E-postanın tarihi onlarca yıl öncesine dayanıyor. Bu süre zarfında, bu kurumsal iletişim standardı sadece modası geçmiş olmakla kalmıyor, aynı zamanda çeşitli işletmelerde kural olarak özellikle e-postaya dayanan işbirliği sistemlerinin devreye girmesi nedeniyle her yıl giderek daha popüler hale geliyor. Ancak, e-postanın verimsizliği nedeniyle giderek daha fazla kullanıcı e-postayı bırakıp yazılı sohbetler, sesli ve görüntülü aramalar ve video konferanslar tercih ediyor. Bu tür kurumsal iletişim yöntemleri, çalışanların zamandan tasarruf etmelerine ve bunun sonucunda daha verimli olmalarına ve şirkete daha fazla para kazandırmalarına yardımcı olur.
Ancak işle ilgili sorunları çözmek için sohbet ve görüntülü iletişimlerin kullanılması çoğu zaman işletmenin bilgi güvenliğine yönelik yeni tehditlerin ortaya çıkmasına neden olur. Gerçek şu ki, uygun bir kurumsal çözümün yokluğunda, çalışanlar kamu hizmetlerinde bağımsız olarak yazışmaya ve iletişim kurmaya başlayabilir ve bu da önemli bilgilerin sızmasına yol açabilir. Öte yandan, kurumsal yönetim, video konferans ve sohbetler için kurumsal platformların uygulanması için fon ayırmaya her zaman istekli değildir, çünkü birçoğu, çalışanların verimliliklerini artırmaktan ziyade çalışanların dikkatini işten uzaklaştırdığından emindir. Bu durumdan çıkmanın bir yolu, mevcut bilgi sistemlerine dayalı olarak kurumsal sohbet ve video konferansın konuşlandırılması olabilir. Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition'ı bir işbirliği platformu olarak kullananlar, kurumsal sohbet ve video konferans oluşturma sorununu, Zimbra OSE'ye kurumsal çevrimiçi iletişimle ilgili birçok yeni özellik ekleyen bir çözüm olan Zextras Team ile çözebilir.
Zextras Team iki sürüm halinde gelir: Zextras Team Basic ve Zextras Team Pro ve sağlanan işlevler açısından farklılık gösterir. İlk dağıtım seçeneği tamamen ücretsizdir ve Zimbra OSE'ye dayalı olarak hem bire bir hem de grup sohbet formatlarında metin sohbetlerinin yanı sıra bire bir görüntülü sohbetler ve sesli aramalar düzenlemenize olanak tanır. Bu durumda tüm bu işlevlere doğrudan Zimbra OSE web istemcisinden ulaşılabilecektir. Ayrıca Zextras Team Basic kullanıcıları iOS ve Android platformlarında yer alan mobil uygulamayı da kullanabiliyor. Bu uygulamalar özel ve yazılı sohbetlere erişmenize olanak tanıyor ve gelecekte görüntülü görüşme yapmanıza da olanak tanıyacak. Görüntülü sohbetler ve sesli görüşmeler için Zextras Team kullanıcılarının düzgün çalışan bir web kamerası ve/veya mikrofona ihtiyaç duyacağını hemen belirtelim.
Ancak Zextras Team Pro çok daha zengin işlevsellik sağlar. Halihazırda listelenen özelliklere ek olarak Zextras Team kullanıcıları, çok sayıda çalışan için video konferans oluşturma fırsatına sahip olacak. Bu, coğrafi olarak farklı yerlerde bulunan çalışanlar arasında toplantılar yapmanıza ve böylece daha önce toplantı katılımcılarını bir odada toplamak için harcadığınız zamandan tasarruf etmenize ve bunu sorunların daha derinlemesine incelenmesine veya belirli iş görevlerini çözmeye harcamanıza olanak tanır.
Zextras Team Pro ayrıca çalışanlar için sanal alanlar ve sanal toplantılar oluşturmanıza da olanak tanır. Alan, aynı anda, alandaki çeşitli katılımcıların ortak konuları tartışabileceği birden fazla toplantı odasını içerebilir. Örneğin 16 kişilik satış departmanı olan bir işletmeyi düşünün. Bunlardan 5 çalışanımız b2c satışta, 5 çalışanımız b2b satışta, 5 çalışanımız da b2g satışında çalışmaktadır. Departmanın tamamı satış departmanı başkanı tarafından yönetilmektedir.
Tüm çalışanlar aynı departmanda çalıştığı için her satış çalışanını ilgilendiren tüm konuları tartışabilecekleri ortak bir alan oluşturmak akıllıca olacaktır. Aynı zamanda, yalnızca çalışan bir departmanı ilgilendiren konular da sıklıkla ortaya çıkar, örneğin b2b ile. Elbette başka alanlarda çalışan satış departmanı çalışanlarının bu tür konuların tartışılmasına katılmalarına gerek yoktur ancak departman başkanının her departmanın tartışmalarına katılması gerekir. Bu nedenle satış departmanının ihtiyaçlarına göre ayrılan alan içerisinde her yöne ayrı sanal toplantılar tahsis edilebilmekte ve her bir toplantıda çalışanların birbirleriyle ve departman yöneticileriyle iletişim kurabilmeleri sağlanmaktadır. Aynı zamanda yöneticinin kendisi de üç sanal toplantının tamamını ayrı bir alanda uygun bir şekilde toplayabilecektir. Ve tüm iletişimin şirketin sunucularında gerçekleştiğini ve verilerin hiçbir yere aktarılmadığını dikkate alırsak, bu tür sohbetlere bilgi güvenliği açısından oldukça güvenli denilebilir. Satış departmanının ötesinde mekânlar ve sanal toplantı odaları konsepti işletmenin tamamına uygulanabilir.
Görüntülü toplantıların yanı sıra sesli görüşme de kullanıcılara sunuluyor. İletişim kanallarını çok daha az yüklemelerine ek olarak, birçok çalışan genellikle video formatında iletişim kurmaktan utanıyor ve hatta çoğu zaman dizüstü bilgisayarlarındaki web kamerasını kapatıyor.
Zextras Ekibi, çalışanlarla görüntülü sohbet ve sesli görüşmelerin yanı sıra, işletmenin çalışanı olmayan herhangi bir kullanıcıya, toplantıya katılması için özel bir bağlantı oluşturup göndererek görüntülü sohbet ve sesli görüşme oluşturmanıza olanak tanır. Zextras Ekibi yalnızca modern bir tarayıcı gerektirdiğinden, normal yazışmaların çok fazla zaman alacağı durumlarda bu işlevi kullanarak müşteriniz veya karşı tarafla her zaman hızlı bir şekilde iletişim kurabilirsiniz. Ayrıca Zextras Ekibi, çalışanların video görüşmesi veya yazılı görüşme sırasında doğrudan birbirlerine gönderebilecekleri dosya paylaşımını da destekliyor.
Çalışanların iş yerlerinde değilken de kurumsal sohbetlere katılmalarına olanak sağlayan özel mobil uygulama Zextras Team'den bahsetmeden geçemeyeceğiz. Uygulama, iOS ve Android platformlarında mevcuttur ve şu anda kullanıcıların şunları yapmasına olanak tanır:
- Akıllı telefonunuzdan mesaj alıp göndererek yazışmaları yürütün
- Özel sohbetler oluşturun, silin ve katılın
- Grup sohbetleri oluşturun, silin ve katılın
- Sanal alanlara ve konuşmalara katılın, bunları oluşturun ve silin
- Kullanıcıları sanal alanlara ve sohbetlere davet edin veya tam tersi, onları oradan kaldırın
- Anlık bildirimler alın ve kurumsal sunucuyla güvenli bir bağlantı kurun.
Gelecekte uygulamaya özel video iletişiminin yanı sıra video konferans ve dosya paylaşım işlevi de eklenecek.
Zextras Team'in bir diğer ilginç özelliği de bilgisayar ekranının içeriğini gerçek zamanlı olarak yayınlama ve bunun kontrolünü başka bir kullanıcıya aktarma yeteneğidir. Bu özellik, çalışanları yeni arayüze alıştırmanın gerekli olduğu eğitim web seminerleri düzenlerken çok faydalı olabilir. Bu özellik aynı zamanda kurumsal BT departmanının, çalışanların fiziksel olarak bir BT personelinin varlığı olmadan bilgisayarlarındaki sorunları çözmelerine yardımcı olmasına da yardımcı olabilir.
Bu nedenle Zextras Ekibi, hem kurumun iç ağı içinde hem de ötesinde çalışanlar arasında uygun çevrimiçi iletişimi organize etmek için eksiksiz bir çözümdür. Zextras Backup, Zextras Team'de oluşturulan tüm bilgileri tamamen yedekleyebildiğinden, buradan gelen bilgiler hiçbir yerde kaybolmayacak ve güvenlik politikalarının ciddiyetine bağlı olarak sistem yöneticisi, çeşitli işlemleri bağımsız olarak yapılandırabilecektir. kullanıcılar için kısıtlamalar.
Zextras Suite ile ilgili tüm sorularınız için Zextras Ekaterina Triandafilidi Temsilcisi ile e-posta yoluyla iletişime geçebilirsiniz. [e-posta korumalı]
Kaynak: habr.com