Herkese merhaba, adım Konstantin Kuznetsov, RocketSales'in CEO'su ve kurucusuyum. BT alanında geliştirme departmanının kendi evreninde yaşamasıyla ilgili oldukça yaygın bir hikaye vardır. Bu evrende, her masaüstünde hava nemlendiriciler, monitörler ve klavyeler için bir dizi alet ve temizleyici ve büyük olasılıkla kendi görev ve proje yönetim sistemi vardır.
Bu ne hakkında?
Belki bazıları için hiçbir şey değildir. Ama bir sorunla karşılaştık. Satış sistemleri kuruyor ve otomatikleştiriyor, CRM uyguluyor ve işletmeler için bulut altyapısı oluşturuyoruz. Müşteri projeleri arasında geliştirme ve üretim departmanlarının yanı sıra genellikle pazarlamacılar, satış görevlileri, muhasebeciler ve diğer çalışanlar da yer alır. Ve etkili bir proje yönetimi sürecinin nasıl organize edileceğini düşünmeye başladık.
Geliştirme ve üretim süreci Jira veya GitLab gibi bir platformda organize ediliyorsa o zaman gelişme dışında hiç kimse neyin ne olduğunu anlamıyor. Üçüncü taraf bir çalışanı bir projeye dahil etmek için onunla görüşmeniz, bağlamı açıklamanız, görevi bir yere kaydetmeniz, ardından iş sohbetlerinde hazırlık derecesini izlemeniz, sonucu sohbet aracılığıyla almanız ve Jira'ya girmeniz gerekir. Ve böylece her zaman.
Geliştirmenin şirketin diğer departmanlarıyla bağlantısı kesilmiş, bizi nasıl dahil edeceklerini bilmiyorlar ve biz de katılımımıza ihtiyaçları olup olmadığını bilmiyoruz.
Birkaç yıl önce Asana platformunu keşfettik. Bu materyalde size geliştirme ve üretim yönetimi sürecini şu amaçlarla nasıl organize ettiğimizi anlatmak istiyorum:
- şirketin tamamı tek bir ekosistemde çalışıyordu,
- herkesin yeterli işlevselliği vardı,
- her projenin maliyetini saat ve para cinsinden tahmin etmek mümkündü,
- müşterilerle çalışmak uzun vadeliydi: tek bir görev çerçevesinde değil, sürekli bir fikir birikimi içeren tüm bir proje çerçevesinde.
Asana'yı tanımak hakkında biraz
10 yılımı proje yönetimi için uygun yazılım arayarak geçirdim. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 ve diğer onlarca görev takipçisi güç testini geçemedi. Sonra Asana'yı buldum. Ve her şey yolunda gitti.
Bize göre bu, görev ve proje yönetimi için en iyi ve en hızlı büyüyen platformdur. Asana bugün popülerlik ve kullanıcı memnuniyetinde dünya lideridir. Bu, g2 derecelendirme tablosuyla kanıtlanmaktadır.
Biz Asana hayranıyız, hatta bunu müşterilerimiz için uygulayabilme sertifikasına bile sahibiz.
Satıştan proje uygulamaya kadar olan süreci kısaca anlatacağım
BT hizmetleri sattığımız için hunimiz oldukça uzun ve sonlara doğru üretim ve bazen de geliştirme departmanına giriyor.
Satış departmanı standart manipülasyonları gerçekleştirir: denetim, CP'nin onaylanması, bir sözleşmenin imzalanması, işlemin üretime aktarılması. Üretim sözleşmeyi kabul etmeyebilir: Sözleşmede bütçe, üretime geçiş tarihi ve projenin uygulanması için tahmini süre belirtilmelidir.
amoCRM + Asana kombinasyonu sayesinde satış departmanından üretime ve geriye doğru bir işlemin aktarımı sırasında iş hiçbir yerde kesintiye uğramaz. Mavi satış departmanının sorumluluk alanını, turuncu üretim departmanını, pembe ise geliştirme departmanını belirtir.
Geliştirme departmanının tasarım departmanından farklı olarak her projede yer almaması önemlidir. Bazen bir sistemi kurmak özel çözümler gerektirmez.
Yani yönetici projeyi üretim için kabul ettiğinde satış müdürü 1 tıklamayla Asana'ya gidiyor (ekran görüntüsü). AmoCRM'den proje otomatik olarak Asana'da oluşturulur.
Ortak müşteri proje panosunda proje haritası ve ticari teklifler içeren bir görev (görev) otomatik olarak oluşturulur. Şu anda üretimde olan tüm istemciler burada görüntülenir. Burada sorumlu bir yönetici atanır, son teslim tarihleri belirlenir, iş türü seçilir ve görev durumları değiştirilir.
Yönetici, görevde önerilen otomatik iş süreçlerinden herhangi birini başlatabilir:
- Bir Müşteri projesi Bul/Oluştur + Oraya bir görev ekle
- Görevi işlem bilgileriyle doldurun
- Mevcut görevden bir anlaşma oluştur
Proje amoCRM'de belirtilen tüm verilerle doldurulur. Hizmet türüne bağlı olarak, asıl iş bloklarını uygulamak için hemen bir dizi alt görev oluşturulur. Proje yöneticisi ayrıntılı görevleri ayırmaya, sorumlulukları ve son teslim tarihlerini atamaya devam ediyor.
Bu kurul yeni projelerin üstlenilmesine yardımcı olur. Ancak mevcut durumların ve risk altındaki projelerin varlığının takip edilmesi sakıncalıdır.
Müşterilerin görevlerini ve projelerini nasıl gruplandırıyoruz?
Yönetici, tüm projelerin genel kurulundan projeyi 3 kurula daha ekler:
- müşterinin kişisel kurulu;
- aktif müşteri portföyü;
- yönetici portföyü.
Varlıkların her birine neden ihtiyacımız olduğunu anlayalım.
Gördüğünüz ekran görüntüsünde Müşterinin kişisel panosu.
Neden bu kurul?
Daha önce görevler açısından düşünüyorduk. Görevi tamamladım ve başka bir görev yapmaya gittim. Müşteri için tam olarak istediği miktarda iş yaptığımız ortaya çıktı. Ancak uzun vadeli ilişkiler kurmak istediğimiz için görevlerle çalışmaktan müşterilerle çalışmaya geçtik.
Müşteri için iyileştirmelere yönelik tüm fikirleri yazdığımızdan emin oluruz. Müşterinin yanlışlıkla havaya attığı bir düşünce bile olsa onu düzeltip bitiriyoruz. Görevlerin birikmiş listesi bu şekilde oluşur, müşteriyle çalışmak bitmez.
Bu tahtada ne var?
Asanamız çeşitli hizmetlerle bağlantılıdır:
- CRM sistemi (satış departmanı ile etkileşim için),
- TimeDoctor (zaman takibi için),
- ERP sistemi (tüm verileri tek bir arayüzde toplamak için).
Asana'da hızlı bir kaynak kontrol panelini kullanıma sunduk. Görevin üzerindeki plakayı işaret ederek görevde kimin, ne kadar süre çalıştığını ve ne kadar bonus kazandığını görürsünüz.
Üretim departmanının işi saat bazında tahmin ediliyor, bu nedenle her çalışanın müşteri sorunlarını çözmek için ne kadar zaman harcadığını sıkı bir şekilde izlemek bizim için önemliydi.
Tahta kullanmanın faydaları nelerdir?
Sonuç olarak ERP sisteminde şunu görüyoruz: Proje raporu. İşlem durumu, proje katılımcıları, proje bütçesi, çalışılan saat sayısı ve son tarihler.
Benzer geliştirme projelerinin maliyetini tahmin edebiliyoruz, KPI hesaplamaları tamamen şeffaf hale geliyor ve geliştirmenin sadece birkaç saat sürdüğü yanılsamasına yer yok. Gerektiğinde raporlama için müşteriye gösterebileceğimiz bir arayüzümüz her zaman mevcuttur.
Asana Evrak Çantaları
Bu işlevsellik Asana'da uzun süredir uygulanmaktadır. Ancak bunu hemen takdir etmedik. Başlangıçta yöneticilerimizin tüm projelerini portföylerde topladık. Denis Kiselev'in şirkette çalıştığı süre boyunca 61 müşteriyle çalıştığı ortaya çıktı.
Bunu bilmek güzel ama onu toplamak için harcanan zamanı haklı çıkaracak kadar değil. Ve evrak çantalarında gol attık. Asana'daki bir projeyi CRM sisteminde tek bir işleme benzettiğimizde her şey değişti.
Daha önce yönetici tüm projelere abone oluyordu ve Gelen Kutusu'ndaki (bildirim akışı) tüm değişikliklere ilişkin bildirimler alıyordu. Her durum güncellemesi ve yeni yorum, en yenisinden başlayarak akışta görüntülendi. Pazartesi günü yönetici oturdu ve gelen kutusundaki görevleri sırayla tamamladı. Öncelikler hakkında konuşulmadı ve bazen önemli görevlere asla ulaşılamadı.
Artık çalışan portföyü ve proje departmanı portföyü var. Birincisinde yönetici projelerini yönetir, ikincisi ise yöneticiye tüm çalışanların mevcut iş yüküne ilişkin kontrol işlevselliği verir.
Tasarım departmanının portföyü
Ekran görüntüsünde çalışana göre sıralanmış projeleri görebilirsiniz.
Haftada bir kez proje yöneticisi her projenin durumunu günceller. Geçen hafta yapılanları ve gelecek hafta için neler planlandığını yazıyor. Üç etiketten birini ayarlar: Kontrol altında, risk altında, sorunlar var.
Yönetici hızlı bir şekilde şunları değerlendirebilir:
- Tasarım departmanındaki mevcut müşteri hacmi,
- Her yöneticinin çalıştığı proje sayısı,
- projelerdeki gecikmiş görevlerin sayısı,
- Sorunların varlığı ve projelere dahil olma ihtiyacı,
- proje son tarihleri, harcanan zaman, huni aşaması ve proje önceliği.
Portfolyolar raporlama konusunda da bize yardımcı olur. Proje durumunu güncelledikten sonra, tamamlanan ve planlanan çalışmalara ilişkin bir rapor otomatik olarak müşteri sohbetine gönderilir.
Çalışan portföyü
Tasarım departmanı başkanının bile kendi portföyü var. Eğer, pah-pah-pah, yetkisini kaldırırsa, yeni kişi kontrolü altındaki ve izlemeye devam etmesi gereken tüm projeleri görecektir.
Hat çalışanları ayrıca portföydeki yük planlamasının kolaylığını da takdir etti. Asana, "Yükle" sekmesinde son teslim tarihlerini dikkate alarak görev hacmini analiz ediyor ve bir çalışanın aşırı miktarda görev planlayıp planlamadığını uyarıyor. Bu sekmeden ayrılmadan son teslim tarihlerini değiştirebilir ve ayrıntıları ayarlayabilirsiniz.
Hata çözme ve özel geliştirme
Geliştirmeden sorumlu ayrı bir ekibimiz var. Bir iş sürecinin parçası olarak iki tür görev alır:
- böcek,
- yeni gelişme.
Hatalar teknik destek servisi tarafından kontrol edilir, kritiklik açısından değerlendirilir ve çalışmaya aktarılır.
Geliştirme görevleri ya şirketin dahili ürün birikiminden ya da müşteriden ilgili bir talep olması durumunda proje yöneticisinden gelir.
Geliştirme süreci genel olarak şöyle görünüyor.
Asana'da görevler geliştirme kuruluna düşüyor. İşte burada.
Görev yöneticisi "Hata" veya "Özellik" türünü seçer, kritiklik derecesini belirler, müşteriyi ve görevin etkileyeceği şirketin iç departmanlarını belirtir. Görev, iç düzenlemelerin tüm gerekliliklerini karşıladığında, yönetici görevin üstündeki üst çubukta bulunan yıldırım simgesine tıklar ve "Geliştirmede değerlendir" otomatik iş sürecini başlatır.
Geliştirme departmanı başkanı, değerlendirme için yeni bir görev hakkında bir bildirim alır ve görevin kendisi, değerlendirme süresi boyunca aynı adı taşıyan ayrı bir kurula taşınır.
Değerlendirmenin ardından yönetici, görevi planlanan tamamlanma ayına karşılık gelen bir sprint'e taşır. Görevler her zaman aynı anda birden fazla panoda yer alır:
- proje yöneticisinin kişisel panosunda,
- teknik destek kurulunda,
- geliştirme kurulunda.
Görevi izleyen tüm katılımcılar ve çalışanlar, görevin ilerleyişini görür, bildirimler alır ve doğrudan göreve yapılan yorumlarda tartışmalar yürütür. Bir görev tamamlandığında, proje yöneticisi veya sorumlu teknik destek uzmanı, proje üzerinde çalışmaya devam etme işini kendi tarafına "alır".
Geliştirme ve üretim departmanlarını ekiple tekrar tek bir ortama getirdiğimizde ne oldu?
İlk olarak, müşteri projeleri daha uzun vadeli hale geldi. Sürekli yenilenen birikmiş iş nedeniyle ortalama fatura arttı.
İkinci olarak, Geliştirme departmanının pazarlama, satış, muhasebe vb. departmanlara istediği zaman soru sorabilmesi sayesinde projelerin kalitesi büyük ölçüde arttı. Ekibin gerekli yetkinliklerini zamanında birleştirebildik ve tamamen farklı düzeyde çözümler sunabildik.
Üçüncü olarak, çalışanlar, yöneticiler ve müşteriler planlanan ve tamamlanan görevlerde tam şeffaflığa kavuştu. Projeleri nasıl yöneteceğimizi öğrendik ve bunun insan faktörünün neredeyse tamamen ortadan kaldırılabileceği tamamen teknik bir süreç olduğunu fark ettik.
Dördüncü olarak, Ekip daha birlik oldu. Daha önce çalışanların efsanevi geliştirme ve üretim departmanlarının ne yaptığına dair çok az fikirleri vardı.
Şimdi sistemlerin geliştirme ve teknik konfigürasyon sürecini görüyoruz:
- satış departmanı nasıl satış yapılacağına dair fikir ve ilham bulur,
- Pazarlamacılar gönderiler, makaleler, konumlandırma ve reklam metinleri için düzenli olarak yararlı içerikler alırlar,
- Yöneticiler müşteri ihtiyaçlarını ve davranışlarını analiz ederek stratejiyi ayarlarlar.
Sonuç, bizim, müşterilerimizin ve ortaklarımızın fayda sağladığı bir kazan-kazan-kazan dönüşümü oldu. Görüşlerinizi yorumlarda paylaşırsanız çok sevinirim: Makalemde faydalı bir şey var mıydı ve geliştirmede hangi proje yönetimi yöntemlerini kullanıyorsunuz?
Kaynak: habr.com