olan tüm özelliklerden yararlanın; ihtiyaçlarınızı geç anlamak daha maliyetli olabilir.
- Yedeklemeler yapın. Bazen bu, tüm şirketin hayatını kurtarır.
Her işletmenin otomasyona ihtiyacı vardır, özellikle de küçük ve orta ölçekli olanlar; bu yalnızca dahili yazılımınız değildir, aynı zamanda müşterilerle çalışmadaki güçlü ilerleme nedeniyle rekabet avantajı sağlar. Sonuçta, eğer bir at ve at arabası herkesi tatmin etseydi, otomobil pek icat edilmezdi. Beklentiler evrim halindedir.
10 Haziran'dan 23 Haziran'a kadar bir promosyon yürütüyoruz
Yararlı makalelerimiz
RegionSoft CRM'imiz Hakkında
CRM'in uygulanması
Durumdaki KPI'lar hakkında
Çeşitli ilginç
Kaynak: habr.com