Acemi iş adamlarının yaygın bir hatası, veri toplama ve analiz etmeye, iş süreçlerini optimize etmeye ve temel göstergeleri izlemeye yeterince dikkat etmemeleridir. Bu, üretkenliğin azalmasına ve optimal olmayan zaman ve kaynak israfına neden olur. Süreçler kötü olduğunda aynı hataları birkaç kez düzeltmeniz gerekir. Müşteri sayısı arttıkça hizmet kötüleşir ve veri analizi olmadan neyin iyileştirilmesi gerektiğine dair net bir anlayış olamaz. Sonuç olarak kararlar anlık olarak alınıyor.
Rekabetçi olabilmek için modern bir işletmenin kaliteli ürün ve hizmetlerin yanı sıra şeffaf süreçlere sahip olması ve analitik veri toplaması gerekir. Bu olmadan iş dünyasındaki gerçek durumu anlamak ve doğru kararları vermek zordur. Bu nedenle, cephaneliğinizde yalnızca kullanımı kolay değil, aynı zamanda işinizi basitleştirmenize ve mümkün olan en şeffaf süreçleri oluşturmanıza olanak tanıyan gerekli araçların bulunması önemlidir.
Bugün çok sayıda araç ve çözüm var. Ancak girişimcilerin çoğu, ya bunların değerini görmedikleri ya da nasıl kullanacaklarını anlamadıkları ya da pahalı ya da karmaşık oldukları ya da 100500'den fazla olduğu için bunları kullanmıyorlar. Ancak bunu çözenler, bu tür araçları kendileri için bulanlar veya yaratanlar, orta vadede zaten bir avantaja sahipler.
10 yılı aşkın süredir, süreçlerin otomasyonu ve dijital dönüşümü yoluyla işletmelerin karlarını artırmalarına yardımcı olan BT ürünleri ve çözümleri üretiyorum. Düzinelerce girişimin kurulmasına yardımcı oldum ve dünya çapında yüzbinlerce insan tarafından kullanılan düzinelerce çevrimiçi araç oluşturdum.
İşte dijital dönüşümün faydalarını gösteren, pratiğimdeki güzel örneklerden biri. Küçük bir Amerikan hukuk firması için ekibim ve ben yasal belgeler oluşturmaya yönelik bir araç geliştirdik; bu, avukatların belgeleri daha hızlı oluşturmasına olanak sağladı. Daha sonra bu aracın işlevselliğini genişleterek çevrimiçi bir hizmet oluşturduk ve şirketi tamamen dönüştürdük. Artık müşterilere sadece kendi şehirlerinde değil, ülke genelinde hizmet veriyorlar. Üç yıl boyunca şirketin sermayesi birkaç kat arttı.
Bu makalede, temel iş göstergelerini izlemek için şeffaf bir sistem oluşturma konusundaki gerçek deneyimimi sizinle paylaşacağım. Dijital çözümleri kullanmanın değerini aşılamaya çalışacağım, bunun zor olmadığını ve her zaman pahalı olmadığını göstereceğim. O zaman hadi gidelim!
С чего все началось
Daha önce sahip olmadığın bir şeye sahip olmak istiyorsan, daha önce hiç yapmadığın bir şey yapmak zorunda kalacaksın.
Coco Chanel
Eşim doğum izninde olmaktan bıkmıştı ve küçük bir işletme açmaya karar verdik - çocuk oyun odası. Kendi işim olduğu için oyun odasının tamamını eşim yönetiyor, ben de stratejik konularda ve gelişimde yardımcı oluyorum.
Bir işletme açmanın detayları tamamen farklı bir hikaye ancak veri toplama ve rakipleri analiz etme aşamasında, bu işletmenin spesifik sorunlarını vurgulamanın yanı sıra, çoğu rakibin mücadele etmediği iç süreçlerdeki sorunlara da dikkat ettik. .
Şaşırtıcı bir şekilde, XNUMX. yüzyılda neredeyse hiç kimse CRM'i herhangi bir biçimde tutmuyordu; birçoğu kayıtları yazılı olarak, not defterlerinde tutuyordu. Aynı zamanda, sahipler, çalışanların hırsızlık yaptığından, hesaplama sırasında hata yaptığından ve muhasebe defterindeki girişleri yeniden hesaplamak ve kontrol etmek için çok zaman harcamak zorunda kaldıklarından, rezervasyonlar ve depozitolarla ilgili verilerin kaybolduğundan, müşterilerin bilinmeyen nedenlerden dolayı ayrıldığından şikayetçi oldular. onlara.
Toplanan verileri analiz ettiğimizde onların hatalarını tekrarlamak istemediğimizi ve bu riskleri minimuma indirecek şeffaf bir sisteme ihtiyacımız olduğunu fark ettik. Öncelikle hazır çözümler aramaya başladık ancak ihtiyaçlarımızı tam olarak karşılayanı bulamadık. Sonra ideal olmasa da çalışan ve ucuz (neredeyse ücretsiz) kendi sistemimi yapmaya karar verdim.
Bir araç seçerken şu kriterleri dikkate aldım: Ucuz olmalı, esnek ve erişilebilir olmalı, kullanımı kolay olmalı. Bu iş için tam teşekküllü, güçlü ve pahalı bir sistem yazabilirdim ama çok az zamanımız ve küçük bir bütçemiz vardı, ayrıca projemizin işe yarayıp yaramayacağını da tam olarak anlamamıştık ve buna çok fazla kaynak harcamak mantıksız olurdu. bu sistem. Bu nedenle, hipotezi test ederken, MVP (Minimum Uygulanabilir Ürün - minimum uygulanabilir ürün) ile başlayıp minimum yatırımla mümkün olan en kısa sürede çalışan bir versiyon oluşturmaya ve zamanla bunu bitirmeye veya yeniden yapmaya karar verdim.
Sonuç olarak seçimim Google hizmetlerine (Drive, E-Tablolar, Takvim) düştü. Giriş/çıkış bilgilerinin ana kaynağı Google E-Tablolar'dır, eşimin e-tablolarla çalışma deneyimi olduğundan, gerekirse kendi başına değişiklik yapabilir. Ayrıca aracın, bilgisayar kullanma konusunda pek iyi olmayan çalışanlar tarafından da kullanılacağını ve onlara bir tabloya veri girmeyi öğretmenin, bazı uzman kişilerle nasıl çalışılacağını öğretmekten çok daha kolay olacağını da hesaba kattım. 1C gibi bir program.
Tablolara girilen veriler gerçek zamanlı olarak değişir, yani istediğiniz zaman şirket işlerinin durumunu görebilir, güvenlik yerleşiktir, belirli kişilere erişimi kısıtlayabilirsiniz.
Mimarinin ve veri yapısının geliştirilmesi
Çocuk oyun odası çeşitli temel hizmetler sağlar.
- Standart ziyaret — bir müşteri, çocuğunun oyun odasında geçirdiği zamanı satın aldığında.
- Denetimli ziyaret — bir müşteri, çocuğunun oyun odasında geçirdiği zamanı satın aldığında ve gözetim için fazladan ödeme yaptığında. Yani müşteri çocuğu bırakıp işine devam edebilir ve oda görevlisi ebeveynin yokluğunda çocuğu izleyecek ve onunla oynayacaktır.
- Açık doğum günü — müşteri yemek ve misafirlerin oturması için ayrı bir masa kiralar ve oda her zamanki gibi çalışırken oyun odasına standart bir ziyaret için ödeme yapar.
- Kapalı doğum günü — müşteri binanın tamamını kiralıyor; kiralama süresi boyunca oda başka müşterileri kabul etmiyor.
Odayı kaç kişinin ziyaret ettiğini, kaç yaşında olduklarını, ne kadar zaman harcadıklarını, ne kadar para kazandıklarını, ne kadar harcama yapıldığını bilmek mal sahibi için önemlidir (genellikle yöneticinin bir şey satın alması veya ödeme yapması gerekir). örneğin teslimat veya su gibi bir şey için), Kaç tane doğum günü vardı?
Her BT projesinde olduğu gibi ben de gelecekteki sistemin mimarisini düşünerek ve veri yapısını çözerek başladım. Eşi işin sorumlusu olduğu için görmesi, kontrol etmesi ve yönetmesi gereken her şeyi biliyor, dolayısıyla müşteri gibi davrandı. Birlikte bir beyin fırtınası yaptık ve sistem için gereksinimleri belirledik; buna dayanarak sistemin işlevselliğini düşündüm ve Google Drive'da aşağıdaki dosya ve klasör yapısını oluşturduk:
“Özet” belgesi şirket hakkında genel bilgiler içerir: gelir, giderler, analizler
Giderler belgesi, şirketin aylık giderlerine ilişkin bilgileri içerir. Daha fazla şeffaflık için kategorilere ayrılmıştır: ofis giderleri, vergiler, personel giderleri, reklam giderleri, diğer giderler.
aylık giderler
Yıl için özet gider tablosu
Gelir klasörü, her ay için bir tane olmak üzere 12 Google E-Tablolar dosyası içerir. Bunlar çalışanların her gün doldurduğu ana çalışma belgeleridir. Her iş günü için zorunlu bir kontrol paneli sekmesi ve sekmeleri içerirler. Kontrol paneli sekmesi, işlerin hızlı bir şekilde anlaşılması için mevcut aya ait tüm gerekli bilgileri görüntüler ve ayrıca fiyatları belirlemenize ve hizmet eklemenize olanak tanır.
Kontrol paneli sekmesi
Günlük sekme
İş geliştirme sürecinde indirimler, abonelikler, ek hizmetler ve etkinlikler şeklinde ek ihtiyaçlar ortaya çıkmaya başladı. Tüm bunları da zamanla uyguladık ama bu örnek sistemin temel versiyonunu gösteriyor.
İşlevselliğin yaratılması
Ana göstergeleri belirledikten, mimariyi ve varlıklar arasındaki veri alışverişini çözdükten sonra uygulamaya başladım. Yaptığım ilk şey Gelir klasörümde bir Google E-Tablosu belgesi oluşturmaktı. İçinde iki sekme oluşturdum: kontrol paneli ve aşağıdaki tabloyu eklediğim ayın ilk günü.
Ana çalışma sayfası
Bu, Yöneticinin çalışacağı ana çalışma sayfasıdır. Sadece gerekli alanları (kırmızıyla işaretlenmiş) doldurması gerekiyor ve sistem gerekli tüm göstergeleri otomatik olarak hesaplayacak.
Giriş hatalarını ve kolaylığı azaltmak için, kontrol paneli sayfasında düzenleyebileceğimiz, sağlanan hizmetlerin açılır listesi olarak "Ziyaret Türü" alanı uygulandı. Bunu yapmak için bu hücrelere veri doğrulamayı ekliyoruz ve verilerin alınacağı aralığı belirtiyoruz.
Hesaplamalarda insan hatasını azaltmak için müşterinin odada geçirdiği saatlerin ve ödenmesi gereken para miktarının otomatik hesaplamasını ekledim.
Bunu yapmak için, Yöneticinin müşterinin varış saatini (E sütunu) ve ayrılış saatini (F sütunu) SS: DD formatında işaretlemesi yeterlidir. Bir müşterinin oyun odasında geçirdiği toplam süreyi hesaplamak için şu formülü kullanıyorum:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Hizmetleri kullanmak için gereken para miktarını otomatik olarak hesaplamak için daha karmaşık bir formül kullanmak zorunda kaldık çünkü bir saatin fiyatı hizmetin türüne bağlı olarak değişebiliyor. Bu nedenle QUERY işlevini kullanarak verileri kontrol paneli sayfasındaki hizmetler tablosuna bağlamak zorunda kaldım:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Ana eylemlere ek olarak, istenmeyen EĞERHATA veya ISBLANK hatalarını ortadan kaldırmak için ek işlevler ve AŞAĞIYUVARLAMA işlevini ekledim - küçük şeylerle uğraşmamak için son tutarı müşteriye doğru yuvarladım.
Ana gelire (kira süresine) ek olarak, bir çocuk oyun odasında hizmet veya oyuncak satışı şeklinde ek gelir vardır ve çalışanlar, örneğin içme suyu ödemesi veya iltifat için şeker satın alma gibi bazı küçük harcamalar yapar. tüm bunların da dikkate alınması gerekir.
Bu nedenle bu verileri kaydedeceğimiz iki tablo daha ekledim:
İşaretlerle çalışmayı kolaylaştırmak için onları renklendirdim ve hücrelere koşullu biçimlendirme ekledim.
Ana tablolar hazır, artık ana göstergeleri ayrı bir tabloya koymanız gerekiyor, böylece bir günde ne kadar kazandığınızı ve bu paranın ne kadarının kasada, ne kadarının kartta olduğunu net bir şekilde görebilirsiniz.
Ödeme türüne göre parayı toplamak için yine QUERY işlevini kullandım:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Çalışma gününün sonunda yöneticinin yalnızca geliri iki kez kontrol etmesi gerekir ve manuel yeniden hesaplama yapmasına gerek kalmaz. Kişiyi ek iş yapmaya zorlamıyoruz ve sahibi istediği zaman duruma bakıp kontrol edebiliyor.
Gerekli tüm tablolar hazır, şimdi sekmeyi her gün için kopyalayacağız, numaralandıracağız ve aşağıdakileri alacağız.
Harika! Neredeyse her şey hazır, geriye kalan tek şey, ayın tüm ana göstergelerinin kontrol paneli sekmesinde görüntülenmesi.
Ayın toplam gelirini elde etmek için aşağıdaki formülü yazabilirsiniz.
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1burada D1 günlük geliri olan hücredir ve '1', '2' vb. sekmenin adıdır. Aynı şekilde ek gelir ve giderlere ilişkin verileri alıyorum.
Netlik sağlamak için toplam karlılığı kategoriye göre göstermeye karar verdim. Bunu yapmak için tüm sekmelerden karmaşık bir seçim ve gruplama yapmam, ardından boş ve gereksiz satırları filtreleyip kaldırmam gerekiyordu.
Kategoriye göre karlılık
Ana gelir muhasebesi aracı hazır, artık dosyayı yılın her ayı için kopyalayacağız.
Gelirin muhasebeleştirilmesi ve izlenmesi için bir araç oluşturduktan sonra, tüm aylık giderleri (kira, maaş bordrosu, vergiler, mal alımı ve diğer giderler) hesaba katacağımız bir gider tablosu oluşturmaya başladım.
Cari yıl klasöründe bir Google E-Tablosu belgesi oluşturdum ve ona 13 sekme, bir kontrol paneli ve on iki ay ekledim.
Kontrol paneli sekmesi
Netlik sağlamak amacıyla, gösterge tablosu sekmesinde yılın mali giderleriyle ilgili gerekli tüm bilgileri özetledim.
Ve her aylık sekmede şirketin tüm nakit harcamalarını kategoriye göre takip edeceğimiz bir tablo oluşturdum.
Ay sekmesi
Çok kullanışlı olduğu ortaya çıktı, artık şirketin tüm giderlerini görebilir, kontrol edebilir, gerekirse geçmişe bakabilir ve hatta analiz yapabilirsiniz.
Gelir ve giderlere ilişkin bilgiler farklı dosyalarda yer aldığından ve izlenmesi pek uygun olmadığından, sahibinin şirketi kontrol etmesi ve yönetmesi için gerekli tüm bilgileri derlediğim tek bir dosya oluşturmaya karar verdim. Bu dosyaya “Özet” adını verdim.
Özet tablosu
Bu dosyada tablolardan aylık veri alan bir tablo oluşturdum, bunun için standart fonksiyonu kullandım:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")burada belge kimliğini ilk argüman olarak ve içe aktarılan aralığı ikinci parametre olarak iletiyorum.
Daha sonra yıllık bakiyeyi derledim: Ne kadar kazanıldı, ne kadar harcandı, kâr ne oldu, karlılık. Gerekli verileri görselleştirdik.
Kolaylık sağlamak için, işletme sahibinin tüm verileri tek bir yerde görebilmesi ve dosyalar arasında dolaşmaması için, yılın herhangi bir ayını seçme ve temel göstergeleri gerçek zamanlı olarak görüntüleme özelliğini entegre ettim.
Bunu yapmak için ay ile belge kimliği arasında bir bağlantı oluşturdum
Daha sonra “Veri -> Veri Doğrulama”yı kullanarak bir açılır liste oluşturdum, bağlantının aralığını belirledim ve belgeye dinamik bir bağlantıyla içe aktarmayı yapılandırdım
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Sonuç
Gördüğünüz gibi işletmenizdeki süreçleri iyileştirmek sanıldığı kadar zor değil ve bunu yapmak için herhangi bir süper beceriye sahip olmanıza da gerek yok. Elbette bu sistemin pek çok eksikliği var ve iş büyüdükçe onu kullanmak imkansız olacak, ancak küçük bir işletme için veya başlangıçta bir hipotezi test ederken bu mükemmel bir çözümdür.
Bu oyun odası üçüncü yıldır bu çözüm üzerinde çalışıyor ve ancak bu yıl, tüm süreçleri açıkça anladığımızda, müşterimizi ve pazarı tanıyoruz. Tam teşekküllü bir çevrimiçi iş yönetimi aracı oluşturmaya karar verdik.
PS
İşletmenizi izlemek için Google E-Tablolar'ı kullanmak, özellikle telefonunuzdan pek kullanışlı değildir. Ben de yaptım tüm önemli iş göstergelerini gerçek zamanlı olarak uygun bir formatta görüntüleyen
Kaynak: habr.com